Atendimentos, reuniões, elaboração de peças jurídicas, revisão de relatórios, gerenciamento de equipes, administração do escritório. São tantas as atividades que envolvem o cotidiano de um advogado que produtividade e organização se tornaram itens fundamentais. Mas como organizar um escritório de advocacia garantindo alta performance diante de tantas demandas?

A tecnologia vem, cada vez mais, se mostrando uma excelente solução nesse sentido. Com ela, é possível tornar a rotina de um escritório totalmente digital, garantindo mais segurança e mobilidade na realização de atividades. Além disso, proporciona organização e acesso rápido a documentos e informações, contribuindo, assim, para a agilidade e produtividade na prestação dos serviços jurídicos.

Neste texto, vamos falar algumas formas de como organizar um escritório de advocacia utilizando ferramentas e tecnologia. Você vai conferir as vantagens de contar com uma organização digital, além de soluções que pode aplicar ao seu negócio jurídico. Quer saber mais? É só seguir a leitura! 😉

Vantagens de organizar escritórios em ambientes digitais

Antes de mais nada, é importante entender como organizar um escritório de advocacia em ambiente digital é vantajoso para o seu negócio. E isso não vale só para escritórios mais robustos e grandes bancas. Jovens advogados e profissionais que estão começando a alavancar suas carreiras já podem (e devem!) otimizar suas rotinas.

Contar com a tecnologia na organização de escritórios, além de garantir modernidade ao negócio, traz outros benefícios práticos. 

Um deles é a facilidade no armazenamento e acesso às informações. Afinal, ao substituir papéis, listas e pastas físicas por arquivos digitais, basta uma simples busca em seu computador para visualizar dados importantes. Sem falar que, conectado à internet, você consegue acessar seu escritório de qualquer lugar!

A segurança da informação é outra grande vantagem quando se pensa em como organizar um escritório de advocacia com a tecnologia. Afinal, as melhores opções de ferramentas do mercado contam com sistemas consolidados de armazenamento e backup.

Na prática, a organização digital também proporciona ao advogado maior acompanhamento e controle do escritório. Além de mais mobilidade para a equipe, que pode adotar uma rotina de trabalho remoto ou home office, por exemplo. Isso porque todas as informações importantes para o trabalho estarão disponíveis para acesso.

Finalmente, os negócios jurídicos que têm sua organização em ambientes digitais garantem um diferencial competitivo em relação aos demais. Afinal, terão todos os benefícios que listamos acima. E ainda ganham em produtividade e qualidade no atendimento aos clientes.

Como organizar um escritório de advocacia em ambiente digital?

Antes de você, de fato, organizar seu escritório em ambiente digital, é necessário analisar o que pode ser integrado neste meio. Ou seja, as informações, dados e documentos que você já tem acesso digital, ou que pode digitalizar. 

Para garantir que nada fique de fora, o ideal é listar os itens da rotina de trabalho do escritório. Fichas de clientes, controle de tarefas da equipe, organização financeira, agenda de compromissos, acompanhamento de prazos. 

Essas e outras demandas podem, facilmente, ser controladas em ambientes digitais por meio de soluções simples ou ferramentas específicas. E aqui começa a parte prática de como organizar um escritório de advocacia com a tecnologia. 😉

Ferramentas digitais para organizar escritórios de advocacia

Existem algumas ferramentas e soluções digitais bastante comuns em escritórios de advocacia, como Trello e Google Drive ou Dropbox, além das conhecidas planilhas. 

Todas essas garantem benefícios aos advogados, mas também limitações. Afinal, são abrangentes e não foram elaboradas pensando apenas neste perfil de profissionais. Desse modo, acabam não contemplando todas as necessidades de uma rotina tão específica como a jurídica.

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Trello

O Trello, por exemplo, é muito utilizado em escritórios de advocacia para a gestão de tarefas. Por meio de cards e estrutura seguindo o método “kanban”, garante às equipes organização e acompanhamento visual das atividades e dos prazos. 

Ao mesmo tempo, é limitado em integrações com outros aplicativos, fazendo com que o acompanhamento fique apenas na ferramenta. Além disso, não relaciona atualizações da Justiça às tarefas, e tudo deve ser alterado manualmente.

Google Drive e Dropbox

Muito utilizadas para guardar documentos importantes, provas e outros arquivos, as duas ferramentas permitem aos escritórios criar suas próprias padronizações de modelos e organização de materiais, facilitando a busca pela equipe. 

Além disso, têm a grande vantagem do espaço gratuito em nuvem para armazenamento, o que permite que os documentos seja acessados de qualquer lugar e a qualquer hora.

Em contrapartida, precisam ser geridas manualmente. Assim, pode ser que alguém altere documentos ou até esqueça de atualizá-los, por exemplo, fazendo com que algumas informações fiquem incorretas. 

Analisando essa situação de forma isolada, não parece ser um grande problema, mas é importante ponderar se vale a pena arcar com as consequências disso. Afinal, a ferramenta é facilitadora de apenas uma das muitas demandas de um negócio jurídico.

Planilhas

Quando se pensa em como organizar um escritório de advocacia em ambiente digital, talvez essa seja uma das soluções mais utilizadas. As planilhas costumam ser a primeira opção na organização de demandas, pois são de fácil utilização e acesso.

Elas garantem o acompanhamento de atividades, servem como registro da evolução de casos e processos e podem ser utilizadas para diferentes demandas. 

Mas, conforme os negócios vão crescendo em clientes e colaboradores, podem se tornar dores de cabeça para os advogados. Isso porque as planilhas demandam atualização manual e constante, e em meio ao grande volume de informações e demandas, muitas vezes não são alimentadas da forma correta. E até mesmo correm riscos de ter informações deletadas.

Leia mais: 9 motivos para abandonar as planilhas de controle de processos judiciais

Solução de como organizar um escritório de advocacia de forma integrada

Diante dos benefícios e desvantagens das ferramentas que citamos acima, você deve estar se perguntando “como organizar um escritório de advocacia em ambiente digital de uma forma que integre e contemple minhas necessidades?”.

Você pode seguir utilizando as ferramentas que citamos acima, adaptando-as à sua realidade, ou buscar uma solução pensada para a advocacia. Neste caso, nossa indicação para uma gestão integrada é o uso de um bom software jurídico. 

Esse tipo de sistema é desenvolvido com foco nas demandas dos advogados, garantindo integração no acompanhamento das atividades. Abaixo, vamos falar especificamente sobre ele! 😉

Como organizar um escritório de advocacia com software jurídico

Para você visualizar os benefícios de um sistema para advogados na prática, elaboramos este tópico destacando quatro aspectos: gestão de tarefas, controle de prazos, organização financeira e informações de clientes.

Assim, você confere as vantagens e formas de como organizar um escritório de advocacia com um software jurídico em diferentes atividades da sua rotina. 😉

Gestão de tarefas

Não é difícil pensar que uma boa organização de tarefas faz diferença em qualquer profissão. Afinal, saber as atividades que precisam ser realizadas, quem deve executá-las, e até quando podem ser entregues, garante maior direcionamento e foco no trabalho.

Sabemos que na advocacia, em meio a prazos processuais, reuniões, audiências, isso tudo fica ainda mais evidente. Saber priorizar e gerenciar tarefas é fundamental para manter o controle de qualquer negócio jurídico, tanto de advogados autônomos ou equipes mais robustas.

A grande vantagem de contar com um software jurídico neste aspecto é o controle e a segurança das informações. Imagine contar apenas com uma lista de tarefas em papel com todas as suas atividades da semana. Muita coisa pode acontecer e fazer com que você perca essas informações: perda, extravio, esquecimento. 

O registro das atividades em um ambiente virtual garante que elas fiquem salvas e à vista. Sem falar na possibilidade de adicionar informações e acompanhar seu desenvolvimento – principalmente se você trabalha em equipe!

Falando nisso, por meio de um sistema de gestão de escritórios de advocacia ainda é possível delegar tarefas. Isso garante aos líderes maior noção do que seus colaboradores estão desempenhando, evitando microgerenciamento, e mais mobilidade à equipe como um todo.

Leia mais: Vantagens de priorizar tarefas com o Astrea em escritórios de advocacia

Controle de prazos

Você, mais do que ninguém, sabe da importância do cumprimento de prazos na advocacia. 

Sejam prazos processuais, ou aqueles que definem entregas de tarefas e atividades: a perda de um prazo traz dores de cabeça a qualquer advogado. Por isso, ter um acompanhamento preciso é fundamental.

Um software jurídico web garante (e facilita muito!) esse controle. No caso das demandas processuais, por exemplo, as opções mais completas automatizam a buscas e atualizações de andamentos de casos e processos. Assim, garantem mais produtividade aos advogados, que não precisam mais buscar por conta própria os andamentos nos sites de tribunais. 

Essa facilidade no controle dos prazos processuais também é aplicada ao controle das atividades do escritórios. Com um sistema para advogados, é possível delegar tarefas à equipe do escritório e definir datas de entrega. Desta forma, os líderes conseguem acompanhar o desenvolvimento de atividades relacionadas à prazos sem ficarem com fama de “controlador”.

Organização financeira

Nós falamos que um software jurídico garante gestão integrada de todos os aspectos do seu escritório, certo? Então, é claro que a organização financeira não poderia ficar de fora da nossa lista.

Contar com um sistema digital para fazer esse controle é fundamental, tanto pela segurança da informação, quanto pela praticidade. Isso porque, além de registrar entradas e saídas, softwares desenvolvidos para a realidade de advogados ainda garantem controle específico de honorários e cobranças.

Assim, fica mais fácil organizar o caixa de negócios jurídicos de diferentes tamanhos. Sem falar na facilidade de gerar relatórios para clientes, e até mesmo emitir cobranças. No software jurídico Astrea, por exemplo, é possível emitir boletos para clientes, tornando esse procediemnto mais prático e contribuindo para evitar a inadimplência.

Leia mais: Saiba como evitar a inadimplência com a emissão de boletos no Astrea

Informações de clientes

Quando se pensa em como organizar um escritório de advocacia de maneira integrada, é importante garantir que as informações dos clientes (e possíveis clientes) também estejam otimizadas e de fácil acesso.

Neste caso, contar com um software jurídico é importante para, além de organizar tudo em um só lugar, relacionar o cliente com seu caso ou processo. E, mais que isso, alimentar seu histórico sem perder informações importantes. 

Isso garante que você não perca detalhes de suas consultas, e, no fim das contas, também implica em um atendimento de qualidade. Afinal, que cliente não vai gostar que seu advogado lembre do que conversaram? 😉

Confira: Como a advogada Leatrice Bez aumentou a aquisição de clientes com o Astrea

Conclusão

É cada vez maior a tendência de utilizar tecnologia quando se pensa em como organizar um escritório de advocacia. Isso se deve muito por conta das vantagens e benefícios desse tipo de organização.

Uma gestão digital e integrada faz toda a diferença na rotina de advogado. Além de garantir segurança e facilidade no armazenamento das informações, contar com um sistema jurídico focado para essa rotina traz mais produtividade ao trabalho. Sem falar nos ganhos em qualidade e organização!

Se você quiser conferir exemplos reais do uso de um software jurídico na rotina de advogados, indicamos os seguintes conteúdos:

• Como André Kageyama supera desafios da advocacia utilizando o Astrea
• Como Mariana Gonçalves faz a gestão de processos judiciais com o Astrea

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