Temos trabalhado em coisas novas aqui na Aurum, e uma delas é a funcionalidade que permite aos usuários do Themis acessarem seus processos de qualquer lugar através da internet, seja através de um computador, ou até mesmo de dispositivos móveis como tablets e smartphones.

O uso de tecnologias móveis cresce em taxas acima de 80% no Brasil e o mercado jurídico é diretamente impactado por isso. O smartphone, para o advogado, é uma ferramenta de trabalho indispensável, uma vez que o profissional passa grande parte do seu tempo em mobilidade e não pode parar o seu serviço.

A funcionalidade, que batizamos de Themis Mobile, permite ao advogado acessar informações importantes de seus processos enquanto está fora do local de trabalho, o que contribui para a continuidade de seu trabalho mesmo quando em trânsito ou em uma viagem. A tecnologia permite, também, que o advogado forneça informações em tempo real quando questionado por um cliente, sem a necessidade de fazer uma ligação para o escritório, por exemplo.

Nós desenvolvemos a funcionalidade em uma tecnologia web para atender nossos clientes independentemente da escolha da plataforma (Android, iOS, Windows Mobile etc), sendo que basta um browser e conexão com a internet para ter acesso. Dada a agilidade requisitada pelo advogado, é possível localizar a informação desejada com poucos toques, através de filtros inteligentes e uma interface simples que dispensa aprendizado prévio.

O Themis Mobile já pode ser adquirido dentro dos planos, a partir da opção Themis Avançado. Os clientes da Aurum podem adquiri-lo separadamente e acrescentá-lo ao Themis que já está em operação na empresa.

Após atingir 1 ano de existência, mais de 100 posts/artigos publicados e a marca de 20.000 acessos, o blog da Aurum Software recebeu algumas novidades nos últimos dias, sendo elas:

Novas categorias

Categorias de posts e artigos que informam escritórios de advocacia, departamentos jurídicos, advogados e outros profissionais do direito sobre marketing, negócios, estratégia, gestão, tecnologia, redução de custos, sustentabilidade, enfim, uma série de conteúdos ricos em informações para que empresas e profissionais que desejam aprimorar seus conhecimentos nessas áreas.

Para os interessados no Themis, enriquecemos nossos conteúdos para avaliação com vídeos, imagens, artigos, cases, entre outros conteúdos que auxiliam os nossos potenciais clientes a tomarem a melhor decisão na escolha do software jurídico ideal para o seu negócio.

Para os já usuários do Themis, apresentamos o Help Online do Themis, e passamos a postar conteúdos direcionados à ele, como vídeo aulas, dicas de uso, respostas às perguntas mais realizadas aos nosso suporte, lançamentos de novas versões e suas características e outros conteúdos que ajudam os nossos clientes a obter o melhor desempenho no uso do Themis.

Readequação visual

No ano passado, apresentamos o novo site da Aurum, com um layout totalmente renovado condizente com o atual momento da empresa. Dada a complexidade do trabalho, o blog acabou ficando com o visual antigo por um período, e o projeto de alteração fico em segundo plano. Recentemente, apresentamos o blog da Aurum com a aplicação do visual do site e novos recursos para aumentar a experiência dos frequentadores. Hoje, nosso visitante navega entre site e blog em um mesmo ambiente!

Integração com redes sociais

Dada a importância das nossas redes, como Twitter e Facebook, para nossos clientes e seguidores, nós conectamos o nosso blog à elas, de forma a facilitar o compartilhamento dos nossos conteúdos e informar os seguidores sobre o que há de novo em tempo real. Inclusive, este post é o primeiro a ser publicado simultaneamente no nosso blog e Facebook!

Nosso blog está amadurecendo e melhorando para acompanhara a nossa evolução, e a de nossos clientes e seguidores. Compartilhe conosco caso queira ver aqui alguma coisa que ainda não fizemos.

Normalmente, nós direcionamos nossos conteúdos para os escritórios de advocacia, pois é o perfil de empresa que compõe a maior parte de usuários do Themis. Porém, o Themis é igualmente importante para departamentos jurídicos, sendo que possui características e recursos unicamente desenvolvidos para atender esses departamentos de empresas públicas e privadas.

Temos uma demanda diária por departamentos jurídicos que nos procuram a fim de adotar o Themis, além de contarmos com importantes empresas como usuárias do Themis, como a Monsanto, Volkswagen, Rede Record, Lojas Americanas, BicBanco, BM&FBovespa, Metrô, Cyrela, entre tantas outras.

A partir de hoje, nós aumentaremos o compartilhamento de conteúdos a fim de orientar departamentos jurídicos na escolha de tecnologias que atendam suas necessidades e também auxiliar as empresas que usam o Themis a extrair o máximo de seus recursos.

Necessidade do departamento jurídico por software

Os departamentos jurídicos, normalmente, atuam apenas no backoffice dos processos, sendo responsáveis também por atividades consultivas. Seu principal papel no dia-a-dia do processo é monitorá-lo, enquanto o escritório terceiro alimenta as informações de audiências, prazos, diligências e demais providências do processo.

Uma grande necessidade é a troca de documentos, necessária para dar ao escritório terceiro subsídios para atuação no processo. Além disto, é necessário pagar reembolso ou adiantamento aos escritórios, bem como os honorários advocatícios e ainda as condenações referentes aos processos. Para uma maior eficiência, é importante realizar as devidas provisões.

Uma última atividade, não menos importante que as demais, é prestar relatórios internos para as demais áreas da empresa, normalmente Financeiro/Contábil e Diretoria.

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Para fazer a gestão da informação, de prazos e documentos, bem como monitorar a atividade de escritórios terceiros e prestar contas para outros departamentos, o jurídico precisa contar com um software de gestão com recursos que atendam essas necessidades.

Continue acompanhando o nosso blog para receber conteúdos especiais para esse segmento.

A vídeo-aula de hoje mostra como marcar um andamento como realizado no Themis, de 3 formas diferentes. Assista abaixo:

Caso tenha dúvidas sobre o Themis e deseja ver uma vídeo-aula referente, entre em contato conosco!

Aqui, mostramos a comparação entre quem utiliza o Themis como recurso para gestão de documentos pertinentes aos processos e quem não utiliza o Themis para fazer isso.

O advogado deverá ter um arquivo físico em seu escritório para armazenar as pastas de maneira organizada e, depois de algum tempo, deverá reservar uma sala só para colocar esses papéis. E o pior: a maioria dos papéis serão cópias que poderiam ser digitalizadas ao invés de impressas.

No arquivo físico, ficarão somente documentos originais (procurações, cartas de prepostos, contratos de honorários, entre outros). Todos os outros documentos e cópias são armazenados dentro de cada processo no Themis, em formato digital. Para ajudar nisso, hoje em dia existem scanners portáteis que podem ser utilizados para “fotografar” cada página de um processo, por exemplo, rapidamente. Depois disso, ao chegar no escritório, é só transferir esse arquivo para dentro do computador e anexar ao Themis. Além da economia de tempo e espaço, ainda fazemos nosso papel sustentável e garantimos a preservação de diversas árvores.

O seu escritório de advocacia tem algum problema com organização de documentos? Conte-nos e lhe diremos como o Themis pode ajudar a solucioná-lo.

A partir da versão 4.7, a funcionalidade de andamentos está inclusa no Themis sem custo adicional e cada usuário ainda recebe 10 créditos de andamentos. Por causa disso, o Themis apresenta a seguinte tela ao usuário na sua primeira execução:

Essa tela é utilizada para o usuário customizar o recebimento de andamentos. Através dela, é possível personalizar nome, e-mail e o tipo de andamentos que deseja visualizar na tela de notificações. Além disso, o usuário pode se subscrever na nossa Newsletter e receber novidades sobre o Themis, dicas de uso e mais uma série de conteúdos.

Se o usuário não quiser personalizar o recebimento de andamentos nessa tela, ele pode optar em ser lembrado mais tarde ou não ver esta tela novamente. Quando opta por “Lembrar mais tarde”, a tela é fechada, mas torna a aparecer a cada abertura do Themis. Quando o usuário clica em “Não exibir novamente”, a tela não é mais exibida em nenhuma futura abertura do Themis.

Caso o usuário feche esta janela e, futuramente, precise configurar seu recebimento de andamentos, a tela pode ser encontrada através do item “Configuração do Usuário”, dentro do menu “Sistema”.

Na próxima dica de uso, apresentaremos os detalhes da tela de notificações e suas características.

Conforme publicamos na primeira parte deste post, na semana passada, nós facilitamos a aquisição do Themis através do Cartão BNDES. A seguir, nós explicaremos como simplificamos a prestação dos nossos serviços para reduzir o investimento do cliente.

No passado, era necessário ir ao cliente para apresentar o Themis e, após a aquisição, instalar o sistema e treinar os usuários – tudo presencialmente. Todo o custo envolvido na locomoção era embutido, o que encarecia o projeto.

Hoje, nossos clientes são atendidos, em sua maior parte, de forma remota. Através de tecnologias de vídeo-conferência, além da apresentação do software realizada antes da aquisição, os futuros usuários do sistema são treinados remotamente. A instalação e atualização do sistema também são feitas à distância, através de acesso remoto. Com isso, os custos dos serviços caíram e já são previstos na contratação de um plano do Themis.

Essas mudanças nos permitem atender clientes de qualquer porte, em qualquer localidade do país, com a mesma qualidade que atendemos presencialmente. Caso um cliente tenha disponibilidade e interesse em investir no projeto e solicite que os serviços sejam presenciais, nós o atendemos dessa forma.

Recentemente, nós ‘empacotamos’ nossa oferta de software jurídico para adequá-la aos diferentes segmentos de clientes que atendemos: escritórios de advocacia de todos os portes e departamentos jurídicos de empresas privadas e públicas.

Por tratar-se de um software completo, com uma tecnologia avançada, mesmo os planos mais acessíveis do Themis podem ser um alto investimento para um escritório de pequeno porte, por exemplo. A fim de viabilizar a aquisição do Themis por parte desse perfil de cliente, nós somos um Fornecedor Credenciado e aceitamos pagamentos via Cartão BNDES.

O cliente que faz a aquisição via Cartão BNDES pode parcelar aquisições de qualquer valor, mediante análise de crédito realizada pela instituição financeira. A linha de crédito possibilita fazer a aquisição do Themis em até 48 vezes, com crédito rotativo pré-aprovado, prestações fixas e taxas de juros em torno de 1%. Mais informações em https://www.cartaobndes.gov.br/cartaobndes/.

O software jurídico deve ser encarado como um investimento que trará um retorno de médio a longo prazo para o negócio que o adquire. Por isso, é válido contar com uma linha de crédito como o Cartão BNDES para ajudar na aquisição.

Na parte 2 desse post, falaremos de outras medidas inteligentes que adotamos para facilitar a aquisição por parte das pequenas e médias empresas.

Muitos gestores e sócios de escritórios se questionam acerca de investir em tecnologia. Alguns buscam responder perguntas como: Qual o retorno deste investimento? Será que preciso de tecnologia além do que já possuo? Será que terei benefícios práticos ou apenas aparência? E assim por diante.

Hoje, a tecnologia não é uma moda do momento. A tecnologia pode e deve ser utilizada como diferencial competitivo. Alguns exemplos práticos da tecnologia bem empregada como diferencial competitivo:

Redes Sociais: Facebook, LinkedIn, etc

Alguns advogados se perguntam o que pode ser útil em estar nas redes sociais, afinal a fama da rede social é de ser uma espécie de diário da vida das pessoas e não agrega valor ao lado profissional. Ledo engano.

Qual o princípio número zero – ou seja, vem antes do número um – do marketing jurídico permitido pela OAB? Ter, manter, organizar e disseminar uma rede de contatos.

Como chegar naquele presidente da empresa X? Ora, será que ele não estudou com aquele cabeleireiro que corta o seu cabelo? Pode ser que sim. Este tipo de realidade ocorre muito mais do que imaginamos. As redes sociais geram relacionamentos, contatos nacionais e internacionais, fazem a parte de organização destes contatos, enfim, conseguem potencializar a nossa rede de networking.

Site, Blog, Twitter

Hoje ter um site é imprescindível. Sim, é uma excelente forma de apresentar o escritório, demonstrar áreas de atuação e conhecimento/expertise do escritório. Mas, o site é estático e atualizá-lo normalmente tem custo e requer bastante tempo investido. Então, porque não fazer um Blog?

Alguns dirão: Blog é coisa de gurizada que conta sua vida como se fosse um diário on line. Outro engano. Atualmente, blog é largamente utilizado para divulgar conhecimento sobre a expertise do escritório. Mas, como isso pode auxiliar o desenvolvimento do escritório?

Em primeiro lugar, normalmente o serviço de blog está incluso no serviço de hospedagem do site. Isto mesmo, basta entrar em contato com quem hospeda o site e verificar. Segundo, se não estiver, os bons blogs são hospedados em serviços gratuitos, sem nenhum investimento, basta começar a escrever!

Em terceiro, vamos imaginar um diretor da empresa X que está com uma multa enorme por não ter pago INSS. Além de consultar o advogado que já assessora a empresa, ele faz uma pesquisa na internet para encontrar mais sobre este tema. Pronto, ele acha o site e blog do teu escritório. Então ele começa a ler no teu blog  textos dos advogados do teu escritório sobre este tema e se encanta de como o escritório tem conhecimento neste assunto. Pronto, está aberta a porta para um contato da empresa X com o teu escritório. Blog é uma vitrine permanente, 24 horas, 7 dias por semana, 365 dias por ano e 366 dias quando o ano é bissexto.

Não existe razão para não começar o seu blog agora!

E o Twitter?

Twitter é um micro-blogging que permite postagens de no máximo 140 caracteres (mesmo tamanho mensagens de texto celular).

São uma média de 8 a 10 mil usuários novos por dia em todo mundo! Só no Brasil temos um crescimento vertiginoso deste serviço. Pode ser uma boa oportunidade para o seu escritório divulgar suas palestras, posts no blog, etc.

Lembre-se: é através da divulgação e contatos que as possibilidades de clientes irão aparecer!

Software de gestão do escritório

Agora vem a pergunta: Porque um software de gestão do escritório e não um simples software de controle de processos?

Simples: Porque controlar processos é apenas uma das tarefas do escritório.

Nada adianta controlar os processos, se as tarefas internas não estão ajustadas, organizadas e o software não agregar velocidade e inteligência as atividades desenvolvidas.

Existem muitos de softwares jurídicos. Como escolher o ideal ao seu escritório? Faça algumas perguntas:

O quê? – O que quero mudar com este sistema no meu escritório? Será apenas a sistemática de controle de processos? Ou quero controle de produtividade dos advogados e estagiários? Ou quero relatórios gerenciais dos meus clientes pré-programados em certas datas? Ou quero acesso pela internet para mim e meus clientes? Ou quero tudo isto e muito mais?

Quando? – Será que este é o momento ideal para investir em software? Já tenho minhas rotinas devidamente alinhadas? Tenho controles básicos de gestão para que o software seja um auxílio e não um problema?

Como? – Irei apenas contratar um software? Será que não é melhor um trabalho prévio de levantamento de dados e acompanhamento posterior a instalação do software? Irei disponibilizar quem da minha equipe para este projeto, afinal nada acontece sozinho?

Por quê? – Por que quero automatizar esta tarefa? Qual o benefício prático? Qual a relação investimento versus benefício?

Onde? – Quero investir em máquinas, servidores, etc para ter um software instalado no meu escritório? Ou quero investir num produto web que já tenha esta segurança e investimento por mim? E a segurança dos dados?

Com estas idéias já podemos ter a noção que escolher um software não é tão simples como parece. Se você está insatisfeito com o seu produto ou está na busca de um novo, faça estes questionamentos como base de raciocínio. Será um excelente exercício!

Conclusão

Com absoluta certeza, este artigo não busca encerrar o assunto. A idéia é trazer a baila idéias, pensamentos e dicas práticas acerca do tema e oportunizar o leitor a refletir.

Como dica final: Use e abuse do seu networking eletrônico e das ferramentas tecnológicas, pois este diferencial pode ser a grande vitrine do seu escritório, além de potencializar contatos e quiçá clientes!

Artigo escrito por Gustavo Rocha – Diretor da Consultoria GestaoAdvBr
www.gestao.adv.br  |  gustavo@gestao.adv.br | http://twitter.com/GestaoAdvBr

Turma 1: 2, 3 e 4 de abril – 9h às 12h
Turma 2: 9, 10 e 11 de abril – 14h às 17h
Turma 3: 16, 17 e 18 de abril – 9h às 12h
Turma 4: 23, 24 e 25 de abril – 14h às 17h

Turma 1: 5 e 19 de abril – 14h às 16h30
Turma 2: 19 e 26 de abril- 9h30 às 12h