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Advogado home office: como exercer trabalho remoto na advocacia

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O advogado home office é o profissional que atua em casa ou em espaços alternativos, como coworkings. É uma forte tendência no meio jurídico e prática cada vez mais adotada por advogados autônomos e em escritórios de todos os tamanhos.

Hoje em dia, com boas ferramentas e conexão com a internet, é possível exercer o trabalho remoto na advocacia da mesma forma como o realizado presencialmente. E o melhor: sem perder a qualidade. Embora grande parte dos escritórios de advocacia não tenha o home office (ou teletrabalho) como prática institucionalizada, muitos oferecem a possibilidade de uma rotina flexível, na qual o advogado executa tarefas em casa e no escritório. 

Aqui na Aurum, essa prática faz parte da nossa cultura. Essa flexibilidade é muito importante, mas para que ela funcione é preciso que a equipe esteja alinhada e em constante comunicação.

Pensando no que podemos contribuir com nossa experiência – e com as soluções que oferecemos – preparamos este conteúdo sobre advocacia home office. 

Como ter uma boa atuação sendo advogado home office

Falamos brevemente que o advogado home office atua em casa. Mas, para garantir uma atuação eficiente, é preciso adotar algumas boas práticas para que o teletrabalho funcione

Afinal, essa grande vantagem da atuação remota também pode ser um ótima armadilha para a procrastinação. Sem o compromisso de estar em um escritório, as redes sociais, sites de notícias e até a própria cama podem se tornar mais atrativos que executar as tarefas planejadas. 

Na Aurum, é comum trocarmos experiências e materiais sobre home office entre os times, a fim de evoluirmos ainda mais essa prática e aproveitarmos ao máximo essa possibilidade

A partir disso tiramos algumas boas lições e aprendizados. E fizemos questão de compartilhar com os leitores do nosso blog. Confira!

Organize seu escritório remoto

Você não precisa montar um escritório completo em sua casa, principalmente se você atua como advogado home office com flexibilidade. Porém, é interessante ter um espaço reservado apenas para o trabalho, com seus materiais e ferramentas à disposição. 

Assim, você garante um ambiente confortável e sem distrações que possam atrapalhar seu rendimento – além de manter o foco!

Pensar em possibilidades além da sua casa também é uma boa forma de manter uma dinâmica de trabalho e até mesmo ser notado por futuros clientes. Pense em espaços como coworkings, por exemplo.

Leia também: como funciona um um escritório de advocacia virtual.

Organize sua rotina de trabalho

Para que o seu trabalho home office seja produtivo, é importante manter uma rotina como se estivesse indo ao escritório. Assim, estabelecer horários de trabalho e focar em atividades durante este período são práticas que podem fazer a diferença.

Procure encontrar o seu ritmo de trabalho e entender o que faz sentido para você: começar mais cedo ou mais tarde? Fazer pausas para o café? Ouvir música ou ficar em silêncio? Não existe uma fórmula, existe o que se encaixa para você.

Outro ponto importante na rotina de trabalho home office na advocacia, é estar alinhado com todas as pessoas que possam estar em casa para que não lhe interrompam. Isso garante disciplina para que você cumpra suas tarefas do dia com eficiência.

Por fim, informar sobre esse modelo de trabalho aos seus clientes é outro passo essencial na organização da sua rotina. É muito importante que todos saibam desse funcionamento para que estejam seguros sobre o que esperar.

Explique como funciona a dinâmica entre vocês, a rotina, a comunicação. Certifique-se que todos tenham acesso aos seus endereços de contato com facilidade e mostre-se aberto para receber mensagens de seus clientes. 

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Organize suas ferramentas

Não há como trabalhar remotamente sem contar com boas ferramentas de trabalho. Além de serem essenciais para a execução das atividades, elas garantem um trabalho mais eficiente e, o principal, a comunicação. 

Mesmo que trabalhe sozinho, o advogado home office precisa estar em constante comunicação com seus clientes. Já aqueles que fazem parte, ou lideram uma equipe, precisam conversar praticamente sobre toda a rotina de trabalho. Afinal, não estarão em contato pessoalmente para fazer alinhamentos ou tirar dúvidas.

Por isso, estabelecer ferramentas certas para cada necessidade é fundamental para fazer a advocacia home office funcionar.

Para a comunicação com os clientes, é válido o uso do WhatsApp, de email e até mesmo de ferramentas de videoconferência, como Skype ou Google Hangouts. Já entre a equipe, sugerimos o Slack para conversas rápidas, e as mesmas ferramentas de chamadas de vídeo para alinhamentos maiores.

Leia também: Como engajar a equipe de advogados em novas ferramentas.

Já para a execução das suas atividades jurídicas, a melhor ferramenta é um software jurídico online. Pensada para a advocacia, essa solução integra informações sobre o escritório, como histórico de clientes, casos e processos. Além disso, as melhores opções do mercado oferecem a possibilidade de delegação e gestão de tarefas e controle do fluxo de caixa, por exemplo.

Isso quer dizer que, conectado à internet e utilizando um sistema de gestão de escritórios de advocacia completo, o advogado home office consegue acessar as informações para seu trabalho de qualquer lugar. Assim, garante que sua rotina siga organizada e que suas tarefas sejam cumpridas.

Abaixo, listamos os principais mitos que surgem quando se pensa no trabalho remoto na advocacia e possíveis soluções para cada um deles. Você vai notar que o software jurídico pode ser a solução para muitos cenários. 😉

8 mitos sobre home office na advocacia e como combatê-los

Mito nº 1: Não vou ter à mão todas as informações que preciso

Já falamos aqui sobre a importância de o advogado home office contar com a tecnologia. Mas, para além disso, a rotina de trabalho na advocacia exige uma boa segurança da informação. Dessa forma, é possível garantir a proteção de todos os seus dados e ter certeza de que não vão se perder no buraco negro da internet.

Aqui na Aurum nós nos preocupamos muito com eficiência e segurança. Por isso, contamos com os servidores da Google para armazenar e proteger os dados salvos no Astrea. Isso torna o software jurídico tão seguro e acessível quanto o Google Drive.

Mas por que abordamos esse assunto neste tópico? Simplesmente para mostrar que reunir todas as informações em um software jurídico online resulta, automaticamente, em menos risco de perder dados importantes. Além, é claro, de facilitar (e muito!) o acesso a esses dados na advocacia home office.

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Mito nº 2: Vou correr muito mais risco de perder prazos

Pior do que a possibilidade de perder um documento importante é correr risco de não cumprir um prazo, certo? Essa é, talvez, a maior preocupação na advocacia – e com o advogado home office não é diferente! 

Basta alguns segundos pensando sobre o assunto para perceber que muitas atividades relativas a advocacia já foram automatizadas. Hoje em dia é possível fazer tudo à distância – com exceção das idas ao fórum (pelo menos por enquanto). Com um software jurídico essa possibilidade ganha ainda mais espaço.

O controle avançado do Astrea permite que os prazos sejam cumpridos de forma mais confiável, mesmo com uma ou mais pessoas da equipe trabalhando remotamente. É possível controlar tarefas, restringir acesso às informações críticas dos prazos e visualizar todas as atividades pendentes, em execução e finalizadas. Com poucos cliques, o usuário pode, por exemplo, ficar sabendo o que está prejudicando o cumprimento de determinado prazo e priorizar ações para finalizar tudo a tempo.

Além de permitir a criação de uma lista de atividades atrelada a cada prazo, o Astrea notifica os usuários sempre que houver qualquer movimentação relativa a ele.

Mito nº 3: Não vou conseguir acompanhar todos os meus processos

Como o advogado home office vai conseguir gerenciar todos os seus processos à distância? Com um software jurídico que permita uma gestão de processos inteligente! Usando o Astrea você conta com robôs que buscam atualizações nos tribunais e nos diários oficiais e armazenam todos dentro do sistema.

E para garantir que você realmente acompanhe cada atualização na advocacia home office, o sistema envia alertas sempre que houver qualquer movimentação. E como Astrea é um software online, você pode ter acesso a todas as informações sobre seus processos de qualquer dispositivo conectado à internet. Se você vai fazer isso da mesa do seu escritório, de um hotel em Paris ou de um evento para advogados em São Paulo, a escolha é sua! 😉

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Mito nº 4: Minha produtividade vai cair

Muito pelo contrário! É claro que, independente de onde você estiver atuando como advogado home office, buscar um cantinho confortável e favorável para a concentração é fundamental. Mas, ao contar com um software jurídico completo e online, que reúne todas as ferramentas de gestão de escritório, clientes, prazos, financeira, equipe e processos em um único lugar, você ganha tanto em produtividade quanto em organização!

O Astrea foi pensado para proporcionar tudo isso aos clientes com eficiência, agilidade e preocupação com a gestão do tempo. Afinal, em um mundo em que não é mais preciso escolher entre ser advogado e trabalhar de forma dinâmica e mais livre, as ferramentas têm um papel definitivo de desburocratizar as atividades rotineiras para incentivar a modernização da atuação profissional.

Mito nº 5: A qualidade no atendimento dos meus clientes vai cair drasticamente

Nós entendemos essa preocupação. Afinal, cliente mal atendido pode, eventualmente, virar ex-cliente, não é mesmo? 

Mas em um universo em que notebooks, tablets e celulares são ferramentas que servem como trabalho, banco, lazer, restaurantes, e várias outras funções, existe uma grande abertura para revolucionar os padrões de atendimento.

Caso contrário, como seria possível existir advogado home office e escritórios de advocacia virtuais se mantendo sustentáveis e lucrativos? Para um atendimento remoto de qualidade acontecer é preciso contar com as ferramentas certas. E o melhor software jurídico online está preparado para atender às suas necessidades e as necessidades dos seus clientes!

Entre os benefícios do sistema para advogados está a possibilidade de manter um histórico completo dos atendimentos. Essa alternativa é importante por dois motivos principais: o primeiro é deixar o atendimento mais personalizado e não depender da memória. E o segundo é garantir que o cliente vai ser bem atendido ainda que não seja por você. Afinal, se o histórico estiver completo e atualizado no software jurídico, os colaboradores vão poder se inteirar de todo o caso e dar sequência a uma assistência de excelência.

Em uma entrevista para nossa equipe, a advogada Mariana Gonçalves comentou como coloca isso em prática em seu escritório. Confira o vídeo abaixo:

Veja como a advogada Mariana Gonçalves evoluiu o atendimento no escritório com o software jurídico Astrea

Outro recurso que pode ser muito útil no atendimento remoto é o acesso do cliente. No Astrea, seu cliente pode ser informado automaticamente por email sempre que houver movimentação no processo dele. Ou, se você preferir, pode criar um acesso para ele mesmo fazer login e acompanhar as atualizações dentro do software.

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Mito nº 6: Eu não vou receber meus honorários corretamente

Sabemos que a inadimplência e a dificuldade em receber honorários são problemas para muitos advogados. Na advocacia home office isso também acontece.

Chamar um cliente para fazer uma cobrança, seja virtual ou pessoalmente, pode gerar 

constrangimentos para ambas as partes. Mas com boa organização e as ferramentas certas, esse procedimento fica mais simples e eficiente.

Ao contar com um software jurídico web completo, por exemplo, o advogado home office pode fazer toda a sua gestão financeira em um só lugar. Assim, controla os recebimentos e as saídas para pagamentos de contas. 

Ter um registro da movimentação financeira do escritório, com datas e valores organizados, é o primeiro passo para garantir que você receba seus honorários corretamente. Até porque, sabendo quais clientes estão em dia, você tem conhecimento daqueles que ainda não fizeram seus pagamentos.

O segundo passo é profissionalizar a cobrança dos seus honorários. Como? Que tal emitindo boletos diretamente do seu software jurídico?

Com o Astrea, esta etapa se torna mais segura e eficaz. A emissão de boletos é um recurso que garante ao advogado home office maior alinhamento com seus clientes em relação ao pagamento de honorários. Afinal, impõe maior responsabilidade e compromisso para o pagador do que as maneiras informais.

Leia mais: Como evitar a inadimplência com a emissão de boletos no Astrea.

Mito nº 7: Eu vou perder o controle da minha equipe

Muitos profissionais que desempenham papel de liderança não se ausentam dos escritórios, ou não cogitam atuação de advogado home office para seus liderados, por terem absoluta certeza de que o caos vai se instaurar. Se você também é refém desse pensamento, pode se tranquilizar e abrir a mente para novas possibilidades. Porque, afinal de contas, elas existem e estão cada vez mais próximas de você. 😉

Existem alguns meios de acompanhar as atividades de sua equipe em trabalho remoto. Uma delas é através de planilhas de gestão de tarefas, por exemplo.

Sabendo da rotina de delegação de tarefas de muitos escritórios, nossa equipe elaborou um material completo. Com ele, você pode definir datas para as entregas e acompanhar o andamento do que acontece no escritório. Além disso, evita a sobrecarga de trabalho e garante mais tranquilidade para o advogado home office.

Você pode fazer o download da planilha grátis clicando abaixo:

baixar planilha gratuita de gestão de tarefas

Pensando em escalabilidade e automação desta etapa, a solução ideal é contar com um um software jurídico completo, como o Astrea. Com ele, você se mantém informado em tempo real sobre o andamento das atividades da equipe. É possível ter uma visão panorâmica da situação mesmo à distância. Assim, você não vai precisar ligar no escritório e nem mandar um Whatsapp sempre que quiser saber como a equipe está se comportando e a quantas anda o tratamento das demandas. Basta acessar o Astrea e checar todas informações.

Mito nº 8: Alguém vai cometer um erro que não vou conseguir resolver

Infelizmente, erros acontecem sendo a atuação do advogado home office ou presencial. A boa notícia é que dá para contar com a tecnologia para evitá-los! 

Com um software jurídico como o Astrea, por exemplo, você pode restringir o acesso a algumas áreas do sistema. Dessa forma, é possível definir quem pode visualizar ou editar determinadas informações cadastradas no software.

Por exemplo: o estagiário não pode excluir nenhuma informação cadastrada no sistema, mas pode incluir documentos, alimentar o histórico e redigir peças jurídicas. A secretária de advogado pode visualizar todas as atividades cadastradas na agenda, mas não pode editá-las ou excluí-las. Assim por diante.

O Astrea também permite cadastrar processos em diferentes perfis. Tem os processos públicos, acessíveis a todos os usuários do sistema. Os processos em equipe, com acesso limitado para um grupo de colaboradores. E os processos privados, que ficam disponíveis apenas para a pessoa responsável por eles.

Conclusão

Com este conteúdo, não pretendemos esgotar o assunto. Pelo contrário. A nossa intenção é provocar a reflexão sobre o presente e o futuro da advocacia.

Crescer ou ter sucesso nesta área não é mais sinônimo de gerir um grande escritório. Abandonando essa “norma”, começamos a entender o crescimento e a evolução profissional também como a busca pela inovação e pela modernização da prática diária. E relacionamos muito disso às novas formas de trabalho que surgem a partir da tecnologia, como a advocacia home office.

Esperamos que este conteúdo contribua para você pensar e repensar os métodos de trabalho seus e da sua equipe. E que, a partir das nossas experiências e soluções, você consiga atuar como advogado home office com eficiência. Seja por meio de um escritório virtual ou em uma rotina flexível.

Independente do tipo de carreira que você decidiu seguir, é muito importante transformar o uso de ferramentas em parte da cultura do escritório. Instrua sua equipe para alimentar o histórico do cliente da maneira adequada, atualizar o status das tarefas e tratar os casos e processos. Quanto mais centralizada estiverem as informações, mais organizado e produtivo é o trabalho individual e da equipe.

Você pode começar conhecendo o Astrea e fazendo a leitura de outros artigos aqui do blog! 🙂

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