Os indicadores de desempenho, ou KPIs (do inglês, Key Performance Indicators), são uma forma de medir e avaliar processos considerados “chave” em empresas. Na gestão jurídica, os indicadores de desempenho para escritórios de advocacia são uma boa forma de mensurar produtividade e negócios.

Esse método é cada vez mais utilizado por empresas que buscam alta performance, afinal a competição de mercado é uma realidade no mundo dos negócios. Por isso, uma gestão de excelência e focada em desempenho tornou-se prioridade – tanto que indicadores de desempenho são adotados também em escritórios de advocacia.

E implementar indicadores de desempenho para escritórios de advocacia é algo totalmente possível. No entanto, além de saber como incorporar essas métricas, é preciso utilizar os indicadores em prol de resultados. 

E é o que você confere neste texto, que traz algumas dicas para aplicar os principais indicadores de desempenho também no seu escritório. É só seguir a leitura! 😉

O que são indicadores de desempenho

Mais do que entender sobre a aplicação de indicadores de desempenho para escritórios de advocacia, é preciso compreender o que são exatamente essas métricas.

Os indicadores de desempenho, ou KPIs, servem para medir e avaliar o desempenho de processos considerados “chave” dentro de um negócio. Por meio desses indicadores, uma empresa é capaz de aferir a execução de seus processos e saber se eles estão gerando resultados conforme o planejado.

Com o auxílio dos KPIs é possível avaliar se a performance do negócio em um determinado período está de acordo com o esperado.

Indicadores de desempenho para escritórios de advocacia: por que usar?

Um escritório de advocacia, assim como qualquer outra empresa, é uma organização dinâmica. Isso quer dizer que, independente de planejamento e rotinas consolidadas, é necessário ter meios para avaliar de forma constante o desempenho da banca e de seus colaboradores.

Nenhum planejamento é efetivo se não existirem métricas capazes de avaliar se o que foi definido no início está, de fato, sendo cumprido. 

Estabelecer KPIs e fazer o controle do desempenho podem ajudar o escritório de várias formas. Seja para aumentar a rentabilidade, precificar honorários advocatícios de forma correta, corrigir falhas durante a execução do planejamento, ou até melhorar o posicionamento da banca no mercado.

Em um cenário cada vez mais competitivo, estabelecer bons indicadores de desempenho para escritórios de advocacia é um bom começo para garantir sustentabilidade e destaque ao negócio.

Principais indicadores de desempenho para escritórios de advocacia

Existem diversos indicadores de desempenho que podem ser utilizados pelos escritórios de advocacia. Dependendo dos objetivos e do planejamento estratégico do escritório, alguns KPIs podem ser mais interessantes do que outros.

Indicadores como “horas trabalhadas”, “satisfação do cliente” e “indicadores financeiros” são apenas alguns exemplos que podem ser avaliados no cotidiano da advocacia. Olhar e analisar cada um deles é muito importante, pois podem gerar insumos para corrigir falhas nos processos internos adotados pelo escritório.

Confira as dicas de planejamento para escritórios de advocacia.

1. Horas trabalhadas

Você sabe mais do que ninguém que na advocacia tempo é dinheiro. Não é à toa que a maioria dos escritórios tem seus serviços precificados em horas. Quando os serviços jurídicos demoram muito tempo para serem executados, é sinal de que o escritório está perdendo rentabilidade. Logo, para garantir competitividade, é essencial medir o número de horas gastas e buscar soluções que auxiliem na otimização do dia a dia.

Por meio de indicadores como o de “horas trabalhadas”, o advogado consegue ver quem são os profissionais mais produtivos do time e pode trabalhar de forma mais focada com aqueles que não estão atuando em alta performance. 

Existem algumas ferramentas e aplicativos disponíveis para mensurar esse tempo. O ideal é sempre contar com um sistema integrado, que mostre não só as horas trabalhadas, mas o tipo de atividade realizada, os responsáveis e envolvidos. Uma estratégia fácil de implementar é o timesheet para advogados, que pode auxiliar a identificar os gargalos de escritórios.

2. Cumprimento de prazos

A temida perda de prazos traz danos tanto para o cliente quanto para o escritório como um todo. Na advocacia, é uma falha grave, que pode gerar prejuízos financeiros e até para a imagem da banca. Por isso, monitorar o cumprimento dos prazos processuais é fundamental.

Ter um indicador como esse permite avaliar quais são os motivos que estão levando à perda dos prazos, além de corrigir condutas que acabam prejudicando o bom desempenho. Falta organização entre os advogados do time? Uma agenda comum, que todos possam visualizar? Seria necessário ter notificações automáticas?

Existem diversas soluções para corrigir esse tipo de problema, no entanto, ele precisa antes ser identificado. 

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3. Motivação do time

A maioria dos escritórios se estrutura sob a forma de advogados associados. Nesse modelo de negócio, os colaboradores possuem bastante autonomia, o que faz com que os vínculos e o engajamento da equipe façam toda a diferença.

Escritórios que não possuem um bom clima organizacional acabam perdendo talentos com facilidade. Por isso, é essencial ficar de olho na motivação do time e garantir que o escritório conte com advogados motivados, engajados e satisfeitos com o seu dia a dia.

Perder um funcionário custa caro para qualquer empresa. E, ainda que os ônus trabalhistas não se apliquem da mesma maneira na advocacia, a saída de um advogado pode implicar também na perda de clientes – gerando impactos até mesmo a longo prazo.

4. Número de processos ativos

“Quantos processos seu escritório possui?”. Infelizmente, muitos sócios e gestores não sabem responder a essa questão.

O número de processos e de profissionais que atuam no escritório tem uma relação direta. Logo, é preciso compreender esse cenário e avaliar se a capacidade do escritório está sendo bem aproveitada.

Muitos processos e poucos advogados é sinônimo de equipe sobrecarregada. Poucos processos e muitos advogados é sinônimo de pouca lucratividade. Logo, esse indicador também é importante e não deve ser deixado de lado.

5. Taxa de inadimplência

A inadimplência é um problema para qualquer empresa, e também para os escritórios de advocacia. Muitas vezes, está relacionada à fatores que vão além do relacionamento da empresa com o cliente. Ainda assim, o escritório deve estar atento e tomar medidas tanto preventivas quanto ativas para minimizar seus danos.

A taxa de inadimplência também é um dos indicadores para escritório de advocacia que merece atenção e pode evitar que a banca feche as portas por falta de receita. Para monitorá-la, o ideal é ter um controle financeiro completo e integrado, que possibilite incluir cobranças por meio de emissão de boletos, por exemplo. 

Dessa forma, é possível ter dados precisos e gerar insumos para esse indicador de desempenho tão importante em escritórios. 

Ferramentas certas para a alta performance

Para implementar indicadores de desempenho para escritórios de advocacia, contar com as ferramentas certas é essencial. Afinal, com elas, é possível anotar dados, processar informações e ter conclusões mais precisas sobre a performance do time.

O uso de um bom software para advogados, como o Astrea, pode ser a solução completa para mensurar desempenhos através de relatórios jurídicos e alcançar resultados. 

Além disso, com ele as atividades repetitivas passam a ser automatizadas e você ainda consegue acompanhar o andamento das atividades, delegar tarefas e acessar os seus processos via app Astrea, aplicativo que acompanha a sua rotina dinâmica e complementa a experiência com o software. 

Conheça o app Astrea, benefício complementar ao software:

Assim, com ferramentas completas como o software Astrea que além de ser responsivo (podendo ser acessado de diferentes dispositivos) ainda oferece um app para celular, é possível melhorar desde atendimento aos clientes até a gestão de tarefas, tendo ainda, acesso a informações de forma clara para tomar decisões mais seguras e favoráveis.

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