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Delegação de tarefas na advocacia: como profissionalizar essa etapa

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A delegação de tarefas na advocacia nada mais é do que a prática de incumbir atividades ou projetos a outros profissionais. Assim, o gestor ou líder evita a sobrecarga de trabalho, ganha produtividade e pode focar na gestão estratégica do escritório.

Saber administrar o tempo é um dos segredos para o sucesso de qualquer advogado – e pode ser um dos motivos que trouxe você até aqui. Em uma jornada que prevê inúmeros compromissos, fazer uma boa delegação de tarefas na advocacia é fundamental para manter o controle dos prazos e da equipe.

É muito comum encontrar em escritórios de advocacia profissionais que acumulam muitas responsabilidades. Se você se identifica com esse perfil, conhece bem o “malabarismo” de (tentar) conciliar as diversas atividades em uma rotina produtiva. Gestão financeira, coordenação da equipe, elaboração de contratos e peças jurídicas, comparecimento a audiências, fóruns, reuniões e várias outras.

Fica até difícil dar conta de todo o trabalho e ainda manter a equipe constantemente informada de situações e acontecimentos importantes, certo? Por isso, um caminho possível (e recomendável) para lidar com essas questões é profissionalizar a delegação de tarefas.

Existem soluções e tecnologias que ajudam a distribuir e acompanhar melhor as atividades. Assim, é possível evitar a sobrecarga de trabalho, otimizar a comunicação entre a equipe e continuar atendendo aos prazos com precisão. É sobre isso que vamos tratar neste artigo. 

Continue a leitura para compreender o conceito de delegação de tarefas e saber como e quando fazê-la! 🙂

O que é a delegação de tarefas?

Delegar tarefas nada mais é do que a prática de incumbir atividades ou projetos a outros profissionais. A ideia é encaminhar o trabalho, orientando para que seja realizado com excelência. E, posteriormente, dar feedbacks que ajudem a aperfeiçoar cada vez mais o serviço.

Transferir responsabilidades é uma maneira de dividir com outras pessoas as obrigações e o poder de executá-las. Sentir receio de confiar atividades importantes a outro profissional é um dos motivos que inibem gestores de darem um passo essencial de liderança na advocacia para que o negócio tenha boa produtividade e cresça consistente.

Afinal, o aumento da carteira de clientes exige que o advogado gestor atue estrategicamente, direcionando o crescimento sustentável do escritório. E para chegar aí é essencialmente necessário ter uma boa sistemática de delegação de tarefas.

Vantagens da delegação de tarefas na advocacia 

Delegar tarefas é também promover o equilíbrio das demandas e compartilhar adequadamente com a equipe as informações e os conhecimentos necessários para o trabalho do escritório. Muitas vantagens podem surgir por conta de uma delegação de tarefas para advogados bem estruturada, como as listadas abaixo:

Análise de perfis e métricas

Ao delegar tarefas a outros colaboradores é possível mapear detalhadamente seus perfis, aptidões e habilidades. Ter esse nível de conhecimento sobre sua equipe contribui para ajustar trabalhos futuros. Com isso, você consegue definir atribuições e estimular ao máximo a produtividade de cada profissional.

Uma forma de identificar os melhores resultados de acordo com os profissionais que os executam é por meio do percentual de receita por serviço, importante métrica para os escritórios de advocacia.

Aumento da eficiência e do rendimento

A análise feita ao delegar tarefas para advogados também facilita a identificação de problemas e falhas que normalmente tornam escritórios improdutivos.

Com dados em mãos, você visualiza exatamente o que acontece de errado e pode agregar eficiência e incentivar o rendimento da equipe redistribuindo e realinhando atividades. Em muitos casos, a melhoria de desempenho no trabalho significa redução de custos e até aumento de receita.

Gestão focada em estratégias

A delegação de tarefas vai dar a você mais tempo para formular ações estratégicas relacionadas ao atendimento de clientes, ao andamento dos processos e gestão de projetos.

Comprometimento dos colaboradores

Perceber que o seu trabalho tem valor para o escritório é um grande motivador para os profissionais que trabalham com você. A delegação de tarefas aumenta o engajamento. Isso porque os colaboradores reconhecem a confiança que você tem neles ao serem incumbidos de tarefas importantes.

Melhoria do clima organizacional

Compartilhar as atividades melhora, inclusive, o ambiente de trabalho. A iniciativa estabelece uma colaboração saudável, além de estimular a confiança entre o time e propor bons desafios individuais e coletivos.

Quando delegar tarefas?

“Eu faço mais rápido”, “ensinar toma muito tempo”, “ninguém vai saber fazer o serviço tão bem quanto eu”. Essas são algumas das desculpas usadas por quem não quer repensar o modelo de gestão de tarefas adotado pelo escritório. Se é o seu caso, chegou a hora de mudar essa mentalidade e conhecer medidas práticas para profissionalizar a gestão de atividades.

Alguns dos melhores momentos para iniciar a delegação de tarefas são:

  • Quando sua agenda está tão cheia que te impossibilita de atender a novos clientes;
  • Quando se define um prazo importante a ser cumprido;
  • Quando se reforça quais são os objetivos do negócio, por exemplo, na aquisição de clientes, na atuação técnica, nas ações de marketing, na participação em eventos, etc.

Nessas ocasiões, é preciso verificar qual profissional é mais capacitado para exercer cada função (ou assumir o desafio) e atingir os melhores resultados. Consequentemente, é também o momento de reconhecer que essa pessoa pode não ser você.

Como delegar tarefas na advocacia?

Existem diferentes etapas a serem cumpridas para se atingir eficiência na delegação de tarefas. Confira a seguir quais são elas:

1. Definição do problema e do objetivo a ser alcançado

Para conseguir definir as questões a serem solucionadas, antes da delegação de tarefas é interessante criar uma lista com as atividades que compõem o fluxo de trabalho diário, semanal, mensal e até anual do escritório. Com essa lista em mãos, chega a hora de determinar efetivamente os objetivos de cada tarefa.

A partir dessa definição, fica mais fácil compreender onde estão os gargalos e o que deve ser corrigido. Para fazer essa listagem, o ideal é separar as atividades de acordo com as seguintes categorias:

  • Atividades que precisam ser feitas por mim;
  • Tarefas técnicas que exigem o cumprimento de alguns critérios para serem dadas como concluídas;
  • Atividades que eu gosto de realizar;
  • Tarefas que, com certeza, podem ser delegadas.

Também existem ferramentas, como o 5W2H na advocacia, que podem auxiliar na hora da definição de objetivos e atividades. 

2. Designação do responsável

Com os objetivos traçados, é hora de definir as atividades que você vai delegar e atribuí-las a seus respectivos responsáveis. Existem diferentes níveis de transferência:

  • Total: outra pessoa assume toda a atividade;
  • Dividida: a tarefa é separada em partes e cada profissional assume uma delas;
  • Por substituição: o sócio ou outro substituto assume a maioria da tarefa;
  • Com recomendações: o colaborador não tem conhecimentos para realizar a atividade integralmente, mas é capaz de contribuir com ela.

Para fazer essa segmentação, é preciso conhecer as competências de cada profissional do escritório – recomendação que já havíamos destacado anteriormente. Além disso, ainda que a delegação de tarefas seja total, é recomendável que a responsabilidade seja assumida de modo gradual para evitar erros, retrabalhos e frustrações.

3. Definição de prazos de entrega

Um pequeno atraso pode prejudicar todo o processo. Por isso, é muito importante que, ao iniciar a delegação de tarefas e de repassar responsabilidades, você explique o que espera do profissional. Além disso, deixe claro e quais são as datas limites para cada entrega.

Procure se dispor a auxiliar seus colaboradores diante de qualquer obstáculo e defina formas de acompanhar o cumprimento das atividades. Nesse caso, é importante buscar uma alternativa que simplifique a gestão de tarefas e da equipe. Caso contrário, você pode ganhar uma certa organização, mas não vai vencer o desafio de utilizar melhor o tempo.

4. Revisão da atividade

Delegar também requer acompanhamento e supervisão. Por mais que o colaborador tenha maior poder de decisão e autonomia, é preciso ter disposição para auxiliá-lo sempre que necessário.

Por isso, é importante se informar sobre o andamento das tarefas, se o escopo vai ser atingido e está dentro do prazo, como está a qualidade do trabalho desenvolvido, etc. Dependendo da estrutura do seu escritório, essa verificação pode ser feita por você ou por um supervisor.

De qualquer forma, o ideal é oferecer os recursos necessários ao invés de impor ordens. Tenha em mente que erros vão acontecer e é melhor sanar as dúvidas para reduzir os obstáculos.

5. Conclusão da tarefa

Ao finalizar a atividade, é importante fazer uma avaliação de desempenho e mensurar os resultados. Ao observar a performance e a atuação dos colaboradores, você consegue coletar informações para repassar feedbacks construtivos, que ajudam no desempenho profissional e no aperfeiçoamento das próximas entregas.

Planilha de gestão de tarefas

Para te ajudar com a delegação de tarefas na advocacia, criamos a planilha gratuita de gestão de tarefas com exemplos e informações importantes. A ideia é que com esse material você possa começar a delegar e fazer uma boa gestão em seu escritório. Para ter acesso, basta fazer o download clicando abaixo:

baixar planilha gratuita de gestão de tarefas

Profissionalize a delegação de tarefas na advocacia

Sim, é neste tópico que você descobre, finalmente, como colocar as dicas em prática sem acumular ainda mais trabalho. 😉

Ao cumprir as etapas da delegação de tarefas, você vai basicamente fazer uma sistematização de todo o trabalho do escritório. E para potencializar os resultados, é muito importante utilizar a ferramenta certa.

Assim, você consegue profissionalizar a delegação de tarefas para advogados sem burocratizar o cotidiano no escritório. Afinal, muitas dessas etapas podem (e devem!) ser facilitadas ou automatizadas por um software jurídico, fazendo valer o seu tempo e contribuindo para que você tenha uma advocacia de alta performance.

Com um programa para advogados adequado, você pode delegar tarefas e configurar alertas sobre o recebimento, a conclusão e o atraso por parte dos responsáveis. Então, é mais fácil controlar prazos, gerenciar a equipe e evitar imprevistos que colocam em xeque a reputação do seu negócio.

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Delegação de tarefas utilizando um software jurídico

Além de facilitar o monitoramento do trabalho e o encaminhamento de feedbacks, um software para advogados também absorve práticas repetitivas, padroniza e gerencia fluxos de trabalho. O melhor software jurídico torna desnecessário, por exemplo, delegar o acompanhamento processual a uma pessoa, já que desempenha automaticamente essa tarefa.

Outro ganho que a ferramenta oferece ao escritório é a possibilidade de concentrar as informações em um único lugar, facilitando o gerenciamento, a organização e a pesquisa dos dados armazenados. A criação de peça processual e documentos jurídicos também é facilitada por um sistema. Alguns, inclusive, contam com modelos de documentos jurídicos prontos e permitem que você crie os seus próprios e os personalize com muita rapidez.

A tecnologia atual permite ainda que você acesse informações e delegue tarefas pelo smartphone, pois o site é responsivo. Assim, suas idas ao fórum e viagens a trabalho ficam mais produtivas e sem aquela sensação de “perda de tempo” ou acúmulo de atividades. 

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Conclusão

Depois deste artigo fica claro que a delegação de tarefas é fundamental em um escritório de advocacia, certo? Se você percebeu que ainda precisa ajustar alguns pontos para ter mais sucesso nessa etapa do trabalho, aproveite as dicas que compartilhamos e a planilha gratuita de gestão de tarefas na advocacia. 🙂

Temos certeza que os resultados vão valer a pena!

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Aproveite e conte para gente como você faz a delegação de tarefas no seu escritório? Tem alguma sugestão ou história para compartilhar com os leitores do blog? Comente aqui embaixo. 🙂

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Vamos continuar a conversa?

  • João disse:

    Por que só se escreve quando pergunta. Quando pronuncia ou responde, use porque.
    Escritório de advocacia tem de saber bem o português.

    • Lila Alves disse:

      Oi, João. Como vai?

      Na verdade, por que (escrito assim separado) também pode ser usado de forma relativa, para além do uso mais comum, que é no início de perguntas. Nesse caso, ele substitui as variações de “pelo qual”. De qualquer forma, vamos alterar para evitar maiores dúvidas.

      Abraços

  • Everaldo Correa disse:

    Em relação aos artigos que recebo, sem comentários, meu escritório tem muito a agradecer-lhes pelos contatos corretos e facilidade em adapta-los.
    nosso muito obrigado

3 Comentários
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