Artigo atualizado 1 jun 2023Assinatura digital é um meio de certificação da autenticidade de documentos feito inteiramente de maneira eletrônica muito utilizado por advogados. É uma forma de tornar essa etapa mais prática e conveniente, além de segura.
Para advogados e advogadas, trabalhar com a assinatura digital não se trata mais de uma escolha. Afinal, esse recurso faz parte de um movimento de digitalização que acontece em diversas atividades, inclusive na advocacia.
Conforme a tramitação de processos é progressivamente levada para o meio virtual, os escritórios que não acompanham essa transformação perdem competitividade. E, quanto mais demoram para aderir, mais atrasados podem se tornar em relação aos concorrentes.
Justamente por ser um facilitador do trabalho e essencial no dia a dia dos profissionais do Direito, é importante saber o que é a assinatura digital, quais são suas vantagens e como funciona. O tema é relativamente novo na rotina da advocacia, o que acaba gerando muitas dúvidas e ressalvas quanto ao uso dessa ferramenta.
Sabendo disso, preparamos este conteúdo para contribuir com informações e facilitar a adesão da assinatura digital por advogados e advogadas. Aqui você pode encontrar respostas para as dúvidas mais comuns sobre assinatura digital. É o momento de entender como e porquê você deve adotar esse recurso no seu escritório. 😉
O que é assinatura digital
A assinatura digital não é uma versão virtual daquela feita a caneta. Na verdade, na grande maioria dos casos, é simplesmente uma declaração de que o documento foi assinado digitalmente. Inclui a identidade do assinante, data, horário e um código único gerado automaticamente que garante a autenticidade.
E, como já dissemos no início deste conteúdo, a assinatura digital é o recurso que atesta a autenticidade de um documento eletrônico e prova a ciência e concordância do advogado.
Isso é feito utilizando criptografia, ou seja, codificação de dados, o que garante a mesma segurança (ou até mais, na verdade) que uma assinatura feita com caneta no papel. Desde que tomados os devidos cuidados, a sua assinatura digital não pode ser fraudada.
A assinatura digital tem validade jurídica reconhecida e é totalmente aceita na substituição de documentos de papel pela versão eletrônica. Do ponto de vista do Judiciário, aliás, essa inovação é uma aliada bem-vinda para preservar princípios como a celeridade processual.
Afinal, documentos eletrônicos já são comuns no universo jurídico e sua validade é reconhecida. Muitos processos já nascem eletrônicos e outros autos estão sendo rapidamente transportados da versão de papel para a versão digital. A assinatura digital para advogados acaba sendo uma consequência natural da modernização geral da área.
Benefícios da assinatura digital para advogados
De maneira geral, o certificado e a assinatura digital reduzem a burocracia do escritório de advocacia, gerando um impacto positivo na sua competitividade. Quem investe nessa e em outras tecnologias para a advocacia pode ver os resultados no seu escritório – desempenho, satisfação dos clientes – melhorando consideravelmente. Confira outros:
1. Praticidade
O tempo tem sido cada vez mais precioso! Portanto, um dos grandes benefícios da assinatura digital é a praticidade. Ao utilizá-la, não é necessário imprimir o documento eletrônico, assinar com caneta e então digitalizá-lo de novo. Fazer essas ações repetitivas não uma vez, mas várias vezes, em dezenas de documentos todas as semanas é um grande desperdício de tempo, sem falar nos recursos materiais.
2. Segurança
Outro ponto forte da assinatura digital é a segurança. Uma assinatura real pode ser copiada mais facilmente. A versão digital requer uma identificação para ser inserida no documento. Considerando a importância dos documentos que entram em um processo judicial, essa garantia faz toda a diferença.
Por outro lado, quando existe uma tentativa de fraude em um documento dentro de um processo, a assinatura eletrônica pode ajudar a reconhecê-la. Por exemplo, o juiz pode verificar que o documento apresentado impresso na audiência não tem o mesmo código do documento anexado ao processo e, portanto, saberá que houve uma adulteração.
3. Sigilo e privacidade
A assinatura digital ajuda a trazer maior sigilo e privacidade. Mesmo quando um processo é público, a maioria das pessoas não quer as informações sobre seu caso “passeando” por aí.
Nesse sentido, saber que os documentos passam, em versão impressa, nas mãos de várias pessoas – secretárias, estagiários, auxiliares, advogados correspondentes – gera um certo desconforto. Então, o fato de que os documentos são apenas trocados em versão eletrônica diretamente entre os advogados que estão trabalhando no processo pode ser visto como mais uma vantagem.
4. Mais tempo
Usando a assinatura digital, fica ainda mais fácil também tirar proveito do fato de que você pode realizar atos processuais fora do horário de funcionamento do fórum. Desta maneira, mesmo que sejam 22h, você ainda tem tempo de colocar aquela petição ou aquele recurso no sistema do tribunal. Aliás, esse é um grande reforço para evitar a perda de prazos processuais.
5. Produtividade
Para completar, graças à assinatura digital, você também ganha mais mobilidade e produtividade. Você pode assinar e enviar documentos quando estiver no escritório, no fórum, no hotel, até mesmo no carro. A tecnologia é maravilhosa, não é mesmo? 🙂
Legalidade da assinatura digital
A assinatura digital recebe o mesmo tratamento das assinatura manuscrita.
Até mesmo porque a assinatura digital confere ao documento autenticidade, integridade e não repúdio. Afinal, está vinculada ao certificado digital do signatário (equivalente ao CPF); tem sua validade anulada sob qualquer alteração feita no documento após a assinatura; e, por necessitar do uso de certificado digital, não há como negar a assinatura do documento.
Além de documentos eletrônicos serem tão (ou mais) seguros quanto os em papel, eles têm a mesma validade jurídica, desde previamente acordado entre as partes. conforme a Lei 14.063 de 2020.
Esta lei regulamentou uma nova classificação de assinaturas – simples, avançada e qualificada – , e definiu as situações em que cada uma delas pode ser utilizada.
Art. 3º Para os fins desta Lei, considera-se:
I – autenticação: o processo eletrônico que permite a identificação eletrônica de uma pessoa natural ou jurídica;
II – assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei;
III – certificado digital: atestado eletrônico que associa os dados de validação da assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica;
IV – certificado digital ICP-Brasil: certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente.
Como funciona uma assinatura digital
Para criar uma assinatura digital, tudo começa com a aquisição do chamado certificado digital. As duas principais opções de certificados digitais para advogados são o eJurídico da Serasa e o Certificado Jurídico OAB, que é desenvolvido pela CertiSign.
O certificado digital tem a função de comprovar sua identidade, impedindo que outra pessoa faça uma assinatura digital no seu lugar. Você pode pensar nesse recurso como uma espécie de RG virtual. É importante observar que certificados digitais legítimos só podem ser expedidos por Autoridades Certificadoras reconhecidas pela ICP-Brasil, o órgão ao qual elas se reportam sobre suas atividades.
Tipos de certificado digital
Existem diferentes tipos de certificado digital. O tipo A1 fica instalado no computador. O tipo A3 fica gravado em um token ou smart card, que precisa ser conectado ao computador. A vantagem desse segundo tipo é que você pode usar qualquer máquina para assinar digitalmente os documentos. A desvantagem é que ele pode acabar sendo perdido.
Se você optar pelo Certificado Digital OAB, a própria carteirinha da Ordem pode ser usada como certificado digital. Nesse caso, é necessário adquirir um leitor específico. Também é preciso contar com um software que permita assinar os documentos; o JusSigner é uma boa opção.
Como utilizar assinatura digital por advogados
De posse do seu certificado digital, utilizar a assinatura digital não exige nenhum conhecimento técnico. Atualmente, arquivos em PDF e arquivos do Microsoft Office, em sua maioria, aceitam a assinatura digital.
Os passos para utilizar a assinatura digital são simples. Primeiro, você deve abrir o documento. Depois, precisa localizar a opção de assinar. Dependendo do formato do arquivo e do programa usado para abri-lo, essa opção pode estar em diferentes menus, mas, de forma geral, você vai encontrá-la no menu “Ferramentas”.
Selecione a opção de assinar com certificado digital e, quando solicitada, informe a sua senha. Pode ser requerido que você insira algumas informações, como nome completo, cargo e e-mail do signatário. Para terminar, usando o cursor do mouse, demarque a área do documento em que a sua assinatura digital será impressa.
Uma dica importante é sempre verificar se o documento está completo e correto antes de realizar o procedimento da assinatura digital. A assinatura não é válida se o documento passar por alterações posteriores. Portanto, se você precisar fazer modificações, terá que refazer todo o procedimento e assinar novamente.
Em quais documentos a assinatura digital pode ser usada?
Até aqui, nós reforçamos principalmente o uso da assinatura digital em documentos que entram nos autos de processos judiciais. No entanto, ela não se limita a isso, podendo ser utilizada também em termos, acordos e contratos em geral.
O próprio contrato entre o advogado e cliente pode ser assinado por meio desse recurso.
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Cuidados importantes com a assinatura digital
Mesmo uma tecnologia com tantos benefícios tem suas fraquezas, e o papel do advogado é se prevenir para que elas não se transformem em problemas. Por isso, quem tem um certificado digital e utiliza a assinatura digital precisa tomar três cuidados importantes:
- Segurança: Utilize uma senha forte. Dessa maneira, você evita que outras pessoas possam usar seu certificado digital e aplicar sua assinatura, se passando por você. Vale a pena também lembrar que o certificado digital tem o mesmo valor de um documento pessoal e não deve ser emprestado nem mesmo aos colegas do mesmo escritório de advocacia.
- Preservação do certificado: Certificados digitais do Tipo A1 ficam salvos no próprio disco rígido do computador e, por isso, pode ser acidentalmente apagado durante uma formatação. Por isso, é recomendável manter uma cópia. Certificados do Tipo A3 ficam armazenados em dispositivos externos, podendo ser perdidos ou roubados; atenção redobrada com eles! Existem certificados digitais que ficam armazenados em nuvem e, portanto, só podem ser usados se houver conexão com a internet.
- Validade: O certificado digital tem validade determinada e, depois de expirado, não pode mais ser usado para assinar documentos. Portanto, é preciso ficar atento ao prazo e renova-lo na data certa. Certificados do Tipo A1 têm um ano de validade, enquanto certificados do Tipo A3 têm três anos de validade.
Perguntas frequentes sobre assinatura digital
O que é a assinatura digital?
Assinatura digital é um meio de certificação da autenticidade de documentos e da ciência do advogado feito inteiramente de maneira eletrônica. É uma forma de tornar essa etapa mais prática e conveniente, além de segura.
Como fazer uma assinatura digital?
O primeiro passo para criar uma assinatura digital é adquirir o certificado digital. As duas principais opções de certificados digitais para advogados são o eJurídico da Serasa e o Certificado Jurídico OAB, que é desenvolvido pela CertiSign. Saiba mais neste artigo!
Assinatura digital e assinatura eletrônica são a mesma coisa?
Não. A assinatura eletrônica é um termo ainda mais amplo, que envolve todos os tipos de assinatura que usam os meios eletrônicos como validação. Um exemplo clássico é a assinatura que funciona mediante senha, usada para consolidar operações bancárias e também em assinaturas digitais. Portanto, é correto afirmar que toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.
Conclusão
Nesse artigo, você aprendeu mais sobre a assinatura digital para advogados: o que é, como funciona, como criar uma, como utilizá-la, vantagens e cuidados necessários. Adotar esse recurso é mais um passo para fazer seu escritório de advocacia atravessar o processo de transformação digital, ganhando eficiência e qualidade.
No final das contas, não existe dúvida sobre a importância da assinatura digital. A única questão que você pode ter sobre o assunto é qual das soluções de certificado digital disponíveis no mercado vai escolher. Por isso, antes de contratar, pesquise e compare as alternativas.
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