5w2h para escritórios de advocacia

Como otimizar equipes com 5W2H para escritórios de advocacia

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5W2H para escritórios de advocacia pode ajudar na execução de projetos estratégicos, na gestão de equipes e no desenvolvimento da banca enquanto negócio.

Quantas vezes você não teve uma boa ideia para o seu escritório, mas não conseguiu tirá-la do papel? Ou ainda, você até chegou a montar o projeto, porém, na hora de executá-lo, não tinha equipe, recursos ou mesmo tempo? 

São muitos os advogados que falham na hora de executar projetos e gerenciar otimizar equipes para o escritório. Isso ocorre, na maioria das vezes, porque falta planejamento estratégico

No atual cenário do mercado jurídico, não existe espaço para amadorismo. Em outras palavras, investir em gestão e planejamento são pontos chave para escritórios que querem se destacar e se desenvolver como empresa.

Para chegar lá, é preciso ter estratégias e metodologias voltadas para isso. O 5W2H na advocacia é uma delas. E, apesar do nome complicado, ele pode ser uma boa solução para estruturar projetos na advocacia e executá-los com a máxima eficiência.

Quer saber como usar o 5W2H otimizar equipes de para escritórios de advocacia? Confira a seguir! 🙂

5W2H para escritórios de advocacia

O nome pode soar um pouco estranho se você nunca ouviu falar da metodologia. Porém, na prática, 5W2H nada mais é do que uma sequência de perguntas que ajudam a organizar ações específicas visando à execução de um determinado projeto. O termo 5W2H é uma abreviação em inglês que corresponde às seguintes questões:

  • What? (o que será feito?)
  • Why? (por que será feito?)
  • Where? (onde será feito?)
  • Who? (quem será responsável?)
  • How? (como será feito?)
  • How much? (quanto irá custar?)

Ao se deparar com qualquer projeto, antes mesmo de estabelecer ações e prazos, o advogado deve buscar responder a todas essas perguntas. A ideia é gerar mais clareza sobre o projeto antes de partir para a execução.

A falta de clareza é um dos principais problemas na implementação de projetos e, muitas vezes, gera ineficiência nas ações e até o abandono do plano. Quando não ficam claras as razões que envolvem um determinado projeto, como e quando as ações serão executadas, quem será o responsável e quais os custos envolvidos, as chances de fracasso de um projeto são grandes.

O objetivo principal do 5w2h para escritórios de advocacia é, portanto, organizar ideias, esclarecer diretrizes, para então estabelecer ações visando à execução e engajamento da equipe.

Organização e eficiência com 5W2H para escritórios de advocacia

Além de organizar, essa metodologia favorece o trabalho em equipe. Afinal, muitas vezes o projeto está claro na cabeça de um sócio ou do advogado gestor, mas a comunicação com a equipe acaba falhando porque detalhes sobre a execução do projeto  não foram esclarecidos.

Responder perguntas estratégicas ajuda na compreensão do projeto e na delegação de tarefas, promovendo maior engajamento do time.

Hoje, na advocacia, o modelo de gestão horizontal se transformou em uma importante metodologia para que o escritório e o time de advogados trabalhem com eficiência e alta produtividade. Nesse modelo de gestão, nada melhor do que contar com metodologias que auxiliam na organização e na comunicação, para que o time trabalhe sempre em alta performance.

5W2H para escritórios de advocacia grandes e pequenos

A principal vantagem do 5W2H para escritórios de advocacia é a organização para executar com maior eficiência qualquer projeto. No entanto, será que essa metodologia se aplica a qualquer escritório e a qualquer projeto?

Hoje, escritórios de pequeno ou grande porte podem ter a mesma visibilidade no mercado e precisam contar com uma boa gestão. Por isso, visão empresarial tornou-se uma questão crucial para o advogado moderno, já que administrar um escritório nos dias de hoje é muito diferente do que era antigamente.

Atualmente, os escritórios devem ser vistos e tratados com uma empresa e nesse contexto, uma boa gestão, planejamento, visão empresarial e a equipe ideal são a chave do sucesso. 

Outro aspecto relevante é que, graças à tecnologia, qualquer escritório pode ter um site, uma página nas redes sociais e ferramentas que garantem visibilidade. Essas ações beneficiam o posicionamento e destacam o escritório. Por isso, para ter resultados é essencial fazer um planejamento estratégico.

O 5W2H para escritórios de advocacia pode ser usado na gestão como um todo. Além de beneficiar a estruturação e o controle de tarefas, desafios bem planejados promovem economia de tempo e recursos, e ainda favorecem a produtividade.

Quando todos sabem como, quando, porque e de que maneira um projeto vai ser realizado, a execução fica mais clara e eficiente e promove o engajamento do time, independentemente de ele ser grande ou pequeno.

4 formas de utilizar 5W2H em escritórios de advocacia

Agora que você já conhece o conceito de 5W2H e qual a importância de usar essa metodologia no cenário atual do mercado jurídico, é hora de como ele pode ser aplicado no dia a dia do escritório, ou seja, como usar o 5W2H para escritórios de advocacia na prática.

Em regra geral, qualquer projeto estratégico envolvendo o escritório pode se beneficiar da ferramenta. No entanto, para ficar mais claro, trouxemos alguns exemplos de como e em que áreas utilizá-la.

1. Aumentando a cartela de clientes

Serviços jurídicos possuem natureza pontual. Isso quer dizer que, uma vez que o cliente soluciona sua questão, ele só voltará a contratar o escritório caso tenha um novo problema. E não se pode prever nem quando nem se de fato isso vai ocorrer. Por isso, é muito importante para o escritório que contratantes o indiquem para outros potenciais clientes. 

Considerando esse aspecto, a maioria dos advogados já sabe que um bom atendimento e prospecção recorrente são essenciais para que o escritório possa crescer, certo?

Porém, como a rotina de um escritório é naturalmente atribulada, muitos advogados acabam focando nos serviços jurídicos, mas se esquecem de aplicar esforços em questões estratégicas como aprimorar o atendimento e executar ações visando à prospecção.

O uso do 5W2H pode ser uma ótima maneira de organizar um projeto com o objetivo de aumentar a cartela e, melhor, compartilhar a execução desse projeto com o time todo, multiplicando assim o potencial de crescimento do escritório. Ele ajuda inclusive a descobrir que tipo de cliente é o mais importante para o escritório e ajuda a traçar estratégias para fidelizá-lo. 

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2. Reduzir a inadimplência

Em um cenário de crise econômica é muito comum que as demandas na advocacia contenciosa aumentem. Processos trabalhistas que surgem por conta de demissões, ações de cobrança e de despejo decorrentes da inadimplência são apenas alguns exemplos de demandas que costumam surgir nesse cenário.

No entanto, os clientes não são os únicos impactados pela economia. O próprio escritório também é e, muitas vezes, precisa lidar também com a inadimplência. Uma boa forma de contornar esse problema, para que ele não se transforme em um cenário de dívidas e empréstimos, é promover um planejamento com ações estratégicas usando o 5W2H.

Ter uma régua de cobrança associada a medidas que facilitem o pagamento pode ser uma ótima solução. O financeiro, naturalmente, deve estar em dia. E, para isso, nada melhor do que ter um software jurídico que ajude no controle de receitas e despesas com a emissão de boletos, além de identificar clientes inadimplentes.

3. Planejar ações de marketing jurídico

Hoje não basta estar focado na qualidade e eficiência dos serviços jurídicos. Para se destacar no mercado, todo escritório deve contar com ações estratégicas de marketing jurídico. Para montar um bom planejamento, além de ter clareza sobre o seu público-alvo, o advogado deve pensar ações que chamem a atenção e fortaleçam a imagem do escritório.

Aqui não existe uma receita. É preciso estudar sua cartela de clientes, avaliar de que maneira o escritório pode auxiliar os potenciais clientes e, a partir disso, estabelecer um plano de ação. Antes disso, no entanto, a aplicação do 5W2H é essencial pois ajuda a organizar quais serão a ações e como serão executadas.

Hoje, o que não falta são ações de marketing para a advocacia. Porém, como isso não é o negócio principal do escritório, muitas vezes elas são postergadas ou abandonadas. O uso da metodologia torna possível organizar um plano de ação estratégico com foco em resultados nessa área.

4. Melhorar a gestão interna

Você sabe mais do que ninguém que todo escritório, independentemente do porte ou nicho de atuação, precisa contar com uma boa gestão. Além de práticas e rotinas bem organizadas, o escritório deve ter ferramentas que auxiliem na comunicação interna e delegação de tarefas. Um software para advogados é um excelente recurso, mas sem planejamento a ferramenta pode ser subaproveitada pelo time.

O 5W2H pode servir como um guia para a gestão como um todo. Antes de partir para qualquer novo desafio, o advogado gestor deve analisar quais são os pontos fortes e fracos do escritório e quais são as ações que podem ser implementadas para melhorar a administração interna.

Apenas para ilustrar, vamos supor que o escritório possui hoje mais despesas do que receitas. Antes de realizar o corte de gastos e acabar comprometendo a produtividade e o clima organizacional, por exemplo, o advogado pode identificar quais são as principais despesas para então criar um projeto visando a redução delas.

O uso do 5W2H também pode trazer a clareza necessária para criar ações e promover uma boa execução de medidas que, muitas vezes, são bastante delicadas e afetam o escritório como um todo.

Como profissionalizar a gestão de equipes 

Agora que você entendeu o que é 5W2H para escritórios de advocacia e como utilizar, é hora de profissionalizar a gestão de equipes com a ferramenta. Pensando nisso, elaboramos um plano de ação gratuito de 5W2H na advocacia. Para ter acesso, basta fazer o download clicando abaixo:

baixar plano de ação gratuito: 5W2H na advocacia

Fazer o acompanhamento do projeto e das tarefas da equipe é essencial, mas é preciso ter constância. Materiais gratuitos ajudam muito neste processo, mas são limitados quando o escritório começa a escalar. Portanto, contar com ferramentas automatizadas é a solução para otimizar a gestão de equipes na advocacia.

Nesta etapa, é recomendado a contratação de um software para escritório de advocacia. Um sistema completo permite a delegação tarefas, otimização do trabalho do líder ou gestor e mais organização na gestão de projetos

Conclusão

O 5W2H é uma metodologia de planejamento e execução de projetos que vem mostrando resultados no mundo corporativo e pode trazer excelentes benefícios para a advocacia, principalmente na otimização de equipes. Buscando responder a perguntas básicas, o advogado tem mais clareza sobre suas ideias e pode criar uma estrutura mais sólida para tirar projetos do papel.

Em um cenário competitivo como é a advocacia atualmente, todo escritório é pressionado a agir com foco em resultados. Não por outra razão, a forma de se executar projetos faz toda a diferença para que eles sejam implementados e passem a gerar impactos positivos. 

Atuar de forma estratégica e com planejamento já se mostrou a chave do sucesso para muitos escritórios de destaque no mercado. Embora não exista um caminho único para chegar lá, sem isso certamente fica mais difícil se desenvolver enquanto um negócio.

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