Como escolher a melhor agenda para advogados

Saiba como escolher a melhor agenda para advogados

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A organização é um dos aspectos mais importantes da advocacia. Afinal, perder um prazo ou um compromisso, além de ser constrangedor, pode gerar danos a clientes e prejudicar a imagem do escritório. Assim, contar com uma agenda eficiente é essencial para advogados cumprirem suas demandas. Não se trata de apenas um capricho, mas sim de uma necessidade.

Hoje, a maioria dos profissionais enfrenta o mesmo desafio quando se trata de organização do escritório de advocacia. Em muitos deles, as informações sobre clientes, o financeiro, o andamento dos processos e as demais atividades costumam ficar segmentadas em diferentes planilhas ou pastas eletrônicas.

Como resultado, o advogado perde muito tempo da sua rotina para encontrar essas informações. Como o dia do profissional já é naturalmente atribulado, é muito maior o risco de perder compromissos, prazos ou até de se esquecer de atividades importantes. 

Uma agenda integrada com as tarefas e atividades do escritório é a forma mais prática e mais eficiente de se organizar. E é sobre isso que vamos falar neste conteúdo! 😉

Desafio: organizar a rotina na agenda para advogados

O dia a dia de quem trabalha em uma escritório de advocacia reúne uma série de atividades diferentes. Não é incomum encontrar na agenda de um advogado compromissos como: atender clientes, revisar faturas, fazer uma audiência e elaborar uma contestação – tudo isso em um único dia!

Quem já leu um pouco sobre produtividade sabe que a multitarefa é uma grande questão para quem quer ser eficiente e produtivo. Na prática, muitas vezes, quem realiza várias tarefas diferentes no seu dia a dia pode acabar, no fim, produzindo menos.

Por isso, uma boa dica para se organizar na advocacia é reunir tarefas da mesma natureza em dias separados.

Por exemplo, reservar um único dia para atender clientes, outro para revisar peças jurídicas, outro para fazer reuniões internas e organizar o financeiro, e assim por diante. Esta é uma das formas mais eficientes de ter uma rotina produtiva.

É claro que algumas atividades, como o cumprimento de prazos processuais, por exemplo, não dependem da vontade do advogado. Por isso, parecem mais complicadas de serem encaixadas na rotina.

No entanto, quando o profissional se planeja com antecedência, também consegue se organizar para o futuro. Desta forma, evita cada vez mais atividades que precisam ser executadas de última hora.

Viver “apagando incêndio” no escritório é estressante para o advogado e toda a sua equipe.

Assim, pensar a rotina e evitar que tarefas de última hora apareçam é uma forma de ser não apenas mais produtivo, como também melhorar o ambiente interno. Isso é possível, primeiramente, com um bom planejamento estratégico, além do uso de ferramentas adequadas.

Quando pensamos em uma agenda para advogados para esta organização, é preciso levar em conta as particularidades da rotina jurídica. Nesse sentido, os modelos eletrônico ou em papel podem oferecer mais ou menos vantagens.

Qual o melhor tipo de agenda para advogados?

Há, basicamente, dois tipos de agenda para advogados: a tradicional agenda de papel, e a agenda digital. Você provavelmente já ouviu falar ou até mesmo utilizou os dois modelos, certo?

Ainda que muito presentes na rotina, a dúvida sobre qual utilizar ainda é comum. Por isso, dedicamos esse tópico para falar sobre cada uma delas e suas possibilidades de uso.

Agenda de papel

Bastante conhecida dos profissionais, é aquela encontrada em papelarias. Nela, é possível registrar compromissos diariamente e riscá-los conforme são realizados.

Embora seja um método bastante simples e ainda muito utilizado por advogados e escritórios, as agendas de papel oferecem algumas desvantagens.

A primeira é o compartilhamento de tarefas e compromissos. Para quem tem uma secretária ou precisa compartilhar o controle de processos e prazos com o time, esse tipo de agenda para advogado é bastante limitado.

Afinal, o objeto precisaria circular pelo escritório para que cada profissional ficasse ciente das atividades. Pensando na realidade dos escritórios de hoje, isso é praticamente inviável!

Com isso, não à toa muitos advogados vêm abandonando (ou já abandonaram!) o modelo analógico de controlar tarefas e compromissos para buscar outras possibilidades.

Agenda digital

A opção digital, como é o caso da Google Agenda, o exemplo que vamos utilizar neste conteúdo, é um recurso que oferece mais possibilidades

Uma agenda digital possui mais vantagens para o advogado do que uma agenda de papel. Isso porque possibilita o compartilhamento de tarefas, compromissos e prazos com outros profissionais, além de permitir notificações automáticas.

Por estar em um ambiente digital, este tipo de agenda também pode ser integrado a outras ferramentas para advogados, como os softwares jurídicos (vamos falar disso com mais detalhes nos próximos tópicos). E essa talvez seja a grande vantagem desta opção. 😉

Por que usar uma agenda para advogados digital?

Esquecer compromissos não é culpa necessariamente do advogado. Afinal, lidar com uma rotina com tantas atividades diferentes sem os recursos certos torna praticamente impossível lembrar de tudo mesmo!

Por isso, a notificação automática é uma funcionalidade importante para esse tipo de profissional, já que minimiza o risco de que as atividades sejam esquecidas.

Outra vantagem diz respeito a visualização da rotina. Com esse tipo de agenda para advogado, em um clique é possível visualizar as tarefas do dia, da semana ou do mês, além de separar por cores compromissos e apontamentos que tenham naturezas diferentes.

A Google Agenda ainda tem a vantagem de ter um bloco de notas, uma lista de atividade e uma ferramenta para videoconferências gratuita integrados na ferramenta. Para organizar o time e compartilhar tarefas, sem dúvidas, esse recurso tem muito mais aplicabilidade do que uma agenda de papel tradicional.

Por fim, mais uma utilidade importante da Google Agenda é que ela permite que o usuário tenha mais de uma agenda na mesma ferramenta. Isso quer dizer que você pode ter uma agenda para advogados com seus compromissos profissionais e outra com compromissos particulares. Assim, garante mais equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal e maior qualidade de vida.

Hoje, as fronteiras entre o trabalho do advogado e o seu dia a dia são muito mais estreitas. Por isso, ter opções para se organizar de maneira integral é uma ótima forma de encontrar tempo para fazer tudo.

Para ter acesso a uma agenda no Google Agenda é só criar gratuitamente uma conta no Gmail. A ferramenta é completa e não tem nenhum custo, logo, qualquer advogado com acesso à internet pode usar esse tipo de agenda.

Como usar a agenda digital de forma inteligente e produtiva?

Embora as agendas digitais sejam mais interessantes para o dia a dia, ainda podem representar um desafio para o advogado. Isso porque, não são integradas com as rotinas dos escritórios.

Em outras palavras, se o advogado faz o acompanhamento de processos em uma planilha, mantém o financeiro em outra e faz o registro de reuniões com clientes em um terceiro arquivo, todas as tarefas e informações precisam ser incluídas na agenda eletrônica de forma manual.

Isso, naturalmente, consome tempo do advogado. Além de que pode acontecer de alguns compromissos e tarefas ficarem de fora, simplesmente porque a rotina da advocacia é atribulada.

Assim, integrar informações e dados para deixá-los facilmente acessíveis no dia a dia é um dos maiores desafios para a organização dos escritórios. 

Mesmo que a grande maioria dos advogados tenha recursos para se planejar, as informações não são integrada. Com isso, sempre que o profissional busca um dado ou precisa cruzar informações, acaba gastando muito tempo. Sem falar no risco de perder compromissos porque certos dados não estão reunidos e tudo precisa ser inserido na agenda manualmente.

Integração agenda digital e software jurídico

Para usar a agenda digital de forma inteligente e produtiva, o advogado pode optar por conectá-la a um software jurídico

As melhores opções de sistema do mercado trazem esta opção, fazendo com que o advogado não precise mais gastar tempo anotando prazos de andamento de processos, por exemplo, de forma manual.

O Astrea, por exemplo, além de contar com agenda própria, possibilita vincular outras agendas digitais, como a Google Agenda, Outlook e Apple. Assim, as informações ficam espelhadas tanto no sistema quanto na agenda – e você pode consultá-las de qualquer lugar pelo aplicativo Astrea Mobile.

A integração de uma agenda para advogado digital com um software jurídico, sem dúvida, é uma das maneiras mais inteligentes de organizar o escritório e todas as suas atividades. Isso facilita o engajamento do time com as tarefas a serem executadas, além de minimizar o risco de perder compromissos e prazos.

Aqui no blog você confere outros materiais que podem ajudar a visualizar como um software para advogados integra diferentes funcionalidades da rotina jurídica. Indicamos os seguintes conteúdos:

Conclusão

A produtividade é hoje um fator de competitividade na advocacia. 

Qualquer escritório que pretende se destacar em um mercado competitivo, como é o jurídico, deve contar com boas práticas para entregar mais mantendo a qualidade. Por isso, usar uma agenda e outros aplicativos para advogados de forma eficiente é muito importante.

Outra forma de seguir evoluindo nesse sentido é acompanhando conteúdos como este. Se você tem interesse em saber mais sobre organização, produtividade e inovação no mercado jurídico, pode assinar a newsletter da Aurum. Por meio dela, você recebe diretamente na sua caixa de entrada os melhores materiais sobre Direito e advocacia. É só clicar abaixo!

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E você, já usa uma agenda para advogado? Compartilhe com a gente a sua experiência nos comentários abaixo e indique as melhores opções! 😉

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