Saiba como contratar o programa para advogados que vai evoluir seu escritório

Não contrate um programa para advogados antes de ler essas 7 dicas

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Com tantas opções disponíveis no mercado, como escolher o programa para advogados ideal para o seu dia a dia? Se ao pensar em contratar um sistema – ou trocar aquele que contratou na época em que usar Windows 98 era a última moda – você se sente perdido, confuso e sem saber por onde começar, este conteúdo vai ser como um norte para a sua decisão.

Afinal, o nosso objetivo aqui é ajudar você a clarear as ideias e mostrar que, para a tecnologia cumprir sua missão e facilitar a rotina individual e coletiva de toda a equipe, é importante contar com um programa para advogados que atenda às reais necessidades do seu escritório. Ah, e claro, tendo sempre em mente o presente e o futuro do seu negócio jurídico.

Escolher o sistema que todo mundo usa como único critério de decisão é uma atitude tão ultrapassada quanto comprar um computador de última geração com o Windows 98 instalado. Até porque as primeiras experiências com um software jurídico não precisam ser tão difíceis quanto a primeira vez que você se aventurou no Excel, certo? 😉 Sabendo disso, preparamos sete dicas certeiras para você dar aquele match com o programa para advogados pronto para elevar ainda mais o nível do trabalho do seu escritório!

7 passos para acertar na escolha do programa para advogados ideal

1. Pense no futuro do seu escritório

A escolha do sistema para o seu escritório pode impactar bastante as decisões estratégicas do seu negócio jurídico. Então, antes de decidir qual programa para advogados é ideal para a rotina do seu escritório, tente fazer uma viagem ao futuro e cogitar a possibilidade de expansão do seu negócio.

Ainda que essa perspectiva pareça remota para o momento atual, não deixe de levar em consideração que contratar novas pessoas e começar a gerir um número muito maior de processos vai exigir do seu programa para advogados mais espaço de armazenamento, acesso para novos usuários e alguns recursos que hoje podem não parecer necessários.

Então, avalie com cuidado os planos (conheça os planos do Astrea!) e certifique-se que o software pelo qual você se interessou é escalável e cresce junto com a evolução do seu negócio. Produzimos um conteúdo explicando como o Astrea acompanha as mudanças no escritório de advocacia, vale a pena dar uma olhada depois de terminar de ler este artigo. Tomar esses cuidados reduzem as chances de precisar buscar um novo software jurídico em poucos meses.

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2. Dedique tempo para experimentar o programa para advogados

Muitos programas jurídicos permitem um período de uso gratuito. No Astrea, esse tempo é oferecido para que as pessoas interessadas no sistema para advogados de fato conheçam o produto e descubram se a ferramenta atende verdadeiramente às necessidades do escritório e da equipe.

No entanto, em uma rotina fictícia, em período de férias ou com apenas alguns minutos de uso fica difícil descobrir os verdadeiros benefícios do produto. Portanto, antes de pensar em usar o recesso forense, o fim de semana ou a pausa do almoço para fazer isso, aproveite os dias de gratuidade para utilizar o sistema como se estivesse pagando. Cadastre processos, agende compromissos, delegue tarefas, gerencie atividades do dia a dia e, principalmente, use aquelas funcionalidades que são mais importantes para o seu trabalho.

Mas vá com calma e teste apenas um sistema por vez. Simular um cenário mais próximo possível do real vai permitir que você conheça bem o software jurídico e avalie se as funcionalidades, a proposta do produto e a usabilidade atendem às suas expectativas e necessidades.

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3. Envolva a equipe do escritório na decisão

Quando você finalmente contratar o programa para advogados ideal para o seu escritório, quem vai utilizá-lo? Pensar nisso é muito importante para perceber as vantagens de envolver, tanto no período de gratuidade quanto na hora de bater o martelo – com o perdão do trocadilho –, as pessoas que efetivamente vão utilizar o sistema no dia a dia.

A nossa dica é pedir para que elas também experimentem o sistema para advogados, anotem suas impressões, destaquem pontos positivos e de atenção e depois se reúnam com você para conversar sobre os aspectos levantados. Sabendo a opinião fundamentada da sua equipe, vai ficar mais fácil não apenas optar por um bom programa para advogados, mas também adaptar sua equipe ao uso do novo software jurídico. Afinal, muitos deles já vão conhecer a ferramenta. 😉

4. Avalie o contato com a empresa que desenvolve o programa

Além de entender e avaliar o funcionamento do sistema, o período de gratuidade é a oportunidade perfeita para você conhecer e analisar também o atendimento da empresa e a disponibilidade dos colaboradores em ajudar.

A nossa recomendação, principalmente quando você e sua equipe forem aproveitar o tempo de gratuidade do Astrea é: quando sentir dificuldade para encontrar alguma ferramenta ou tiver alguma dúvida, experimente falar com nossos consultores pelo chat online disponível aqui no blog e dentro do sistema. E se você for do tipo que prefere explorar as ferramentas por conta própria, peça orientação para alguma atividade que você já descobriu como faz, apenas para saber como vai ser a orientação e poder avaliar a qualidade do atendimento.

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Outra dica bacana é conhecer os conteúdos da empresa responsável pelo sistema. O programa para advogados ideal sempre busca orientar seus usuários para a melhor experiência. Sendo assim, não deixe de conhecer o blog, visitar a central de ajuda, assistir aos vídeos tutoriais, ler as dicas enviadas por email e, principalmente, conhecer a opinião de pessoas que já usam o sistema (é por isso que temos a categoria “Reviews de clientes” aqui no blog, você já conhece?). O acesso a conteúdos complementares facilita bastante o uso e permite que você conheça o software de vários ângulos diferentes!

5. O programa para advogados ideal precisa ser seguro

Para que a relação de confiança entre você, o software jurídico e a empresa que o desenvolve comece bem, é muito importante ter certeza que seus dados vão estar seguros e protegidos. Assim, você vai poder cadastrar e armazenar informações sigilosas com tranquilidade. Muito além de uma simples cautela, checar a segurança do software que você tem interesse é uma forma de garantir a proteção do seu escritório e a privacidade dos seus clientes.

Tem dúvidas de como identificar um sistema jurídico seguro? Comece se informando sobre qual servidor o programa para advogados utiliza para armazenar os dados. Os dois mais conhecidos e confiáveis são Amazon e Google.

A vantagem de sistemas para advogados como o Astrea que utilizam os servidores da Google, é poder contar com um serviço de segurança que, além de possuir o selo de qualidade da gigante, conta com um sistema de backup avançado. Afinal, quem cuida dos servidores de terceiros são as mesmas pessoas que trabalham para garantir a segurança dos produtos da própria Google. Já pensou usar um software jurídico tão seguro e acessível quanto o Google Drive? É possível. 😉

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Outro ponto importante sobre a segurança de um bom programa para advogados é a possibilidade de administrar quem visualiza e altera determinadas informações. No Astrea nós chamamos essa funcionalidade de controle de acesso. Esse tipo de recurso é muito importante para advogados que trabalham em equipe, para garantir que nenhum dado sensível sobre um prazo seja acessado indevidamente, para proteger informações financeiras e também para garantir aos sócios e líderes do escritório que nenhum documento seja alterado ou perdido.

6. Não esqueça da segurança social

Além da segurança técnica, mais relacionada com a tecnologia, existe a segurança social. Para acertar na escolha do sistema para advogados ideal, é importante também verificar se existe alguma reclamação cadastrada no Reclame Aqui e observar como a empresa se relaciona com as pessoas nos diferentes pontos de contato.

Vale checar ainda se a empresa preza pela transparência na comunicação. Uma maneira de fazer isso é conferir as avaliações na página do Facebook (a propósito, você já segue a Aurum no Facebook?). Comece verificando se o esse recurso é aberto aos usuários (se não for, desconfie). Depois, descubra como são os comentários, as interações com a marca e como a empresa responde reclamações e feedbacks negativos. Esse tipo de informação ajuda a mensurar o nível de credibilidade da empresa e pode ser fundamental na hora da decisão final.

7. Valorize sua experiência de uso

Ainda pensando em possibilidade de crescimento e novas contratações, outro ponto fundamental é a facilidade de uso do programa. Um design bem resolvido vai muito além da aparência.

A função do design é, acima de tudo, oferecer as melhores experiências de uso e tornar o processo de aprendizado do programa para advogados muito mais intuitivo. Dessa forma, quanto mais fácil o sistema for de usar, mais fácil vai ser introduzi-lo a novos funcionários do seu escritório. Modéstia para lá, o Astrea é 5 estrelas na avaliação dos nossos clientes quando o assunto é design!

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Dica bônus: conheça a proposta da empresa por trás do programa

Nem sempre o sistema ideal para o seu escritório vai ser o mais robusto ou o mais usado entre seus colegas. Como falamos anteriormente, o programa para advogados ideal é aquele que atende às suas principais expectativas e necessidades. E, muitas vezes, essas necessidades incluem outras questões que vão além do produto que você quer adquirir.

Por isso, procure conhecer a empresa que existe por trás do software. Veja se o propósito da marca combina com o seu e com o do seu escritório. Avalie a linguagem, o posicionamento, o cuidado com o relacionamento. A tecnologia muda o tempo inteiro, mas os valores e o propósito de uma empresa são a base que sustenta as decisões.

Aqui na Aurum, temos a felicidade e o orgulho de dizer que desenvolvemos nossos softwares atendendo a esses critérios. Se você quiser saber mais, visite nosso site. E, se mesmo depois dessa lista, você ficou com alguma dúvida sobre como escolher o melhor programa para a sua realidade, não deixe de conferir o guia completo sobre como escolher o melhor software jurídico. Temos certeza que a resposta para as suas dúvidas está lá!

E se você acredita que o Astrea tem potencial para ser o programa para advogados ideal para o seu escritório, comece experimente o sistema gratuitamente!

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