Um gerenciamento de escritório de advocacia integrado é aquele que consegue conciliar diferentes focos do negócio: acompanhamento de prazos e processos, movimentação financeira, jornada do cliente, controle das atividades e desenvolvimento de projetos, entre outros.

Ainda que advogar seja uma arte aos olhos de seus praticantes, um escritório de advocacia continua sendo uma empresa. Consequentemente, o negócio deve ser organizado como tal – com processos e jornadas internas bem definidas e integradas.

Entretanto, muitas vezes, estruturar e organizar o modo como atividades são geridas dentro de um escritório de advocacia pode se tornar tarefa mais árdua do que os próprios processos judiciais.

Então, de que forma os advogados podem superar esse entrave e passar a ter uma gestão integrada de qualidade?

Como é o seu escritório de advocacia?

O primeiro passo é entender qual é o perfil do seu escritório: intimista e personalizado ou ágil e barato?

Veja que, conquanto uma opção não exclua totalmente a outra, um escritório que quer ser um bistrô, mas vende seus serviços a preço de restaurante “bandejão” provavelmente vai ter grandes dificuldades em conciliar estes dois opostos.

É necessário, primeiramente, entender como que será o tipo de sua atuação para, assim, definir de que forma será desenhada a jornada do cliente e a gestão de tarefas do escritório.

Independentemente de qual caminho será seguido, o advogado não deve lançar mão de ferramentas para ajudá-lo no desafio de integrar projetos ao gerenciamento de escritório de advocacia.

Por isso, neste texto vou dar destaque a algumas delas, pensando na gestão integrada do seu negócio. 🙂

Dicas para um bom gerenciamento de escritório de advocacia

A seguir, falarei sobre alguns recursos que você pode aplicar na sua advocacia, a fim de desenvolver projetos de crescimento do escritório, captação de clientes e automação jurídica. Confira!

1. Aplique metodologias e procedimentos

Dividir tarefas pode, a princípio, soar como algo simples, mas é como uma bola de neve: começa fácil de se manejar, mas quando cresce pode sair de controle. Empresas de tecnologia que lidam diariamente com projetos desenvolveram seus próprios métodos para organizar suas tarefas.

Os mais tradicionais optam por utilizar os métodos de gestão de procedimentos do PMBoK (Project Management Body of Knowledge), no qual há 05 etapas principais: iniciação; planejamento; execução; monitoramento e controle; encerramento.

Contudo, os métodos chamados de “ágeis” têm tido cada vez mais relevância dentro do cenário de gestão de projetos, entre eles podemos citar: Scrum, Kanban, Lean. Todos eles contribuem de diferentes formas para o gerenciamento de escritório de advocacia.

Em nosso escritório (C2R Advocacia), por trabalharmos com empresas de tecnologia, optamos por utilizar um Scrum adaptado. Desta forma, conseguimos atender tanto às nossas necessidades (como escritório de advocacia), quanto as do cliente.

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Como funciona o nosso gerenciamento de escritório de advocacia

Semanalmente, realizamos reuniões internas conduzidas por um dos advogados (que teria função similar a um scrum master) para definir as atividades prioritárias, chamadas de “Sprint Semanais”.

Este advogado, incumbido de conduzir a reunião de Sprint Semanal, deve ser aquele que possui a capacidade de integrar os diversos setores do escritório. Isso porque, ele será o responsável por definir quais são as prioridades de cada um a partir do binômio dificuldade/urgência. 

As tarefas da Sprint são divulgadas tanto fisicamente em um quadro na parede do escritório, quanto virtualmente (utilizamos Trello). Assim, todos podem visualizar as tarefas e o que está sendo executado por cada um.

Para se alcançar um gerenciamento de escritório de advocacia integrado, é interessante se adaptar ao conceito de “gestão à vista”, dando aos membros acesso às informações do que está sendo feito pela equipe.

Além disso, outra rotina que adotamos do Scrum é a reunião de acompanhamento diário, chamada de “daily”. As dailies servem para reportar o nosso progresso e impedimentos nas tarefas semanais. A partir destas informações, o gestor passa a ter uma visão estratégica de eventuais atrasos e pode se preparar melhor para definir a próxima Sprint, de acordo com o que foi reportado.

Quer saber mais sobre outras metodologias que podem ser aplicadas para o seu gerenciamento de escritório de advocacia? Então confira os conteúdos sobre 5W2H na advocacia e OKR na advocacia aqui no Portal da Aurum. Ambos contêm materiais exclusivos para você aplicar à sua rotina.

2. Utilize ferramentas de organização

Além da metodologia de gestão, os advogados podem (e devem) utilizar ferramentas para facilitar a sua aplicação.

Mencionei anteriormente que utilizamos em nosso escritório o software “Trello”. O Trello é um gerenciador de projetos conhecido por possibilitar que se organize visualmente as metodologias ágeis. Há, também, outras opções, como o Asana e o AirBox, por exemplo.

É importante ressaltar que um gerenciador de projetos não está adaptado à realidade específica de um escritório de advocacia. Evidentemente que o programa não anota prazos, não lê publicações nem gere setor financeiros. Um gerenciador de projetos serve, portanto, somente para ilustrar e coordenar o nosso fluxo de tarefas. 

Assim, na C2R Advocacia utilizamos outros softwares para suprir as demais necessidades: 

• Astrea para catálogo de processos, leitura de publicações e controle de prazos judiciais;
• Agendor para controle do pipeline (funil) de vendas;
• Clicksign para automação de assinaturas;
• Slack para comunicação interna de times.

Embora estas sejam as ferramentas utilizadas atualmente pelo nosso escritório, estamos sempre buscando e aderindo a novidades no mundo jurídico em termos de tecnologia.

3. Aposte em uma solução integrada para gerenciamento de escritório de advocacia

A melhor forma de fazer um excelente gerenciamento de escritório de advocacia é utilizando uma ferramenta completa e integrada. E a solução mais indicada para este tipo de negócio é o software jurídico. Isso porque é um tipo de sistema pensado para a rotina de advogados, integrando diferentes tipos de demandas que um escritório precisa. 

Entre as funcionalidades oferecidas pelas melhores opções do mercado, estão, além do acompanhamento processual, o controle financeiro, a possibilidade de delegação de tarefas e acompanhamento de atividades, entre outras. Desta forma, é possível fazer o gerenciamento de escritório de advocacia integrando diferentes segmentos do negócio em um só lugar.

E se quiser saber mais sobre como um sistema para advogados pode contribuir para o seu escritório, sugiro conferir os seguintes artigos aqui no Portal da Aurum:

• Como fazer gestão de projetos com um software jurídico
• Comparativo: ROI do software jurídico Astrea X outras ferramentas

Conclusão

Talvez este texto gere mais dúvidas do que as responda. 

Se você nunca ouviu falar de metodologias de gestão nem dos termos Scrum, Scrum Master, Daily, Sprint ou então se o único software de gerenciamento de escritório que você conheça é o velho Microsoft Excel, com suas tabelinhas, não há necessidade de se apavorar!

Da mesma forma que as legislações e a jurisprudência se atualizam à contemporaneidade, nossas práticas como advogados – e isso inclui como gerimos nossos escritórios –, também mudam. Desta forma, um excelente gerenciamento de escritório de advocacia, é preciso atualização constante.

Caso o tema tenha gerado curiosidade dos colegas, indico os seguintes materiais:

• SCRUM – A Arte De Fazer O Dobro Do Trabalho Na Metade Do Tempo, de Jeff Sutherland.
• Sprint – o Método Usado No Google Para Testar e Aplicar Novas Ideias Em Apenas Cinco Dias, de Jake Knapp.

Por fim, convém ressaltar que a tecnologia e as novas ideias nunca podem ser vistas como inimigas, mas como grandes aliadas do nosso labor diário. 😉

E você, já como faz o gerenciamento do seu escritório de advocacia? Tem alguma dica boa para outros colegas? Compartilhe nos comentários abaixo e nos ajude a enriquecer ainda mais esse conteúdo!

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