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Vinte anos de Aurum Software

Aurum Software 20 anos

Setembro é o mês de aniversário da Aurum Software e, este ano, a data é mais do que especial, pois a empresa completa duas décadas de existência!

A Aurum Software é a empresa brasileira focada exclusivamente em software jurídico mais experiente e sólida do mercado. São 20 anos de atuação, tendo sido fundada e mantida por empreendedores brasileiros, sem receber investimentos ou aportes de empresas estrangeiras.

Essa característica faz da Aurum uma empresa especialista no mercado nacional e totalmente focada no cliente. A comemoração de 20 anos de empresa consolida uma experiência acumulada dificilmente encontrada, inclusive, em outros nichos do mercado.

Amadurecimento do Themis

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Imagine um produto especializado em atender um único público e que é aprimorado durante duas décadas? É o caso do Themis. O software foi desenvolvido em 1993 e o seu lançamento foi o marco da fundação da Aurum Software. Desde então, dezenas de milhares de advogados o utilizaram e contribuíram para o amadurecimento do Themis.

Atualmente, são mais de 1.000 clientes e 10.000 usuários ativos, centenas de escritórios de advocacia e dezenas departamentos jurídicos que usam o Themis para gerir suas rotinas e negócios. Por ser uma empresa centrada no cliente, a Aurum está sempre em contato com esses clientes para coletar opiniões/sugestões e incluir no roadmap para lançamento de novas funcionalidades.

Esse modelo de atuação faz do Themis um software jurídico maduro e ao mesmo tempo inovador, sempre atualizado com as novas demandas do mercado jurídico e aderente às necessidades dos clientes.

Foco nas pessoas

A Aurum tem uma filosofia muito clara: é uma empresa feita por pessoas que desenvolve produtos que serão usadas por outras pessoas. Essa maneira de pensar faz toda a diferença!

Ao longo das duas décadas de atuação, a Aurum formou centenas de profissionais em diversas áreas e hoje possui uma equipe jovem e competente para desenvolver, comercializar e suportar o Themis.

Essa mesma atenção com a equipe interna é direcionada para os clientes da empresa. A Aurum procura ter um relacionamento próximo e pessoal com seus clientes. Hoje, além do relacionamento presencial, a Aurum disponibiliza atendimento telefônico, chat online e realiza conferências online à distância. Além disso, divulga uma enorme base de conhecimento através de canais como o help do Themis, blog da Aurum e redes sociais.

O Themis possibilita que seus clientes tenham mais organização e produtividade e, consequentemente, mais lucro e tempo livre. A equipe da Aurum se disponibiliza a apoiar os usuários com treinamentos e suporte no momento que o cliente precisar.

Planejamento para o futuro

A Aurum planeja seguir no mesmo caminho que vem trilhando durante seus 20 anos. A empresa vem focada em atualizar suas tecnologias para manter a inovação e responder as novas tendências de mercado: dispositivos móveis, cloud computing, interfaces mais modernas e amigáveis.

Além das características ligadas à tecnologia, a empresa possui métodos para ser cada vez mais especializada no mercado jurídico, e o principal deles é ouvir o cliente. A Aurum está ligada em toda a movimentação do mercado jurídico e à modernização do judiciário para manter o Themis sempre up-to-date e municiar seus clientes com as melhores ferramentas disponíveis.

Temos a grande satisfação de atingir mais esse importante marco. Agradecemos a todos que fazem parte da nossa história e convidamos a continuarem conosco, pois ainda temos muitas realizações pela frente!

Como convencer a gestão da empresa que um software jurídico é fundamental

No nosso último post, nós orientamos sobre os processos que estão envolvidos na avaliação e aquisição de um software jurídico. Esses mesmos conhecimentos podem ser adaptados, também, para outras aquisições, afinal são processos naturais quando vamos comprar algo:

  1. Identificamos nossa necessidade
  2. Levantamos as alternativas
  3. Filtramos e avaliamos algumas delas
  4. Negociamos as que gostamos
  5. Fechamos a que oferece o melhor custo/benefício para nossa necessidade

 

Quando estamos em um processo de compra, nem sempre nós decidimos sozinhos, principalmente dentro de uma empresa. Ao longo do processo, existem diferentes papéis, sendo os mais comuns: o(s) usuário(s), o influenciador, o decisor, o comprador. Muitas vezes, esses papéis se misturam entre as mesmas pessoas, principalmente quando a empresa é pequena.

Para ilustrar melhor, vamos citar os papéis de compra em um escritório de advocacia:

  • Usuários: os advogados que trabalham na rotina dos processos; estagiários, bibliotecárias, recepcionistas e outras pessoas com papéis de organização dentro do escritório.
  • Influenciadores: Os próprios usuários, que são beneficiados com o uso do sistema e, em alguns casos, a gestão – quando enxerga que será beneficiada com uma equipe mais produtiva.
  • Decisores e compradores: Os sócios do escritório, que darão o aval final sobre o produto e serão responsáveis pela compra.

 

Já em um departamento jurídico, o cenário é diferente:

  • Usuários: novamente, são os advogados que trabalham na rotina dos processos.
  • Inflenciadores: a TI da empresa pode influenciar no levantamento da necessidade, por buscar sempre alternativas que automatizam e agilizam atividades da empresa através da informática. Eles também participam do processo avaliando técnicamente os sistemas testados.
  • Compradores: o departamento de compras das empresas é o responsável por negociar com os fornecedores, comparar as propostas e identificar a melhor opção antes de efetuar a compra.
  • Decisores: pode ser uma diretoria jurídica, ou até mesmo uma diretoria geral, quem dá o aval final sobre a compra.

 

Sabendo de todos os processos envolvidos e papéis envolvidos que os profissionais exercem, como você pode exercer um papel importante e de grande influência para a aquisição de um software jurídico? Digamos que você é um advogado em um escritório que ainda não utiliza o software e sabe que o sistema agregaria um grande valor ao negócio. Quais seriam os passos para comprovar para a gestão do escritório que a necessidade existe e que o escritório como um todo seria beneficiado com um sistema?

Apontar os benefícios que o software trará para os usuários

Os usuários do sistema, em sua maioria os advogados que atuam nos processos, são beneficiados com mais organização e agilidade em suas rotinas. Muitas tarefas que antes eram feitas de forma manual passam a ser automáticas, e outras coisas que levavam muito tempo, como encontrar uma informação, passam a ser instantâneas.

Além das vantagens individuais, um software jurídico também impacta na colaboração da equipe, que passa a trabalhar de maneira muito mais integrada.

Tudo isso reflete diretamente na produtividade do escritório como um todo.

Apontar os benefícios que o software trará para a gestão

Os benefícios dos usuários também impactam para a gestão, afinal uma equipe mais produtiva é também mais lucrativa. As informações organizadas dentro de um sistema contribuem para as análises que influenciam nas tomadas de decisão da gestão da empresa.

Analisar a saúde financeira, o histórico os processos, dos clientes, da equipe, fazer análises de desempenho em tempo real e até prever o futuro com mais segurança são itens que podem ser alcançados pela gestão da empresa através do uso de um software jurídico.

Está em suas mãos levantar e comprovar as necessidades e efetuar os processos que impactarão na implantação de um software que fará toda a diferença no escritório de advocacia ou departamento jurídico onde você trabalha.

Caso precise de alguma ajuda em seu processo, os consultores da Aurum estarão a disposição para ajudar-lhe.

Segurança da informação: seu departamento jurídico está protegido?

O volume crescente das informações digitais, bem como do uso de aparelhos eletrônicos, contribuem para o aumento da produtividade e da organização das pessoas e empresas, mas podem ser portas abertas para as ameaças, não apenas externas à empresa, como também internas.

Os departamentos jurídicos tratam informações sensíveis e sigilosas que devem ser mantidas protegidas não apenas de acesso externo, como de outras pessoas da própria empresa.

Quando pensamos em segurança da informação, não devemos considerar apenas a proteção dos documentos, arquivos, dados e informações, mas também a contingência e a disponibilidade de todos esses recursos, pois as ameaças não estão relacionadas apenas às pessoas mal intencionadas que podem acessar essas informações, mas também aos desastres que podem ocorrer em qualquer local de trabalho.

Vamos citar alguns exemplos de formas que os departamentos jurídicos comumente tratam suas informações e quais os riscos e cuidados que devem ser considerados em cada uma delas:

 Controle de processos através de papel

Muitos advogados devem pensar: se eu deixar meus processos em papel, não corro o risco de ter minhas informações vulneráveis caso eu sofra um ataque hacker, ou algo do tipo. Neste caso, o advogado pode pensar que seus documentos estão protegidos ao trancá-los em um arquivo, ou até mesmo em um cofre. Mas, o que acontece no caso de um desastre, como um incêndio, por exemplo? Todos os processos de uma empresa são perdidos! E se o advogado responsável por um processo está viajando e está com a chave do arquivo, ou se ele mesmo está em outro local e precisa de acesso ao documento, qual é a disponibilidade dessa informação?

>> Neste caso, a vulnerabilidade é baixa, porém a contingência e a disponibilidade também. 


 Controle de processos através de Excel

Esse é o caso da maioria dos departamentos jurídicos, e talvez ofereça ainda mais riscos que o caso acima. Qualquer funcionário da empresa pode plugar um pendrive e levar todas as informações para outro local, ou até mesmo acessar a planilha através da rede.

O advogado pode pensar que sua planilha está protegida por uma senha que impede o acesso de qualquer outra pessoa, mas está enganado: os ataques hackers são cada vez mais poderosos, e não é uma grande dificuldade para um “profissional” como esse eliminar uma senha de uma planilha. Além disso, o que acontece caso o computador onde a planilha está sofre uma quebra, é formatado por engano, ou até mesmo é perdido ou roubado, como pode ocorrer com um notebook? Mais uma vez, todas as informações estão vulneráveis e podem ser perdidas com desastres que ocorrem frequentemente nas empresas.

Mesmo quando existe uma solução de backup na empresa, é muito difícil que ela abranja também os computadores dos usuários, pois o custo inviabiliza na maioria dos casos. Portanto, a vulnerabilidade da informação é alta e contingência continua baixa.

 Controle de processos através de software jurídico

Se o software jurídico é instalado unicamente no desktop do advogado, os mesmos problemas das planilhas tende a acontecer: informações são perdidas caso o computador sofra algum dano ou perda, além de ficar vulnerável a ataques.

Já no caso de uma solução mais robusta e profissional, o software jurídico possui apenas interface de acesso nos desktops, e todas as informações de processos ficam armazenadas em servidores – como é o caso do Themis. O ambiente de servidores de uma empresa é muito mais seguro e contingente do que o ambiente dos desktops de usuários, e normalmente possui uma série de recursos dos quais podemos destacar: firewall, antivírus, replicação de dados, restauração, backup, criptografia, entre vários outros que reduzem os riscos de ataques, garantem que a informação continuará existindo mesmo no caso de um desastre e que estarão disponíveis, com o mínimo de impacto, caso ocorra uma falha em algum equipamento.

Concluímos então que a solução mais segura, que oferece menos riscos e vulnerabilidade e mais contingência e disponibilidade é o software jurídico que trabalha no modelo cliente-servidor, mantendo as informações armazenadas nos servidores da empresa, como é o caso do Themis.

Departamentos jurídicos de pequenas e médias empresas precisam de software?

Existe uma dúvida comum entre as pequenas e médias empresas que possuem departamentos jurídicos compostos por poucos advogados, ou até mesmo que terceirizam o seu jurídico: é necessário contratar um software jurídico?

Para responder essa questão, elaboramos esse post que explica em quais situações é adequado contar com um software jurídico e quais as melhores opções em cada caso. Vamos lá:

  • Empresas que terceirizam completamente o seu jurídico

Nestes casos, não existe uma rotina jurídica interna para ser gerida, mas se existem processos. Se existem processo, é preciso ter o controle deles, certo?

É muito importante que uma empresa que opta por terceirizar completamente o seu jurídico com um escritório de advocacia avalie se aquele escritório possui uma boa gestão, e isso envolve o uso de um software jurídico. A vantagem para a empresa que contrata um escritório de advocacia que usa software jurídico é a organização de seus processos, a possibilidade de acessá-los a qualquer momento através da internet e ainda receber informações sobre os andamentos dos processos em seu e-mail.

Portanto, se a sua empresa selecionará um escritório de advocacia que cuidará de seus processos, exija que ele utilize um software jurídico.

  • Empresas que possuem departamentos jurídicos pequenos

Nos casos das empresas que possuem poucos advogados em seu departamento jurídico, ou até mesmo um único advogado, é extremamente recomendável o uso de um software, afinal, além dos processos, existe toda uma rotina a ser gerida, que inclui compromissos, prazos, despesas, entre outros fatores envolvidos nos processos.

Outro ponto fundamental para o departamento jurídico é a possibilidade de efetuar provisões de custos com processos para alocar verba e fornecer informações para outras áreas da empresa, como financeira e diretoria.

A empresa deve considerar também que as poucas pessoas que compõe o departamento jurídico podem ser desligadas em algum momento e, se todo o conhecimento acerca dos processos está nas mãos de um único colaborador, existe o risco de tudo ir embora junto com ele.

O mesmo se aplica as planilhas. Existem empresas que possuem planilhas de controle de processos, porém apenas a pessoa que a criou sabe como operá-la. Se um dia essa pessoa deixa de fazer parte do quadro da empresa, todas aquelas informações podem ser perdidas, ou demandar um tempo enorme para serem interpretadas.

Com um software jurídico, as pequenas e médias empresas eliminam esses riscos e garantes a continuidade dos serviços do seu departamento jurídico, independentemente do profissional que trabalha nele. Além disso, conseguem avaliar o desempenho dos processos e dos advogados através de relatórios originados com através histórico armazenado dentro do software.

O Themis possui um plano desenvolvido para atender departamentos jurídicos com necessidades mais avançadas, como controle de provisão e gestão de contratos, e também um plano mais flexível indicado para departamentos jurídicos com rotinas mais básicas. Acesse a nossa página de planos para conhecê-los e deixe nossa equipe comercial ajudá-lo a tomar a melhor decisão.

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6 formas de aumentar a produtividade no seu departamento jurídico

As empresas vivem uma corrida acirrada em busca de eficiência e nós, profissionais, buscamos cada vez mais formas de nos mantermos organizados e produtivos, de modo a cumprir nossas expectativas profissionais, atender nossos clientes internos e externos, e ainda ter tempo para cuidar da nossa vida pessoal.

Para os profissionais de um departamento jurídico, existe ainda um desafio extra que é, além de advogar, fazer parte de uma corporação onde é preciso trabalhar integrado com outros departamentos e prestar contas para a gestão. O profissional do departamento jurídico, seja ele um advogado ou assistente, precisa ser pró-ativo no controle de suas atividades e processos para que seu trabalho seja estratégico dentro da organização.

Confira abaixo as dicas que compartilhamos para ajudar profissionais de departamentos jurídicos a tornarem-se mais produtivos e aumentar a eficiência do departamento como um todo:


1. Controle da agenda de compromissos

É imprescindível que um profissional do meio jurídico seja muito organizado em relação à sua agenda. Um único processo demanda diversos eventos, tarefas, prazos, e é preciso ter o controle de todas as datas; além de outros compromissos não relacionados diretamente aos processos, mas que fazem parte do dia-a-dia de qualquer profissional: reuniões de equipe, visitas aos clientes, entre outros. Para ajudar na organização da rotina do profissional do departamento jurídico, o Themis possibilita controle total da agenda de compromissos, estejam eles vinculados ou não aos processos. Além disso, é possível obter, em poucos instantes, pautas de compromissos para organizar o dia, semana ou mês.

2. Reuniões mais produtivas

Falamos acima sobre o grande volume de compromissos que compõe a rotina dos advogados, mas imagine se conseguíssemos economizar tempo nos compromissos, ou até mesmo reduzir o número de compromissos e o tempo que passamos em trânsito? Utilizar o próprio computador para fazer reuniões à distância, que demandariam horas de trânsito e viagem, é uma prática cada vez mais comum nas empresas. Outra maneira de resolver o problema das reuniões é torná-las mais rápidas e objetivas, estabelecendo previamente uma ATA com o assunto que será tratado e controlando para que o assunto da reunião não desvie do planejado. Por fim, aqui na Aurum nós utilizamos um formato de reuniões internas muito produtivo, chamado stand-up meeting – as reuniões são feitas com os participantes em pé, justamente para não durar muito tempo.

3. Centralização dos processos

Uma das dificuldades dos departamentos jurídicos é gerenciar os escritórios de advocacia que prestam serviços. Em alguns casos, são vários escritórios de advocacia que atendem uma mesma empresa – cada um com uma forma de trabalho diferente. Uma sugestão que damos para minimizar esse impacto é centralizar esses processos através de software. O escritório de advocacia que presta serviço para seu departamento jurídico deve fornecer alguma forma profissional de acompanhamento do processo, preferencialmente através de algum software com interface web que lhe permita visualizar a partir de qualquer local, através de login e senha para garantir a segurança da informação. Dessa forma, o departamento jurídico centraliza o controle dos processos e está sempre atualizado sobre as movimentações, sem despender horas e horas para buscar uma informação.

4. Gerenciamento de tarefas

Com o aumento da busca por produtividade por parte dos profissionais, aumentam as ferramentas disponíveis no mercado. Existem várias opções de software na nuvem, de aplicativos para tablets e smartphones, entre outras formas de controlar suas tarefas. O importante é que, independentemente da escolha que o profissional faz – através de software, planilha, ou caderno – ele consiga controlar o planejamento e a execução de suas tarefas. Uma dica valiosa é sempre organizar todas as tarefas logo no início do dia e fazer o possível para cumpri-las. No final do dia, cabe fazer uma análise do que foi feito, o que não foi e o motivo de ter ficado pendente.

5. Automação de processos

Estamos em 2013 e ainda existem muitos profissionais do direito – de escritórios e departamentos jurídicos – que fazem a busca de processos de forma manual. Mesmo que não seja mais necessário buscar a informação pessoalmente no fórum, só a atividade de entrar no site de cada Tribunal, consultar cada processo e extrair a informação, pode consumir mais de uma hora em único dia. Agora, faça o cálculo dessa hora consumida multiplicado pelo número de funcionários do departamento jurídico, multiplicado pelo número de dias do mês e veja quantas horas são perdidas na simples atividade de atualizar os andamentos dos processos. O Themis tem a função de fazer a atualização dos processos automaticamente e, quando os processos são terceirizados por um escritório, é muito importante que seja estabelecido um meio de comunicação, como e-mail, onde o escritório emita as informações dos andamentos de processos.

6. Mobilidade da informação

Para concluir nosso post, sabemos que os celulares não existem apenas para fazer ligações e enviar SMS. Com o avanço das tecnologias, hoje é possível ter praticamente todas as informações que temos em nosso local de trabalho ao alcance de nossa mão. Portanto, recomendamos o uso de smartphones para dar continuidade ao trabalho, independentemente da localização onde o profissional se encontra. Existem editores de textos e planilhas, aplicativos que sincronizam os arquivos do PC com o celular, entre vários outros que já apresentamos aqui no blog.

O próprio Themis possui uma versão Mobile para que o advogado tenha acesso aos processos onde quer que esteja. Use toda essa tecnologia a favor de sua produtividade!

Continue acompanhando nosso blog onde constantemente abordamos técnicas e tecnologias que nos ajudam a ter uma rotina mais produtiva!

O departamento jurídico e sua demanda por software

Departamentos Jurídicos

Normalmente, nós direcionamos nossos conteúdos para os escritórios de advocacia, pois é o perfil de empresa que compõe a maior parte de usuários do Themis. Porém, o Themis é igualmente importante para departamentos jurídicos, sendo que possui características e recursos unicamente desenvolvidos para atender esses departamentos de empresas públicas e privadas.

Temos uma demanda diária por departamentos jurídicos que nos procuram a fim de adotar o Themis, além de contarmos com importantes empresas como usuárias do Themis, como a Monsanto, Volkswagen, Rede Record, Lojas Americanas, BicBanco, BM&FBovespa, Metrô, Cyrela, entre tantas outras.

A partir de hoje, nós aumentaremos o compartilhamento de conteúdos a fim de orientar departamentos jurídicos na escolha de tecnologias que atendam suas necessidades e também auxiliar as empresas que usam o Themis a extrair o máximo de seus recursos.

Necessidade do departamento jurídico por software

Os departamentos jurídicos, normalmente, atuam apenas no backoffice dos processos, sendo responsáveis também por atividades consultivas. Seu principal papel no dia-a-dia do processo é monitorá-lo, enquanto o escritório terceiro alimenta as informações de audiências, prazos, diligências e demais providências do processo.

Uma grande necessidade é a troca de documentos, necessária para dar ao escritório terceiro subsídios para atuação no processo. Além disto, é necessário pagar reembolso ou adiantamento aos escritórios, bem como os honorários advocatícios e ainda as condenações referentes aos processos. Para uma maior eficiência, é importante realizar as devidas provisões.

Uma última atividade, não menos importante que as demais, é prestar relatórios internos para as demais áreas da empresa, normalmente Financeiro/Contábil e Diretoria.

Para fazer a gestão da informação, de prazos e documentos, bem como monitorar a atividade de escritórios terceiros e prestar contas para outros departamentos, o jurídico precisa contar com um software de gestão com recursos que atendam essas necessidades.

Continue acompanhando o nosso blog para receber conteúdos especiais para esse segmento.