Descubra o melhor método de Acompanhamento processual

6 motivos para transformar seu acompanhamento processual

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A maneira como você faz o acompanhamento processual no seu escritório tem sido eficiente? Por ser uma atividade rotineira e obrigatória, muitas vezes os donos e gestores não se preocupam tanto em medir a eficácia do método usado nessa ação.

Pode até demorar um pouco, mas as consequências de não pensar essa etapa do trabalho como um gargalo ou um facilitador da produtividade acaba aparecendo. Afinal, a forma de acompanhar os processos diz muito sobre a produtividade do escritório (veremos isso com mais profundidade daqui a pouco).

Normalmente, existem duas formas mais comuns de lidar com o acompanhamento processual. A primeira é mais manual – também chamada de artesanal – e a segunda é automatizando a gestão de processos com um software jurídico. Então, qual delas é melhor? Se levarmos em conta as questões envolvidas na busca e na atualização de processos, logo percebemos que essa análise precisa ir além da superfície. E essa é a nossa proposta com este conteúdo! Se você quiser entender melhor as diferenças no acompanhamento processual manual e automático é só continuar a leitura!

Acompanhamento processual com ou sem um software jurídico?

Para mergulhar fundo com você nessa análise, destacamos seis situações comuns em escritórios que ajudam a repensar os métodos de acompanhamento processual. Esperamos que no fim deste conteúdo você tenha mais clareza sobre a escolha do melhor método para profissionalizar ainda mais essa etapa de trabalho tão importante para o seu escritório. Vamos lá?

1. Aproveitamento de recursos humanos

Pelo método manual

Frequentemente os escritórios precisam designar uma ou mais pessoas para fazer o acompanhamento processual. Quanto mais processos ativos, mais o tempo desses colaboradores ou estagiários é dedicado para fazer a busca nos nos sites dos tribunais, uma por uma, copiar e colar cada andamento em documentos ou planilhas de controle de processos judiciais e organizar esse material nas pastas de cada cliente.

O que funciona em curto prazo pode ser um problema em um futuro não muito distante. As pessoas que lidam com esse tipo de atividade acabam participando pouco ou quase nada de outras demandas do escritório, como a produção de peças jurídicas e a concepção de estratégias. E isso é ruim tanto para o escritório, que torna seu crescimento refém do aumento no quadro de colaboradores, quanto para o colaborador, que perde em não ampliar seus conhecimentos e se desenvolver profissionalmente.

Com automação de um software jurídico

Alguns escritórios esperam a situação ficar crítica para mudar de método. Mas se o mau aproveitamento de recursos humanos já é uma questão na sua rotina, você não precisa fazer o mesmo. Ao optar pela automação do acompanhamento processual, a busca de processos não vai ser mais uma preocupação. Afinal, os softwares jurídicos fazem toda a busca de processos automaticamente nos sites dos tribunais e levam para dentro do sistema. Assim, o escritório não perde nenhuma informação e ainda pode usar os recursos humanos para questões mais estratégicas.

Vamos dar o exemplo do software para advogados Astrea que é, obviamente, o que mais conhecemos e recomendamos. Além de permitir que o usuário busque seus processos em lote com o número da OAB, o sistema conta com uma central de notificações para garantir que toda atualização processual vai ser avisada. Você pode optar por checar as atualizações no próprio sistema, receber por email, ser notificado pelo celular ou por todas.

Além disso, o Astrea é único software para advogados do mercado que puxa atualizações em processos que correm em segredo de justiça. 😉
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2. Trabalho em equipe

Pelo método manual

Um dos pontos de atenção de quem opta pelo método manual de acompanhamento processual é o alinhamento da comunicação interna. Principalmente em escritórios que possuem uma carteira grande de clientes e equipe reduzida, a comunicação deve fluir bem para não prejudicar o atendimento e nem comprometer algum prazo.

No entanto, a limitação do espaço em planilhas e outros meios de anotações pode acabar tornando o registro de observações e comentários sobre andamentos bem complicado. Dessa forma, as informações acabam ficando centralizadas, o que impacta outras atividades do escritório, como o atendimento ao cliente e o controle do líder.

Com automação de um software jurídico

Sistemas para advogados concentram todas as informações relativas ao processo em um mesmo lugar, de forma organizada. Assim, os dados ficam sempre acessíveis e fáceis de encontrar, dispensando planilhas infinitas e quantidades absurdas de pastas armazenadas no computador ou em algum serviço de nuvem.

Além disso, os melhores softwares jurídicos facilitam a visão panorâmica da situação de cada processo e otimizam a delegação de tarefas. No Astrea, esse tópico ganhou atenção especial. Afinal, os usuários do software para advogados podem delegar tarefas a partir do recebimento de andamentos dos Tribunais e publicações dos Diários Oficiais. Assim, o trabalho acontece com mais sinergia e conectado ao acompanhamento dos processos e ao cumprimento do prazo processual.

Outro recurso interessante do Astrea é que o programa avisa quando a tarefa delegada foi finalizada ou quando está atrasada, facilitando a rotina do líder. Além disso, o gestor pode ter visão panorâmica de tudo o que está acontecendo no escritório e saber exatamente onde tem que atuar para agilizar o trabalho. 🙂

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3. Produtividade e organização

Pelo método manual

Você já se perguntou quanto tempo uma pessoa leva para fazer o acompanhamento processual? Nós já e fomos buscar essa informação para trazer para você!
Levando em consideração o acesso em cada tribunal, a busca individual por cada processo e o preenchimentos dos captchas – aqueles testes para certificar que você não é um robô – para cada busca, uma pessoa leva em média quatro horas para atualizar 50 processos. Isso se ela não parar para ir ao banheiro ou tomar um cafezinho.

Lembrando do primeiro tópico, sobre aproveitamento de recursos humanos, pense em quantas atividades valiosas para o escritório podem ser feitas em quatro horas. Muita coisa, não é mesmo?

Com automação de um software jurídico

Sistemas para advogados puxam várias atualizações nos tribunais simultaneamente. Dessa forma, o ganho em produtividade se multiplica! Os robôs do Astrea ultrapassam as barreiras de acesso dos Tribunais, eximindo você de preencher os captchas e tornando as atualizações facilmente acessíveis.

Com o software Astrea, você ainda conta com o auxílio de etiquetas para personalizar a sua organização – é possível criar uma etiqueta “urgente” para tratar processos que requerem prioridade, por exemplo. Além disso, os filtros de busca permitem que você encontre qualquer informação com mais rapidez e precisão. Mas vale destacar que facilidade de acesso não significa colocar dados sensíveis em risco! Por isso, no Astrea você pode restringir o acesso às informações importantes, como dados sensíveis sobre prazos e financeiro, apenas para pessoas autorizadas.

Se você já leu o nosso ebook sobre como evoluir o atendimento ao cliente com um software jurídico, deve ter visto a advogada Mariana Gonçalves, do canal Minutos de Direito, dizer que desde que começou a usar o Astrea, a produtividade dela e do escritório ficou palpável.
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4. Uso de recursos financeiros

Pelo método manual

Falamos rapidamente no tópico sobre aproveitamento de recursos humanos, mas vale retomar esse assunto aqui pois está diretamente relacionado aos recursos financeiros do escritório. Se o seu escritório utiliza o método manual de acompanhamento processual, conquistar mais clientes e lidar com um volume muito maior de processos implica na contratação de mais pessoas para dar conta da demanda de atualização.

Além de ser contraprodutivo, essa decisão dificulta outras áreas, como o alinhamento da equipe e pode necessitar do caixa do escritório um investimento maior do que seria necessário caso essa e outras etapas do trabalho fossem automatizadas.

Com automação de um software jurídico

Fazendo o acompanhamento processual e outras atividades com um software jurídico é possível ter muito mais produtividade sem precisar aumentar a equipe. Afinal, o sistema faz a busca das atualizações nos Tribunais e nos Diários Oficiais de forma automática e ainda facilita ações rotineiras, como a delegação de tarefas, o controle financeiro, a criação e gestão de documentos, e várias outras.

Tudo isso poupa muito mais tempo dos colaboradores e economiza dinheiro. Mesmo porque, com o Astrea, por exemplo, você não vai precisar contratar ferramentas complementares. O sistema é completo e funciona como um gerenciador de tarefas, gestor de atividades, gestor financeiro, gestor de clientes, gestor de equipe e ferramenta de controle de prazos. Tudo isso em uma solução fácil e usar a acessível de qualquer dispositivo com internet.

5. Atendimento ao cliente

Pelo método manual

Para escritórios que priorizam a fidelização de clientes e realmente se importam com a qualidade do atendimento, o acompanhamento processual feito de maneira manual pode apresentar algumas dificuldades. Afinal, muitos clientes entram em contato com o advogado para saber o andamento de seu processo. “O meu processo andou?”, quantas vezes você já não ouviu essa pergunta? Imaginamos que muitas.

Além de correr o risco de interromper o trabalho do advogado, a busca por atualizações nos processos pode demorar. Sem falar que, dependendo da organização do escritório, acaba colocando o cliente em uma situação desconfortável caso não haja um registro das movimentações dos processos.

Com automação de um software jurídico

Com um software jurídico todas as etapas do atendimento ao cliente ficam mais profissionais. É fácil mapear todo o caminho que o processo já passou e repassar para o cliente. É fácil manter um histórico atualizado. E é fácil deixar o cliente sempre informado sem que isso gere grande esforço da sua equipe.

O Astrea, por exemplo, conta com um espaço para você criar o histórico de atendimento do cliente. É uma excelente ferramenta para registrar informações importantes sobre o atendimento. Tem também o histórico manual, que é relacionado ao andamento dos processos. Nesse histórico, o advogado pode traduzir o juridiquês e explicar as informações do andamento para que o cliente entenda. Essa opção é interessante para usar junto com o acesso do cliente (login para que o cliente acesse os processos dele dentro do sistema).

Outra forma de manter o cliente informado do acompanhamento processual é habilitar o sistema para que envie alertas automáticos dos andamentos para o email dele. Assim, ele não vai ficar te perguntando se o processo andou. 😉

6. Risco de erro

Pelo método manual

Para quem prefere o método mais artesanal, os riscos de erro humano são constantes. Um erro de digitação pode comprometer a informação. Uma linha deletada sem querer em uma planilha pode comprometer o cumprimento dos prazos. Por isso, para quem faz o acompanhamento processual manualmente, a atenção deve ser redobrada.

Com automação de um software jurídico

Existem alguns advogados mais tradicionais que ainda duvidam, mas as informações estão muito mais seguras armazenadas em um software jurídico. Principalmente quando o sistema utiliza um serviço de nuvem confiável, como o da Google ou da Amazon. As informações que vão para o sistema saem direto dos sites dos Tribunais e Diários Oficiais. Então, a probabilidade de erro é praticamente nula.

Os softwares jurídicos da Aurum (Themis e Astrea) são os únicos que não terceirizam o serviço de busca nos tribunais. Nós temos nossos próprios robôs. Por isso, quando os tribunais barram o acesso à informação, é possível contornar a falha internamente com mais rapidez. Para o cliente, isso se converte em facilidade de resolver questões do tipo direto com a Aurum, de forma menos burocrática. Ter os nossos próprios robôs também nos permite resolver eventuais bloqueios com agilidade.

Conclusão

Refletir sobre as particularidades de cada etapa relacionada à escolha do método de acompanhamento processual é importante para avaliar se a maneira como o seu escritório está fazendo é realmente eficiente e lucrativa.

Afinal, o valor é uma das principais justificativas para adiar a contratação de um software jurídico. Mas quando se coloca na balança todos os benefícios, é fácil perceber que a mensalidade de um sistema sai muito mais em conta do que:

  • Contratar estagiários e novos colaboradores;
  • Deixar de conquistar novos clientes por não conseguir dedicar colaboradores a funções mais estratégicas;
  • Deixar de fidelizar clientes por falhas no atendimento;
  • Contratar várias ferramentas para fazer o que um software para advogados faz, entre outros.

Dica valiosa:

Os recursos de tempo, financeiro e de energia que você economizar automatizando boa parte da rotina do seu escritório, você e sua equipe podem investir no que realmente faz o escritório crescer, como marketing jurídico, aquisição de clientes e atividades intelectuais.

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Agora é a sua vez! E você, o que pensa sobre o acompanhamento processual? Tem alguma dica sobre o assunto para compartilhar com a gente? Comente aqui embaixo! Vamos adorar saber. 😉

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