5W2H é uma ferramenta administrativa utilizada para registrar, de maneira organizada e planejada, as ações para atendimento de um objetivo definido. O 5W2H na advocacia pode ser utilizado para a gestão e cumprimento de metas do escritório.

Há muito tempo, os escritórios de alta performance deixaram de seguir o modelo tradicional, baseado na tomada de decisões exclusiva do “chefe-fundador” e, de maneira intuitiva, em um modelo de gestão vertical.

Atualmente, o desafio é que o escritório tenha um desempenho voltado ao cumprimento de metas e objetivos claros. A estrutura de hierarquia demanda uma horizontalidade e um modelo de negócio que atinja resultados de acordo com um plano estratégico previamente estipulado.

Diante disso, estabelecer metas e objetivos se torna necessário para o bom desenvolvimento do negócio. Além, é claro, do controle das atividades planejadas e realizadas, mesmo aquelas simples e rotineiras. E dentre os mecanismos para planejamento e controle está a ferramenta 5W2H na advocacia.

Trocando experiências sobre 5W2H

A convite da Aurum, compartilho neste conteúdo as principais informações que você, colega profissional da advocacia, precisa para colocar em prática o 5W2H. A ideia é que você se aprofunde no conceito e, ao final, tenha um material completo para otimizar o seu escritório.

Espero que você tire boas lições! E se ao final restarem dúvidas, compartilhe nos comentários.

O que é a ferramenta 5W2H?

Nós, advogados, percebemos cada vez mais o impacto e a necessidade da interdisciplinaridade em nosso modelo de negócio. Dentre essa nova necessidade está a utilização de conceitos e técnicas de administração de empresas para os escritórios de advocacia. 

O 5W2H tem sua origem na indústria automobilística japonesa. É considerada, atualmente, uma das ferramentas mais eficientes de gestão, além de muito simples de ser entendida e aplicada. 

Na prática, trata-se do estabelecimento de um plano de ação para atingir a meta ou atividade estipulada. Depois de definidos os pontos de partida e os objetivos, a ferramenta 5W2H vai ser útil para que sejam efetivamente cumpridos. 

São cinco perguntas, em inglês, iniciadas com a letra W e duas com H: 

• What (o que vai ser feito?)
• Why (por que será feito ou como a tarefa contribui para atingir o objetivo?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (quem é o responsável?)
• How (como será feito?)
• How much (quanto vai custar?)

Como se pode verificar, a técnica permite uma completa visão da meta ou da atividade, tornando-a mais clara e mais fácil de ser atingida. 😉

Como aplicar o 5W2H na advocacia

Agora que você já sabe o que significa a sigla 5W2H, vamos analisar cada uma das perguntas e entender como aplicar o 5w2h na advocacia. Para facilitar a compreensão, vou utilizar um caso prático como exemplo.

Objetivo: aumentar o número de clientes em 20% em seis meses.

What? (O quê?)

Definida uma meta ou atividade, é importante se perguntar o que precisa ser feito para realizá-la, e quais os passos a serem tomados com a descrição das ações. 

Aqui, vale se atentar à clareza na informação para aquele que irá executar a ação, sem ambiguidade, dúvidas ou incertezas. Seja simples e objetivo e certifique-se que o interlocutor entendeu a mensagem.  

A partir do nosso exemplo, podemos incluir ações como:

• Visitar um possível prospect;
• Participar de eventos para advogados e seminários;
• Aplicar ações de marketing em redes sociais;
• Intensificar a publicação de conteúdos jurídicos e artigos no blog do escritório; e
• Contratar um software jurídico para automatizar processos.

Why? (Por quê?) 

Esse questionamento leva em consideração o motivo pelo qual a tarefa precisa ser feita, ou ainda como ela vai contribuir para atingir o objetivo do escritório. 

A justificativa da tarefa delegada serve de estímulo ao destinatário da ação, bem como ajuda o executor a desempenhar melhor a atividade. Além disso, é importante que o porquê da realização da tarefa esteja aliado aos objetivos do escritório. 

No exemplo que estamos utilizando para ilustrar a ferramenta, as ações para atrair clientes fortalecem o escritório, aumentam o lucro e, consequentemente, toda a equipe é beneficiada. Além disso, partindo do pressuposto de que a missão do escritório seja prestar uma advocacia de excelência, quanto mais pessoas puderem ter acesso a esse serviço, maiores serão os ganhos.  

Where? (Onde?)

A definição do local é uma etapa fundamental para a realização da tarefa. A partir dele, são definidos os instrumentos necessários para a realização. Além disso, é nessa etapa que são definidos os limites para a melhor atuação do executor da atividade. 

Algumas questões importantes que podem auxiliar você a definir o “onde”: Será realizado no escritório? No site? Fora do escritório? Na região? No domicílio do cliente?

When? (Quando?) 

Determinar um prazo para o cumprimento da tarefa é essencial para que ela seja realizada com sucesso. É imprescindível estabelecer um deadline, que nada mais é do que o prazo fatal. 

Nós, advogados, estamos acostumados com prazos na rotina do nosso core business (negócio principal). Mas, muitas vezes, esquecemos de estabelecê-los na gestão jurídica dos escritórios. 

Voltando ao nosso exemplo, é importante estabelecer os prazos para o cumprimento de cada atividade. O conselho é que sejam estipulados em semanas, pois é mais realista e fácil de ser executado. Assim, na semana X serão visitados fulano, ciclano e beltrano. E a partir da semana Y será publicado um artigo semanal no blog do escritório. 

Cabe também a ressalva de que se a atividade levar mais tempo para ser executada, podem ser estipulados prazos e períodos para fiscalização e medição dos resultados. 

Who? (Quem?)

Quem será o responsável pela atividade? Aqui, é importante levar em consideração se a pessoa para quem você delegar a atividade é a mais adequada para a sua realização. Ela possui habilidades necessárias? Entregará no prazo estipulado? 

Sabemos que, na advocacia, há profissionais que se destacam mais na elaboração de peças e outras na relação interpessoal. E essas duas funções são essenciais. O gestor deve ter o feeling (intuição) e conhecer bem a sua equipe na delegação de tarefas. 

How? (Como?)

Como será feito? Esse questionamento vem precedido de outra pergunta. A pessoa para quem você delegou a tarefa sabe aquilo que precisa ser feito? Se souber, ótimo! É partir para a ação. Porém, se for necessário orientação ou até mesmo um brainstorm (chuva de ideias) para lapidar a ação, é hora de reunir mais profissionais ou discutir as estratégias necessárias para atingir o objetivo da maneira mais precisa possível. 

Nosso exemplo elencou diversas atividades para atingir a meta. Nesse momento é necessário definir como tudo isso será feito. Melhor horário para visita de clientes, quais terão participação de determinados profissionais, o que será produzido e postado no blog, qual a estratégia de marketing jurídico, entre outros.

How much? (Quanto vai custar?)

Aqui é importante destacar o custo em números precisos ou mais aproximados possíveis. Qual o valor em dinheiro necessário, quanto tempo vai custar, quais as eventuais distâncias percorridas, quantos dias de trabalho são necessários, etc.

Estabelecer esses parâmetros auxiliará no lançamento dos custos do escritório.

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Plano de ação com 5W2H na advocacia

Agora que você já conhece todas as etapas do 5W2H e como aplicá-lo à advocacia, é hora de colocar a mão na massa e fazer seu planejamento.

Para agilizar esse processo, a equipe da Aurum elaborou um plano de ação gratuito de 5W2H na advocacia. Nele, estão reunidas em uma planilha todas as perguntas da ferramenta, com exemplos práticos, além de uma coluna com o “status”, para monitorar o andamento das ações.

A ideia é que com esse material você possa estabelecer o planejamento e delegar as atividades em busca da sua meta. Para ter acesso, basta fazer o download clicando abaixo:

Após você elaborar o projeto do seu escritório utilizando as perguntas do 5W2H na advocacia, lembre-se de avaliar os próximos passos.

Se conta com uma equipe, delegue as tarefas para outras pessoas. Como visto, determinar responsáveis é um dos “W” essenciais da ferramenta. Essa ação tem impacto direto no sucesso ou não do seu projeto, além, é claro, de deixar você livre para se dedicar a outras atividades também.

Se você atua na advocacia autônoma e é a única pessoa responsável pelo negócio, utilize o 5W2H para entender também seus esforços e organizar sua agenda.

Evolua a execução de seus projetos

Acompanhar o andamento do projeto é um fator importante e que muitos esquecem ao longo do tempo.

Mesmo eficientes para determinados momentos da advocacia, muitos materiais gratuitos acabam sendo limitados quando um negócio começa a escalar. Assim, contar com ferramentas automatizadas é a solução para uma gestão de projetos segura e eficiente.

A contratação de um software para advogados, por exemplo, é recomendada nesta etapa. Isso porque, um sistema completo permite a delegação e acompanhamento de tarefas. Desta forma, a execução do seu plano de 5W2H na advocacia fica ainda mais profissional.

Conclusão

Espero que esse artigo tenha sido útil para ajudar você a atingir seus objetivos. Como se viu, ações estratégicas são fundamentais para o fortalecimento do escritório, e a ferramenta 5W2H se mostra muito eficaz para o cumprimento das metas na advocacia. 

Lembrando que a ideia é que o 5W2H auxilie no seu modelo de negócios e no planejamento do escritório. Por isso, é importante definir qual a missão, visão, objetivos e metas do seu escritório, para, a partir da daí, utilizar a técnica 5W2H na advocacia. 

Lembre-se de Sêneca:

Quando se navega sem destino, nenhum vento é favorável.”

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