9 motivos para abandonar as planilhas de controle de processos judiciais

9 motivos para abandonar as planilhas de controle de processos judiciais

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O controle de processos judiciais é a forma como advogados organizam o andamento de seu trabalho, monitorando andamentos e prazos. Essencial ao trabalho desses profissionais, tal controle pode ser feito manualmente, por meio de anotações em planilhas, ou de forma automatizada utilizando soluções como os softwares jurídicos.

Como você faz o seu controle de processos judiciais? As planilhas no Google Drive e no Excel são opções muito usadas por advogados autônomos e pequenos escritórios. Mas, apesar de serem alternativas úteis em muitos casos, podem comprometer o crescimento do seu negócio jurídico. E pior ainda, colocar em risco informações muito importantes. Já pensou se alguém deleta uma linha da sua planilha sem querer?

Nós temos certeza que o desejo de qualquer gestor é manter seu escritório produtivo e eficiente. Sabemos também que o acontecer diário, cheio de compromissos, prazos e tarefas, toma boa parte do tempo disponível, certo? Dessa forma, repensar o modelo de gestão de casos e processos só vira prioridade quando a saúde do escritório fica comprometida.

Uma verdade é que, quanto antes você percebe o que não anda tão legal, mais oportunidades tem de mudar para melhor. E é também por isso que estamos aqui! Então, hoje, convidamos você a mergulhar em nove situações comuns – porém indesejáveis – para quem faz o controle de processos judiciais em planilhas.

E para você concluir a leitura com mais clareza e partir para a ação, também vamos passar pela solução de cada ponto levantado. São dicas para alertar sobre uso de planilhas e também fazer você entender seu momento da advocacia. Vamos lá? 😉

Quando é a hora certa de abandonar as planilhas de controle de processos judiciais?

Para responder essa pergunta, vamos mergulhar de cabeça nas seguintes situações:

Continue a leitura para conhecer cada tópico em detalhes e saber como melhorar o controle de processos judiciais trocando as planilhas por soluções mais automatizadas!

O que fazer quando:

1. O volume de demandas aumenta e eu não quero perder o controle de processos judiciais

O início na advocacia normalmente acontece com poucos processos. À medida em que o tempo passa, surgem novos clientes, novos casos e processos. Junto deles, novas demandas. Assim, administrar um grande volume de informações usando planilhas se torna tarefa complicada. Nós já falamos aqui no blog sobre isso.

Um dos motivos para essa limitação, em comparação com outras formas de fazer o controle de processos judiciais, é que as planilhas são menos escaláveis do que os softwares jurídicos, por exemplo. Isso porque sistemas para advogados conseguem lidar com um grande volume de dados com agilidade e eficiência. Aliada a essa vantagem, também é possível contar com a segurança da informação e facilidade de uso, que são muito maiores. Afinal, a ferramenta foi desenvolvida para atender necessidades reais de um público muito específico.

Outro ponto que vale dedicar atenção é que, em planilhas, é difícil registrar todos os andamentos processuais – que são muitos! Organizar essas informações de forma tabular acaba levando mais complexidade do que facilidade à rotina do escritório.

Organização para o controle de processos judiciais

Falando nisso, o fator organização também entra nessa lista como benefício para quem opta por migrar das planilhas para um software jurídico. Se você escolheu o Excel justamente pela organização no controle de processos judiciais e discordou em gênero, número e grau dessa afirmação, vamos explicar agora o motivo.

Diferente da organização estática das planilhas, os sistemas para advogados permitem o acesso integrados dos dados. O que, em termos práticos, significa acabar com a necessidade de abrir várias abas de documentos e planilhas para encontrar e interligar informações sobre casos, clientes e processos. Nos melhores softwares jurídicos é possível relacionar prazos, processos e casos aos clientes, adicionar documentos e fazer a gestão de todas as atividades de forma integrada.

DSugestão de leitura: Como a advogada Mariana Gonçalves faz o controle de processos usando um software jurídico.

2. Não quero perder qualidade no atendimento ao cliente

Novamente pensando no cenário de crescimento do seu negócio, com o aumento no número de clientes fica também mais difícil lembrar de todos os casos e processos. E, apesar de quebrarem um bom galho para anotar informações de clientes, as planilhas oferecem um espaço limitado. Assim, em algum momento, você vai ter precisar excluir anotações antigas para inserir novas, ou criar outra planilha.

Ao utilizar um software jurídico isso não acontece. Além de oferecer um histórico completo, os melhores softwares jurídicos mantém o advogado e o cliente informados sobre os andamentos dos processos automaticamente.

Contar com esse tipo de ferramenta libera espaço na sua memória imediatamente. Afinal, você não precisa mais lembrar de cabeça os detalhes de um caso ou processo. Basta atualizar o histórico do sistema com todas as informações sobre o atendimento. Dá até para superar as expectativas do cliente, registrando informações pessoais para surpreendê-lo e tendo sempre em mãos um gancho para uma conversa agradável durante o atendimento.

Além disso, um bom sistema para advogados cria e emite relatórios variados com muito mais precisão e agilidade. E, o melhor, de forma automatizada, para você não precisar gastar horas montando relatórios e gráficos manualmente. É uma forma de deixar a prestação de contas mais profissional e elevar (e muito!) a qualidade do atendimento, sem comprometer a produtividade (muito pelo contrário).

Sugestão de leitura: Como Mariana Gonçalves mantém um atendimento ao cliente de qualidade

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3. Minha equipe é reduzida e trabalha duro para cumprir todas as demandas

Fazer uma boa gestão do tempo na advocacia é fundamental para manter a produtividade do negócio. Muita coisa pode ser medida e acompanhada por meio de planilhas, mas quando o número de colaboradores é reduzido, qualquer tempo a mais preenchendo planilhas, criando gráficos e organizando arquivos pode ser demais.

Automatizar processos de trabalho é um caminho para evitar esse tipo de situação. Além de oferecer todas as ferramentas para um excelente controle de processos judiciais, um bom programa para advogados oferece outras inúmeras opções para tornar o trabalho mais produtivo. Uma delas é ter o controle de tarefas atrelado à gestão de processos e casos. Dessa forma, é possível tratar os processos com mais agilidade e delegar tarefas a partir das atualizações dos tribunais.

Outra coisa que a planilha não faz para melhorar o controle de processos judiciais é enviar alertas automáticos sempre que houver alguma movimentação no processo, ou quando chegar uma nova publicação para você. Esse tipo de facilidade desonera a equipe e permite que o tempo seja utilizado em questões estratégicas da advocacia, como traçar um bom plano de negócios, ou então participar de eventos para advogados.

A atuação estratégica da equipe é ainda mais valorizada em softwares multifuncionais, que vão além do acompanhamento processual. Esse tipo de sistema oferece ferramentas completas e integradas aos processos, possibilitando fazer a gestão de equipe, financeira, prazos, atividades e clientes em um único lugar. Dessa forma, o uso combinado de programas limitados e de planilhas dá lugar a uma solução mais eficiente, que beneficia todas as áreas do escritório.

Sugestão de leitura: Como o advogado André Kageyama supera desafios da advocacia utilizando o Astrea

4. Estou perdendo o controle do fluxo de trabalho do escritório

Delegar tarefas e garantir que todos sigam o fluxo desejado de trabalho pode ser uma missão cansativa e até frustrante. A menos que você seja expert em planilhas e consiga personalizar seus documentos com fórmulas mágicas, esses materiais não conseguem, sozinhos, dar conta de manter o escritório nos trilhos.

A verdade é que um software jurídico também não estabelece a cultura de produtividade do escritório – esse compromisso deve ser assumido pelo líder. Mas há uma grande diferença entre as duas ferramentas: ao contrário das planilhas, um bom programa jurídico é adaptável ao fluxo de trabalho do escritório.

Ou seja, além de permitir a gestão integrada de todas as informações e contar com um controle de escritórios de advocacia completo, os modernos sistemas para advogados se adaptam ao modelo de trabalho do seu escritório e permitem que você controle o fluxo com muito mais assertividade e tranquilidade.

5. Sinto necessidade de automatizar outras atividades

É muito provável que esse sentimento esteja aliado a algum outro item dessa lista, como o aumento no volume de processos e a preocupação com a sobrecarga de trabalho da equipe. Como falamos anteriormente, as planilhas oferecem espaços limitados e não permitem automatizar todas as atividades que você necessita.

Somos suspeitos para falar, mas a tecnologia é incrível! Quanto mais confiamos e contamos com ela, mais tranquilos nos sentimos ao automatizar atividades repetitivas da rotina. Por isso é tão comum que, ao começar a contar com soluções inovadoras e tecnológicas para desburocratizar algumas tarefas, dê vontade de fazer isso com todas as funções “chatas” do dia a dia.

Se você escolher a ferramenta adequada para a sua realidade, com certeza vai melhorar a gestão do tempo, automatizando as atividades burocráticas do escritório e tornando o trabalho mais prazeroso e produtivo. A automação jurídica para o controle de processos judiciais, por exemplo, vai ajudar você a manter a equipe alinhada ao que está acontecendo e, consequentemente, vai facilitar o feedback constante para o cliente.

Além de tudo isso, contar com um sistema dá ao gestor ainda mais controle sobre o que acontece no escritório. Afinal, ele vai se manter informado a todo momento.

Sugestão de leitura: Descubra como o escritório Possiede Araujo Advocacia ficou mais organizado

6. Perco ou já perdi informações importantes

Você deve saber mais do que ninguém os riscos de manter registros de processos e clientes em agendas, arquivos físicos e planilhas no Excel ou no Google Drive. Esquecer a agenda em casa ou não saber com quem deixar o caderno de registro na hora de se ausentar do escritório. Perder uma pasta com documentos importantes, deletar uma linha da planilha e comprometer algum prazo ou, então, não manter um registro atualizado sobre o atendimento dos clientes

Todos esses exemplos são reais e já aconteceram com algum advogado. Erros humanos acontecem sem que a gente queira e é preciso contar com isso.

É por esses e por outros tantos motivos que contar com uma solução eficiente é importantíssimo para a profissionalização da sua advocacia. Com um software jurídico completo e online (na nuvem), o acesso às informações importantes é rápido e descomplicado. É possível visualizar qualquer dado ou documento em qualquer aparelho conectado à internet, delegar tarefas e saber tudo o que acontece com os casos e processos.

Dessa forma, todos os colaboradores do escritório, inclusive o gestor, saem ganhando. Afinal, quem tem acesso ao sistema vai poder fazer a consulta que quiser a qualquer momento. Esse é o poder de concentrar todas as informações em um mesmo lugar (e na nuvem) e não deixá-las espalhadas em cadernos, pastas e planilhas. 😉

7. Estou perdendo o controle de acesso das informações

Quando o seu escritório começa a crescer e novos colaboradores são contratados, fica difícil garantir que algumas pessoas não tenham acesso a dados sigilosos sobre casos, processos e questões financeiras do escritório. Esse tipo de situação pode exigir medidas nada democráticas e pouco eficientes para o funcionamento geral do escritório.

Um exemplo provável é restringir o acesso de determinadas pessoas a algumas planilhas e documentos ou permitir apenas visualizações (sem edições). Mas por que isso é um problema? Esse tipo de posicionamento dificulta o trabalho colaborativo e concentra no líder ações que poderiam ser executadas por outros integrantes da equipe.

Um bom software jurídico resolve essa questão de forma eficiente e simplificada. Com o controle de acesso, o gestor pode definir perfis de uso do sistema e garantir que cada pessoa tenha acesso às informações fundamentais para executar seu trabalho com excelência

Na prática, isso funciona mais ou menos assim: o estagiário não pode excluir nenhuma informação cadastrada no sistema, mas pode incluir documentos, alimentar o histórico e redigir peças jurídicas. A secretária de advogado pode visualizar todas as atividades cadastradas na agenda, mas não pode editá-las ou excluí-las. Apenas os sócios podem visualizar informações sobre pagamento e timesheets. Assim por diante.

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8. Quero crescer muito meu escritório

Manter o controle de processos judiciais e do escritório como um todo se torna cada vez mais desafiador à medida que o escritório cresce. Se você mantém todos os registros em planilhas e pastas no Google Drive, treinar novos colaboradores pode ser uma missão quase impossível.

Como falamos no primeiro tópico dessa lista, a escalabilidade é um item que falta nas planilhas. Quanto maior é o número de pessoas acessando e modificando uma pasta ou arquivo, mais difícil é manter a organização e garantir que nenhum dado vai ser perdido ou modificado de maneira equivocada

Por isso, se o seu desejo é ter um escritório maior e com mais colaboradores, é fundamental começar a pensar em contratar um software jurídico. E, de preferência, já apostar em um sistema que esteja preparado para acompanhar o momento de transição do seu negócio jurídico. Se esse é o seu caso, nós indicamos fortemente a leitura deste artigo aqui. Temos certeza de que o material vai ajudar você a entender como uma ferramenta completa e adaptável à sua realidade pode facilitar (e muito!) as mudanças no seu escritório

Sugestão de leitura: Como o Astrea acompanha as mudanças no seu escritório

9. Quero fazer meu tempo render

Nesse momento, você deve perceber que algo está impedindo que você tenha mais produtividade. Você já parou para pensar que essa “coisa” sem nome pode ser a maneira como você tem usado a tecnologia para gerenciar o seu tempo ou a escolha das ferramentas que você utiliza? Se ainda não, vamos fazer isso agora.

Mapear ações e atividades que podem ser automatizadas é o primeiro passo para uma gestão do tempo mais eficiente. Outro passo é buscar uma ferramenta completa que permite que você execute as partes fundamentais do seu trabalho, como fazer o controle de processos judiciais, de forma ágil e inteligente.

Extra: Ainda faz sentido utilizar uma planilha de controle de processos judiciais?

Se você chegou até aqui e não se identificou com ao menos um dos pontos acima, talvez ainda não seja o momento de contar com um software jurídico na sua rotina. E está tudo bem. Crescer na advocacia é um processo e algumas etapas exigem mais recursos do que outras. 

Sempre deixamos claro aqui no blog que nossa intenção nunca é esgotar os assuntos, mas sim oferecer ferramentas e conhecimentos para você refletir sobre temas importantes e tomar as melhores decisões para a sua advocacia.

Pensando nisso, elaboramos uma planilha de controle de processos judiciais grátis para você profissionalizar o crescimento do seu negócio. Com ela, é possível organizar suas demandas, acompanhar o status dos seus processos e ainda fazer o controle de prazos.

Para utilizar, basta fazer o download e seguir as instruções. O material é bastante intuitivo e simples de utilizar! 😉

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Conclusão

Se você já sabe que o solução ideal para o seu controle de processos judiciais é um software jurídico, indicamos fazer a escolha do melhor programa com calma. Leve em consideração características fundamentais para a evolução da sua realidade. Desta forma, vai ser muito mais fácil melhorar sua produtividade e desenvolver uma advocacia de excelência.

Se você quiser saber mais sobre o assunto, indicamos os seguintes conteúdos aqui do blog:

Agora é a sua vez de participar! Conta pra gente como você faz o controle de processos judiciais no seu escritório. Você usa planilhas? Outra ferramenta? Tem alguma dica para dar para os outros leitores do blog? Comenta aqui embaixo! Nós vamos adorar saber a sua opinião. 😉

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