Planilha de controle de prazos: sim ou não?

6 limitações de uma planilha de controle de prazos processuais

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A planilha de controle de prazos processuais é uma ferramenta muito buscada por advogados. Afinal, administrar todas as atividades e garantir que estejam finalizadas a tempo é um desafio constante nos escritórios de advocacia.

Você sabe melhor do que a gente que comprometer um prazo processual pode ser uma falha irreparável, não é mesmo? Mas será que fazer esse controle em uma tabela manual é a melhor maneira de evitar que isso aconteça?

Apesar de ser uma alternativa válida quando se tem poucos processos ativos e um acesso restrito aos dados da planilha, com o passar do tempo esse acompanhamento pode ficar insustentável. A segurança dos dados, a suscetibilidade a erros e outras dificuldades são alguns pontos a serem observados.

Sabendo disso, preparamos este artigo para dar luz aos outros aspectos e ajudar você a decidir se a planilha de controle de prazos processuais é, de fato, a melhor opção. Quer saber mais? Continue a leitura!

Planilha de controle de prazos processuais: usar ou não?

Além de destacar seis limitações das planilhas de controle de prazos, vamos indicar algumas maneiras mais eficientes para monitorar os prazos do seu escritório. Confira:

1. Perda de informações importantes

Perder informações importantes em uma planilha de Excel é mais comum do que a gente gostaria. Já aconteceu com você? Bom, por maior que seja o cuidado, principalmente se a planilha é de uso compartilhado, vez ou outra acontece de deletar uma linha por engano.

Se você utiliza as planilhas do Google ainda pode recorrer ao controle de versão e retornar às edições passadas. No entanto, além de esse recurso não ser totalmente confiável, pode ficar complicado utilizá-lo em uma planilha alimentada por outras pessoas.

Quando se trata do acompanhamento de prazo processual, essa situação é ainda mais sensível. Qualquer equívoco pode significar a perda de uma data para apresentação de um recurso, envio de uma petição ou qualquer outro ato processual que não pode ser adiado.

Apostar em uma ferramenta completa que faz o controle de processos e prazos processuais automaticamente pode ser uma solução definitiva para essa questão. Para acertar na escolha, procure uma opção que permita a criação de diferentes perfis de usuários. Assim, o trabalho em equipe fui sem ruídos, sem comprometer os prazos e com mais organização.

2. Lançamentos equivocados

Além das ocasionais perdas de informação na planilha de controle de prazos processuais, também é comum lançar dados de forma equivocada. Nessas situações, pode ocorrer a troca de um nome pelo outro, a digitação errada de algum prazo, a inclusão de um número indevidamente, enfim, uma série de outros equívocos que talvez sejam familiares a você.

Quanto mais informações possuem uma planilha, mais oportunidades existem para erros. Quem acompanha as planilhas de controle de prazos processuais precisa manter atenção constante para garantir que as informações constatadas ali refletem a realidade dos prazos e das atividades.

E nem sempre uma planilha visualmente poluída pelas linhas e colunas muito próximas é a forma mais agradável ou prática de fazer isso. Para quem quer poder relaxar sem perder o domínio do escritório, nós recomendamos a leitura do texto Como fazer controle de processos e prazos sem estresse. 😉

3. Ineficiência para monitorar todos os andamentos processuais

Da petição inicial até a sentença do juiz, um processo pode passar por centenas de atualizações, cabendo ao advogado acompanhar de perto cada uma delas.

Se você utiliza uma simples planilha de controle de prazos processuais, fica muito difícil registrar todas essas informações de forma organizada, de modo a permitir o acesso da equipe aos dados sempre que necessário, sem perda de tempo.

Usar ferramentas complementares, como a agenda virtual para delegar tarefas e acompanhar os prazos, ou até mesmo dividir a planilha em abas, são opções paliativas. Porém, é muito importante que você tenha senso crítico e observe de perto o quanto as soluções que o seu escritório utiliza hoje para o acompanhamento de prazos e processos são realmente eficientes.

Pode ser que essas medidas funcionem por um tempo e deixem de fazer sentido quando você estiver em busca de estratégias mais sólidas para fazer o escritório de advocacia crescer. Pode ser, inclusive, que esse momento já tenha até chegado. Nesse caso, sugiro que você conheça o exemplo prático da ASC Advogados, que avançou na técnica de controle de prazos processuais para manter uma rotina dinâmica e produtiva. 😉

4. Inexistência de alertas automáticos

Quem utiliza uma planilha de controle de prazos processuais sabe que a cada novo cliente cresce o número de linhas do documento. Com o aumento do volume de dados armazenados vai ficando cada vez mais difícil controlar todos os prazos.

Além da redução na praticidade, o tempo de consulta para encontrar a informação desejada costuma aumentar. Isso sem falar que, mesmo que você conte com tecnologias como o Google Calendar, você vai precisar inserir os compromissos manualmente e criar alertas para cada um deles.

Existem soluções integradas que enviam notificações automáticas sobre sobre as atualizações dos seus processos e prazos, inclusive em seu dispositivo móvel. Se você quiser entender melhor como isso funciona, vale dar uma lida no conteúdo explicativo que fizemos sobre o Astrea Mobile. 🙂

5. Dificuldade para gerir dados de clientes

Você bem sabe que as rotinas jurídicas, definitivamente, não se resumem ao controle de prazos processuais.

Há uma infinidade de outros procedimentos que merecem atenção. Uma delas é o relacionamento com o cliente. Quantas abas ou colunas você vai precisar criar na sua planilha de controle de prazos processuais para registrar dados de todos os clientes do seu escritório?

Depois da gestão de prazos, o atendimento ao cliente é a etapa mais sensível nos escritórios de advocacia. Isso porque basta uma falha para perder o cliente ou deixar de fidelizá-lo. Nesse ponto, ter uma boa gestão dos dados dos clientes é muito importante.

Se essa é uma etapa com oportunidades de melhoria no seu escritório, recomendamos a leitura do ebook Como um software jurídico eleva o atendimento ao cliente. Você pode baixá-lo gratuitamente para ter acesso a dicas práticas e histórias reais de profissionais, como a advogada Mariana Gonçalves, que evoluiu a gestão e o relacionamento com clientes.

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6. Dificuldade de integração de documentos

Uma forma de o advogado ganhar eficiência em seu trabalho é utilizando modelos de documentos jurídicos.

Afinal de contas, ao invés de criar um novo texto na hora de construir qualquer peça processual para atender um prazo, basta acessar um documento que tenha informações padrão já registradas.

Com a planilha de controle de prazos processuais, que contém informações sobre as atualizações do processo, não é possível, de forma automática, levar alguns desses dados para o documento em que se esteja trabalhando.

Para escritórios que contam com uma pessoa designada exclusivamente para a redação de peças jurídicas, esse pode não ser um problema tão urgente. Mas quando se pensa no longo prazo, essa pedrinha no sapato pode incomodar de maneira crescente.

Nesse sentido, indicamos que você reflita sobre o que deseja para o futuro do seu escritório e perceba quais mudanças precisam ser feitas agora para que suas expectativas sejam cumpridas. E caso tenha interesse em entender melhor como funciona gestão inteligente de documentos jurídicos, recomendamos a leitura do artigo Como profissionalizar a criação e o uso de modelos de documentos jurídicos.

Conclusão

Até aqui já deve ter ficado claro como a planilha de controle de prazos processuais pode ser limitada, não é? Além disso, com este conteúdo, você pôde perceber como é importante tomar decisões estratégicas para a gestão do seu escritório, sempre pensando no longo prazo.

Antes de finalizar o artigo, é importante deixar claro que as planilhas de controle podem, sim, resolver parcialmente as questões de organização e controle. Porém, essa não é a única maneira de fazer isso e, muitas vezes, pode não ser a melhor. Principalmente se você está na iminência de crescer o escritório.

Agora é a sua vez! Você usa planilha de controle de prazos processuais? Utiliza ferramentas complementares? Conta para nós e para os nossos leitores como você faz o controle de prazos atualmente ou quais são seus planos para o futuro. 😉

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