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29 mar 2021
ìcone Relógio Artigo atualizado 5 ago 2021

Priorizar atividades na advocacia é uma etapa importante para conseguir um escritório organizado e colher bons resultados, garantindo o cumprimento de prazos, o bom atendimento ao cliente e a realização completa de tarefas relacionadas à gestão.

A rotina de nós, advogados, pode ser extremamente cansativa se não houver um bom planejamento e organização. Cumprimento de prazos, reuniões, audiências e atendimento a clientes são apenas algumas das atividades do nosso dia a dia. Então, se não pensarmos com foco em resultados, facilmente podemos ter a produtividade prejudidaca, o que faz da priorização de atividades essencial para que tudo corra bem.

E é sobre isso que vou falar neste texto, compartilhando 8 passos importantes para você acertar na priorização de tarefas. Para conferir, é só seguir a leitura!

Por que é importante priorizar atividades na advocacia?

A tendência de qualquer escritório que conta com um bom planejamento é aumentar gradativamente a demanda de trabalho. Ou seja, ter mais clientes, mais casos e processos, mais tarefas de gestão sem perder o controle. Assim, desde o primeiro momento, ter consciência da importância de priorizar atividades na advocacia é de extrema importância.

Vamos pensar na rotina da atuação contenciosa, por exemplo. Além dos prazos judiciais, existem outros expedientes e providências que, embora não possuam uma data fixa, devem ser cumpridas. 

Do mesmo modo, para quem atua com consultoria jurídica, atentar aos prazos e atender com agrado a demanda sugerida por clientes contribui com a manutenção da relação de confiança.

E entre tantas demandas, pode parecer difícil dizer qual a mais prioritária. Afinal, todas são importantes. A grande maioria deve ser cumprida dentro de determinado prazo. E apenas uma deixada de lado pode impactar o cliente. Como, então, começar?

Fazendo mais perguntas! Pelo menos no meu caso. 

Explico: na minha rotina, procuro seguir algumas boas práticas ao priorizar as tarefas na advocacia. Elas incluem medir urgências, esforços e impactos das demandas para entender qual deve ser realizada antes ou depois. E faço isso por meio de perguntas e lembretes simples – mas muito importantes – que compartilho abaixo!

Como priorizar atividades na advocacia em 8 etapas

Veja como priorizar tarefas na advocacia com foco em resultados.
Veja como priorizar atividades na advocacia com foco em resultados.

A seguir, vou detalhar por que cada questionamento é importante e como podem contribuir no processo de priorização de atividades. Para não esquecer nenhuma etapa, indico que você salve a imagem acima e a utilize sempre que precisar.

1. Quais atividades e tarefas devem ser realizadas? 

O primeiro passo para priorizar atividades e tarefas é identificar o que precisa ser realizado e, principalmente, concentrar as informações em um só lugar. 

Assim, para começar a priorizar atividades na advocacia, o ideal é fazer uma lista com todas as demandas pendentes. Você pode fazer uma lista semanal, com atividades previstas, e outra diária, antes de começar a trabalhar, com as tarefas do dia e que muitas vezes surgem ao longo da semana. Aponte desde uma ligação para o cliente, até redigir um parecer.

Uma lista completa vai fazer com que você visualize as demandas de forma sistemática e consiga seguir com mais clareza para as próximas etapas.

É importante atentar que, muitas vezes, acontecem pequenos deslizes no dia-a-dia por conta de atividades de menor importância ou complexidade que não são anotadas e se perdem. 

Por experiência pessoal, destaco que contar com um software para advogados que permita, além do acompanhamento de seus processos, produzir uma lista de tarefas, é um grande diferencial e com certeza permitirá que a sua organização seja direcionada a priorizar tarefas.

Aqui no blog da Aurum você confere um texto completo que traz essa situação na prática. É só clicar aqui e conferir o conteúdo sobre priorização de tarefas com o Astrea

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2. Qual a urgência de cada atividade?

Depois de identificar o que precisa ser realizado, vai parecer que há muito mais do que você pode dar conta. Mas, não se desespere! Para ter um bom resultado ao priorizar atividades na advocacia, você deve filtrá-las de acordo com a urgência

Para isto, se questione sobre o grau de importância de cada tarefa: “é preciso entregar a tarefa agora ou isto pode ficar para o final da semana? Outras pessoas dependem da conclusão desta tarefa para seguir com o trabalho?”

Tenha em mente que priorizar uma tarefa não significa que outra deixará de ser feita, mas que estão sendo tratadas de acordo com a sua importância.

3. Qual o impacto de cada atividade?

O terceiro passo é avaliar o impacto de cada atividade e tarefa no trabalho como um todo e também na sua rotina.

Neste ponto, veja quantas pessoas são afetadas, o quanto a realização da atividade pode contribuir com o desenvolvimento de um projeto ou até mesmo do escritório. 

Considere, por exemplo, que enviar um e-mail ao cliente informando sobre o seu processo é uma tarefa simples, mas que pode gerar um impacto positivo sobre o trabalho. 

4. Qual o esforço necessário para cada atividade?

Dentre as tarefas e atividades designadas para o dia, avalie o esforço que cada uma demandará para a conclusão.

Especialistas recomendam que as tarefas de maior esforço sejam realizadas primeiro. O ideal, no entanto, é alinhar a forma de realização de atividades à sua rotina e estimar o tempo que utilizará em cada uma delas. Assim, você não fica sobrecarregado e nem deixa atividades e tarefas pendentes.

5. É possível delegar alguma tarefa ou atividade?

Ao priorizar atividades na advocacia, tenha sempre em mente que o processo de trabalho pode ser, de alguma forma, mais simples. Por isso, avalie as atividades da sua lista que podem ser delegadas. 

Com uma estrutura pequena, muitas vezes é difícil pensar na delegação de tarefas. Mas concentrar as atividades em uma só pessoa pode gerar sobrecarga, prejudicar os resultados, além de impactar na saúde física e mental. 

Assim, é importante pensar em formas de delegar. 

Comunicações com clientes podem ser facilitadas por um manual de atendimento, por exemplo. Para atividades jurídicas, avalie estabelecer parcerias com advogados da sua região ou até mesmo a viabilidade da contratação de correspondentes. Para gestão, pondere o uso de um sistema que automatize tarefas.

E se a demanda estiver alta, também pense em aumentar a sua equipe e alçar voos mais altos!

6. Seja flexível e adapte-se

Que a advocacia é uma atividade dinâmica e está em constante transformação, já sabemos. O que devemos também saber é que fazemos parte da mudança, e ser flexível nesse cenário ajuda a conseguir bons resultados.

Ao priorizar atividades na advocacia, precisamos ter isso sempre em mente.

Se surgirem imprevistos, refaça os passos anteriores e adapte a sua priorização de tarefas e atividades de forma a atender suas demandas de forma eficiente.

7. Revise a forma de priorizar atividades na advocacia

De tempos em tempos, revise a forma de priorização de atividades e tarefas. 

Avalie os resultados, conserte os erros e pense sempre em desenvolver um método de organizar e priorizar tarefas que seja compatível com o seu trabalho e com a sua rotina de advogado, sem esquecer de separar um tempo para cuidar de si.

Revisar a forma de priorizar atividades na advocacia de forma periódica é, também, um meio de planejamento na advocacia.

8. Comunique-se de forma clara

Realizar as atividades e tarefas não é suficiente para ter bons resultados. A comunicação é imprescindível para manter um bom nível de produtividade

Assim, manter a comunicação de sua equipe alinhada, além de evitar retrabalho, também facilita a organização.

Depois de priorizar atividades na advocacia, é importante alinhar com todos um método para acompanhar seu andamento: o  que foi realizado, o que não foi realizado e o que ainda está por vir.

Essa comunicação pode ser feita da forma que a equipe preferir: blocos, documentos, planilhas, ou até mesmo em um sistema de gestão. 

Aqui, apenas acho importante registrar que utilizar agendas e materiais de papel pode não ser a forma mais eficiente e segura. Além de gerar um grande volume de material, há riscos de que os registros sejam extraviados e que não fiquem de fácil acesso para servir como histórico da equipe.

A forma mais segura de fazer essa comunicação e registro das atividades é por meio de alguma solução digital. Não é necessário nada muito elaborado. A ideia principal aqui é que os registros sejam salvos em ambientes seguros e que possam ser acessados facilmente caso precisem ser consultados posteriormente. 

Uma recomendação para iniciar seus registros é esta planilha elaborada pela equipe da Aurum. Com ela, é possível organizar projetos e tarefas da rotina jurídica, delegar responsabilidades e permitir que a equipe trabalhe de forma mais autônoma. Além disso, o material possibilita o registro do andamento do que foi priorizado.

Confira clicando abaixo:

baixar planilha gratuita de gestão de tarefas

Ferramentas para priorizar atividades na advocacia 

Com estas dicas de como priorizar atividades na advocacia você com certeza vai evoluir – e muito – esta etapa da sua rotina. Mas existem algumas ferramentas de automação jurídica que garantem um gerpriorizar atividades na advocaciaenciamento por completo.

Uma das soluções para melhorar a sua priorização de atividades é contar com o apoio de softwares para escritório de advocacia que permitem gerir, de forma integrada, as tarefas, classificando prioridades, delegando-as e até mesmo anotando as providências já realizadas, facilitando a comunicação da equipe e de parceiros.

A gestão de tarefas na advocacia é uma etapa importante para conseguir um escritório organizado e colher bons resultados, colocando em prática o seu planejamento estratégico. Com uma ferramenta completa, você conseguirá dedicar tempo a outras atividades e também manter o controle sobre a sua rotina, sem tantas surpresas!

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Mais conhecimento para você

Se você deseja saber mais sobre o uso de um software jurídico em diferentes atividades da rotina jurídica, indico a leitura dos seguintes artigos:

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Agora é a sua vez! Você já sabe como começar a priorizar atividades na advocacia? Quais as suas principais dificuldades e acertos? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo! 😉


Advogada (OAB 345066/SP). Bacharela em Direito pela Faculdade de Direito de São Bernardo do Campo - FDSBC. Pós graduada em Direito Tributário pela FGV. Possui extensão em Direito de Família, Consumidor e Tutelas de Urgência pela FDDJ, extensão em Direito...

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