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18 maio 2021
ìcone Relógio Artigo atualizado 25 ago 2021
5W2H para escritórios de advocacia pode ajudar na execução de projetos estratégicos, na gestão de equipes e no desenvolvimento da banca enquanto negócio.

Quantas vezes você não teve uma boa ideia para o seu escritório, mas não conseguiu tirá-la do papel? Ou, ainda, você até chegou a montar o projeto, porém, na hora de executá-lo, não tinha equipe, recursos ou mesmo tempo? 

São muitos os profissionais que falham na hora de executar projetos e gerenciar equipes do escritório. Isso ocorre, na maioria das vezes, porque falta planejamento estratégico. E em um mercado de alta concorrência, como o da advocacia, esta pode ser a chave para quem deseja se destacar.

O 5W2H é uma ferramenta que pode auxiliar (e muito!) nesse sentido. Apesar do nome parecer complicado, ela é simples de ser aplicada e pode ser uma boa solução para estruturar e executar projetos na advocacia com a máxima eficiência. Por isso, neste conteúdo compartilhamos de forma prática como otimizar equipes de escritórios com o 5W2H. Confira! 😉

Entendendo o 5W2H para escritórios de advocacia

O nome pode soar um pouco estranho se você nunca ouviu falar da metodologia. Porém, na prática, 5W2H nada mais é do que uma sequência de perguntas que ajudam a organizar ações específicas visando à execução de um determinado projeto.

O termo 5W2H é uma abreviação em inglês que corresponde às seguintes questões:

  • What? (o que será feito?)
  • Why? (por que será feito?)
  • Where? (onde será feito?)
  • Who? (quem será responsável?)
  • How? (como será feito?)
  • How much? (quanto irá custar?)

Vantagens do 5W2H para escritórios de advocaia

Ao se deparar com qualquer projeto, antes mesmo de estabelecer ações e prazos, é interessante buscar responder a todas essas perguntas. A ideia é gerar mais clareza sobre o projeto antes de partir para a execução.

A falta de clareza é um dos principais problemas na implementação de projetos e, muitas vezes, gera ineficiência nas ações e até o abandono do plano. Quando não ficam claras as razões que envolvem um determinado projeto, como e quando as ações serão executadas, quem será o responsável e quais os custos envolvidos, as chances de fracasso de um projeto são grandes.

O objetivo principal do 5W2H para escritórios de advocacia é, portanto, organizar ideias, esclarecer diretrizes, e, então, estabelecer ações.

Além de organizar, essa metodologia favorece o trabalho em equipe.

Muitas vezes o projeto está claro na cabeça de um sócio ou do advogado gestor, mas a comunicação com a equipe acaba falhando porque detalhes sobre a execução do projeto  não foram esclarecidos. Responder perguntas estratégicas ajuda na compreensão do projeto e na delegação de tarefas, promovendo maior engajamento do time.

5W2H para escritórios de advocacia grandes e pequenos

A principal vantagem do 5W2H para escritórios de advocacia é a organização para executar com maior eficiência qualquer projeto. No entanto, será que essa metodologia se aplica a qualquer escritório e a qualquer projeto?

Hoje, escritórios de pequeno ou grande porte podem ter a mesma visibilidade no mercado e precisam contar com uma boa gestão. Por isso, visão empreendedora tornou-se uma questão crucial para o advogado moderno, já que administrar um escritório nos dias de hoje é muito diferente do que era antigamente.

Atualmente, os escritórios devem ser vistos e tratados com uma empresa e, nesse contexto, boa gestão, planejamento, visão sistêmica e a equipe ideal podem ser a chave do sucesso. 

Outro aspecto relevante é que, graças à tecnologia, qualquer escritório pode ter um site, uma página nas redes sociais e ferramentas que garantem visibilidade. Essas ações beneficiam o posicionamento e destacam o escritório. Por isso, para ter resultados, é essencial fazer um planejamento estratégico.

O 5W2H para escritórios de advocacia pode ser usado na gestão como um todo. Além de beneficiar a estruturação e o controle de tarefas, desafios bem planejados promovem economia de tempo e recursos, e ainda favorecem a produtividade.

Quando todos sabem como, quando, porque e de que maneira um projeto vai ser realizado, a execução fica mais clara e eficiente e promove o engajamento do time, independentemente de ele ser grande ou pequeno.

4 formas de utilizar 5W2H em escritórios de advocacia

Em regra geral, qualquer projeto estratégico pode se beneficiar do 5W2H em escritórios de advocacia. No entanto, para aproximar a teoria da prática, trouxemos alguns exemplos de como e em que áreas utilizá-la.

1. Aumento da cartela de clientes

Serviços jurídicos possuem natureza pontual. Isso quer dizer que, uma vez que o cliente soluciona sua questão, ele só voltará a contratar o escritório caso tenha um novo problema. E não se pode prever nem quando nem se de fato isso vai ocorrer. Por isso, é muito importante para o escritório que contratantes o indiquem para outros potenciais clientes. 

Considerando esse aspecto, o bom atendimento e a prospecção recorrente são essenciais para que um escritório possa crescer.

Porém, como a rotina de um escritório é naturalmente atribulada, muitos advogados acabam focando nos serviços jurídicos, e se esquecem de aplicar esforços em questões estratégicas, como aprimorar o atendimento ou executar ações visando a prospecção.

O uso do 5W2H pode ser uma ótima maneira de organizar um projeto com o objetivo de aumentar a cartela. Mais ainda, é uma forma de compartilhar a execução desse projeto com o time todo, multiplicando assim o potencial de crescimento do escritório. Ele ajuda, inclusive, a descobrir que tipo de cliente é o mais importante para o escritório e ajuda a traçar estratégias para fidelizá-lo. 

2. Reduzir a inadimplência

Em um cenário de crise econômica é muito comum que as demandas na advocacia contenciosa aumentem. Processos trabalhistas que surgem por conta de demissões e ações de cobrança e de despejo decorrentes da inadimplência são exemplos.

No entanto, os clientes não são os únicos impactados pela economia. O próprio escritório também sente e, muitas vezes, precisa lidar com a inadimplência.

Uma boa forma de contornar esse problema, para que ele não se transforme em um cenário de dívidas e empréstimos, é promover um planejamento financeiro usando o 5W2H. Assim, você determina um plano de ação estratégico para o escritório e contém possíveis prejuízos.

Ter uma régua de cobrança associada a medidas que facilitem o pagamento também pode ser uma ótima solução. Nesse sentido, nossa indicação é o uso de um software jurídico completo. Esse tipo de sistema pode ajudar no controle de receitas e despesas, identificar clientes inadimplentes e facilitar a cobrança por meio da emissão de boletos, por exemplo.

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3. Planejar ações de marketing jurídico

Atualmente, para se destacar no mercado, não basta apenas estar focado na qualidade e eficiência dos serviços jurídicos. Os escritórios devem contar também com ações estratégicas de marketing jurídico.

Além de ter clareza sobre o seu público-alvo, neste tipo de planejamento o advogado deve pensar ações que chamem a atenção e fortaleçam a imagem do escritório. Ou seja, é mais uma situação em que o 5W2H pode ser aplicado para determinar ações e traçar melhores estratégias.

Aqui, não existe uma receita. É preciso estudar sua cartela de clientes, avaliar de que maneira o escritório pode auxiliar os potenciais clientes e, a partir disso, estabelecer um plano de ação.

Hoje, o que não falta são ações de marketing para a advocacia. Porém, como isso não é o negócio principal do escritório, muitas vezes elas são postergadas ou abandonadas. O uso da metodologia 5W2H torna possível organizar um plano de ação estratégico com foco em resultados nessa área.

4. Melhorar a gestão interna

Você sabe mais do que ninguém que todo escritório, independentemente do porte ou nicho de atuação, precisa contar com uma boa gestão. Além de práticas e rotinas bem organizadas, o escritório deve ter ferramentas que auxiliem na comunicação interna e delegação de tarefas. Um software para advogados é um excelente recurso, mas sem planejamento a ferramenta pode ser subaproveitada pelo time.

O 5W2H pode servir como um guia para a gestão como um todo. Antes de partir para qualquer novo desafio, o advogado gestor deve analisar quais são os pontos fortes e fracos do escritório e quais são as ações que podem ser implementadas para melhorar a administração interna.

Apenas para ilustrar, vamos supor que o escritório possui hoje mais despesas do que receitas. Antes de realizar o corte de gastos e acabar comprometendo a produtividade e o clima organizacional, por exemplo, o advogado pode identificar quais são as principais despesas para então criar um projeto visando a redução delas.

O uso do 5W2H também pode trazer a clareza necessária para criar ações e promover uma boa execução de medidas que, muitas vezes, são bastante delicadas e afetam o escritório como um todo.

Como profissionalizar a gestão de equipes 

Agora que você já ampliou seus conhecimentos de aplicação do 5W2H para escritórios de advocacia, é hora de colocar a mão na massa e profissionalizar a gestão de equipes com a ferramenta. 😉

Pensando nisso, elaboramos um plano de ação gratuito de 5W2H na advocacia, com a estrutura completa da ferramenta em uma planilha editável. Assim, você pode estruturar seus projetos e manter o histórico de evolução do seu escritório!

Para ter acesso, é só clicar abaixo:

baixar plano de ação gratuito: 5W2H na advocacia

Conclusão

O 5W2H é uma metodologia de planejamento e execução de projetos que vem mostrando resultados no mundo corporativo e pode trazer excelentes benefícios para a advocacia, principalmente na otimização de equipes. Buscando responder a perguntas básicas, é possível ter mais clareza sobre as ideias e criar uma estrutura mais sólida para tirar projetos do papel.

Em um cenário competitivo como é a advocacia atualmente, todo escritório é pressionado a agir com foco em resultados. Não por outra razão, a forma de se executar projetos faz toda a diferença para que eles sejam implementados e passem a gerar impactos positivos. 

Atuar de forma estratégica e com planejamento já se mostrou a chave do sucesso para muitos escritórios de destaque no mercado. Embora não exista um caminho único para chegar lá, sem isso certamente fica mais difícil se desenvolver enquanto um negócio.

Se você quiser saber mais sobre o assunto, recomendamos os seguintes conteúdos:

Você já conhecia o 5W2H? Se já utiliza, como são seus resultados? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!

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