Software para escritório de advocacia

Software para escritório de advocacia: mitos e benefícios

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O software para escritório de advocacia existe para profissionalizar a gestão do negócio jurídico. Para isso, existem duas divisões. Os softwares jurídicos completos, que oferecem um conjunto de soluções para tornar a rotina do escritório melhor, e os sistemas especializados com soluções para facilitar ou aperfeiçoar uma única atividade.

Junto com a popularização do uso de software por escritórios de advocacia, veio uma série de mitos e dúvidas sobre a ferramenta. “Softwares jurídicos são muito caros!”, “sistemas para advogados são difíceis de mexer!”, “será que programas jurídicos são mesmo confiáveis?”, “quais os benefícios para o meu escritório?”. Se pensamentos como esses já passaram pela sua cabeça, nós temos muito o que conversar. 🙂

A popularização do uso de software para escritório de advocacia e a adoção de outras tecnologias pelo setor é algo a ser comemorado. Mas ainda existe a necessidade de desmistificar algumas crenças e explicar, com clareza e sinceridade, quais são os benefícios para o escritório com o uso desse tipo de programa. 

Neste texto vamos nos ater aos sistemas multifuncionais (completos), que é a nossa expertise! Para facilitar o entendimento, dividimos o conteúdo em duas partes. Vamos lá?

O que você vai ver neste artigo:

Mitos sobre o uso de software para escritório de advocacia:

Benefícios do uso de software para escritório de advocacia:

8 mitos sobre o uso de software para escritório de advocacia

1. Software para escritório de advocacia é muito caro

Movimentar o caixa do escritório é sempre um momento de muitas ponderações e decisões estratégicas. Afinal, medir o custo-benefício de novas contratações é realmente muito importante! Saber diferenciar gasto de investimento também. Diante disso, falar de software para escritório de advocacia nesse contexto requer algumas distinções.

A primeira é a relação de valor. Quando você cogita contratar um software para advogados, qual valor vêm à sua mente? Enquanto você pensa, vamos nos adiantando em dizer: o mito de que contratar um programa é um custo além do que o escritório é capaz de absorver é herança das antigas tecnologias e do antigo modelo de contratação. 

Isso porque além de facilitar o acesso em qualquer dispositivo conectado à internet, a computação em nuvem barateou o desenvolvimento dos softwares jurídicos e essa vantagem foi estendida ao contratante (você!).

Hoje em dia existem à sua disposição diferentes planos e pacotes, e cada um deles possui um preço compatível à entrega de valor. Enquanto você está aí, achando que não é capaz de pagar por um programa para escritório de advocacia completo, a oportunidade de profissionalizar ainda mais a sua atividade é deixada de lado. Quer uma dica? Pare de imaginar e pesquise o custo-benefício de um software que realmente atenda às necessidades do seu escritório.

2. Não vale o investimento

Muitas vezes o mito não está na referência de preço, mas no custo-benefício de um programa para escritórios de advocacia. Às vezes até existe um valor disponível em caixa, mas a dúvida se vale ou não o investimento acaba se sobressaindo.

Afinal, por que migrar das planilhas de controle de processos judiciais para um sistema? Por que não esperar o volume de clientes aumentar para ir atrás de uma ferramenta que dê mais escala para o escritório? Nós ouvimos bastante esse tipo de questionamento por aqui. Por isso, vamos tentar responder com o máximo de clareza possível.

Além de automatizar a gestão de processos, otimizando (e muito!) o tempo dos colaboradores do escritório, um bom software para escritório de advocacia integra todas as informações do caso ou processo aos dados do cliente, ao histórico do atendimento e aos documentos. 

Gestão financeira, gestão de clientes, controle do escritório, gestão da equipe, emissão de boletos, controle de atividades, gestão de documentos, produção de peças jurídicas, controle absoluto dos prazos. Tudo isso é facilitado pelo melhor software jurídico.

Se mesmo sabendo do potencial das melhores ferramentas a dúvida persistir, discrimine o valor e o tempo que cada uma dessas ações isoladas custa ao escritório e compare com o valor do investimento em um programa para escritórios de advocacia. Assim, você consegue ter certeza se vale ou não a contratação! 🙂

3. Meu escritório não precisa de um software jurídico

As planilhas são a solução imediata para escritórios que estão iniciando no mercado. Elas costumam cumprir um papel básico de controle. Mas o espaço limitado dificulta o registro de informações completas sobre os retornos para o cliente, as movimentações nos processos, as atividades desenvolvidas pelo escritório para aquele caso ou processo. Se você não tem uma boa memória, isso pode ser um problema.

A advogada Mariana Gonçalves contou como foi a decisão de migrar de planilhas para um programa para escritórios de advocacia no guia para encantar clientes com um software jurídico. Este é um bom exemplo prático para você se basear. 😉

Outra questão sensível das planilhas é a escolha de quem pode acessá-la e alterá-la. Concentrar essa responsabilidade apenas em uma pessoa pode gerar sobrecarga e comprometer a gestão do tempo. Permitir que outros colaboradores editem os dados pode ser correr riscos que não existiriam em um software para advogados, como, por exemplo, o de excluir uma linha da planilha sem querer e comprometer prazos, atendimento e até o êxito na causa.

Nem sempre a necessidade por um programa vai surgir no caos. Algumas vezes, um software jurídico multifuncional vai ser a peça-chave para fazer o escritório de advocacia crescer. Nesse caso, a contratação de um bom sistema, como o Astrea, vai depender mais do planejamento estratégico do escritório do que de um problema mais sério. 

Planejar é prevenir! Advogar e cuidar da gestão é muito mais fácil quando você possui recursos que possibilitam o crescimento do escritório mantendo a organização e a produtividade.

4. Software para escritório de advocacia é difícil de usar

Essa também é uma crença que se popularizou no início da adoção de programas para advogados. Naquela época, o desenvolvimento era mais focado na entrega de funcionalidades robustas e menos na experiência do usuário. E o que acontecia é que demorava-se meses e até anos para entender o funcionamento do sistema e conseguir aproveitar todos os recursos que ele oferecia.

Hoje em dia, o cenário é outro. Não podemos falar por todos os softwares para advogados, mas podemos dizer com propriedade que o Astrea, sistema jurídico da Aurum, é desenvolvido com foco no usuário. O que significa que cada interação do usuário com o sistema é pensada e desenhada para que seja acessível e fácil de usar.

O Astrea é tão fácil de usar quanto as ferramentas que você já conhece, como as opções do Google e o seu aplicativo de agenda. E para garantir que os usuários vão aproveitar os recursos oferecidos pelo sistema, existe o acompanhamento dos consultores, treinamentos, chat online e a central de ajuda. 😉

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5. A implantação do software jurídico demora muito

Além de ter um valor mais acessível, os softwares jurídicos online não precisam de implantação. Para usar, basta iniciar o período de experimentação gratuita e pronto! Não é necessário instalar nenhum arquivo na sua máquina.

No Astrea você faz o cadastro em poucos minutos. Depois, recebe acompanhamento do nosso time assim que começa a usar e pode recorrer ao chat online sempre que tiver alguma dúvida. Você imaginava que era tão fácil assim?

6. Ensinar colaboradores a usar o sistema é perda de tempo

Nós entendemos o pensamento de que você possivelmente aproveitaria melhor o tempo advogando e administrando o seu negócio jurídico do que usando o sistema ou ensinando sua equipe a usá-lo. Mas discordamos dessa ideia e vamos explicar o por quê.

O uso contínuo de um programa para escritórios de advocacia permite um aproveitamento do tempo muito superior às maneiras artesanais. Sabe as horas perdidas em consultar andamentos de processos, copiar e colar em documentos ou planilhas? Com um software para advogados isso não existe mais. É o próprio sistema que faz essa atividade.

E a demora para escrever peças? Com um sistema jurídico, essa atividade é automatizada. E na hora de descobrir quem está fazendo o quê e a quantas anda o cumprimento dos prazos? Com um software jurídico online você tem essas informações à mão a todo momento. Só aí, quanto tempo você já economizou?

O período de aprendizado e adaptação pode, sim, necessitar de uma atenção maior. Mas nada que ocupe mais o seu tempo do que fazer todas as atividades de maneira manual. 

O que você acha que vale mais a pena? Não se esqueça que mudar a forma de gerir processos e administrar o escritório requer uma mudança no modelo mental. É preciso ter disposição para a mudança e entender os benefícios que vão vir com ela. Além disso, sistemas fáceis de aprender são sistemas fáceis de ensinar. 😉

7. Software jurídico não acompanha o avanço da tecnologia

E se eu disser que os sistemas da Aurum nunca param de ser desenvolvidos? Enquanto nós escrevemos este artigo, tem um time inteiro trabalhando em novas entregas para o Astrea. E dentro desse time, existe um setor dedicado exclusivamente à inovação.

Estar há mais de 20 anos no mercado é o oposto de acomodar-se. Mesmo crescendo, mantemos o comportamento de startup e estamos sempre buscando, testando, validando e implementando melhorias em nossos produtos. Para nos mantermos na vanguarda da inovação, precisamos estar atentos a tudo o que acontece no universo da tecnologia e do Direito.

E é essa atenção constante que possibilita ao Astrea acompanhar as mudanças no escritório de advocacia, evoluindo junto com os clientes. O review dos irmãos Possiede mostra como isso funciona na prática. 🙂

8. Software para escritório de advocacia não é seguro

A segurança dos dados é uma dúvida bastante pertinente. Mas a verdade é que não existe muito mistério em torno disso. Você salva documentos no Google Drive? Usa as planilhas da Google? Tem arquivos salvos no Dropbox? Com um software para escritórios de advocacia online é a mesma coisa.

Aqui na Aurum nós usamos a nuvem da Google em nossos produtos justamente por saber e confiar que a gigante oferece a terceiros a mesma segurança que usa em seus próprios sistemas e plataformas. Sabemos que nós (e você!) estamos em boas máquinas – com o perdão do trocadilho.

E, na prática, armazenar informações na nuvem acaba sendo muito mais seguro do que registrar dados em papel e correr o risco de avaria, perda e extravio, certo? 😉

Benefícios do uso de um software para escritório de advocacia

Acreditamos ter respondido as principais dúvidas e esclarecido os mitos mais comuns em torno do uso de sistemas para advogados. Se tiver restado algum questionamento, você pode usar os comentários embaixo deste post. 🙂

Bom, falamos anteriormente que íamos abordar os principais benefícios para o escritório e é isso o que vamos fazer agora. Continue a leitura para descobrir o que seu negócio jurídico ganha com a contratação de um bom programa para advogados!

1. Vantagem competitiva

Aumentar a produtividade, ter uma equipe focada e organizada, ter controle absoluto dos prazos, profissionalizar a gestão e o cumprimemento de atividades, automatizar o acompanhamento de processos. Tudo isso permite que o seu escritório produza mais e melhor e pode ser alcançado com o uso de um software para escritório de advocacia. E aumentar a produtividade e a qualidade é uma excelente vantagem competitiva!

Mas o toque especial quando se fala em diferencial competitivo é o foco no cliente. (Saiba mais como destacar o diferencial competitivo do seu escritório com um software jurídico) Um atendimento de excelência faz toda a diferença para fidelizar clientes antigos e conquistar novos. Com um software para escritório de advocacia você consegue implementar um fluxo de atendimento, desde a prospecção até a prestação de contas. Cada etapa é profissionalizada pelo sistema e oferece ganho duplo: para o escritório e para os clientes.

2. Maior possibilidade de crescer o escritório

Conquistar mais clientes, atuar em diferentes cidades, ter mais de um escritório, aumentar o faturamento anual. Todo dono de escritório de advocacia quer crescer seu negócio de alguma forma e um sistema jurídico é uma ferramenta que contribui para isso.

Automatizar atividades repetitivas vai ajudar na gestão de tempo do escritório e no melhor uso de recursos humanos. Em vez de contar com um estagiário para copiar e colar os andamentos dos processos, você pode usá-lo para ações mais estratégicas e que realmente vão impactar no crescimento do negócio.

Uma rotina organizada, com processos de trabalho bem alinhados, atividades delegadas de maneira controlada, atendimento de excelência e prazos sob controle é o ecossistema ideal para conseguir cumprir as metas de crescimento do escritório. Um programa para escritório de advocacia como o Astrea torna esse desejo muito mais próximo da realidade! 🙂

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3. Atendimento ao cliente de excelência

A gente repetiu algumas vezes neste texto que um software jurídico melhora (e muito!) o atendimento ao cliente. Você deve estar se perguntando como, não é mesmo? Vamos tentar resumir um pouco como isso se aplica na prática.

O que a pessoa que fica na recepção faz quando o cliente em potencial chega ao seu escritório pela primeira vez? Com um software jurídico, a primeira ação pode ser fazer o cadastro básico coletando os principais dados e registrando no sistema. Assim, mesmo que a pessoa não firme um contrato com o escritório naquele momento, você vai poder usar esses dados para trabalhar esse relacionamento.

E se a pessoa de fato virar cliente, com esses dados registrados no sistema, você já pode começar a produzir as peças jurídicas para iniciar o caso. Com um software para escritório de advocacia, você cria o documento com base nos modelos que possui registrados no sistema, imprime e coleta a assinatura do cliente na mesma hora.

Com o sistema de alertas do Astrea, por exemplo, você fica sabendo sempre que houver movimentação no processo e pode avisar o cliente diretamente, dar um acesso exclusivo para ele acompanhar as atualizações pelo sistema ou cadastrar um email para que ele receba as novidades no processo por ali. Assim você não esquece de dar retorno para o cliente!

Outro recurso interessante para o feedback do cliente é o contador de processos inativos do Astrea. Essa funcionalidade informa você dos processos que não tiveram movimentação nos últimos 30 dias. Assim, você não deixa ninguém sem informações, mesmo que seja para avisar que o processo ainda não movimentou e informar o cliente de todas as atividades que o escritório já fez até aquele momento para o caso dele.

Os relatórios com base nas informações registradas no sistema também são um excelente ganha-tempo para prestar contas aos clientes! A emissão de boletos direto do sistema, idem. Ah, e o toque especial no atendimento é a possibilidade de inserir o logo do escritórios em todos os documentos gerados no Astrea. 😉

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4. Garantia do cumprimento dos prazos

O seu escritório não pode, em hipótese alguma, perder um prazo e nós entendemos isso. Por isso, o Astrea conta com um controle avançado de prazos! Os nossos robôs buscam nos sites dos Tribunais e Diários Oficiais os andamentos e publicações e levam para dentro do sistema. Sempre que há uma atualização, o sistema de alertas avisa você! Você pode escolher receber os alertas direto no sistema, por email e também no celular (basta baixar o app!).

Mas não acaba por aí! Cada prazo requer uma ou várias atividades, certo? É por isso que o Astrea funciona como um gestor de atividades, oferecendo lista de tarefas e avisos sempre que você delegar ou receber uma tarefa. O gestor recebe um aviso quando a atividade que ele delegou foi concluída ou quando está atrasada. Assim, você não perde nenhum prazo e nem o controle das atividades do escritório! 😉

5. Mais mobilidade para você e sua equipe

Os softwares online facilitam as viagens corporativas e o trabalho remoto na advocacia. Afinal, você só precisa de um computador ou aparelho conectado à internet para ter acesso ao sistema e saber o que está acontecendo no escritório.

Além disso, softwares jurídicos como o Astrea contam um site responsivo para você consultar informações dos processos, checar as atividades, anexar documentos e fotos ao histórico dos processos e várias outras possibilidades.

Um dos recursos mais usados no app é a administração do timesheet, mas a principal vantagem é mesmo a possibilidade de receber atualizações de processos, casos, eventos e atividades na central de notificações onde você estiver. 

6. Melhora na gestão da equipe

Como você delega tarefas no seu escritório? Usa um sistema próprio para isso? Faz reuniões? Vai até a mesa do colaborador? Com um software para escritório de advocacia você pode fazer isso de qualquer lugar.

E manter o controle das atividades, sem precisar ficar cobrando, é um dos grandes benefícios de um sistema completo e tão prático de usar como um gerenciador de tarefas.

No Astrea, o gestor consegue ter uma visão panorâmica de todas as atividades e saber o status de cada uma, além de ser informado sempre que alguém concluir uma atividade. Assim o seu escritório não precisa de microgerenciamento e todos sabem as atividades que precisam desenvolver. 😉

7. Fluxo de trabalho organizado

O Astrea permite que você estabeleça o fluxo de trabalho do escritório da maneira que for mais interessante e passe isso para o sistema. As etiquetas personalizadas são uma carta na manga para você organizar suas informações como fizer mais sentido para a atuação do escritório. Você pode criar etiquetas para sinalizar atividades urgentes, tipo de processo, nome do cliente, status do processo e muitas outras possibilidades.

Para que a organização permaneça, é muito importante que todos no escritório saibam os critérios para cadastrar informações, preencher histórico e usar etiquetas. Assim, você consegue padronizar e organizar o fluxo de trabalho com mais facilidade. O que, no fim das contas, facilita também a busca por informações dentro do sistema. 🙂

8. Profissionalização da prática da advocacia

Quanto tempo um colaborador do seu escritório passa fazendo acompanhamento de processos? E redigindo peças? Contar com um software para escritório de advocacia completo permite que você automatize atividades de rotina e torne a atuação da sua equipe mais profissional.

Um exemplo são os modelos de documentos. Além de contar com alguns modelos prontos cadastrados no sistema, o Astrea permite que o usuário crie os seus próprios modelos para usá-los quando precisar.

O acompanhamento financeiro do escritório é outra etapa que pode ser aperfeiçoada por um software jurídico. Timesheet, fluxo de caixa, emissão de relatórios e faturas. Tudo isso pode ser feito de maneira simplificada e atrelada a outras informações armazenadas no sistema. 😉

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Conclusão

A crescente aproximação da tecnologia com o Direito e a advocacia tem sido muito positiva para os escritórios e também para as empresas que desenvolvem softwares. 

Afinal, quanto mais os clientes sabem sobre os benefícios da ferramenta e se envolvem com a tecnologia, mais estão aptos a escolher um software para escritório de advocacia que seja realmente compatível com a realidade deles e seja um elemento agregador à rotina do escritório.

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para esclarecer dúvidas e explicar como os sistemas para advogados, em especial o Astrea, podem beneficiar os escritórios. Se você gostou do que viu até aqui e percebe que chegou a hora de contratar um sistema para advogados, experimente o Astrea gratuitamente e veja como podemos auxiliar você a advogar e gerir seu negócio ainda melhor. 😉

22.000 Advogados

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