Saiba como escolher a melhor secretária de advogado >

Como acertar na contratação de secretária de advogado

Como acertar na contratação de secretária de advogado

21 fev 2020
Artigo atualizado 3 maio 2023
21 fev 2020
ìcone Relógio Artigo atualizado 3 maio 2023

Assim como a advocacia evoluiu, a secretária de advogado também não parou no tempo. Inclusive, a profissão ganhou curso superior e deixou de ser exercida apenas por mulheres. Atualmente, o profissional ou a profissional de secretariado executivo exerce um papel estratégico nos escritórios de advocacia.

Contar com uma pessoa qualificada para assumir essa função representa, entre outros benefícios, o investimento no diferencial competitivo do escritório e na excelência do atendimento ao cliente. Sabendo de sua importância para o crescimento dos negócios jurídicos, preparamos um conteúdo especial para ajudar você a preencher essa vaga de maneira estratégica e também a entender melhor o novo perfil profissional da secretária de advogado. 😉

Como escolher a melhor secretária de advogado no mercado atual

Além de acompanhar a agenda, conhecer bem os clientes e lidar com questões administrativas, a pessoa que ocupar a vaga antes atribuída à secretária de advogado pode (e deve!) participar das metas para o escritório de advocacia cresce!

Mas antes de chegar aí, que tal entender as mudanças que vem acontecendo na profissão?

A atuação profissional antes

Fazer e atender telefonemas, anotar e transmitir recados, administrar a agenda de clientes, fazer e administrar a agenda profissional – e muitas vezes a pessoal também – do advogado, servir água e café, tirar xerox, agendar pagamentos, fazer atas de reuniões, comprar suprimentos para o escritório. Essas eram as atividades básicas desenvolvidas pela secretária de advogado.

A rotina era voltada principalmente para as atividades operacionais, fundamentais para o pleno funcionamento do escritório. No entanto, apesar de sua inegável importância para o estabelecimento da rotina, o salário nem sempre acompanhava o volume das atividades e nem a competência da profissional. Além disso, nem a secretária e nem o chefe tinham clareza da importância estratégica de uma boa secretária para o desenvolvimento do escritório.

A atuação profissional nos dias atuais

Atualmente, o perfil profissional da secretária de advogado, também conhecida como secretária executiva (ou secretário executivo) exerce um papel cada vez mais estratégico para o escritório. Com o crescente uso da tecnologia na advocacia, os próprios operadores do direito criam e administram seus compromissos e atividades na agenda do celular ou em seu sistema para advogados.

Sendo assim, a secretária fica responsável por acompanhar o cumprimento dos compromissos e administrar eventos profissionais. Com a adoção cada vez mais comum de softwares jurídicos pelos escritórios, muitas atividades foram automatizadas. Esse novo modelo mental tornou o atendimento ao cliente uma questão mais sensível e fundamental.

Hoje, a secretária é um importante contato humano no relacionamento com o cliente real e em prospecção. A postura profissional dela pode ter um impacto muito positivo ou muito negativo para a aquisição e a fidelização de clientes. Assim como a excelência técnica da banca de advogados é importante para a reputação do escritório, a atuação competente e conectada com as atividades do escritório da secretária de advogado também contribui para a boa visibilidade do negócio jurídico.

É por isso que a profissional dessa área não só pode como deve ter o mesmo tratamento dos demais colaboradores do escritório. Afinal, ela age diretamente na aquisição e manutenção de clientes, além de ser fundamental para a organização cotidiana do escritório.

Participar do planejamento estratégico, cumprir prazos, ter metas na advocacia (como, por exemplo, reduzir o tempo de resposta aos contatos) e ser contemplada no plano de carreira são medidas interessantes para um trabalho de maior qualidade. Dessa forma, os chefes conseguem enxergar o valor do trabalho dessa profissional com mais clareza e a própria pessoa contratada pode perceber como o seu trabalho influencia nos resultados gerais do escritório.

Mandar ou receber atividades pelo software jurídico do escritório, como exemplificou a advogada Mariana Gonçalves no Guia para encantar clientes com um software jurídico, também são ações que fazem parte do escopo de trabalho das secretárias de escritórios modernos. E é claro que o reconhecimento e a valorização profissional devem acompanhar essa nova realidade.

Baixar Guia para encantar clientes com um software jurídico

Características do novo perfil de secretária de advogado

Para atender as necessidades dos escritórios modernos, é fundamental que a conduta e os princípios da nova secretária de advogado (ou secretário) sejam compatíveis com a cultura do negócio jurídico. Essa pessoa representa os valores do escritório? Ela tem potencial para propagar esses valores aos clientes, parceiros e colaboradores do escritório?

Ter boa comunicação falada e escrita, saber gerenciar pagamentos e ter expertise em planejamento de atividades. As qualidades técnicas desejadas variam conforme a atuação do escritório. Para os que possuem clientes fora do país, ter inglês ou espanhol fluente é extremamente importante. Para escritórios menores, ter conhecimento de questões administrativas e facilidade no aprendizado e uso de softwares e aplicativos para advogados são qualidades indispensáveis.

É muito importante contar com uma pessoa que inspire confiança e que tenha habilidade e disposição para assumir responsabilidades e se comprometer com as metas de crescimento do escritório (saiba como fazer o escritório de advocacia crescer). Para encontrar alguém com esse perfil, é importante descrever a vaga com atenção e clareza, listando todas as competências técnicas e comportamentos desejáveis. Esse cuidado facilita a triagem de candidatos. 🙂

Logo Astrea IA
Descomplique a comunicação
com o seu cliente
O seu atendimento na advocacia pode ser
excelente em todos os momentos. Sem
nenhum trabalho a mais para você.
Experimentar grátis
Homem sorrindo enquanto navega pelo app Astrea

A mudança de modelo mental dos escritórios

O perfil da secretária de advogado mudou a partir da evolução no modelo mental dos gestores de escritórios modernos. Já não se trata de previsões sobre o futuro da advocacia, e sim de uma realidade que tem ganhado cada vez mais espaço.

Hoje em dia, manter os colaboradores e funcionários satisfeitos é uma questão para escritórios que acreditam que pessoas felizes trabalham melhor. A geração Y é famosa pela impermanência e inquietação. Esse comportamento tem exigido de gestores e profissionais de Recursos Humanos novas abordagens. Sendo assim, o escritório também precisa se adaptar para reter profissionais qualificados.

Listamos algumas ações importantes nesse sentido:

  • Investir em treinamentos e cursos profissionalizantes;
  • Ter disposição para ensinar e dar feedbacks;
  • Descrever bem as atividades e funções que a profissional deve desenvolver;
  • Participar a secretária de advogado das metas do escritório;
  • Incluir a profissional em momentos que reúnem todos os colaboradores;
  • Não sobrecarregar a pessoa com atividades que não condizem com seu escopo de trabalho;
  • Valorizar a profissional com um salário compatível à função e as horas trabalhadas;
  • Reconhecer o bom trabalho desenvolvido pela profissional;
  • Oferecer os mesmos benefícios dados aos demais colaboradores do escritório;
  • Incluir a profissional no plano de carreira do escritório.

Conclusão

Sem a atuação da secretária de advogado – ou profissional de secretariado executivo – a rotina do escritório ficaria atravancada. Afinal, as pessoas que atuam nessa área cuidam da organização da rotina do escritório, de algumas questões administrativas e são uma ponte (importantíssima!) entre o cliente e o advogado. Em alguns escritórios, a secretária ou secretário também atuam como uma espécie de paralegal.

Contar com profissionais competentes em todas as áreas é uma pré-requisito para que o escritório tenha uma atuação de sucesso e alta performance. Essa consciência sistêmica das atividades contribuem (e muito!) para o crescimento do escritório. Aliás, se você quiser saber como fazer o escritório de advocacia crescer, não deixe de conferir o artigo que fizemos sobre o assunto.

Aproveita e conta para a gente como você lida com a contratação de secretária de advogado! Você tem alguma dica para compartilhar sobre o assunto? Uma história de sucesso? Comenta aqui embaixo. 😉

Gostou do artigo e quer evoluir a sua advocacia?

Assine grátis a Aurum News e receba uma dose semanal de conteúdo no seu e-mail! ✌️

Ao se cadastrar você declara que leu e aceitou a política de privacidade e cookies do site.

Muito prazer, nós somos a Aurum! Desenvolvemos softwares jurídicos há mais de 20 anos e entregamos produtos de qualidade para aperfeiçoar a gestão e elevar a produtividade dos advogados. Temos dois softwares no mercado: o Astrea, criado para atender as...

Ler mais
Tem algo a dizer?

Deixe seu comentário e vamos conversar!

9

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


  • Katia 04/07/2022 às 12:52

    Gostaria de conhecer os cursos fornecidos pelo portal!!!

    • Thuane Kuchta 16/08/2022 às 16:13

      Olá, Katia! A Aurum não oferece cursos.
      Mas para receber nossos e-mails e avisos de novas matérias aqui no Portal, indicamos se cadastrar gratuitamente neste link: https://materiais.aurum.com.br/assinar-newsletter 😊

      Sempre estamos publicando novos artigos com conteúdo rico para a sua jornada de conhecimento!

Bullets
aurum recomenda

Conteúdos para elevar sua atuação na advocacia

Separamos os principais artigos sobre advocacia e tecnologia para você!

Ícone E-mail

Assine grátis a Aurum News e receba uma dose semanal de conteúdo gratuito no seu e-mail!

Ao se cadastrar você declara que leu e aceitou a política de privacidade e cookies do site.