A gestão de tarefas na advocacia é fundamental para profissionais que buscam mais assertividade e tranquilidade na rotina. E o melhor: é possível fazer essa gestão de forma automática com o software jurídico Astrea. 

Contar com uma boa gestão de tarefas na advocacia faz toda a diferença na hora de organizar os processos de trabalho e tornar a rotina do seu escritório mais eficiente. Afinal, a falta de planejamento ou coordenação aumenta as chances de esbarrar em conflitos no desempenho das atividades, certo?

Ações reativas acabam ocasionando entregas e resultados aquém da capacidade técnica e gerencial do seu escritório. Por isso, é preciso desenvolver a mentalidade empreendedora e investir na otimização de processos, buscando gerir tarefas com maior eficiência. A grande questão é: como se dedicar à melhoria da gestão ao mesmo tempo em que se lida com tantos desafios da advocacia?

Foi para ajudar você a responder essa e outras perguntas sobre gestão de tarefas na advocacia que desenvolvemos este conteúdo!

A importância de mapear processos de trabalho

A rotina jurídica é recheada de atividades administrativas que se repetem semanalmente. E para além de tarefas do cotidiano, é importante ter um olhar atento à gestão jurídica, certo?

Para mapear esses processos de trabalho é recomendável começar pelo registro minucioso de todos os afazeres. Na prática, estamos falando de esquematizar os fluxos de atividades, identificando quando uma tarefa tem início, quem são os responsáveis por ela e qual a ordem sequencial da contribuição de cada colaborador até que seja finalizada.

Detalhar os processos de trabalho em fluxogramas ou simples checklists é uma etapa básica do planejamento e permite identificar gargalos que antes passavam despercebidos. A partir daí, fica muito mais fácil saber onde e como agir para melhorar o cumprimento das atividades no escritório. Separamos a seguir algumas medidas que podem tornar esse processo ainda mais proveitoso. Olha só!

3 dicas práticas para a gestão de tarefas na advocacia

1 Defina prioridades

Toda gestão de tarefas eficiente passa, necessariamente, pela definição de prioridades. Nesta etapa, o que se deve levar em conta são os prazos das entregas para cada tipo de atividade.

Além disso, para conseguir colocar em prática as atividades priorizadas de cada área, é importante disponibilizar em local acessível a todos os envolvidos uma lista de tarefas a serem desempenhadas. Assim, os colaboradores ficam sempre cientes do que precisam fazer e o gestor consegue acompanhar as atividades do planejamento até a conclusão e mensuração dos resultados.

Foco no cumprimento de prazos

Você com certeza sabe mais do que a gente que o cumprimento rigoroso de prazos é um quesito inerente à advocacia. No entanto, em uma rotina pouco organizada, a tarefa pode exigir mais esforços que o necessário.

Por exemplo, se o escritório ainda utiliza planilhas para o controle de processos, administrar os prazos diante de um arquivo com centenas, até milhares de linhas, pode gerar transtornos. Além de uma maior insegurança sobre o andamento e veracidade das informações.  

Uma forma inteligente de lidar com essa questão é contando com um software para escritório de advocacia que automatize as atividades repetitivas, facilite o trabalho em equipe e envie alertas sobre a movimentação processual e sobre o recebimento, atraso ou conclusão de tarefas. Assim, os profissionais do seu escritório vão conseguir enxergar objetivamente as tarefas prioritárias e você vai ter mais recursos para conduzir uma gestão integrada.

Leia mais: Como gastar menos tempo ao priorizar tarefas em escritórios de advocacia

Atenção especial aos clientes

O mesmo vale para o relacionamento com clientes. Existem casos que merecem ser acompanhados mais de perto, seja pela complexidade, seja pela importância do cliente (descubra quais clientes são mais importantes para o seu escritório).

É claro que todos os clientes merecem a sua dedicação e da sua equipe, mas é importante não esquecer que alguns casos são mais estratégicos do que outros e esse entendimento é algo natural nos negócios. Sendo assim, cabe ao advogado saber identificar essas oportunidades e conseguir conciliar todas as demandas.

Para isso, faz toda a diferença contar com registros detalhados e atualizados de cada cliente sempre à mão. Ainda há quem confie plenamente em cadernos e planilhas de registro, mas hoje em dia existem soluções tecnológicas muito mais práticas, modernas e acessíveis. Afinal, há programas de gestão desenvolvidos exclusivamente para advogados e advogadas. Descubra o melhor software jurídico do mercado. 😉

Não se esqueça do marketing jurídico

Já na área do marketing jurídico, para que a equipe consiga definir prioridades, deve haver um entendimento muito claro sobre o que se pretende com as ações em curso: qual público atingir, quais potenciais clientes se deseja contatar e quantos podem efetivamente fechar contrato.

Assim, todos saberão definir as prioridades e quebrar as ações em etapas que façam sentido para as estratégias e para a rotina. Uma dica para este tipo de organização é utilizar o conceito de 5W2H para escritórios de advocacia, que auxilia no planejamento de atividades e recursos.

2. Automatize atividades rotineiras

Para ter um escritório alinhado às exigências de um mercado cada vez mais dinâmico e concorrido, o passo seguinte para a gestão de tarefas deve ser a automatização das atividades.

Em termos práticos, automatizar a execução de tarefas significa realizá-las sem interação humana. Você consegue imaginar isso na prática do seu escritório ou considera algo distante das suas condições atuais? Enquanto você pensa, não se esqueça que para muitos de seus concorrentes diretos isso já é uma realidade.

Hoje em dia, é possível contar com o trabalho das lawtechs para facilitar o cotidiano dos escritórios. Com um bom software para escritório de advocacia a gestão de tarefas e de rotinas administrativas passa por uma verdadeira revolução. Quer entender mais a fundo como um software jurídico facilita a rotina na advocacia? Conheça o Astrea a seguir.

Como o Astrea automatiza a sua rotina jurídica 

O Astrea é o software jurídico líder do mercado, utilizado por 70.000 profissionais e tem como objetivo tornar a sua rotina mais tranquila. Assim, você substitui as velhas planilhas e passa a ter uma contagem automática de prazos processuais, além de muitos outros benefícios, como inteligência artificial e integração de todos os dados do processo ou do cliente.

Sem falar que a chance de perder as datas de cada prazo é praticamente anulada. Afinal, o Astrea oferece o ambiente perfeito para a delegação e o acompanhamento de tarefas pelo gestor.

O envio automático de avisos de atraso e conclusão de prazos e atividades é também grande aliado de uma gestão de tarefas prática e eficiente. Assim, nenhuma etapa é esquecida. Outro recurso muito interessante é a possibilidade de organizar o trabalho por categorias, utilizando etiquetas coloridas para melhorar a identificação e facilitar a pesquisa de informações.

Ah, e por se tratar de uma opção disponível em ambiente digital, é possível acompanhar toda a rotina jurídica mesmo fora do escritório. Com o aplicativo para celular Astrea, você pode fazer tudo isso à distância. 

A implantação de uma rotina automatizada traz ganhos expressivos em termos de tempo e agilidade. E, com o Astrea, é possível ter acesso ao software gratuitamente por até um ano. Esta é uma versão de entrada, com o limite de acompanhamento de até 40 processos, que já transforma a rotina de advogados e advogadas, sobretudo iniciantes. 

Ou seja, se você busca eficiência na gestão de tarefas na advocacia, use o Astrea. 

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3. Delegue tarefas de forma assertiva

Estar à frente da gestão de tarefas do seu escritório também significa delegar. Afinal, quanto mais o negócio jurídico cresce, mais se torna inviável ser responsável por todas, ou quase todas, as atribuições.

Em algum momento você tentou “abraçar o mundo com os próprios braços”? Caso a sua resposta seja afirmativa, você conhece bem as consequências. Atrasos, demandas desorganizadas e dificuldade de manter um padrão de qualidade nos atendimentos são alguns dos efeitos colaterais. Veja a seguir como delegar tarefas e otimizar o trabalho no seu escritório.

Tarefas certas para as pessoas certas

O primeiro passo é conhecer a sua equipe e saber qual profissional está mais apto a desenvolver determinada atividade. Afinal de contas, de nada adianta colocar uma obrigação nas mãos de quem não tem perfil para cumpri-la e acabar frustrando você e o colaborador com o resultado.

Colaboradores empoderados

Quem incorpora uma nova atribuição ou fica à frente de uma atividade importante deve desfrutar de algum nível de liberdade para tomar decisões. Quando o ambiente não é seguro o bastante para isso, o colaborador acaba recorrendo a você a todo o momento. As consequências disso vão desde o microgerenciamento até sobrecarga de trabalho recaindo sobre seus ombros.

Apesar da importância, nem sempre a delegação de tarefas ganha a atenção que merece nos escritórios de advocacia. A rotina atribulada e o volume de atividades acabam sendo justificativas para algumas omissões.

A ótima notícia é que dá para mudar esse cenário e transformar a delegação em uma atividade simples e ágil! Com um bom software jurídico, é muito prático estruturar, encaminhar e gerir automaticamente responsabilidades individuais e coletivas.

Conclusão

Depois de ler este conteúdo, você deve ter percebido que a gestão de tarefas é um aspecto extremamente estratégico a qualquer escritório de advocacia. Uma organização refinada permite agregar qualidade às atribuições e alcançar melhores resultados em lucratividade e satisfação do cliente.

Também destacamos que o software jurídico Astrea pode ser um importante aliado de quem precisa e pretende modernizar a gestão das rotinas jurídicas como um todo. Nesse contexto, a possibilidade de automatizar boa parte dos processos é um dos pontos mais interessantes, especialmente por trazer segurança ao acompanhamento de prazos processuais.

Se você quiser saber mais sobre o assunto, indicamos que siga nos seguintes conteúdos aqui do Portal da Aurum:

• Como otimizar a divisão de tarefas em diferentes rotinas com o Astrea
• Vantagens de priorizar tarefas com o Astrea
• Comparativo: ROI do software jurídico Astrea X outras ferramentas
• Como faço o planejamento do meu escritório de advocacia
• Conheça as hipóteses de extinção da punibilidade
• Saiba como funciona e quais os prazos do período de graça
• O que é e quais são os tipos de Liberdade Provisória?
• Entenda o que é NIRF e veja como consultar!

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