A gestão de projetos na advocacia é um conjunto de boas práticas utilizadas para planejar, executar e monitorar projetos de um escritório. Pode ser feita por meio de técnicas e metodologias de outras áreas, ou mesmo com o uso de um software jurídico, como o Astrea.

Você já deve saber que a gestão de projetos começa na escolha dos métodos a serem utilizados e é continuado com uma boa comunicação entre a equipe. Mas, hoje, viemos falar melhor sobre a etapa intermediária, que é a adoção da ferramenta adequada.

Em termos práticos, vamos mostrar por que um software jurídico como o Astrea pode ser o que falta para o seu escritório ter mais consistência no planejamento e na prática da gestão de projetos. Confira!

Gestão de projetos na advocacia

Você e sua equipe já começaram algum projeto que foi interrompido no meio do caminho?

Se a resposta foi “sim”, saiba que você está na mesma situação que a grande maioria das pessoas. Iniciar ou manter uma gestão de projetos consistente em escritórios de advocacia, assim como em qualquer negócio, pode ser desafiador. Isso não é necessariamente ruim. Afinal, desafios podem ser empolgantes. E com boa preparação, é possível enfrentá-los com mais segurança e assertividade.

Para que essa seja uma realidade no seu escritório, é fundamental ter um cenário favorável para o planejamento e a execução das atividades.

Se você acompanha os conteúdos da Aurum, já deve se familiarizar com a técnica 5W2H. Resumidamente, o método nada mais é do que um check-list administrativo de atividades, prazos e responsabilidades. 

Ele tem esse nome pois busca definir:

• What (o que vai ser feito)
• Why (por que será feito ou como a tarefa contribui para atingir o objetivo)
• Where (onde será feito)
• When (quando será feito)
• Who (quem é o responsável)
• How (como será feito)
• How much (quanto vai custar)

O uso do 5W2H na advocacia é bastante amplo. É útil nos planejamentos estratégico, prático e operacional. Além disso, também é frequentemente utilizado em gestão de projetos, gestão de riscos e gestão orçamentária.

Como otimizar a gestão de projetos com o Astrea

Falamos acima como projetos podem ser iniciados com a ferramenta 5W2H. Agora, como citamos no início deste texto, vamos explicar de que maneira o software para escritórios de advocacia Astrea possibilita a aplicação desse e de outros métodos de gestão de projetos. 

Continue a leitura para descobrir.

Mais segurança na tomada de decisão

Este tópico atende a um dos H do método 5W2H, que é o “how much” (quanto vai custar). O custo, nesse caso, pode ser tanto em valor financeiro quanto em tempo utilizado.

Vamos supor que você e sua equipe pretendem iniciar um projeto para aumentar a receita mensal líquida do escritório em 20%. 

Para isso, definiram como ações:

1. Analisar processos e casos com débito; e
2. Cobrar clientes inadimplentes.

Com o Astrea, você encontra e consulta dados financeiros, além de informações sobre processos, casos e clientes de forma rápida e fácil. 

É possível mapear débitos e pendências, checar rapidamente o contrato de honorários, gerar relatórios – inclusive de timesheet -, e muito mais. Resumidamente, você tem acesso a todas as informações financeiras, dados de clientes, processos e casos que precisa para tomar decisões e ações.

Pelo financeiro do melhor software jurídico é possível, ainda, checar a viabilidade de algum projeto que necessita investimento a partir da análise do caixa do escritório.Além disso, você consegue emitir e enviar boletos de cobrança pelo sistema.

Como a proposta do projeto que trouxemos como exemplo é aumentar a receita mensal, vale dizer que, no Astrea, você só paga por boleto debitado e não por boleto emitido. Ah, e a taxa é única! 😉

Facilidade e organização na delegação de tarefas

Delegar tarefas é uma etapa fundamental da gestão de projetos. Para que uma atividade corra conforme o planejamento, é preciso que ela seja bem definida, delegada em ambiente adequado e tenha seu desenvolvimento acompanhado até a conclusão.

É por facilitar todo esse ciclo que o software jurídico Astrea é a ferramenta ideal para registrar o “what” (o que vai ser feito), “who” (quem vai fazer) e “why” (por que essa atividade vai ser feita). E já vamos explicar o motivo!

O sistema oferece o ambiente ideal para a gestão de atividades em escritórios de advocacia. Facilita o trabalho em equipe, mas também permite que cada colaborador aja de forma autônoma, se responsabilizando por suas entregas.

Para você entender de forma prática, indicamos que assista o vídeo abaixo, em que a advogada Mariana Gonçalves fala sobre como delega tarefas com o Astrea.

A partir da definição de responsáveis por um projeto, você ou alguém da sua equipe pode, por exemplo, criar sua lista de atividades e inserir seus compromissos na agenda (integrada com as agendas do Google, Outlook e Apple). Para projetos que necessitam atividades mais autônomas, essa é uma ótima opção. 

Ah, e para deixar tudo mais contextualizado no sistema, as listas de atividades do Astrea podem ser relacionadas a um processo, caso ou cliente. 

Outra possibilidade é criar tarefas a partir das atualizações de algum processo ou prazo processual. É uma ótima forma de facilitar o trabalho em equipe por permitir a divisão de atividades. Além disso, sempre que alguém receber alguma demanda o sistema envia um alerta interno ou por email. 🙂

Otimização do trabalho do líder ou gestor

Além de ser ótima opção para facilitar o alinhamento da equipe, a gestão de atividades no Astrea torna mais prático o trabalho do líder ou gestor do projeto.

Isso porque, assim como quem vai executar a demanda recebe notificação via email ou pelo sistema, quem delega recebe as atualizações da situação daquela tarefa – se ela foi concluída ou está atrasada, por exemplo.

Isso oferece ao líder uma visão panorâmica do que acontece no escritório, dando mais controle e feedback sobre o andamento do projeto.

Essa relação tem muito a ver com o “how” o “when” da técnica 5W2H. Afinal, o sistema permite que líder e colaboradores saibam como e quando cada atividade será feita. 

Mais organização na gestão de projetos

Contar com um sistema desenvolvido especialmente para atender as necessidades da advocacia pode ser um grande diferencial na forma como é feita a gestão de projetos no seu escritório.

O uso do Astrea se assemelha muito ao de um software de gestão de tarefas. Por isso, oferece formas práticas para que a equipe trabalhe com foco, de forma colaborativa e sem necessidade de micro-gerenciamento.

O sistema concentra, organiza e relaciona os principais dados que você vai precisar para conduzir os projetos. E por ser uma ferramenta completa e fácil de usar, oferece economia de tempo e recursos de pessoal e financeiro. 😉

As etiquetas personalizadas também são um recurso interessante para uma boa gestão de projetos. Elas facilitam a organização e o encontro das informações – basta criar uma para cada projeto. Assim você mantém todos os dados facilmente acessíveis sem correr o risco de perder alguma etapa importante.

Por isso o Astrea também contribui para responder o “where” (onde fazer) do 5W2H. 🙂

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Conclusão

Esperamos que este conteúdo tenha contribuído para esclarecer como um software jurídico pode ser uma ferramenta necessária (e coringa!) para uma boa gestão de projetos na advocacia – além de todos os outros benefícios que oferece.

Para finalizar, e auxiliar na sua decisão de adotar um sistema para a sua rotina, compartilhamos este outro vídeo, em que a advogada Mariana Gonçalves compartilha sua experiência com o Astrea.

Você tem alguma dúvida ou história para compartilhar sobre o tema? Comente aqui embaixo, vamos adorar saber 🙂