Como acertar na contratação de secretária de advogado

Assim como a advocacia evoluiu, a secretária de advogado também não parou no tempo. Inclusive, a profissão ganhou curso superior e deixou de ser exercida apenas por mulheres. Atualmente, o profissional ou a profissional de secretariado executivo exerce um papel estratégico nos escritórios de advocacia.

Contar com uma pessoa qualificada para assumir essa função representa, entre outros benefícios, o investimento no diferencial competitivo do escritório e na excelência do atendimento ao cliente. Sabendo de sua importância para o crescimento dos negócios jurídicos, preparamos um conteúdo especial para ajudar você a preencher essa vaga de maneira estratégica e também a entender melhor o novo perfil profissional da secretária de advogado. 😉

Como escolher a melhor secretária de advogado no mercado atual

Além de acompanhar a agenda, conhecer bem os clientes e lidar com questões administrativas, a pessoa que ocupar a vaga antes atribuída à secretária de advogado pode (e deve!) participar das metas para o escritório de advocacia cresce!

Mas antes de chegar aí, que tal entender as mudanças que vem acontecendo na profissão?

A atuação profissional antes

Fazer e atender telefonemas, anotar e transmitir recados, administrar a agenda de clientes, fazer e administrar a agenda profissional – e muitas vezes a pessoal também – do advogado, servir água e café, tirar xerox, agendar pagamentos, fazer atas de reuniões, comprar suprimentos para o escritório. Essas eram as atividades básicas desenvolvidas pela secretária de advogado.

A rotina era voltada principalmente para as atividades operacionais, fundamentais para o pleno funcionamento do escritório. No entanto, apesar de sua inegável importância para o estabelecimento da rotina, o salário nem sempre acompanhava o volume das atividades e nem a competência da profissional. Além disso, nem a secretária e nem o chefe tinham clareza da importância estratégica de uma boa secretária para o desenvolvimento do escritório.

A atuação profissional nos dias atuais

Atualmente, o perfil profissional da secretária de advogado, também conhecida como secretária executiva (ou secretário executivo) exerce um papel cada vez mais estratégico para o escritório. Com o crescente uso da tecnologia na advocacia, os próprios operadores do direito criam e administram seus compromissos e atividades na agenda do celular ou em seu sistema para advogados.

Sendo assim, a secretária fica responsável por acompanhar o cumprimento dos compromissos e administrar eventos profissionais. Com a adoção cada vez mais comum de softwares jurídicos pelos escritórios, muitas atividades foram automatizadas. Esse novo modelo mental tornou o atendimento ao cliente uma questão mais sensível e fundamental.

Hoje, a secretária é um importante contato humano no relacionamento com o cliente real e em prospecção. A postura profissional dela pode ter um impacto muito positivo ou muito negativo para a aquisição e a fidelização de clientes. Assim como a excelência técnica da banca de advogados é importante para a reputação do escritório, a atuação competente e conectada com as atividades do escritório da secretária de advogado também contribui para a boa visibilidade do negócio jurídico.

É por isso que a profissional dessa área não só pode como deve ter o mesmo tratamento dos demais colaboradores do escritório. Afinal, ela age diretamente na aquisição e manutenção de clientes, além de ser fundamental para a organização cotidiana do escritório.

Participar do planejamento estratégico, cumprir prazos, ter metas na advocacia (como, por exemplo, reduzir o tempo de resposta aos contatos) e ser contemplada no plano de carreira são medidas interessantes para um trabalho de maior qualidade. Dessa forma, os chefes conseguem enxergar o valor do trabalho dessa profissional com mais clareza e a própria pessoa contratada pode perceber como o seu trabalho influencia nos resultados gerais do escritório.

Mandar ou receber atividades pelo software jurídico do escritório, como exemplificou a advogada Mariana Gonçalves no Guia para encantar clientes com um software jurídico, também são ações que fazem parte do escopo de trabalho das secretárias de escritórios modernos. E é claro que o reconhecimento e a valorização profissional devem acompanhar essa nova realidade.

Características do novo perfil de secretária de advogado

Para atender as necessidades dos escritórios modernos, é fundamental que a conduta e os princípios da nova secretária de advogado (ou secretário) sejam compatíveis com a cultura do negócio jurídico. Essa pessoa representa os valores do escritório? Ela tem potencial para propagar esses valores aos clientes, parceiros e colaboradores do escritório?

Ter boa comunicação falada e escrita, saber gerenciar pagamentos e ter expertise em planejamento de atividades. As qualidades técnicas desejadas variam conforme a atuação do escritório. Para os que possuem clientes fora do país, ter inglês ou espanhol fluente é extremamente importante. Para escritórios menores, ter conhecimento de questões administrativas e facilidade no aprendizado e uso de softwares e aplicativos para advogados são qualidades indispensáveis.

É muito importante contar com uma pessoa que inspire confiança e que tenha habilidade e disposição para assumir responsabilidades e se comprometer com as metas de crescimento do escritório (saiba como fazer o escritório de advocacia crescer). Para encontrar alguém com esse perfil, é importante descrever a vaga com atenção e clareza, listando todas as competências técnicas e comportamentos desejáveis. Esse cuidado facilita a triagem de candidatos. 🙂

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A mudança de modelo mental dos escritórios

O perfil da secretária de advogado mudou a partir da evolução no modelo mental dos gestores de escritórios modernos. Já não se trata de previsões sobre o futuro da advocacia, e sim de uma realidade que tem ganhado cada vez mais espaço.

Hoje em dia, manter os colaboradores e funcionários satisfeitos é uma questão para escritórios que acreditam que pessoas felizes trabalham melhor. A geração Y é famosa pela impermanência e inquietação. Esse comportamento tem exigido de gestores e profissionais de Recursos Humanos novas abordagens. Sendo assim, o escritório também precisa se adaptar para reter profissionais qualificados.

Listamos algumas ações importantes nesse sentido:

• Investir em treinamentos e cursos profissionalizantes;
• Ter disposição para ensinar e dar feedbacks;
• Descrever bem as atividades e funções que a profissional deve desenvolver;
• Participar a secretária de advogado das metas do escritório;
• Incluir a profissional em momentos que reúnem todos os colaboradores;
• Não sobrecarregar a pessoa com atividades que não condizem com seu escopo de trabalho;
• Valorizar a profissional com um salário compatível à função e as horas trabalhadas;
• Reconhecer o bom trabalho desenvolvido pela profissional;
• Oferecer os mesmos benefícios dados aos demais colaboradores do escritório;
• Incluir a profissional no plano de carreira do escritório.

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Conclusão

Sem a atuação da secretária de advogado – ou profissional de secretariado executivo – a rotina do escritório ficaria atravancada. Afinal, as pessoas que atuam nessa área cuidam da organização da rotina do escritório, de algumas questões administrativas e são uma ponte (importantíssima!) entre o cliente e o advogado. Em alguns escritórios, a secretária ou secretário também atuam como uma espécie de paralegal.

Contar com profissionais competentes em todas as áreas é uma pré-requisito para que o escritório tenha uma atuação de sucesso e alta performance. Essa consciência sistêmica das atividades contribuem (e muito!) para o crescimento do escritório. Aliás, se você quiser saber como fazer o escritório de advocacia crescer, não deixe de conferir o artigo que fizemos sobre o assunto.

Aproveita e conta para a gente como você lida com a contratação de secretária de advogado! Você tem alguma dica para compartilhar sobre o assunto? Uma história de sucesso? Comenta aqui embaixo. 😉

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