Controle de Processos Judiciais - Abandone já suas planilhas

Últimos ingressos! Conheça o Aurum Summit: uma imersão no futuro da advocacia.

summit.aurum.com.br

9 motivos para abandonar as planilhas de controle de processos judiciais

Saiba como fazer o controle de processos judiciais

Como você faz o controle de processos judiciais? As planilhas no Google Drive e no Excel são opções muito usadas por advogados autônomos e pequenos escritórios. Mas, apesar de serem alternativas úteis – e até uma boia salva-vidas para alguns –, podem comprometer o crescimento do seu negócio jurídico. E pior ainda, colocar em risco informações muito importantes. Já pensou se alguém deleta uma linha da sua planilha sem querer?

Nós temos certeza que o desejo de qualquer gestor é manter seu escritório produtivo e eficiente. Sabemos também que o acontecer diário, cheio de compromissos, prazos e tarefas, toma boa parte do tempo disponível, certo? Dessa forma, repensar o modelo de gestão de casos e processos só vira prioridade quando a boia salva-vidas fura e a saúde do escritório fica comprometida.

Uma verdade é que, o quanto antes você percebe o que não anda tão legal, mais oportunidades tem de mudar para melhor. E é também por isso que estamos aqui! Então, hoje convidamos você a mergulhar em nove situações comuns – porém indesejáveis – para quem faz o controle de processos judiciais em planilhas. E para você concluir a leitura com mais clareza e partir para a ação, também vamos passar pela solução de cada ponto levantado. Vamos lá?

Quando é a hora certa de abandonar as planilhas de controle de processos judiciais?

Para responder essa pergunta, vamos mergulhar de cabeça nas seguintes situações:

  1. O volume de processos do meu escritório aumenta e eu não quero perder o controle
  2. Não quero perder qualidade no atendimento ao cliente
  3. Minha equipe é reduzida e trabalha duro para cumprir todas as demandas
  4. Estou perdendo o controle do fluxo de trabalho do escritório
  5. Sinto necessidade de automatizar outras atividades
  6. Perco ou já perdi informações importantes
  7. Estou perdendo o controle de acesso das informações
  8. Quero crescer muito meu escritório
  9. Quero fazer meu tempo render

Continue a leitura para conhecer cada tópico em detalhes e saber como melhorar o controle de processos judiciais trocando as planilhas por soluções mais automatizadas!

O que fazer quando:

1. O volume de processos do meu escritório aumenta e eu não quero perder o controle

O início na advocacia normalmente acontece com poucos processos. A medida em que o tempo passa, surgem novos clientes, novos casos e processos. Nós já falamos aqui no blog sobre as dificuldades de usar planilhas quando há um grande volume de informações para administrar (clique aqui se você ainda não leu este artigo).

Um dos motivos para essa limitação, em comparação com outras formas de fazer o controle de processos judiciais, é que as planilhas são menos escaláveis do que os softwares jurídicos, por exemplo. Sistemas para advogados conseguem lidar com um grande volume de dados com agilidade e eficiência. Aliado a essa vantagem, tem também a questão da segurança da informação e da facilidade de uso, que são muito maiores. Afinal de contas, a ferramenta foi desenvolvida para atender necessidades reais de um público muito específico.

Outro ponto que vale dedicar atenção é que, em planilhas, é difícil registrar todos os andamentos processuais – que são muitos! Organizar essas informações de forma tabular acaba levando mais complexidade do que facilidade à rotina do escritório.

Falando nisso, o fator organização também entra nessa lista como benefício para quem opta por migrar das planilhas para um software jurídico. Se você escolheu o Excel justamente pela organização no controle de processos judiciais e discordou em gênero, número e grau dessa afirmação, vamos explicar agora o motivo.

Diferente da organização estática das planilhas, os sistemas para advogados permitem o acesso integrados dos dados. O que, em termos práticos, significa acabar com a necessidade de abrir várias abas de documentos e planilhas para encontrar e interligar informações sobre casos, clientes e processos. Nos melhores softwares jurídicos é possível relacionar prazos, processos e casos aos clientes, adicionar documentos e fazer a gestão de todas as atividades de forma integrada.

2. Não quero perder qualidade no atendimento ao cliente

Contar com um software jurídico libera espaço na sua memória imediatamente. Afinal, você não precisa mais lembrar de cabeça os detalhes de um caso ou processo. Basta atualizar o histórico do sistema com todas as informações sobre o atendimento. Dá até para superar as expectativas do cliente, registrando informações pessoais para surpreendê-lo e tendo sempre em mãos um gancho para uma conversa agradável durante o atendimento.

Apesar de quebrar um bom galho, as planilhas oferecem um espaço limitado. E, em algum momento, você vai ter precisar excluir informações antigas para inserir novas, ou criar outra planilha. Com um software jurídico isso não acontece. Além de oferecer um histórico completo, os melhores softwares jurídicos mantém o advogado e o cliente informados sobre os andamentos dos processos automaticamente.

Além disso, um bom sistema para advogados cria e emite relatórios variados com muito mais precisão e agilidade. E, o melhor, de forma automatizada pra você não precisar gastar horas montando relatórios e gráficos manualmente. É uma forma de deixar a prestação de contas mais profissional e elevar (e muito!) a qualidade do atendimento, sem comprometer a produtividade (muito pelo contrário).

3. Minha equipe é reduzida e trabalha duro para cumprir todas as demandas

Saber administrar bem o tempo é fundamental para manter a produtividade do escritório. Muita coisa dá para ser medida e acompanhada em planilhas, mas quando o número de colaboradores é reduzido, qualquer tempo a mais preenchendo planilhas, criando gráficos e organizando arquivos pode ser demais.

Automatizar processos de trabalho é um caminho para evitar esse tipo de situação. Além de oferecer todas as ferramentas para um excelente controle de processos judiciais, um bom programa para advogados oferece outras inúmeras opções para tornar o trabalho mais produtivo. Uma delas é ter o controle de tarefas atrelado à gestão de processos e casos. Dessa forma, é possível tratar os processos com mais agilidade e delegar tarefas a partir das atualizações dos tribunais.

Outra coisa que a planilha não faz para melhorar o controle de processos judiciais é enviar alertas automáticos sempre que houver alguma movimentação no processo ou quando chegar uma nova publicação para você. Esse tipo de facilidade desonera a equipe e permite que o tempo seja utilizado em questões estratégicas da advocacia, como traçar estratégias para garantir o direito dos clientes, participar de eventos e muitas outras.

A atuação mais estratégica da equipe é ainda mais valorizada em softwares multifuncionais, que vão além do acompanhamento processual. Esse tipo de sistema oferece ferramentas completas e integradas aos processos para possibilitar a gestão de equipe, financeira, prazos, atividades e clientes. Dessa forma, o uso combinado de softwares mais limitados com planilhas dá lugar a uma solução mais eficiente, que beneficia todas as áreas do escritório.

4. Estou perdendo o controle do fluxo de trabalho do escritório

Delegar tarefas e garantir que todos sigam o fluxo desejado de trabalho pode ser uma missão cansativa e até frustrante. A menos que você seja expert em planilhas e consiga personalizar seus documentos com fórmulas mágicas, esses materiais não conseguem, sozinhos, dar conta de manter o escritório nos trilhos.

A verdade é que um software jurídico também não estabelece a cultura de produtividade do escritório – esse compromisso deve ser assumido pelo líder. Mas há uma grande diferença entre as duas ferramentas: ao contrário das planilhas, um bom programa jurídico é adaptável ao fluxo de trabalho do escritório.

Ou seja, além de permitir a gestão integrada de todas as informações e contar com um controle de escritórios de advocacia completo, os modernos sistemas para advogados se adaptam ao modelo de trabalho do seu escritório e permitem que você controle o fluxo com muito mais assertividade e tranquilidade.

5. Sinto necessidade de automatizar outras atividades

É muito provável que esse sentimento esteja aliado a algum outro item dessa lista, como o aumento no volume de processos e a preocupação com a sobrecarga de trabalho da equipe. Como falamos anteriormente, as planilhas oferecem espaços limitados e não permitem automatizar todas as atividades que você necessita.

Somos suspeitos para falar, mas a tecnologia é incrível! Quanto mais confiamos e contamos com ela, mais tranquilos nos sentimos ao automatizar atividades repetitivas da rotina. Por isso é tão comum que, ao começar a contar com soluções inovadoras e tecnológicas para desburocratizar algumas tarefas, dê vontade de fazer isso com todas as funções “chatas” do dia a dia.

Se você escolher bem a ferramenta adequada para a sua realidade, um software jurídico vai levar o seu tempo muito a sério, automatizando as atividades burocráticas do escritório e tornando o trabalho mais prazeroso e produtivo. Automatizar o controle de processos judiciais, por exemplo, vai ajudar você a manter a equipe alinhada ao que está acontecendo e, consequentemente, vai facilitar o feedback constante para o cliente.

Além de tudo isso, contar com um sistema dá ao gestor ainda mais controle sobre o que acontece no escritório. Afinal, ele vai se manter informado a todo momento.

6. Perco ou já perdi informações importantes

Nós já falamos detalhadamente, nesse post aqui, sobre os riscos de manter registros de processos e clientes em agendas, arquivos físicos e planilhas no Excel ou no Google Drive. Vamos nos repetir brevemente porque essa questão é realmente sensível.

Esquecer a agenda em casa, não saber com quem deixar o caderno de registro na hora de se ausentar do escritório, perder uma pasta com documentos importantes, deletar uma linha da planilha e comprometer algum prazo, não manter um registro atualizado sobre o atendimento dos clientes. Todos esses exemplos são reais e já aconteceram com algum advogado (inclusive com a advogada Mariana Gonçalves, que fala melhor sobre isso aqui). Erros humanos acontecem sem que a gente queira e é preciso contar com isso.

É por esses e por outros tantos motivos que contar com um software jurídico é importantíssimo para a profissionalização da sua advocacia. Com um sistema completo e online (na nuvem), o acesso às informações importantes é rápido e descomplicado. É possível visualizar qualquer dado ou documento em qualquer aparelho conectado à internet, delegar tarefas e saber tudo o que acontece com os casos e processos.

Dessa forma, todos os colaboradores do escritório, inclusive o gestor, saem ganhando. Afinal, quem tem acesso ao sistema vai poder fazer a consulta que quiser a qualquer momento. Esse é o poder de concentrar todas as informações em um mesmo lugar (e na nuvem) e não deixá-las espalhadas em cadernos, pastas e planilhas. 😉

7. Estou perdendo o controle de acesso das informações

Quando o seu escritório começa a crescer e novos colaboradores são contratados, fica difícil garantir que algumas pessoas não tenham acesso a dados sigilosos sobre casos, processos e questões financeiras do escritório. Esse tipo de situação pode exigir medidas nada democráticas e pouco eficientes para o funcionamento geral do escritório.

Um exemplo provável é restringir o acesso de determinadas pessoas a algumas planilhas e documentos ou permitir apenas visualizações (sem edições). Mas por que isso é um problema? Esse tipo de posicionamento dificulta o trabalho colaborativo e concentra no líder ações que poderiam ser executadas por outros integrantes da equipe.

Um bom software jurídico resolve essa questão de forma eficiente e simplificada. Com o controle de acesso, o gestor pode definir perfis de uso do sistema e garantir que cada pessoa tenha acesso às informações fundamentais para executar seu trabalho com excelência.

Na prática, isso funciona mais ou menos assim: o estagiário não pode excluir nenhuma informação cadastrada no sistema, mas pode incluir documentos, alimentar o histórico e redigir peças jurídicas. A secretária pode visualizar todas as atividades cadastradas na agenda, mas não pode editá-las ou excluí-las. Apenas os sócios podem visualizar informações sobre pagamento e timesheets. Assim por diante.

8. Quero crescer muito meu escritório

Manter o controle de processos judiciais e do escritório como um todo se torna cada vez mais desafiador à medida que o escritório cresce. Se você mantém todos os registros em planilhas e pastas no Google Drive, treinar novos colaboradores pode ser uma missão quase impossível.

Como falamos no primeiro tópico dessa lista, a escalabilidade é um item que falta nas planilhas.Quanto maior é o número de pessoas acessando e modificando uma pasta ou arquivo, mais difícil é manter a organização e garantir que nenhum dado vai ser perdido ou modificado de maneira equivocada.

Por isso, se o seu desejo é ter um escritório maior e com mais colaboradores, é fundamental começar a pensar em contratar um software jurídico. E, de preferência, já apostar em um sistema que esteja preparado para acompanhar o momento de transição do seu negócio jurídico. Se esse é o seu caso, nós indicamos fortemente a leitura deste artigo aqui. Temos certeza de que o material vai ajudar você a entender como uma ferramenta completa e adaptável à sua realidade pode facilitar (e muito!) as mudanças no seu escritório.

9. Quero fazer meu tempo render

Nesse momento, você deve perceber que algo está impedindo que você tenha mais produtividade. Você já parou para pensar que essa “coisa” sem nome pode ser a maneira como você tem usado a tecnologia para gerenciar o seu tempo ou a escolha das ferramentas que você utiliza? Se ainda não, vamos fazer isso agora.

Mapear ações e atividades que podem ser automatizadas é o primeiro passo para uma gestão do tempo mais eficiente. Outro passo é buscar uma ferramenta completa que permite que você execute as partes fundamentais do seu trabalho, como fazer o controle de processos judiciais, de forma ágil e inteligente.

Se você leu a lista toda, já deve imaginar que a nossa sugestão é um software jurídico. Mas a escolha do melhor sistema deve ser feita com calma, levando em consideração características fundamentais para a evolução do escritório. Assim, vai ser muito mais fácil melhorar sua produtividade e desenvolver uma advocacia de excelência. E se você quer saber mais sobre o assunto, dá uma olhada nesse post em que nós contamos como a advogada Mariana Gonçalves faz o controle de processos usando um software jurídico.

Descubra qual é o melhor software jurídico do mercado

Agora é a sua vez de participar! Conta pra gente como você faz o controle de processos judiciais no seu escritório. Você usa planilhas? Outra ferramenta? Tem alguma dica para dar para os outros leitores do blog? Comenta aqui embaixo! Nós vamos adorar saber a sua opinião. 😉

2

Deixe seu comentário

Seu email não será publicado

  • Monique disse:

    Boa noite. Embora eu seja ainda uma adepta do Excel, estou adorando o conteúdo do site. Sou controller jurídico em um escritório de médio porte. A controladoria exercida é sob o aspecto controle de qualidade. Ou seja, analisamos e acompanhamos o processo de modo que o mesmo siga o trâmite comum, sem erros! No meu ponto de vista, o Excel atende bem nossas necessidades… quero saber a opinião de vocês. Obrigada!

    • Lila Alves disse:

      Oi, Monique! Que bom que você gostou do conteúdo do blog. Tem texto novo toda semana e você está mais do que convidada a voltar sempre 🙂

      Sobre a questão que você levantou, esse texto aqui pode facilitar seu entendimento sobre como um software jurídico facilita a gestão e o controle de processos: https://www.aurum.com.br/blog/melhor-software-juridico-do-mercado

      No entanto, tudo depende do uso que você faz da planilha. Te convido a experimentar o Astrea gratuitamente para você sentir na prática qual é a melhor alternativa para a sua realidade. Para isso, basta acessar https://www.aurum.com.br/astrea e clicar em “Experimente grátis”.

      Espero ter ajudado!
      Grande abraço