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O que é e como funciona a assinatura digital para advogados?

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Assinatura digital é um meio de certificação da autenticidade de documentos e da ciência do advogado feito inteiramente de maneira eletrônica. É uma forma de tornar essa etapa mais prática e conveniente, além de segura.

Esse recurso faz parte de um movimento de digitalização que está ocorrendo em diversas atividades, inclusive na área da  advocacia. Hoje, trabalhar com a assinatura digital não se trata mais de uma escolha. Conforme a tramitação de processos é progressivamente levada para o meio virtual, os escritórios que não acompanham essa transformação perdem competitividade. E, quanto mais demoram para aderir, mais atrasados podem se tornar em relação aos concorrentes.

Considerando que é um facilitador do trabalho, é importante que os advogados saibam o que é a assinatura digital, quais são suas vantagens e como funciona. O motivo pelo qual muitos advogados e escritórios ainda não usam a assinatura digital, provavelmente está no fato de não encontrarem informação suficiente sobre o assunto para dar o salto necessário. É o seu caso?

Para te ajudar preparamos esse conteúdo, no qual você pode encontrar respostas para as dúvidas mais comuns sobre assinatura digital. É o momento de entender como e porquê você deve adotar esse recurso no seu escritório. 😉

O que é assinatura digital

Atualmente, documentos eletrônicos são comuns no universo jurídico e sua validade é reconhecida. Os próprios autos de processos estão sendo rapidamente transportados da versão de papel para a versão eletrônica. E, como já dissemos, a assinatura digital é o recurso que atesta a autenticidade de um documento eletrônico e prova a ciência e concordância do advogado.

Isso é feito utilizando criptografia, ou seja, codificação de dados, o que garante a mesma segurança (ou até mais, na verdade) que uma assinatura feita com caneta no papel. Desde que tomados os devidos cuidados, a sua assinatura digital não pode ser fraudada.

A assinatura digital tem validade jurídica reconhecida e é totalmente aceita na substituição de documentos de papel pela versão eletrônica. Do ponto de vista do Judiciário, aliás, essa inovação é uma aliada bem-vinda para preservar princípios como a celeridade processual. 

Benefícios da assinatura digital

De maneira geral, o certificado e a assinatura digital reduzem a burocracia do escritório de advocacia, gerando um impacto positivo na sua competitividade. Quem investe nessa e em outras tecnologias para a advocacia pode ver os resultados no seu escritório – desempenho, satisfação dos clientes – melhorando consideravelmente. Confira outros:

1. Praticidade

Um dos grandes benefícios da assinatura digital é a praticidade. Imagine se você precisasse imprimir o documento eletrônico, assinar com caneta e então digitalizá-lo de novo. E fazer isso não uma vez, mas várias vezes, em dezenas de documentos todas as semanas. Seria um grande desperdício de tempo, sem falar nos recursos materiais. 

2. Segurança

Porém, essa não é a única vantagem. Outro ponto forte da assinatura digital é a segurança. Uma assinatura real pode facilmente ser copiada. A versão digital requer uma identificação para ser inserida no documento. Considerando a importância dos documentos que entram em um processo judicial, essa garantia faz toda a diferença.

Por outro lado, quando existe uma tentativa de fraude em um documento dentro de um processo, a assinatura eletrônica pode ajudar a reconhecê-la. Por exemplo, o juiz pode verificar que o documento apresentado impresso na audiência não tem o mesmo código do documento anexado ao processo e, portanto, saberá que houve uma adulteração.

3. Sigilo e privacidade

Continuando a lista de benefícios, a assinatura digital ajuda a trazer maior sigilo e privacidade. Mesmo quando um processo é público, a maioria das pessoas não quer as informações sobre seu caso “passeando” por aí.

Nesse sentido, saber que os documentos passam, em versão impressa, nas mãos de várias pessoas – secretárias, estagiários, auxiliares, advogados correspondentes – gera um certo desconforto. Então, o fato de que os documentos são apenas trocados em versão eletrônica diretamente entre os advogados que estão trabalhando no processo pode ser visto como mais uma vantagem. 

4. Mais tempo

Usando a assinatura digital, fica ainda mais fácil também tirar proveito do fato de que você pode realizar atos processuais fora do horário de funcionamento do fórum. Desta maneira, mesmo que sejam 22h, você ainda tem tempo de colocar aquela petição ou aquele recurso no sistema do tribunal. Aliás, esse é um grande reforço para evitar a perda de prazos processuais.

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5. Produtividade

Para completar, graças à assinatura digital, você também ganha mais mobilidade e produtividade. Você pode assinar e enviar documentos quando estiver no escritório, no fórum, no hotel, até mesmo no carro. 

Como funciona uma assinatura digital

Para criar uma assinatura digital, tudo começa com a aquisição do chamado certificado digital. As duas principais opções de certificados digitais para advogados são o eJurídico da Serasa e o Certificado Jurídico OAB, que é desenvolvido pela CertiSign.

O certificado digital tem a função de comprovar sua identidade, impedindo que outra pessoa faça uma assinatura digital no seu lugar. Você pode pensar nesse recurso como uma espécie de RG virtual. É importante observar que certificados digitais legítimos só podem ser expedidos por Autoridades Certificadoras reconhecidas pela ICP-Brasil, o órgão ao qual elas se reportam sobre suas atividades. 

Existem diferentes tipos de certificado digital. O tipo A1 fica instalado no computador. O tipo A3 fica gravado em um token ou smart card, que precisa ser conectado ao computador. A vantagem desse segundo tipo é que você pode usar qualquer máquina para assinar digitalmente os documentos. A desvantagem é que ele pode acabar sendo perdido. 

Se você optar pelo Certificado Digital OAB, a própria carteirinha da Ordem pode ser usada como certificado digital. Nesse caso, é necessário adquirir um leitor específico. Também é preciso contar com um software que permita assinar os documentos; o JusSigner é uma boa opção.

Um fato interessante: a assinatura digital não é uma versão virtual daquela feita a caneta. Na verdade, na grande maioria dos casos, é simplesmente uma declaração de que o documento foi assinado digitalmente. Incluiu a identidade do assinante, data, horário e um código único gerado automaticamente que garante a autenticidade.

Como utilizar assinatura digital

De posse do seu certificado digital, utilizar a assinatura digital não exige nenhum conhecimento técnico. Atualmente, arquivos em PDF e arquivos do Microsoft Office, em sua maioria, aceitam a assinatura digital. 

Os passos para utilizar a assinatura digital são simples. Primeiro, você deve abrir o documento. Depois, precisa localizar a opção de assinar. Dependendo do formato do arquivo e do programa usado para abri-lo, essa opção pode estar em diferentes menus, mas, de forma geral, você vai encontrá-la no menu “Ferramentas”.

Selecione a opção de assinar com certificado digital e, quando solicitada, informe a sua senha. Pode ser requerido que você insira algumas informações, como nome completo, cargo e e-mail do signatário. Para terminar, usando o cursor do mouse, demarque a área do documento em que a sua assinatura digital será impressa.

Uma dica importante é sempre verificar se o documento está completo e correto antes de realizar o procedimento da assinatura digital. A assinatura não é válida se o documento passar por alterações posteriores. Portanto, se você precisar fazer modificações, terá que refazer todo o procedimento e assinar novamente. 

Em quais documentos a assinatura digital pode ser usada

Até aqui, nós reforçamos principalmente o uso da assinatura digital em documentos que entram nos autos de processos judiciais. No entanto, ela não se limita a isso, podendo ser utilizada também em termos, acordos e contratos em geral.

O próprio contrato entre o advogado e seu cliente pode ser assinado por meio desse recurso. Se o seu escritório atende principalmente pessoas físicas, talvez essa possibilidade não faça tanta diferença. Mas, para quem atende empresas, a assinatura digital é bem vinda, afinal, para o seu cliente pessoa jurídica, também é mais fácil e seguro assinar documentos eletronicamente.

Cuidados com a assinatura digital

Mesmo uma tecnologia com tantos benefícios tem suas fraquezas, e o papel do advogado é se prevenir para que elas não se transformem em problemas. Por isso, quem tem um certificado digital e utiliza a assinatura digital precisa tomar três cuidados importantes. 

O primeiro cuidado diz respeito a segurança. Utilize uma senha forte. Dessa maneira, você evita que outras pessoas possam usar seu certificado digital e aplicar sua assinatura, se passando por você. Vale a pena também lembrar que o certificado digital tem o mesmo valor de um documento pessoal e não deve ser emprestado nem mesmo aos colegas do mesmo escritório de advocacia.

O segundo cuidado diz respeito à preservação do certificado. Certificados digitais do Tipo A1 ficam salvos no próprio disco rígido do computador e, por isso, pode ser acidentalmente apagado durante uma formatação. Por isso, é recomendável manter uma cópia. Certificados do Tipo A3 ficam armazenados em dispositivos externos, podendo ser perdidos ou roubados; atenção redobrada com eles! Existem certificados digitais que ficam armazenados em nuvem e, portanto, só podem ser usados se houver conexão com a internet.

O terceiro cuidado diz respeito à validade. O certificado digital tem validade determinada e, depois de expirado, não pode mais ser usado para assinar documentos. Portanto, é preciso ficar atento ao prazo e renova-lo na data certa. Certificados do Tipo A1 têm um ano de validade, enquanto certificados do Tipo A3 têm três anos de validade.

Conclusão

Nesse artigo, você aprendeu mais sobre a assinatura digital para advogados: o que é, como funciona, como criar uma, como utilizá-la, vantagens e cuidados necessários. Adotar esse recurso é mais um passo para fazer seu escritório de advocacia atravessar o processo de transformação digital, ganhando eficiência e qualidade. 

No final das contas, não existe dúvida sobre a importância da assinatura digital. A única questão que você pode ter sobre o assunto é qual das soluções de certificado digital disponíveis no mercado vai escolher. Por isso, antes de contratar, pesquise e compare as alternativas.

Quer saber mais sobre transformação digital nos escritórios de advocacia? Para ficar sempre por dentro, acompanhe nossos conteúdos do blog:

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