priorizar atividades na advocacia

8 etapas para priorizar atividades na advocacia focando em resultados

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A rotina de nós, advogados, pode ser extremamente cansativa se não houver um bom planejamento e organização no dia-a-dia. Além do cumprimento de prazos, reuniões, audiências e atendimento de novos clientes, outras atividades podem prejudicar a sua produtividade se você não pensar com foco em resultados. Por isso, saber priorizar atividades na advocacia é essencial para que tudo corra bem.

E é sobre isso que vou falar neste texto, compartilhando 8 passos importantes para você acertar na priorização de tarefas. Para conferir, é só seguir a leitura! 😉

Por que é importante priorizar atividades na advocacia?

A tendência de qualquer escritório que conta com um bom planejamento é aumentar gradativamente a demanda de trabalho. Por isto, desde o primeiro momento, ter consciência da importância de priorizar atividades na advocacia é de extrema importância.

Isto porque, na atuação contenciosa, além dos prazos judiciais, existem outros expedientes e providências que, embora não possuam uma data fixa, devem ser cumpridas. Do mesmo modo, para quem atua com consultoria jurídica, atentar aos prazos e atender a contento a demanda sugerida pelo cliente, contribui com a manutenção da relação de confiança.

E entre tantas demandas, é difícil dizer qual a mais importante, não é mesmo? Por isso, compartilho abaixo 8 perguntas que podem facilitar e servir como um passo a passo para o seu processo de priorizar as tarefas na advocacia.

Como priorizar atividades na advocacia em 8 etapas

1. Quais atividades e tarefas devem ser realizadas? 

O primeiro passo para priorizar atividades e tarefas é identificar o que precisa ser realizado e, principalmente, concentrar as informações em um só lugar. Assim, para começar a priorizar atividades na advocacia, o ideal é fazer uma lista com todas as demandas pendentes. Aponte desde uma ligação para o cliente, até redigir um parecer.

Muitas vezes acontecem pequenos deslizes no dia-a-dia por conta de atividades de menor importância ou complexidade que não são anotadas e se perderem. Contar com um software jurídico que permita, além do acompanhamento de seus processos, produzir uma lista de tarefas é um grande diferencial e com certeza permitirá que a sua organização seja direcionada a priorizar tarefas.

Aqui no blog da Aurum você confere um texto completo sobre o assunto. Para saber mais, é só clicar aqui e conferir o conteúdo sobre priorização de tarefas com o Astrea

2. Qual a urgência de cada atividade?

Depois de identificar o que precisa ser realizado, não se desespere. Para ter um bom resultado ao priorizar atividades na advocacia, você deve filtrá-las de acordo com a urgência. Para isto, se questione sobre o grau de importância de cada tarefa

“É preciso entregar a tarefa agora ou isto pode ficar para o final da semana? Outras pessoas dependem da conclusão desta tarefa para seguir com o trabalho?”

Tenha em mente que priorizar uma tarefa não significa que outra deixará de ser feita, mas que estão sendo tratadas de acordo com a sua importância.

Para definir a urgência de atividades e tarefas, o Astrea permite estabelecer a ordem de prioridade e, depois, filtrar cada uma de acordo com a ordem definida. Além de dar a urgência a cada tarefa, visualizar a sua lista de por prioridades evita que tarefas e atividades importantes sejam deixadas para depois.

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3. Qual o impacto de cada atividade?

Depois de definir a urgência de cada atividade e tarefa, avalie o impacto delas no trabalho como um todo e também na sua rotina.

Neste ponto, veja quantas pessoas são afetadas, o quanto a realização da atividade pode contribuir com o desenvolvimento de um projeto ou até mesmo do escritório. Considere, por exemplo, que enviar um e-mail ao cliente informando sobre o seu processo é uma tarefa simples, mas que pode gerar um impacto positivo sobre o trabalho. 

4. Qual o esforço necessário para cada atividade?

Dentre as tarefas e atividades designadas para o dia, avalie o esforço que cada uma demandará para a conclusão.

Especialistas recomendam que as tarefas de maior esforço sejam realizadas primeiro. O ideal, no entanto, é alinhar a forma de realização de atividades à sua rotina e estimar o tempo que utilizará em cada uma delas. Assim, você não fica sobrecarregado e nem deixa atividades e tarefas pendentes.

5. É possível delegar alguma tarefa ou atividade?

Avalie o que pode ser delegado. Com uma estrutura pequena, muitas vezes é difícil pensar na delegação de tarefas e isto pode prejudicar os seus resultados, além de impactar na sua saúde física e mental.

Por isto, ao priorizar atividades na advocacia, vale sempre ter em mente que o processo de trabalho pode ser, de alguma forma, mais simples. Por meio do software jurídico Astrea, por exemplo, é possível disponibilizar ao cliente o acesso ao processo e ter tranquilidade quanto ao fluxo de informações

Para outras atividades, avalie estabelecer parcerias com advogados da sua região ou até mesmo a viabilidade da contratação de correspondentes. Como uma novidade, a FreeLaw conecta advogados à advogados e pode te auxiliar em demandas mais técnicas.

Se a demanda estiver alta, também pense em aumentar a sua equipe e alçar voos mais altos! 😉

6. Seja flexível e adapte-se

Que a advocacia é uma atividade dinâmica e está em constante transformação, já sabemos. O que devemos também saber é que fazemos parte da mudança e ser flexível auxilia a conseguir bons resultados.

Ao priorizar atividades na advocacia, precisamos ter isso sempre em mente.

Se surgirem imprevistos, refaça os passos anteriores e adapte a sua priorização de tarefas e atividades de forma a atender suas demandas de forma eficiente.

7. Revise a forma de priorizar atividades na advocacia

De tempos em tempos, revise a forma de priorização de atividades e tarefas. Avalie os resultados, conserte os erros e pense sempre em desenvolver um método de organizar e priorizar tarefas que seja compatível com o seu trabalho e com a sua rotina de advogado, sem esquecer de separar um tempo para cuidar de si.

Revisar a forma de priorizar atividades na advocacia de forma periódica é, também, um meio de planejamento na advocacia.

8. Comunique-se de forma clara

Realizar as atividades e tarefas não é suficiente para ter bons resultados. A comunicação é imprescindível para manter um bom nível de produtividade. Deste modo, manter a comunicação de sua equipe alinhada, além de evitar retrabalho, também facilita a organização.

Assim, depois de priorizar atividades na advocacia, é importante manter um método para acompanhar seu andamento: as feitas, as não feitas, as futuras. Pensando nisso, a equipe da Aurum elaborou um material completo sobre gestão de tarefas e atividades para escritórios de advocacia.

Com ele, é possível organizar projetos e tarefas da rotina jurídica, delegar responsáveis e permitir que a equipe trabalhe de forma mais autônoma. Além disso, possibilita o registro do andamento do que foi priorizado.

Você pode conferir o material clicando abaixo:

baixar planilha gratuita de gestão de tarefas

Ferramentas para priorizar atividades na advocacia 

Com estas dicas de como priorizar atividades na advocacia você com certeza vai evoluir – e muito – esta etapa da sua rotina. Mas existem algumas ferramentas de automação jurídica que garantem um gerpriorizar atividades na advocaciaenciamento por completo.

Uma das soluções para melhorar a sua priorização de atividades é contar com o apoio de softwares para escritório de advocacia que permitem gerir, de forma integrada, as tarefas, classificando prioridades, delegando-as e até mesmo anotando as providências já realizadas, facilitando a comunicação da equipe e de parceiros.

A gestão de tarefas na advocacia é uma etapa importante para conseguir um escritório organizado e colher bons resultados, colocando em prática o seu planejamento estratégico. Com uma ferramenta completa, você conseguirá dedicar tempo a outras atividades e também manter o controle sobre a sua rotina, sem tantas surpresas!

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Mais conhecimento para você

Se você deseja saber mais sobre o uso de um software jurídico em diferentes atividades da rotina jurídica, indico a leitura dos seguintes artigos:

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Agora é a sua vez! Você já sabe como começar a priorizar atividades na advocacia? Quais as suas principais dificuldades e acertos? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo! 😉

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