dicas de planejamento para escritórios de advocacia

7 excelentes dicas de planejamento para escritórios de advocacia

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Melhor organização, maior eficiência e produtividade, crescimento. Esses são os desejos de todos os advogados em relação aos seus escritórios e, muito provavelmente no final do ano passado ou início deste ano têm um desses objetivos para 2020. Neste momento, dicas de planejamento para escritórios de advocacia podem ser úteis.

Talvez você tenha passado horas sentado, pesquisando, planejando, construindo ideias, discutindo com seus sócios novas estratégias, convencendo-se e convencendo-os da necessidade de mudanças, calculando investimentos necessários, fazendo cotações com fornecedores, elaborando planilhas e listas de providências. Até mesmo um cronograma de execução você pode ter feito. Afinal, trabalhar com prazos é com a gente mesmo.

A dificuldade em colocar o planejamento em prática

No entanto, você parou para pensar que talvez tenha feito algo bem semelhante nos anos anteriores? Reparou também que, tantas vezes, muito do planejado não foi executado e não passou de resolução de novo ano? Quantas coisas efetivamente saíram do papel e foram implementadas? 

Se não foi para o seu escritório, em algum momento da sua vida, pessoal ou profissional, você já deve ter feito qualquer tipo de planejamento para determinado objetivo e, ao final, terminou com este sentimento de que não conseguiu se organizar suficientemente para colocar em ação tudo o que havia projetado. Se odiamos perder os casos de nossos clientes, quanto mais odiamos perder para nós mesmos! Então, resta apenas a frustração.

Isso aconteceu diversas vezes comigo. Horas, dias e até meses estruturando um planejamento para crescer e evoluir: buscar um melhor posicionamento no mercado, adotar novos métodos de prospecção, gerenciar melhor os clientes, aprimorar o atendimento, otimizar a gestão, inovar, reformar, reformular. 

E então no meio do caminho surge uma pedra. Uma não, várias: falta de tempo, falta de equipe, falta de estrutura, falta de ânimo e até mesmo falta de know-how (literalmente o “como fazer”). 

E quando olhamos para trás, o tempo já passou e o cronograma ficou defasado.

Definitivamente, neste ano os planos precisam sair do papel. Ideias tão boas, tão brilhantemente desenhadas e cuidadosamente elaboradas não passarão de ideias se não forem executadas. O grande Thomas Edison certa vez afirmou:

Grande sorte é o que acontece quando a oportunidade encontra o planejamento.” 

Logo, não podemos perder as boas oportunidades do mercado por não estarmos preparados com um belo planejamento e um bom plano de ação.  

Por isso, aproveitando o início de 2020, preparamos este artigo com dicas de planejamento para escritórios de advocacia que podem ajudá-lo a ter um ano mais produtivo, de crescimento e de resultados. São dicas que me ajudaram bastante e também ajudaram os meus clientes escritórios jurídicos de advocacia. Gostaria de compartilhá-las com você. 

Basicamente, trataremos: (i) de como deve ser um bom planejamento estratégico de escritório; e (ii) de 7 dicas para colocar o seu planejamento em prática. Boa leitura! 🙂

Analise seu negócio antes de colocar em prática as dicas de planejamento para escritórios de advocacia

Um objetivo sem um plano é apenas um desejo.”

Esta é a célebre frase de Antoine de Saint-Exupéry, autor de O Pequeno Príncipe. Tantos são os nossos desejos, mas para quantos deles efetivamente temos um plano? Sem dúvida, tudo começa a partir de um bom planejamento.

Um bom planejamento não é feito de achismos. Deve estar baseado em informações e leituras precisas das tendências e da movimentação do mercado. Infelizmente, poucos advogados ou escritórios têm a cultura do planejamento estratégico que, embora seja prática comum nas grandes corporações, na advocacia ainda é tímida e, muitas vezes, feita por mera intuição. Mas, cá entre nós, planejamento intuitivo não é planejamento.

Curiosamente, o termo grego “strategos”, do qual se origina “estratégia”, é justamente uma referência aos comandantes de guerra responsáveis pelo planejamento das batalhas, objetivando a vitória. 

Mais tarde o conceito foi incorporado pelo jargão dos negócios, de onde surgiu a expressão “planejamento estratégico”. Não é por acaso que se diz que a batalha é vencida antes de acontecer, ressaltando a importância de um planejamento bem feito para o resultado visado. Falhando em planejar, fundamentalmente planejamos falhar.

Então, antes de tratarmos das dicas de planejamento para escritórios de advocacia, verifique se ele atende às seguintes afirmativas estratégicas:

1. Fiz uma análise acurada da movimentação, tendências e comportamento do mercado jurídico. 

Antes de qualquer planejamento, você fez uma leitura precisa do que está acontecendo no segmento da advocacia, os tipos de demanda que estão surgindo, as necessidades do novo perfil de clientes, preferências e comportamento, tecnologias disponíveis e o direcionamento dos seus concorrentes? 

Essas leituras dão a noção contextual com relação às oportunidades que você poderá explorar e as ameaças às quais você está exposto, e que requererão estratégias de mudança. O seu planejamento contempla essas informações e está alinhado a elas?

2. Fiz uma análise dos meus pontos fortes e pontos fracos. 

Feita a leitura das oportunidades e ameaças, é preciso olhar para dentro das suas capacidades para avaliar o grau da possibilidade de aproveitamento das oportunidades e o grau de exposição às ameaças. 

Em que nível o seu escritório está preparado para as novas tendências do mercado jurídico?  Quais são os pontos fortes do seu escritório que podem assegurar uma vantagem competitiva diante dos concorrentes? Quais são os aspectos que merecem melhorias, investimento e aprimoramento? 

3. Meu planejamento define claramente as metas e os objetivos que quero alcançar nos próximos anos.

É comprovado por estudos que a maioria dos planejamentos falha porque o problema está na raiz: não está muito claro onde se quer chegar. 

Logo, como consequência, os seguintes aspectos ficam também obscuros: como deve ser feito, quais são as etapas de preparação e execução necessárias, quem deve ser envolvido, quais são os resultados desejados, possíveis percalços e impactos. Afinal, quando não se sabe ao certo para onde vai, todo caminho é caminho, não é mesmo?

Trata-se de um problema comum e geral. Muitos dos escritórios que são meus clientes só sabiam do desejo de crescer, mudar, evoluir, mas não sabiam explicar exatamente para onde. Se perguntasse aos seus gestores onde gostariam de estar em 5 ou 10 anos, não tinham uma resposta clara e satisfatória. 

O planejamento que você fez deixa isso claro? Quais são exatamente os seus objetivos? E as metas para esses objetivos? Objetivos são o destino final e metas (termo relacionado a “métrica”) são os degraus mensuráveis, possíveis de acompanhar e quantificáveis que levam aos objetivos. 

Exemplos de objetivos e metas

Objetivo – aumentar meu portfólio de clientes.

Meta – conseguir mais 10 clientes no primeiro semestre de 2020.

Objetivo – crescer e expandir o escritório.

Meta – abrir 02 filiais em outros Estados nos próximos 5 anos.

Uma vez que o objetivo e a meta estejam claros, não há dúvidas de que fica bem mais fácil definir os planos de ação (como, quando, quem, onde, custos etc.). 

Uma dica bem bacana para ajudá-lo a definir e acompanhar seus objetivos e metas na advocacia é o método OKR (Objectives and Key Results), bastante utilizado pelas empresas do Vale do Silício e perfeitamente aplicável na advocacia. 

Conheça melhor o método OKR na advocacia aqui no blog da Aurum.

4. Tenho muito claro todo o panorama do planejamento.

Um cronograma de execução é indispensável. Definir e separar budget para os investimentos necessários, também. Em se tratando de capital humano, é preciso comunicar, envolver e engajar a equipe que fará parte do projeto. 

Analise quais são os recursos em mãos e quais estão em falta, os que você irá precisar adquirir. Elabore um check-list de todas as providências que deverão ser tomadas para cada meta e objetivo. Tenha a certeza de que você tem todo o panorama do planejamento em mãos, pronto para ser executado.

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Dicas de planejamento para escritórios de advocacia

Com o planejamento em mãos, vamos às dicas práticas de como colocá-lo em ação.

1. Seja honesto na definição dos objetivos e do cronograma de execução

Defina objetivos tangíveis e alcançáveis. Faça, também, um planejamento temporal que faça sentido, realmente alinhado às suas possibilidades. A quem queremos enganar? Não adianta criar missões impossíveis, uma agenda impraticável, considerando as tarefas e os compromissos diários que você tem. 

Seja honesto consigo mesmo e com sua equipe, e assuma tarefas e prazos que, de fato, possa cumprir. O descumprimento do cronograma é um dos principais fatores que levam à desmotivação, desorganização e, muito possivelmente, ao abortamento do projeto. 

Estudos comportamentais comprovam que conquistas geram conquistas: quando cumprimos uma meta, o sentimento de realização e satisfação nos motiva ainda mais a cumprirmos as metas subsequentes. E o efeito inverso também acontece: desmotivação vai gerando desmotivação.

2. Estabeleça as prioridades

Muitas vezes o planejamento não sai do papel porque simplesmente as prioridades não foram claramente definidas. Implantar um planejamento significa alterar rotinas, processos, recursos e até mesmo pessoas. 

Essas mudanças devem estar estruturadas e organizadas, sem prejudicar o dia a dia do seu escritório, que deve continuar rodando normalmente.  Se a lista de ações prioritárias não estiver clara, haverá bagunça, desordem e afetará a eficácia do planejamento. Liste e enumere as ações, por ordem de prioridade, deixando claro também a quem caberá cada atribuição e tarefa.

3. Meça tudo

Uma vez que o planejamento esteja em curso, comece a medir. Se há uma verdade na ciência da gestão é a de que “não se gere aquilo que não se mede”. De fato, não há como acompanhar a evolução de um planejamento sem indicadores que possam medir o desempenho das ações. 

Saiba mais sobre indicadores de desempenho para escritórios de advocacia.

Para isso, estabeleça KPI’s (Key Performance Indicators) com métricas para avaliar os processos “chave” do seu escritório envolvidos no planejamento. Nesse hora, um software jurídico pode ajudá-lo a medir e acompanhar esses números.

Os KPI’s permitirão que você analise os resultados parciais e obtenha o feedback do desempenho, averiguando a necessidade de ajustes. Entre erros e acertos detectados, tire sempre um aprendizado valioso para os próximos passos. 

4. Reveja, de tempos em tempos, o seu planejamento

Nada é estático no nosso planejamento. Há variáveis que vão ocorrendo no meio do caminho ou resultados parciais que não foram previstos. 

Inclusive, não se deixe abalar por essas imprevisibilidades. Elas fazem parte de qualquer trajeto. Mantenha o foco, verifique periodicamente a necessidade de ajustes, faça-os sem apego e siga em frente. 

5. Celebre as pequenas conquistas

Como já mencionamos, conquistas motivam conquistas. Conforme as metas vão sendo atingidas durante o caminho do planejamento, vá atualizando o status e dê a si mesmo e à sua equipe o crédito pelas pequenas vitórias e celebre! Informe e participe a equipe dos resultados obtidos. 

Valorize, reconheça e destaque a participação de cada um. Use o método da recompensa para fomentar o sentimento de realização. Isso ajudará você e a equipe a manter-se focado, engajado e alimentará o seu senso de propósito!

6. Resolva rapidamente as situações que atrapalham o bom desenvolvimento do seu planejamento

É comum que aconteçam no meio do caminho distrações, problemas, situações pessoais ou profissionais que afetam direta ou indiretamente a execução do seu planejamento. 

Muitas vezes ou, a princípio, podem parecer inofensivos, e a tendência é deixarmos de lado e irmos procrastinando a solução. Mas fique atento e faça uma leitura cautelosa dos efeitos que certos fatos ou circunstâncias refletem sobre os passos do planejamento. 

Ao detectar que são diretos e imediatos, trate-os como prioridade na sua lista de providências. E elimine-os rapidamente. Quanto mais você demorar para resolvê-los, mais irá acometer o bom andamento do seu projeto.

7. Organize-se

Todo e qualquer planejamento precisa de um “dono”. Muitos planejamentos não dão certo porque não há quem efetivamente cuide e esteja à frente deles. Uma organização inteligente de tarefas e atribuições pode ajudar na eficácia do planejamento.

Veja as razões porque os planejamentos estratégicos falham no blog Direito & Gestão.

Geralmente perdemos boa parte do tempo útil com questões meramente administrativas. Sabemos que advogar é muito mais do que aplicação do conhecimento técnico. 

Há diversos trabalhos, acessórios e softwares para escritórios de advocacia que fazem parte do dia a dia do advogado e que tomam tempo relevante. Por consequência, tempo precioso deixa de ser usado para os detalhes do nosso planejamento estratégico.  

Aqui, sai na vantagem o advogado com perfil 4.0: aquele advogado orientado PARA e PELA tecnologia. Em um contexto de transformações digitais que vivemos, com tantas facilidades tecnológicas disponíveis, não faz sentido continuarmos com tradições analógicas e manuais. 

Hoje, excelentes softwares jurídicos movidos por inteligências artificiais gerenciam clientes, processos, prazos, publicações, garantindo mobilidade, flexibilidade e agilidade aos advogados, permitindo que direcionem seus melhores esforços e tempo na execução dos seus planejamentos estratégicos. Vale a pena conferir! 🙂

Conclusão

Neste artigo, tratamos da importância de um bom planejamento e apresentamos 7 dicas de planejamento para escritórios de advocacia que podem ajudar você a tirar seus planos do papel e colocá-los em ação. 

Para resumir, conversamos sobre como é importante que o seu planejamento esteja alinhado aos movimentos, tendências, preferências, comportamento do mercado jurídico e dos clientes, para identificar oportunidades e ameaças. 

Também é essencial que se faça uma análise precisa das suas vantagens e desvantagens dentro desse mesmo contexto, pois ela permitirá saber quais oportunidades podem ser aproveitadas ou perdidas, bem como quais ameaças são potencializadas.

É necessário, também, que você tenha claramente definidos os objetivos, as metas, bem como o panorama de todo o planejamento. 

As ações essenciais para colocar em prática o seu planejamento são: estabelecer tarefas e cronograma tangíveis; definir prioridades; medir tudo; fazer revisões periódicas; celebrar as conquistas; resolver rapidamente situações desfavoráveis e organizar-se inteligentemente.

Neste ano, chega de meras resoluções. Vamos colocar as dicas de planejamento para escritórios de advocacia em prática?

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