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OKR na advocacia: como fazer um planejamento do Vale do Silício em seu escritório

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O OKR (Objectives and Key Results) é um método de definição e acompanhamento de metas. Foi criado pela Intel e disseminado pelo mundo através de grandes empresas. O OKR na advocacia pode ser utilizado para a gestão e sucesso do escritório.

Você deve saber, mais do que ninguém, que para ter um escritório de sucesso é preciso ir além do conhecimento técnico. É necessário ter objetivos concretos, entender como alcançá-los e engajar a equipe com os resultados. 

No entanto, na correria do dia a dia, sabemos que muitas vezes as tarefas diretamente ligadas a objetivos acabam sendo deixados de lado por conta de demandas mais urgentes e essa situação logo pode se tornar uma bola de neve. 

O método do OKR surgiu para auxiliar neste processo. Atualmente é utilizado por empresas como Google, Spotify, Airbnb e aqui na Aurum, fazendo sucesso como uma método inovadora que engaja colaboradores, permite um acompanhamento simples e focado em resultados. 

E sabe qual a melhor parte? O OKR pode ser facilmente aplicado em outras áreas, inclusive na advocacia, melhorando a performance da equipe e facilitando a sua vida. Para colocar o método em prática, preparamos um kit de planejamento de metas na advocacia com OKR com modelos prontos para você fazer uma cópia e usar aí no seu escritório.

Neste artigo, preparamos um guia completo de como aplicar o OKR na advocacia e ter o planejamento do Vale do Silício. Continue lendo! 🙂

O que é OKR?

O OKR (Objectives and Key Results) é um método de definição e acompanhamento de metas criado por pela Intel. Em pouco tempo a Google também começou a utilizar, tornando a prática mais popular e fazendo com que, assim, se espalhasse pelo Vale do Silício e pelo mundo. O objetivo principal do OKR é que todos os colaboradores e envolvidos em projetos estejam andando na mesma direção e num ritmo contínuo em busca de resultados. 

Cada objetivo (“O” de OKR) deve conter os key results (“KR”) necessários para garantir que o objetivo seja cumprido. Os objetivos devem ser memoráveis e de grande importância. Também precisam ser engajadores e inspiradores para que a equipe deseje alcançar. Já os key results são o conjunto de métricas responsáveis pelo andamento do seu objetivo. Eles precisam ser mensuráveis

Existe uma fórmula para estruturar cada OKR:

  • Eu vou (objetivo) medido por (conjunto de key results).

Um exemplo simples é:

  • Eu vou conquistar 5 novos clientes até março de 2020 e medir esse número mensalmente com os registros do meu software jurídico.

E por último, mas não menos importante, os OKRs devem ser transparentes e estarem a vista de todos para que a equipe esteja alinhada com os objetivos propostos.

Explicado o que é OKR, vamos entender como o método pode ser aplicado no dia a dia de um escritório de advocacia.

Como aplicar o OKR na advocacia?

Inicialmente pode parecer complicado, mas aplicar o OKR na advocacia é mais fácil do que parece. Afinal, um escritório não deixa de ser uma empresa. E toda empresa precisa de lucro, melhor rendimento da equipe e resultados expressivos.

Assim como fazemos na Aurum, o ideal é que seja feito uma projeção anual para a empresa e um OKR para todas as equipes, que são trimestrais. O OKR na advocacia pode ser aplicado da mesma forma, independente da quantidade de colaboradores o escritório tiver, ou até mesmo se for apenas você.

Definindo os OKRs do seu escritório

Primeiramente, é preciso definir qual a projeção do escritório para o ano. Esse é um momento de reflexão, no qual você deve se perguntar porque o que tem em mente é, de fato, um objetivo e qual a sua importância. Essa parte fica para os sócios do escritório.

Feito isso, é hora de definir os OKRs das equipes. A recomendação é que a duração seja trimestral. Eles devem ser feitos entre cada equipe, e as reflexões sobre os objetivos continuam as mesmas. Lembre-se que o objetivo de um OKR precisa ser muito importante e, acima de tudo, memorável. Se for algo rotineiro, logo será esquecido.

Cada OKR deve ter um responsável. Essa pessoa é quem vai acompanhar as ações e se certificar que todos estejam organizados para que o objetivo tenha sucesso.

Para que os objetivos sejam alcançados, é necessário incluí-los na rotina de trabalho. Os resultados dependem da cooperação de todo o seu escritório, portanto, faz parte do método um acompanhamento semanal das metas, ou check-ins, que falaremos mais adiante.

Exemplo de OKR na advocacia

Veja um exemplo simples de como podem ser feitos os OKR na advocacia. Vamos supor que um escritório tenha o objetivo de triplicar o faturamento de 2020 e garantir o PLR da equipe. Para que isso seja possível, é preciso iniciar o ano enchendo o cofre.

Objetivo: Encher o cofre.

Key results:

  • Desenvolver um fluxo para a cobrança dos clientes inadimplentes [Projeto]
  • Cobrar com boletos no Astrea os 20 clientes inadimplentes
  • Receber e registrar no Astrea R$ 15.000 devidos
  • Desenvolver o processo para alcançar os atendimentos [Projeto]
  • Executar e registrar no Astrea 50 novos atendimentos
  • Converter 15 novos clientes
  • Receber e registrar no Astrea R$ 15.000 de novos clientes

Diante do cenário acima, é possível utilizar um sistema jurídico para desenvolver um processo de atendimento ao cliente e no registro deles, já que registrar todas as informações é crucial para acompanhar o progresso de cada um dos key results levantados. Por isso, sugerimos a adoção de um bom software jurídico

Além de manter todas as informações seguras e acessíveis, um programa para advogados auxilia agilizando etapas dos projetos. Assim, você não precisa perder tempo com atividades repetitivas e burocráticas. Por exemplo, na cobrança dos 20 clientes inadimplentes e no desenvolvimento do fluxo de cobranças, o escritório poderia utilizar a emissão de boletos do Astrea

Como os key results devem ser mensuráveis, o software Astrea dará essa visão ao advogado, além de melhorar a saúde financeira do escritório.

E para te ajudar ainda mais na aplicação do OKR na advocacia, criamos um passo a passo com modelos prontos, explicações e até um cronograma para você já começar 2020 utilizando em seu escritório. E para usar é super simples: basta adicionar o material a seu Drive. 

baixar kit de planejamento de metas na advocacia com OKR

Como acompanhar os OKRs na advocacia

Agora que você já sabe como criar os seus OKRs, está na hora de saber como fazer para acompanhá-los e, aí sim, ter resultados ainda melhores. 

Uma das diferenças entre o OKR e os métodos tradicionais é na forma como são acompanhados. Nos métodos tradicionais, é comum fazer reuniões mensais e definir metas a longo prazo, que muitas vezes se perdem. Já no OKR, o acompanhamento, também conhecido como check-in, é semanal. 

Com um acompanhamento semanal das metas, você e sua equipe podem antecipar erros, ou até mesmo revisar os key results, pois eles podem estar complicados ou fáceis demais de alcançar.  Essa rotina facilita o processo de identificar falhas e acertos tanto na equipe como no escritório em si.

As reuniões de acompanhamento não precisam ser longas ou intermináveis. Na verdade, como você e seu time já estarão por dentro do que cada um faz  ao longo da semana através dos OKRs, o normal é que os checks durem cerca de 30 minutos.

Assim como o passo a passo para a criação do OKR, elaboramos para o kit um exemplo de como as reuniões de check-in podem ser feitas. Vale a pena conferir!

Medindo os key results

Neste ponto você já sabe que para o OKR é essencial que as suas metas, os key results, sejam mensuráveis. Mensurar e analisar dados é um passo importante para que você saiba como agir e tomar decisões mais certeiras.

Metas como “execução de 50 atendimentos” podem ser acompanhadas com o uso de um software para advogados, que além de auxiliar na gestão da rotina do seu escritório, também permite registrar todas as interações que você teve com o cliente e assim oferecer o melhor atendimento possível. 

Use os resultados para melhorar processos

É muito importante documentar todas as ações feitas no OKR até o seu fechamento. Lições aprendidas, o que poderia ter sido feito diferente, o que deu certo. O ideal é usar um tempo da reunião de fechamento para uma breve retrospectiva sobre o trimestre.

Assim, os dados coletados poderão ser analisados, usados para a criação de novos objetivos e ajudar o escritório a performar melhor.

Leia também: como aplicar indicadores de desempenho para escritórios de advocacia.

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Conclusão

O OKR traz como benefício muito mais que organização para o seu escritório. Ele pode permitir que você e sua equipe sejam mais ágeis, uma redução no tempo de definir metas na advocacica e, por tanto, ter mais tempo disponível para outras atividades e disciplina para ir atrás dos resultados esperados.

Aqui na Aurum nós utilizamos o método há um tempo e colhemos muitos frutos a partir disso. O OKR na advocacia também pode ser aplicado da mesma forma e, assim, melhorar significamente o dia a dia do seu escritório. 

O kit de planejamento de metas na advocacia com o OKR também foi preparado, com muito carinho, pensando nas possíveis metas (e como criá-las) no seu escritório. No kit também precisamos cada etapa do OKR e disponibilizamos um cronograma. Exatamente como fazemos na Aurum! 🙂

Para saber mais sobre o método, você também pode assistir a palestra sensacional do Felipe Castro, consultor de OKR, no Aurum Summit 2016. 

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E aí, o que você achou do nosso conteúdo sobre OKR na advocacia? Alguma dúvida ou sugestão? Comenta aqui embaixo! Vamos adorar saber.

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