Você já parou para pensar no quanto uma boa divisão de tarefas pode trazer benefícios práticos e importantes para seu escritório de advocacia? Imagino que foi essa reflexão que trouxe você até aqui. 

Mas, se você ainda não se questionou sobre esse tema, não tem problema! Sempre é tempo de repensar a rotina para evoluir cada vez mais. 😉 

Mais escalabilidade, foco em ações estratégicas, engajamento e autonomia da equipe, além de segurança e tranquilidade para se ausentar do escritório. Esses são apenas alguns dos muitos ganhos que você e seu escritório podem conquistar a partir de uma delegação de atividades bem estruturada.

Benefícios da divisão de tarefas com um software jurídico

Um bom software jurídico pode ser a ferramenta que faltava para evoluir a sua delegação de tarefas. Para ajudar você a enxergar como isso pode funcionar na prática, conversamos com dois advogados sobre a divisão de tarefas no Astrea.

Mariana Gonçalves, do escritório Rezende e Gonçalves, falou sobre como estruturar a divisão de tarefas com um software jurídico permitiu que ela e seus colaboradores tivessem a estrutura adequada para oferecer um atendimento excelente aos seus clientes.

Já Leonardo Lanzini, do escritório Sesti e Lanzini Advogados, contou como conseguiu ter uma equipe mais ágil e prazos cumpridos até antes do previsto com uma delegação de atividades prática e inteligente.

Se preferir, você pode acessar as entrevistas no índice clicável acima. 🙂

Como a advogada Mariana Gonçalves organiza a gestão de tarefas no escritório

Se você costuma ler o nosso Portal ou é uma pessoa ativa em redes sociais, deve conhecer a advogada Mariana Gonçalves. Além de sócia do escritório Rezende e Gonçalves, em Belo Horizonte, é conhecida por sua atuação no Instagram e pelo seu canal no Youtube, Minutos de Direito, com mais de 100 mil inscritos.

O escritório de Mariana é especializado em Direito Imobiliário e conta com três advogados, sendo dois sócios e uma associada recém-chegada à equipe, e um estagiário. Segundo Mariana, o escritório atua de forma “artesanal” e não lida com processos. Para ela e sua equipe a qualidade no atendimento ao cliente é a maior prioridade. 

Essa prioridade é percebida nas práticas dentro do Astrea, software jurídico que utiliza há mais de três anos. No nosso bate-papo ela conta como o sistema facilita e organiza a delegação e a execução das atividades para garantir a melhor experiência aos clientes. Confira!

Como funciona a rotina no seu escritório? 

Mariana: A primeira coisa que todo mundo tem que fazer é abrir o Astrea. Como cada pessoa tem mais ou menos o seu horário de trabalho, o Astrea é a minha forma de me comunicar com eles [sócio e colaboradores] sem precisar mandar e-mail, ligar ou mandar Whatsapp.

Então a rotina é chegar no escritório, ligar o computador e abrir o Astrea. E aí prestar atenção nos alertas. É por ali que a gente vê quais atividades de ontem não foram feitas e, portanto, se tornaram urgentes, e também as novas tarefas.

Depois de organizar alertas, tarefas e dar uma olhada geral, vou para a parte de “agenda” do Astrea. 

Por que você centraliza a comunicação no Astrea?

Mariana: Organização. Tudo fica salvo no histórico do cliente, então quando preciso rever algum caso, eu consigo saber exatamente o que aconteceu, quando deleguei e tudo mais. Então, eu consigo ver exatamente o que está acontecendo com aquele cliente, com aquele caso. 

É possível manter o histórico no e-mail? Sim, mas obviamente vai tomar muito mais o meu tempo e trazer uma série de complicações para tentar manter o histórico onde eu recebo desde propagandas da farmácia até publicação, e-mail de cliente. 

Ali é realmente para receber a informação e arquivar – tanto que quando recebo e-mail de cliente, eu copio e colo no Astrea. “Dia tal eu recebi um e-mail com o seguinte texto…” E aí dou CTRL+C, CTRL+V no e-mail. Assim eu nunca preciso voltar no e-mail para ver a informação.

Pelo Whatssap tem a mesma questão de desordem e mistura. O aplicativo é usado para falar com familiares, com amigos, além de tratar questões de trabalho. Eu trabalho até tarde, mas sei que tem gente que precisa se desligar 100% depois do expediente. 

Então, como eu nunca vou saber se é um dia bom ou não, evito mandar mensagens depois que a pessoa sai do escritório. Procuro respeitar o tempo e a vida pessoal dela.

O Astrea me ajudou nisso. Não vou enviar mensagem pra ninguém à meia noite, vou mandar essa dúvida ou essa tarefa no Astrea, e aí quando a pessoa sentar na mesa e olhar o sistema, vai ver essa dúvida e me responder, ou ver a tarefa e fazer.

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Como você organiza a prioridade das atividades no Astrea?

Mariana: Todo mundo no escritório utiliza a agenda do Astrea no modo “lista”. Assim já fica tudo bem separadinho: o que está em vermelho, amarelo e verde. A ordem é iniciar pelas atividades em vermelho, depois as amarelas e depois as verdes. As cores representam a prioridade das atividades.

As atividades vermelhas são urgentes. Eu sempre vou cuidando na hora de delegar. Conhecendo a produtividade e eficiência de cada um que trabalha no escritório, sei que a gente faz bem duas tarefas urgentes por dia. As atividades vermelhas geralmente são de alta complexidade intelectual, como produzir alguma peça, redigir um contrato, fazer uma pesquisa detalhada.

As amarelas ou verdes são atividades mais mecânicas ou com baixa complexidade intelectual: ligar para clientes, emitir uma guia, pedir um documento. Essas já não tem alto impacto no raciocínio da pessoa. Dessas eu e as outras pessoas temos um volume diário um pouco maior.

Como funcionava a delegação de tarefas no escritório antes do Astrea?

Mariana: Era no grito, né. [risos] Para delegação de tarefas a gente tinha agenda de papel, que era terrível. E também teve uma época – foram várias tentativas porque isso também é evoluir, ir testando para ver o que dá certo – que a gente usava a agenda do Google dividida em cores diferentes. 

Eu não tinha essa técnica de separar, de pensar nas complexidades do serviço. Depois que entrou o Astrea, pronto. Nunca mais me preocupei em ficar criando tabelas mágicas de excel e de Google.

Quais os agravantes de fazer a delegação de tarefas dessa forma?

Mariana: Essa falta de análise da importância de cada coisa me fazia trabalhar muitas horas por dia. Uma pessoa obstinada e que gosta de cumprir metas fica sentada até fazer o negócio acontecer. Mas não era produtivo fazer, mas não fazer bem feito como deveria ser, na qualidade certa. 

Outro problema de delegar pela agenda do Google é que você marca lá pra fazer a tarefa  às 7h da manhã e aí quando dá 9h da manhã e você olha a agenda, a atividade fica marcada como evento realizado, como se você tivesse feito. Não tem como “dizer” que você fez ou não, então às vezes acabava passando alguma coisa. E se você deleta a atividade da agenda, você perde o histórico. 

Depois que você vai construindo uma cartela de clientes, com serviços de maiores complexidades, precisa de um lugar para armazenar histórico.

Uma das coisas que eu gosto muito é emitir para meu cliente um relatório do que eu fiz e dizer: “olha, tá aqui, foi por isso que você pagou X mil reais, tudo isso nessas datas, desse jeito”. Se isso não é agregar valor num serviço que foi feito, num pós venda, eu não sei o que é.

Quem faz delegação de tarefas no seu escritório?

Mariana: Eu delego tudo para todo mundo. Detalho bem cada etapa da atividade para o estagiário. Já para advogados eu acabo delegando de forma mais ampla. Sinalizo que aquilo precisa ser feito e então ele decide como fazer, qual a melhor maneira.

Além da lista de tarefas, qual outro recurso você usa para a gestão de atividades no seu escritório?

Mariana: O que eu uso são as “atividades pré-programadas” do Astrea. O que é mais comum a gente vender para os clientes como prestadores de serviço, está ali, porque já analisei, já pensei. Montei todo o esquema, daí só clico na atividade pré-definida, crio todas, coloco as datas, tudo certinho. 

A atividade pré-definida permite prever grau de importância, complexidade, prazos, pessoa específica para fazer [a tarefa], enfim. Somos um escritório pequeno, com dois sócios, um escritório artesanal. A gente analisa cada caso, mas já temos as coisas pré-definidas, o que facilita bastante.

Como você utiliza as atividades pré-programadas do Astrea?

Mariana: Pensando na experiência do cliente. O cliente chega, entra no escritório, é atendido, fecha o contrato. Quando ele fecha o contrato, ele vem para minha responsabilidade. Eu vou elaborar o contrato, ele vai assinar, eu vou determinar como será o pagamento e incluí-lo no sistema. Vou delegar aquele cliente para alguém após uma análise.

Nesse momento, eu crio o caso e coloco na descrição o que a gente precisa fazer, qual o objetivo, qual o prazo para entregar ao cliente. Depois eu vou para as atividades pré-definidas (já sei quais estão lá), e dessas tarefas pré-definidas vejo qual delas o meu cliente irá precisar e seleciono. Essa é a trajetória.

O que você diria para alguém que está pensando em contratar um software jurídico?

Mariana: Hoje, no meu curso de gestão de escritório e carreira, conto que, quando comecei o escritório, não fui atrás de um software porque na minha cabeça era caro e não valia o investimento. Isso ficou tão certo na minha cabeça que não me permitiu nem ir atrás de fazer um orçamento.

Se eu tivesse, desde o primeiro dia, um software especializado, pelo menos metade dos meus dilemas profissionais do dia a dia estariam resolvidos. E aí eu poderia focar todo o meu nervosismo em resolver as outras coisas.

Alguma dica para quem deseja contratar um sistema para escritório de advocacia pensando em uma melhor gestão das tarefas?

Mariana: Uma das funções que o sistema tem que ter é realmente poder definir o nível de complexidade ou importância [das atividades]. Você e sua equipe vão determinar se é complexidade ou prazo, mas tem que ter isso de alta, média ou baixa. É importantíssimo para uma boa gestão de tempo, produtividade e eficiência da equipe. 

Outra coisa é poder delegar as tarefas, não cuidar apenas das suas, mas poder compartilhar com outras pessoas as suas atividades e acompanhar a execução delas. 

O sistema tem que te alertar que a atividade que você delegou foi concluída ou que está atrasada, não porque você não confia na sua equipe, mas porque é sua responsabilidade – se você estiver à frente do escritório. Assim você poupa a conversa diária de saber se tal atividade foi concluída e tira o “peso” de parecer uma cobrança. Você poupa tempo também. O sistema faz isso pra você e de uma forma muito sutil.

Onde encontrar a Mariana Gonçalves

• Site: marianagoncalves.com.br
• Site: rezendegoncalves.com
• Canal do YouTube: Minutos de Direito

Saiba como o advogado Leonardo Lanzini garante entregas antes do prazo com o Astrea

Leonardo Lanzini é especialista em Direito Previdenciário e atua também nas áreas Cível, Tributário e Tecnologia. Cliente Astrea há mais de cinco anos, presenciou mudanças importantes no escritório que hoje atua como sócio. 

Antes de se chamar Sesti e Lanzini Advogados, o escritório, localizado em Porto Alegre, era conhecido por ASC Advogados. Talvez você até conheça esse nome da entrevista sobre controle de prazos processuais que fizemos há algum tempo. 

Antes a equipe do escritório era formada por dois advogados atuantes. Hoje em dia, o escritório Sesti e Lanzini Advogados conta com três advogados e dois estagiários. Com atuação em Direito Previdenciário, Tributário, Empresarial, Bancário, Cível, Consumidor e Imobiliário, o escritório lida com um grande volume de processos. 

Para cumprir todos os prazos e surpreender os clientes com agilidade e qualidade no trabalho, o escritório de Leonardo precisa ter uma delegação de tarefas prática e bem organizada. No bate-papo a seguir ele conta como isso é possível e revela de que maneira o escritório consegue concluir as atividades até antes dos prazos. Confira a entrevista completa!

Como funciona a organização do seu escritório?

Leonardo: Hoje somos em dois advogados e três estagiários aqui no escritório, uma estrutura diferente da anterior e que muda também a utilização do sistema, porque a gente precisa passar muito mais informações para os estagiários poderem trabalhar. 

O que vem ajudando muito nisso é a integração do Astrea com o Google Drive. Porque, como a gente  utiliza bastante o Google Drive, eu já posso criar prazos e tarefas no Astrea vinculando um modelo específico que está no Drive, ou dando alguma orientação para o documento do cliente. Então isso tem ajudado bastante na hora de designar as tarefas. 

E como vocês fazem a divisão e delegação de tarefas?

Leonardo: Todos os dias eu chego no escritório, abro o Astrea e vejo o que tem de novos expedientes e de andamento processual. Aí, a partir do andamento do processo, eu já delego tarefas para todo mundo. Com o sistema é mais fácil de fazer esse controle, essa gestão. 

As tarefas, principalmente que têm relação com os prazos processuais, a gente consegue cumprir até antes do prazo com o Astrea. Muitas vezes a gente está com o prazo cumprido e protocolado antes mesmo de sair a nota no TJ. Eu lembro de já ter “ganhado” 15 dias de prazo usando o Astrea.

Como era a delegação de tarefas antes do Astrea?

Bem informal. Era falada, por bilhetes, Whatsapp. Enfim, não tínhamos um método específico.

Quais os agravantes desse tipo de delegação de tarefas?

Leonardo: O grande problema é que, às vezes, todo mundo resolvia pedir tudo para o mesmo dia. Então, não tinha como fazer. Era necessário reorganizar sempre para fazer ao longo da semana. 

Não era necessário só organizar as atividades de uma forma que todos pudessem ver o que e quando deveria ser feito, e controlar se tinha sido feito ou não – que o Astrea permite –, como também era necessário ter isso [um histórico] por uma questão de organização do escritório para crescimento também. 

O que mudou na gestão de atividades com o uso do Astrea?

Leonardo: Nós conseguimos adiantar muitos prazos nos processos. E isso é convidativo para os clientes, porque eles querem o andamento do processo o mais rápido possível. E uma organização até para a gente ficar tranquilo que os prazos estão ali sendo cumpridos e podem ser vistos. 

Então a gente tem um aviso se está chegando perto do prazo e a tarefa não foi feita, se está faltando algum documento que o cliente não avisou. Tudo isso precisa ser planejado, mas mesmo assim a gente sabe que vai estar bem seguro quanto à realização do prazo.

Por isso, a possibilidade de receber os andamentos no sistema e dentro dos andamentos já fazer o prazo e delegar a tarefa ajuda bastante também.

Na sua opinião, o Astrea contribui para a gestão da equipe do escritório?

Leonardo: Com certeza o Astrea agiliza muito o trabalho. Passar um prazo já com início, meio e fim para um estagiário é muito bom. Isso porque, assim, ele já tem ali um modelo de como deve ser feito, já tem a linha de raciocínio que eu quero seguir e para qual cliente deve ser feito. Isso já ajuda muito. 

Alguma dica para quem deseja contratar um software para escritório de advocacia?

Leonardo: A dica que é para a pessoa usar o período de experimentação e checar se é um sistema que ela realmente gosta de usar. Porque como é algo que vai ser visto e utilizado para trabalhar todos os dias, não pode ser difícil para usar. A ideia é que facilite – como o Astrea faz. 

É válido testar as funcionalidades, a delegação de tarefas, ver os tutoriais, tirar dúvidas… até chegar a decisão de “é esse software que eu vou usar”. 

Onde encontrar Leonardo Lanzini

• Site: sestilanzini.com.br/

E você, como faz a delegação de atividades no seu escritório? Já pensou em contratar um software jurídico para ajudar você nessa missão? Compartilhe sua história com a gente, vamos adorar saber! 😉