Advogada Leatrice Bez

Como a advogada Leatrice Bez aumentou a aquisição de clientes com o Astrea

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Você deve saber mais do que ninguém que a aquisição de clientes é um desafio recorrente nos escritórios de advocacia. Existem diversas formas de executar a prospecção, como o uso de boas estratégias de marketing jurídico, a participação em eventos e o networking. Além das relações interpessoais, outras ferramentas podem auxiliar nesse sentido, como a utilização de um bom software jurídico.

Hoje, vamos compartilhar a experiência da advogada Leatrice Bez, cliente do software para advogados Astrea desde janeiro de 2018. Em uma entrevista para o nosso blog, ela contou como o sistema auxilia na aquisição de clientes e facilita a rotina do escritório.

Leatrice Bez atua no escritório Franco Advogados, com foco em Direito Empresarial. Sediado em São Paulo, possui unidades em Florianópolis, Porto Alegre, Brasília e Rio de Janeiro. É formada em Direito pela Universidade do Sul de Santa Catarina, pós-graduanda em Direito Corporativo e Compliance, além de membro da comissão de Direito Marítimo e Portuário da OAB/SC.

Como a advogada Leatrice Bez faz aquisição de clientes com o Astrea

O seu escritório põe em prática ações de aquisição de clientes?

Leatrice: Sim, mas nem sempre foi assim. Na formação acadêmica, o advogado aprende a ser técnico e não aprende como gerenciar um escritório. Você se forma e aqueles que pretendem seguir a advocacia logo querem abrir um escritório sem ter a mínima noção de que precisa possuir um plano de negócio. Eu me enquadro na estatística da grande maioria, mas aos poucos fui mudando, me atualizando, fiz cursos e muita leitura de gestão.

Embora o estatuto da OAB não permita a mercantilização da advocacia, é preciso ter um olhar de empresário, mas claro, dentro dos limites estabelecidos. Você não pode captar clientes [da maneira clássica], mas pode prospectar. Não pode fazer propaganda, como outdoors, distribuir flyers etc, mas pode fazer marketing jurídico através de palestras, divulgação de artigos e até mesmo em redes sociais – sempre considerando que você não vende produto, mas sim presta serviços e existe um regramento para isso.

Como você prospecta clientes para seu escritório atualmente?

Leatrice: A prospecção de clientes se dá através de networking e saída do escritório. É preciso se relacionar e firmar parcerias. É preciso ser visto.

Nosso escritório trabalha o marketing através de redes sociais, palestras, elaboração de artigos, entrevistas. Possuímos uma organização interna através de um cronograma e todos os meses um advogado elabora um artigo e divulgamos. É tudo uma construção interligada. Então não espere o cliente bater na sua porta. Até vai existir [alguns desses], mas não no patamar que certamente você deseja.

Como o escritório diversifica os produtos e serviços?

Leatrice: Nós temos um número x de processos judiciais e um número y de casos extrajudiciais. Nosso escritório não atua somente com contencioso, mas também com elaboração de contratos, societário, tributário, trabalhista preventivo e outras áreas voltadas ao direito empresarial. Além disso, também prestamos consultoria.

O Astrea facilita a aquisição de clientes no escritório? De que maneira?

Leatrice: Sim, sem dúvida. O sistema permite uma agenda de contatos com todos os dados possíveis de clientes e prováveis clientes. Além da agenda de contatos, tem a fila de atendimentos que podem ser transformados em clientes dentro do sistema sem perder nenhum dado. Além disso, essa rede organizada facilita o convite para palestras e eventos.

O número de clientes no escritório aumentou desde a contratação do Astrea?

Leatrice: Antes tínhamos todos os processos cadastrados no Dropbox por números de pastas, depois migramos tudo isso para o Astrea. Apesar de não saber informar os números exatos, sei que, realmente, a gente conseguiu atrair mais clientes e trabalhar de forma muito mais organizada depois da contratação do Astrea.

Você já usou outros sistemas antes do Astrea?

Leatrice: Sim e não. Adquiri um sistema antes do Astrea porque estava consciente da necessidade de ter uma automação do método de organização do escritório. Precisava desapegar dos papéis, dos post-its e do caderno de receita e despesas.

O problema é que o nosso escritório não alimentava [o sistema] com dados e não nos livramos dos documentos físicos. Não só isso, o sistema anterior não era tão intuitivo e juntamente com o apego aos documentos físicos ficamos por um ano no outro sistema, sem utilizá-lo.

O Astrea auxilia no crescimento do seu escritório? Como?

Leatrice: Sim. Iniciei com o Astrea [no plano] starter e há um mês adquiri a versão PRO. É possível usar tranquilamente o starter para todas as funções. Contudo, com a gestão organizada, conseguimos aumentar o número de advogados na equipe e, por essa razão, foi preciso mudar [de plano].

Com o Astrea ganhamos tempo em diversos pontos, principalmente no retorno e satisfação ao cliente, tendo em vista que numa ligação de um cliente questionando sobre andamento do processo, qualquer um dos usuários poderá facilmente resolver a questão.

Além disso, a gestão financeira, faturamento, timesheet e demais ferramentas facilitam e demonstram uma organização e segurança ao cliente. Existe uma ferramenta que você pode adicionar o cliente para acompanhamento do processo. É sensacional!

Como o sistema se adequa a rotina da sua equipe?

Leatrice: Há mais ou menos dois anos, através de um trabalho em comum com um escritório de São Paulo, foi gerando uma afinidade e aumentando a parceria. O escritório de São Paulo possuía, na época, uma unidade em Porto Alegre. Sempre tive muito claro que para ter sucesso não se caminha sozinho, pois é preciso que o advogado partilhe conhecimento e forme parcerias.

De lá para cá, já juntos, nos unimos a um escritório em Brasília para atuação nos Tribunais Superiores e a outro no Rio de Janeiro que atua na inovação, propriedade intelectual e marcas e patentes.

Cada unidade possui sua própria gestão, mas quase todos já estão com a Aurum. SP e POA, que são os maiores, estão com o Themis. O Rio e a nossa unidade em Florianópolis estão com o Astrea. Aqui em Florianópolis somos em cinco usuários no sistema: a secretária, o estagiário, a advogada trabalhista, a advogada tributária e eu, que fico mais com o societário e a gestão.

Como você fazia os registros dos clientes e processos antes do Astrea?

Leatrice: Nós utilizávamos cadernos, planilhas, Dropbox e o Google Drive. Era tudo muito dividido. Usamos o que tinha ao alcance e o maior problema nisso tudo era a falta de cobrança de honorários. Não tínhamos uma agenda automatizada que nos enviasse um aviso sobre cobrança. Já chegamos a passar meses até nos darmos conta e muitas vezes nem cobrávamos.

A equipe do escritório tinha o hábito de registrar informações de pessoas em prospecção?

Leatrice: Não tínhamos nem o hábito de prospectar, com toda sinceridade. Era uma falsa ideia de prospecção. A gente ia se enganando e achando que estava tudo bem. Definitivamente, não tenho dúvidas de que o escritório precisa ter essa gestão de atendimento ou mesmo de contatos para fazer o networking e planejar onde quer ser visto. Antes registrávamos máscaras no Dropbox para os clientes mas não realizávamos históricos completos.

E como era feito o atendimento aos clientes?

Leatrice: A secretária anotava fisicamente na agenda e enviava um WhatsApp para que a advogada tivesse conhecimento. Naquela época ainda éramos apenas em duas advogadas. Era tudo muito manual.

E hoje em dia, como funciona o atendimento no escritório?

Leatrice: O módulo atendimento é novo no sistema. Mas antes, utilizávamos anotações dos atendimentos nos históricos da pasta do cliente, o que também era bom, mas agora ficou redondinho. O atendimento fica separado, mas vinculado a pasta do cliente.

O retorno ao cliente ficou mais recorrente e mais fácil, trazendo naturalmente uma maior satisfação tanto dos colaboradores como dos clientes. Não podemos esquecer que o “boca a boca” ainda é um grande marketing associado a todas as outras formas de prospecção.

Nada me deixa mais feliz do que um cliente que veio por indicação de outro, aumentando ainda mais a responsabilidade de dar a ele além do que veio procurar. É fornecer excelência ao atendimento. Não é fácil manter esse padrão, mas com um apoio, reuniões periódicas e o exemplo de cima, além da perseverança, não se torna impossível.

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Como você imagina que estaria a sua rotina sem um software jurídico?

Leatrice: Sabe quando você muda radicalmente e não consegue mais visualizar como era antes? É mais ou menos isso. Embora nossas lutas e dificuldades não devam ser esquecidas para que possamos valorizar nossas conquistas, meu pensamento é direcionado sempre para frente.

Visualizo uma conduta maior, com o pé no chão e um passo por vez. Em menos de um ano com o Astrea mudei para o plano PRO. Não tenho hora, nem dia para trabalhar porque gosto muito do que faço. Até em viagem de férias, o “note” vai embaixo do braço e o Astrea não me larga.

Agora mesmo, estou a trabalho em São Paulo e a secretária está subindo documentos, tarefas e agendamentos no Astrea. Recebo instantaneamente pelo aplicativo e já vou gerenciando.

Como o Astrea facilita seu dia a dia no escritório?

Leatrice: O Astrea me permite sair do escritório fisicamente, levando comigo o acompanhamento dos compromissos. Não depende de servidor instalado em máquina, possibilitando aquela espera no cartório, no fórum ou até mesmo em home office para o adiantamento de todas as tarefas.

Qual dica de prospecção de clientes você pode compartilhar com nossos leitores?

Leatrice: Antes de tudo, é preciso se espelhar nas grandes biografias e nomes que deram certo. Todas as pessoas de sucesso e referência no mundo possuem histórias lindas de lutas. Não pense que ao abrir um escritório ou até mesmo trabalhar como associado, parceiro ou sócio, será tudo uma maravilha o tempo todo.

É preciso abstrair as milhões de opiniões ao nosso redor que vão nos desestimular e focar no propósito, saber o que se quer, ter um plano de negócio bem elaborado, ter ciência da disponibilidade financeira do momento e planejar onde quer chegar. Muitas vezes vamos nos deparar com as contas sem ter a receita na mesma proporção de ter clientes cobrando incansavelmente.

A minha sugestão é, por mais chato que seja: lembre-se que você estudou muitas matérias que não tinha afinidade, mas que eram necessárias para passar pelo processo e chegar ao diploma. Da mesma forma ocorre no nosso dia a dia, pois em escritório pequeno ou médio, muitas vezes o próprio advogado é quem faz o operacional, o agendamento, a prospecção e ainda a gestão.

Além disso, é preciso ter em mente que o cliente lhe procurou para resolver o problema dele. Tudo bem você relatar casos de sucesso em casos análogos, mas claro, sempre preservando a relação ética de sigilo cliente-advogado. Ouça o seu cliente com muita atenção, pois o nosso trabalho, de uma forma generalizada, consiste em buscar solução. Mas superar a expectativa do cliente é muito gratificante.

Avaliação geral do sistema, de 0 a 5, segundo Leatrice Bez

O sistema: ★★★★☆
Design: ★★★★☆
Funcionalidades: ★★★★☆
Atendimento e Suporte: ★★★★★
Custo/Benefício: ★★★★★

Onde encontrar Leatrice Bez:

Site: www.francoadv.com
E-mail: leatrice.bez@francoadv.com
Telefone: (48) 3307-3537 / 3307-3561

Gostou da entrevista com a Leatrice Bez? Então experimente o Astrea gratuitamente e melhore o seu processo de aquisição de clientes e a produtividade do seu escritório!

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