Como priorizar tarefas em escritórios de advocacia

Como gastar menos tempo ao priorizar tarefas em escritórios de advocacia

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Saber priorizar tarefas em escritórios de advocacia é uma prática essencial para lidar com a alta demanda de trabalho e com os prazos que nossa profissão impõe. Isso porque, com uma boa organização é possível cumprir as obrigações relacionadas à prática jurídica e ainda ter tempo para se dedicar a outras atividades.

Vou confessar uma coisa: eu não gosto de trabalhar 14h por dia, como parece ser a preferência de todos nas redes sociais. Gosto mesmo é de lidar rapidamente com todo o meu trabalho, ter tempo para pensar em minhas metas e fazer planejamento, e ainda aproveitar minha família e amigos.

Mas nem sempre foi assim. No início da minha carreira, quando abri meu primeiro escritório, ficava perdido nas tarefas e passava, sim, a maior parte do meu tempo preso ao trabalho. Era um misto de ter que provar para a sociedade que eu estava trabalhando (alguns parecem ver um glamour em estar sempre ocupados) e de não saber me organizar suficientemente bem para realizar tudo no tempo certo.

Tudo começou a mudar quando entendi que nem todas as tarefas tinham a mesma importância. Por isso, é essencial aprender a priorizar tarefas em escritórios de advocacia. E é sobre isso que vou falar sobre isso neste artigo. 😉

Passo a passo para priorizar tarefas em escritórios de advocacia

Como dito, hoje vejo que priorizar tarefas em escritórios de advocacia é fundamental para um trabalho eficiente e produtivo. Existem alguns passos que coloco em prática para fazer isso acontecer, que vão desde saber quais são as demandas até o momento de colocá-las em prática.

Para isso, é essencial ter em mente que você pode desenvolver em seu escritório atividades relacionadas à novos projetos ou à práticas rotineiras. Os passos a seguir podem ser aplicados em ambas, mas vou trazer exemplos mais voltados à rotina.

Se você quiser saber mais sobre planejamento de projetos, sugiro o texto sobre OKR na advocacia e outro sobre 5W2H na advocacia, ambos aqui do blog da Aurum. Agora, se você deseja focas em priorizar tarefas da rotina do escritório de advocacia, sugiro que anote os passos abaixo:

1. Liste suas tarefas

Parece muito básico, eu sei. Mas você já tentou fazer uma petição inicial sem saber a história toda do cliente?

É exatamente a mesma coisa. Sem saber todas as suas tarefas, você não vai conseguir se organizar. Então, o primeiro passo deve ser listar todas.

Eu sou analógico nesse primeiro passo: prefiro escrever todas as tarefas pendentes à mão para depois passar para uma lista digital. Fica mais tangível assim, mais fácil de entender o que realmente deve ser feito.

Como colocar em prática e priorizar tarefas em escritórios de advocacia:

Mãos à obra, então. Para priorizar tarefas em escritórios de advocacia, pegue uma folha de papel (ou várias) e comece a escrever tudo que você tem para fazer. Tudo mesmo: aquelas petições, contratos, prazos processuais, ligações, artigos, e-mails a responder, etc.

Sua lista também pode ser feita diretamente em uma plataforma digital, como em um software jurídico. As opções mais completas do mercado oferecem a possibilidade de fazer listas de tarefas e registrar tudo o que precisa ser feito para que sejam concluídas. 

Assim, nesse primeiro momento da sua priorização, você já consegue organizar as tarefas e ter uma visão de tudo o que precisa ser realizado. E o melhor: sem correr o risco de perder as informações. É uma excelente solução para quem deseja ter mais organização e fazer uma gestão de tarefas completa. Você vai entender melhor porque nos próximos passos. 😉

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Ah, antes de encerrar este primeiro passo, quero destacar que só existe uma exceção (até porque se não existisse, eu não estaria falando com advogados): se a tarefa levar menos de 5 minutos para ser feita, faça imediatamente. Depois, vamos ao passo dois.

2. Organize as tarefas – a Matriz de Eisenhower

Uma forma muito eficaz de se priorizar tarefas em escritórios de advocacia é a Matriz de Eisenhower. Já vou explicar como ela funciona, mas antes disso cabe explicar quem foi Dwight Eisenhower, criador da matriz.

Dwight Eisenhower foi presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Além disso, ele foi General 5 estrelas durante a 2ª Guerra Mundial, Comandante Supremo da OTAN, presidente da Universidade de Columbia e, com tudo isso, ainda tinha tempo para desenvolver alguns hobbies.

Mas calma, não vamos falar de política. Só expliquei um pouco da história dele para mostrar que, para realizar tudo que realizou, ele precisava de sistemas de produtividade, e o mais conhecido é sua matriz. Confira abaixo como ela se organiza:

Como podemos ver pela imagem, a partir da Matriz de Eisenhower você pode priorizar tarefas em escritórios de advocacia em:

Importantes e Urgentes

São as tarefas que você deve fazer imediatamente, já que são essenciais para o seu escritório e precisam ser realizadas agora. O objetivo deve ser esvaziar essa lista o mais rápido possível, e partir para a próxima. 

Exemplo: prazo fatal de contestação.

Importantes e Não Urgentes

São tarefas que, embora sejam de grande importância, não são urgentes. Assim, não precisam ser realizadas imediatamente, mas precisam ser agendadas dentro das possibilidades

Exemplo: publicação de uma sentença hoje, com prazo de 15 dias para apelar. Deve ser agendada para ser realizada antes do prazo fatal (antes de se tornar urgente).

Não Importantes e Urgentes

Há tarefas que não dependem de uma habilidade especial sua, mas que se tornam urgentes devido a prazos. Essas tarefas devem ser resolvidas imediatamente, e o ideal é delegar, para que você foque no que é importante

Exemplo: pagar contas com vencimento naquele dia, tirar cópias de um processo físico que publicou.

Não Importantes e Não Urgentes

São tarefas que não acrescentam nada ao seu dia a dia, e devem ser eliminadas, ou reduzidas

Exemplo: checar redes sociais de 5 em 5 minutos (quando você pode reservar um horário para isso, se quiser).

Como colocar em prática e priorizar tarefas em escritórios de advocacia:

Agora, pegue uma outra folha de papel e divida em 4 pedaços, exatamente como o desenho da Matriz de Eisenhower, e comece a separar as tarefas por quadrante. Será difícil classificar algumas tarefas nas primeiras vezes, mas, com a prática, vai ficando mais fácil.

Para as tarefas a delegar, entendo que muitas vezes ainda não temos condições de contratar alguém que possa lidar com elas. No entanto, vale a pena planejar a delegação e contratar alguém que possa lidar com elas assim que possível. 😉

Novamente você pode contar com a tecnologia para facilitar processos. Após utilizar a Matriz de Eisenhower para classificar a urgência das suas tarefas, você pode contar com o melhor software jurídico para filtrá-las por data e ter uma visão mensal, semanal ou diária das suas prioridades. Além disso, acompanhar o andamento de cada tarefa até que seja finalizada – até mesmo as que forem delegadas.

Leia também: Como profissionalizar a delegação de tarefas na advocacia.

Depois de tudo separado, vamos para a organização da semana.

3. Organize sua semana em blocos de tempo

Agora que você já sabe como priorizar tarefas em escritórios de advocacia, precisa distribuí-las pela sua semana, ou até mesmo pelo seu mês. Mas vamos começar devagar.

A melhor forma de distribuição de tarefas que eu já vi até hoje são os blocos de tempo. Vou explicar primeiro a teoria, para depois explicar a prática.

Existem estudos que demonstram que levamos por volta 10 minutos para realmente entrar em “modo de produção” de um tipo de tarefa. Sempre que há alguma interrupção, levamos o mesmo tempo para voltar ao ritmo anterior (eu estou olhando para vocês, notificações do Instagram, WhatsApp e companhia).

Isso acontece porque cada tipo de produção tem suas “regras” próprias: o raciocínio para escrever um texto é diferente do utilizado para falar com um cliente por telefone, por exemplo.

Como colocar em prática e priorizar tarefas em escritórios de advocacia:

Sabendo disso, o ideal é agrupar tarefas semelhantes no mesmo bloco de tempo. Por exemplo, separar uma manhã inteira apenas para fazer petições, uma tarde apenas para fazer atendimentos, etc.

Eu já sei o que você vai falar: “ah, Mateus, mas a gente não tem controle total sobre a nossa agenda! Temos audiências e sustentações orais que nós não marcamos!”. Ok, eu sei… mas você tem controle sobre todo o resto, não é mesmo?

Eu, por exemplo, marco reuniões e diligências no Fórum sempre que vou ao Centro da cidade, e aloco os horários de escrita, gravação para meu canal no YouTube e planejamento em outros dias. Sempre que possível, separo um dia inteiro só para produção de conteúdo jurídico, outro só para peticionar,  etc.

Nem sempre isso é possível, mas não tem problema. O que importa é tentar fazer funcionar na maioria das vezes. Ah, e não esqueça de colocar na sua agenda o tempo reservado para essas atividades. Vai ter ajudar a não marcar nada fora do planejamento.

Vantagens de priorizar tarefas em escritórios de advocacia com um software jurídico

Já falei acima como o uso de um software jurídico pode facilitar a sua priorização de tarefas. É importante ter em mente que existem diferentes formas de se organizar e um sistema completo pode se adaptar à sua rotina na advocacia

No meu caso, uma tarefa que sempre tomava tempo eram os relatórios e atualizações para todos os clientes. Antes, eu enviava tudo manualmente, o que me tomava muito tempo: algo em torno de 2 a 3 dias inteiros de trabalho. Hoje em dia quem realiza essas atividades automaticamente é o software jurídico Astrea, poupando muito tempo e evitando erros humanos.

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Assim, além de priorizar tarefas em escritórios de advocacia, com o sistema consigo ter mais produtividade – e, consequentemente, me dedicar a outras atividades.

Conclusão

Aprendendo a priorizar as tarefas do seu escritório, você não vai precisar ter dias de trabalho de 12 ou 14 horas. Esse horário de trabalho não é saudável e nem produtivo.

Com organização e com as ferramentas corretas, você poderá produzir muito mais em muito menos tempo. Hoje eu cuido de pelo menos 4 vezes mais clientes e processos do que cuidava nas minhas épocas de longas horas de escritório, e garanto que gasto muito menos tempo com essas tarefas.

Experimente as técnicas que indiquei aqui, mas lembre de uma coisa: fica pior antes de melhorar. Toda técnica nova tem uma curva de aprendizado que vai fazer parecer que não funciona até começar a dar resultado. Dedique-se a essas técnicas por pelo menos 3 meses e eu garanto que elas vão te trazer bons resultados. 😉

Se você gostou deste texto e quer saber mais sobre o uso de um software jurídico no seu dia dia, indico os seguintes conteúdos:

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E você, como faz para priorizar tarefas do seu escritório de advocacia? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo suas dicas e impressões sobre o conteúdo!

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