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Como fazer controle de processos e prazos sem estresse

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Conciliar a rotina de líder com as atividades do escritório, sem descuidar do controle de processos e prazos. Se dividir entre atendimento, reuniões, idas ao Fórum e gestão do escritório. Saber o que acontece com clientes, sócios e colaboradores e ainda manter o foco no cumprimento dos prazos. Tudo isso na mesma semana, às vezes no mesmo dia e até ao mesmo tempo.

É… essa rotina intensa parece pedir por super poderes, não é mesmo? Mas só parece! Pois, apesar de tantas demandas e urgências, é possível ter paz e tranquilidade – sem que, para isso, você precise abrir mão do controle de processos e prazos do seu escritório. Parece bom demais para ser verdade?

Então, se você se identificou com algumas das situações que pontuamos no início deste texto, vai aproveitar bastante a leitura. Partindo do princípio que um bom software para advogados existe para simplificar a sua rotina, nós compartilhamos três sugestões simples e certeiras para ajudar você a administrar o seu dia a dia com menos estresse e mais tranquilidade. Olha só:

3 sugestões sem estresse para seu controle de processos e prazos

#1 Conte com a tecnologia para automatizar a gestão de processos

Para a valorização das relações, há o contato humano. Para todas as outras coisas, existe a tecnologia. Parece propaganda de cartão de crédito, mas é verdade! Ao invés de só imaginar, comece a mensurar os benefícios que você pode ter ao contar com a tecnologia para, entre outras coisas, cadastrar todos os seus processos de forma automática. Soa bem melhor do que procurar caso por caso, processo por processo e salvar, um por um, em pastas no computador, né?

Além de ganhar tempo, você poupa estresse. Sem falar que, dependendo do software que você escolher, não vai mais precisar de alguém só para fazer o acompanhamento processual e copiar e colar os andamentos dos sites dos tribunais (e muito menos fazer por conta própria).

E já que começamos com essa proposta de imaginar como seria se tudo fosse mais fácil, como você gostaria de se informar sobre os atualizações em seus processos? Por email? No app do celular? Em uma área de alertas dentro do seu software? Pois fique sabendo que essas opções existem – e têm como único objetivo simplificar a gestão dos seus processos.

Em vez de deixar as informações soltas em pastas físicas ou em diferentes ambientes virtuais, você pode contar com a tecnologia para concentrar e tratar esses dados em um mesmo ambiente. Sim, é simples assim. 😉

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#2 Tenha controle do que acontece no escritório sem ficar com fama de “chato”

Se quando você se aproxima da mesa de trabalho dos seus sócios, associados e colaboradores, eles já desviam o olhar, fecham o Facebook e abrem na página do Word ou do Excel, essa dica é pra você! Muitos líderes levam a fama de “chato” por cobrarem conclusões e entregas na data estimada. E quando se trata do controle de processos e prazos, esse cenário fica ainda mais crítico, não é mesmo? Afinal, correr o risco de perder um prazo por falta de produtividade da equipe, nem pensar!

Acredite se puder (e quiser), é possível ter paz apesar dos prazos. O nosso CEO já disse isso por aqui, em uma entrevista. Muitas vezes, exercer um perfil de controladoria no escritório é importante e necessário.

O que você talvez não saiba é que dá para manter o controle, saber o que está acontecendo, quem está fazendo o quê e delegar tarefas sem que, para isso, seja preciso se deslocar da sua mesa ou “cutucar” alguém pelo Skype.
Um bom software jurídico prevê situações como essas e, além de restringir o acesso a determinadas informações para alguns perfis de usuário, oferece o benefício de delegar tarefas de forma fácil e rápida. E, sem que você precise perguntar, o sistema atualiza você sobre o andamento das atividades relacionadas aos prazos. Assim, tendo acesso a essas informações em tempo real e podendo gerir sua equipe pela internet, da próxima vez que você for até a mesa de alguém, pode ser para convidar para um happy hour. Que tal? 🙂

#3 Identifique e simplifique atividades repetitivas

A própria palavra “rotina” já denota uma espécie de repetição. O que, em outros termos, significa dizer que o dia a dia é cheio de tarefas parecidas. Tomar muito tempo com esse tipo de atividade pode representar um mal uso do tempo (já falamos melhor sobre isso neste artigo aqui). E se você automatizasse tarefas que se repetem para facilitar o controle de processos e prazos?

Ao contar com um software ideal para a rotina diária do seu escritório, você pode criar “modelos” de tarefas para aplicar em diferentes tipos de prazos. Se você sabe, por exemplo, que todo processo de reintegração de posse tem um caminho padrão a ser seguido, você pode definir esse caminho como um modelo de tarefas, que pode ser replicado e reutilizado quantas vezes forem necessárias – por você e por todos da sua equipe. Bacana, né?

Além de facilitar a delegação de tarefas, ajuda você a poupar tempo em funções “previsíveis” para utilizá-lo na criação da estratégia, na busca por jurisprudência e no atendimento ao cliente. E aí, gostou?

Essas são só algumas das sugestões para tornar o controle de processos e prazos mais prático e tranquilo. Aqui no blog, na categoria “software jurídico” você encontra várias outras. 😉

Agora é a sua vez! Como você lida com a rotina puxada no seu escritório? Que estratégias você adota para não acumular trabalho e nem se estressar com o controle de processos e prazos? Compartilhe sua história com a gente e com os outros leitores! Se você gostou desse conteúdo, veja a análise comparativa e descubra qual o melhor software jurídico para controlar seus prazos e processos. 🙂
Infográfico: qual o melhor software jurídico do mercado?

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