Caso real: Advogada autônoma supera crise com ajuda de um software jurídico

Como a advogada Virgínia está superando a crise com a ajuda do plano Light do Astrea

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A advocacia home office já era uma opção para muitos profissionais liberais. No entanto, a mudança de cenário alterou também a dinâmica de quem já exercia parte de suas atividades em casa. 

Além da adaptação a uma nova rotina, o momento pediu uma administração financeira mais cautelosa e trouxe mudanças de planos inesperadas. Sendo assim, a adesão de um software jurídico acabou ficando para depois.

Pelo menos era o que a advogada Virgínia Andrade tinha definido, até conhecer o plano Light do Astrea. Autônoma e especialista em Direito do Trabalho, ela atua também em outras áreas nos âmbitos consultivo e contencioso. 

A mineira residente na capital Belo Horizonte já trabalhava de casa e sentia a necessidade de ter uma organização mais profissional para não se perder entre as demandas. Em um bate papo, ela nos contou como o plano Light do Astrea transformou sua advocacia autônoma. Falou também sobre sua adaptação à nova rotina e como está lidando com os desafios da quarentena. Confira a entrevista completa!

Como a advogada autônoma Virgínia tem se adaptado à crise

Assim como aconteceu em alguns setores da economia desde o início da quarentena, áreas da advocacia sofreram considerável baixa na procura. Outras, por outro lado, viram o volume de trabalho aumentar consideravelmente. Como foi e tem sido para você?

Virgínia: No começo, a partir do dia 20 de março, mais ou menos, realmente foi um período estressante, principalmente nessa advocacia preventiva, consultiva, porque eram muitas especulações. 

Em Belo Horizonte, nós tivemos um decreto determinando o fechamento de várias atividades. Então, isso impactou. Cada medida provisória era um novo contato, uma reunião de três horas para explicar ponto a ponto, como adotar, como adequar à nova realidade. Foi um momento de grande carga de informação, tanto recebida quanto que precisei repassar. 

O consultivo ficou muito forte nesse período. E confesso que dei graças a Deus que os prazos foram suspensos até 4 de maio porque eu, trabalhando sozinha, entendo que seria inviável conciliar tanta coisa. Depois as coisas ficaram mais tranquilas. 

Hoje tenho um tempo livre, coisa que eu não tinha antes. Acho que estou realmente vivendo uma nova rotina, mesmo dentro de casa. Mesmo que o meu local de trabalho não tenha modificado, a rotina com certeza mudou.

Quando você percebeu a necessidade de um software jurídico no seu dia a dia? 

Virgínia: Eu já tinha tentado implementar o uso de um software jurídico no escritório que eu trabalhei, porque é muito difícil guardar informações na cabeça. Já aconteceu, por exemplo, de voltar um cliente no escritório da época que eu não trabalhava lá e eu não ter informações de como sucedeu aquele processo e ser necessário buscar essas informações novamente. Lá tinha um sistema, mas era subutilizado – só usavam o timesheet. Mas não tinha uma organização.

Tenho cliente importante mensal, que é o meu grande volume de trabalho. E eu queria uma organização em “plataforma”, porque às vezes tem coisas que não são publicadas dentro do processo, mas existe uma movimentação que pode ser interessante de acompanhar. 

Como era a sua rotina de trabalho antes da quarentena?

Virgínia: Antes eu tinha muita atividade externa, como audiência, ir a alguma secretaria, reuniões – como trabalho de casa, faço reunião no local do cliente ou em um lugar comum para ambos. Essa rotina era intensa, além do home office. 

E como está agora?

Virgínia: Agora eu fico 24h por dia dentro de casa.

Depois do início da quarentena, que tive um volume mais alto de trabalho, vi a oportunidade de fazer uma organização do que era contencioso e foi ótimo. Eu tinha começado a fazer isso em planilha do Excel, mas não é nada automático. [risos] Não estava me atendendo.

Existem algumas opções de software jurídico gratuito no mercado. O que motivou a escolha pelo Astrea?

Virgínia: Há algum tempo pesquisei [por um sistema] no Google, não tive indicação de ninguém, e achei o Astrea. Fiz aquele experimento gratuito, achei interessante, mas o valor, pra mim, não comportava. Naquele momento, não era possível fazer aquela adoção. Eu precisaria fazer uma programação financeira para posterior adoção. 

Então eu recebi um e-mail noticiando esse plano sem custo por um ano. Aí eu pensei “agora é a minha chance!”. Foi quando vi a oportunidade de usar o Astrea de forma constante. Ainda estou fazendo a inserção das minhas informações, estou colocando elas do meu jeito, usando as etiquetas, os andamentos automáticos. 

Mas, assim, até já brinquei que vou ter que me programar para ser assinante paga daqui a um ano porque faz total diferença ter essa organização, essa programação. Essa questão de ter andamento automático, eu estou “in love”. É outra vida. 

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O que mudou na sua advocacia home office desde a adesão do Astrea?

Virgínia: Pra mim a palavra é organização. Eu tenho acesso a tudo sobre o processo. É algo que eu vinha querendo implementar, de conseguir realmente ter noção de quantos processos hoje eu patrocino, quais processos estão em movimentação e aqueles que estão dependendo de algo para eu fazer, movimentar. 

Eu acho que o sistema traz organização e dinâmica para a atividade. Você não precisa ficar vasculhando tudo, suas pastas, seus arquivos todos porque ali dentro do Astrea você tem um resumo direcionado das coisas.

E acho que isso vai trazer maior eficácia na minha atuação, uma dedicação mais pontual e voltada mesmo para o que está acontecendo a partir das informações que eu recebo do sistema.

Em poucos meses, muita coisa mudou no Brasil, inclusive nossa maneira de consumir e de oferecer produtos e serviços. Como foram os impactos dessa mudança na sua rotina? Como você está se adaptando a ela?

Virgínia: Inicialmente foi o impacto financeiro. Houve conversas e negociações com clientes para pagamentos mínimos. Então, foi o primeiro impacto visível, mas compreensível. Vi uma cadeia diminuindo, a produtividade de todo mundo caindo.

Principalmente por conta das mudanças normativas, eu comecei a fazer vídeos para meus clientes fazendo explicações, porque percebi que eles não querem ler textos com termos jurídicos, nada disso, eles querem saber na prática. Essa foi uma das minhas estratégias – fazer e encaminhar vídeos para que eles possam acompanhar a linha de raciocínio. Faço ligações de voz, ligações por vídeo. A tecnologia está sendo fundamental.

Eu gosto também de fazer um acompanhamento, por telefone, ainda que eu não tenha sido solicitada, para verificar se está tudo em ordem, se ficou faltando algo. Eu tenho uma política de estar próxima dos meus clientes – não podendo ser física, faço por meio da internet mesmo. 

Você acredita que, nesse momento, contar com um software jurídico pode trazer benefícios para a sua atuação na advocacia autônoma?

Virgínia: Sem dúvidas. Ele virou minha página inicial necessária, igual os informativos que a gente abre no início do trabalho – o Astrea também é importante assim. 

Sempre muito voltado para essa questão de organização, para facilitar a sistematização das atividades diárias, das atividades futuras, dos processos que estão em andamento. Ontem mesmo, através do Astrea, eu vi que um processo foi movimentado. Eu não tinha prazo para fazê-lo, mas em razão daquele andamento, eu fui verificar e consegui tomar algumas medidas com antecedência. Ele [o sistema] virou esse melhor amigo mesmo.

Aconteceu também de eu ir verificar processos no TST e perceber que não estava cadastrada. Foi na hora de fazer o cadastramento dos processos no sistema, percebi isso e já me programei para fazer a petição e não perder uma eventual publicação. 

Você já passou por alguma situação constrangedora que poderia ter sido evitada com o uso de um programa para advogados?

Virgínia: Isso [de perder publicação] já aconteceu comigo no final do ano [de 2019], e foi uma das coisas que me fez procurar um sistema. 

Um processo teve uma sentença, a sentença me beneficiava, mas eu não fui cadastrada, apesar de ter feito a procuração. Eu só fiquei sabendo porque o cliente me avisou. E eu tinha falado para ele: “quando tiver movimentação eu te aviso, porque a publicação vem no meu nome”. Quando o cliente me falou, eu fui olhar e tinha a sentença. Isso é um pouco constrangedor. 

Não tive prejuízo, pois era responsabilidade da secretaria fazer o meu cadastramento. Mas, no trato do cliente, é muito ruim ver isso acontecer. Lembrei agora que isso foi o grande estalo para eu perceber que precisava de um sistema. Se eu tenho um software que eu inseri meus processos, eu não vou passar por isso de novo. 

O que você consegue fazer hoje que não era possível antes de começar a usar o Astrea?

Virgínia: Essa possibilidade de visualizar os processos de forma macro. Às vezes eu acho que a gente até esquece de processos que ficam adormecidos, aguardando algum tipo de decisão, porque são vários. Conseguir reunir todos eles no Astrea e tê-los enumerados, com classificação por clientes ou pela própria matéria, isso me ajudou muito. 

Agora é um projeto meu ir verificando processo por processo pra ver se tem algo que eu possa fazer, mesmo que não tenha publicação ou prazo em aberto. Isso pra mim foi a grande descoberta do sistema, que tem me beneficiado em uma melhor gerência de todos os processos que eu tenho. 

Na sua opinião, quais funcionalidades do Astrea são mais úteis no dia a dia da advocacia autônoma?

Virgínia: Os andamentos automáticos, pra mim, é o grande “X” do Astrea. É algo que foi de encontro à minha necessidade. A possibilidade de inserir dados manualmente também é muito interessante, porque me permite fazer comentários sobre aquele andamento. E eu nem preciso abrir o processo no Astrea para saber o que ele é ou o que eu preciso fazer

Estou aprendendo a usar e tenho gostado muito também das tarefas, de colocar tarefas pra mim dentro do sistema – eu recebo ainda, por e-mail, notificações das tarefas que eu anotei e que estão abertas ou vencidas. Isso favorece a rotina. 

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Como você imagina que estaria a sua rotina sem um software jurídico?

Virgínia: Não consigo imaginar. Também pela minha perspectiva de já no próximo ano continuar associada ao Astrea, justamente por conseguir reunir todas essas informações em uma plataforma só. 

Eu acho que o Astrea é prático, a identidade visual é interessante, a questão da etiqueta me ajuda muito porque eu sou muito visual. Organizei as minhas etiquetas personalizadas e já bato o olho e vou identificando meus processos. Então, dentro de todas essas experiências que eu tenho tido, não ter um programa como esse é voltar à estaca zero em organização

Sem falar que seria perder as informações que eu já tenho alimentadas no programa. E de novo me colocar no risco de não receber a movimentação em algum processo, não receber essa informação imediatamente.

Que dicas você daria para quem está buscando por um programa para advogados, mas não sabe se vale a pena investir tempo ou dinheiro?

Virgínia: Isso [aderir a um software jurídico] fez fundamental diferença na minha advocacia. Eu vejo hoje o software como sendo fundamental. Não acho que o tempo que a gente gasta para inserir as informações seja tempo perdido. É, na verdade, uma otimização. Se eu já tivesse esse software, teria evitado alguns tipos de constrangimentos.

Acho que o layout é muito intuitivo, que é muito fácil de usar. No outro escritório, como falei antes, tinha um aplicativo jurídico e eu não achava que a interface dele era tão fácil como é a do Astrea. 

E essa possibilidade do plano Light, que veio de encontro às minhas necessidades, é uma oportunidade para conhecer o software, inclusive quem pensa em contratar o plano pago depois

Recomendo para quem busca organização e gosta de ver as coisas de forma macro, saber exatamente quantos processos estão ativos, quantos são baixados – porque o sistema te dá essas possibilidades. Fora os acompanhamentos que chegam no seu email. Mesmo você não acessando diretamente, o sistema ainda te traz informações daquilo que você lançou: processos, tarefas. 

Então a minha dica é: faça uma aderência ao plano Light. [risos]

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