8 dicas para delegar função para advogado correspondente

O checklist completo para delegar função para advogado correspondente

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No começo da minha carreira, eu trabalhei como advogado correspondente por algum tempo. Para mim, essa experiência foi importante porque eu aprendi a trabalhar com várias áreas diferentes da advocacia e ganhei dinheiro, já que, naquela época, as diligências estava ainda começando a ganhar corpo.

Também neste período, surgiram serviços de correspondência digital, nos quais as requisições eram feitas pelo computador, momento no qual as diligências passaram a ser mais difundidas entre os advogados. Embora sejam muito interessantes, não vou tratar de nenhum serviço específico neste texto. Neste texto sobre lawtechs, a Aurum já falou um pouco sobre empresas que facilitam a contratação desse tipo de parceria.

Hoje, vou falar de outra coisa: minha experiência delegando tarefas para advogados correspondentes. Há cerca de 4 anos formalizei alguns contratos de serviços que demandam diligências e desde então tenho contato com advogados correspondentes. Nesse tempo acumulei algum conhecimento sobre quem pede diligência e elaborei um checklist sobre como delegar função para advogado correspondente. Vamos lá?

Como delegar função para advogado correspondente?

1. Repasse todos os dados necessários

Parece estranho que a primeira dica para delegar função para advogado correspondente seja de coletar e repassar todos os dados do caso. Mas é comum que o advogado solicitante não informe os dados completos, o que pode acabar em confusão na devolução do serviço contratado.

Imagine uma ação com vários autores e réus e que diligência seja para extração de cópias, devendo o correspondente obter cópias somente das peças nas quais o cliente é citado. Se a requisição for parcial, ou seja, sem os dados necessários, pode haver confusão no momento da entrega do serviço.

Quando vou delegar função para advogado correspondente, eu costumo informar todos os números de processo que eu possa ter, vara, comarca, nome do cliente que eu represento, bem como detalhes do caso que sejam essenciais para a diligência requerida. Quando se tratar de diligência de audiência, lembre-se de confirmar a data e hora da audiência e até destacar no assunto do e-mail, se achar necessário.

2. Seja objetivo

A comunicação por meio escrito nem sempre é clara como a falada, acredito que você já tenha se dado conta disso. Portanto, quando delegar funções para o advogado correspondente, procure ser o mais objetivo e claro possível.

Escrever em campos é uma forma que utilizo quando vou requisitar diligência, pois é como se fosse um checklist para mim e para o advogado que está sendo contratado para o serviço. Seguindo os passos do item acima, eu costumo descrever ainda a diligência contratada, o preço contratado e os detalhes do pagamento.

Com esses dados eu me organizo melhor e o correspondente compreende bem o que deve ser feito, em vez de ter que ler uma longa explicação do porque a diligência está sendo requerida, o que na verdade não interessa a ele.

Ao final do pedido deixe claro que se houver qualquer dúvida com relação ao que foi pedido, que o correspondente entre contato com você para elucidá-las. Pois mesmo que sejamos claros, como eu disse no início, a comunicação escrita nem sempre é tão clara quanto a falada.

3. Qual meio de contato devo utilizar?

Eu já tentei delegar função para advogado correspondente por diversos canais: Telegram, WhatsApp, Skype, telefone e e-mail. O mais eficiente e completo de todos, para mim, é o e-mail.

No e-mail tudo fica registrado, inclusive para consultas futuras, unificando o que foi tratado entre as partes, exaurindo toda e qualquer dúvida futura que possa haver, especialmente quanto ao que foi requerido, o que foi entregue pelo correspondente e o preço ajustado. É importante também para prestar contas ao cliente quando houver necessidade, ou mesmo para comprovar um pedido que tenha sido feito.

Eu utilizo um e-mail para todo o processo, nominando o título com o número do processo, o nome da parte adversa e a comarca. Isso facilita quando preciso buscar as diligências que foram requisitadas para um determinado caso, inclusive requisitar futuras diligências para o mesmo correspondente.

4. Acerte previamente os valores

É sempre importante perguntar quais serviços envolvem o preço que está sendo cobrado pelo advogado correspondente, pois nem sempre protocolização, deslocamento ou espera estão inclusos no valor cobrado. É comum correspondentes cobrarem um valor para realizar uma audiência e depois a fatura ter diversos acréscimos, como valor do estacionamento, por exemplo. Diligências de protocolo físico costumam envolver custos de impressão dos documentos também.

5. Bons serviços rendem bons contatos

Uma diligência bem feita evita uma série de contratempos. No meu escritório já aconteceu de um correspondente firmar um acordo desobedecendo as orientações que foram passadas, o que causou certo mal estar com o cliente.

Portanto, se um correspondente lhe prestou um bom serviço, guarde seu contato, questionando-o se existe interesse em firmar uma parceria para que você passe todas as requisições de diligências para ele. Assim, você não precisa ficar procurando alguém pra prestar a diligência e vocês vão desenvolvendo uma relação de confiança, que pode até redundar em novas indicações.

6. Registre os dados do advogado correspondente

Ao delegar função para advogado correspondente, nem sempre pedimos que os dados do correspondente sejam fornecidos, como número de telefone ou contato de WhatsApp, por exemplo. Mas os dados de contato são muito importantes, pois nem sempre os correspondentes confirmam o recebimento dos documentos para uma determinada diligência ou se existem dúvidas com relação à requisição.

Existem diligências que são mais complexas que outras e nesses casos os aplicativos de mensagem ou mesmo uma ligação são boas ferramentas para elucidar as dúvidas, pois como disse no início, nada mais claro que a comunicação falada. Lembre-se, depois da conversa, em formalizar o que foi conversado por e-mail, garantindo um histórico das tratativas.

7. Defina limites

Como citei no item 4, já tivemos problemas com correspondente aqui no escritório, pois ele não seguiu as ordens que lhe foram passadas. Porém, eu assumo também que tive parte de culpa nesse problema: a requisição não foi clara com relação aos aspectos práticos do caso que o correspondente iria representar, então ele não tinha as ferramentas necessárias para reparar a situação quando lhe foi apresentada.

Ao delegar função para advogado correspondente, é muito importante deixar bem claro o que pode ou o que não ser feito. Para isso, delimite poderes no Substabelecimento ou na Carta de Preposição, inclusive especificando no e-mail a oferta de acordo e se achar que está difícil entender somente a explicação escrita, ligue.

É melhor ser repetitivo do que ter um problema maior para resolver depois, como foi no caso aqui do nosso escritório.

8. Ajude seu cliente a organizar um orçamento para diligências

Normalmente as empresas possuem um orçamento para qualquer atividade e com a parte jurídica que as representa não é diferente. É importante verificar com seu cliente, no ato da contratação, se ele já possui uma política de orçamento para diligências ou se desconhece o assunto.

Na hipótese de o cliente possuir uma política para diligências, o trabalho já está feito e você só precisa se adaptar a ele. Se não houver, você precisa instruir o cliente a como fazer isso.

É importante explicar que há meses em que podem ser requisitadas 5 diligências, com valores variáveis, e meses em que nenhuma diligência é necessária. É um serviço sazonal, que varia de acordo com a atividade exercida por seu cliente e as cidades onde ele presta serviços, pois cada vara tem um andamento próprio. Esclareça ao seu cliente também que delegar tarefas para advogado correspondente reduz os seus custos de deslocamento.

Com base nisso, você pode combinar o pagamento de diligências com seu cliente de 2 formas: ou ele te repassa um valor mensal para diligências e você controla os pagamentos ou você repassa os pagamentos para que seu cliente os faça periodicamente, conforme as diligências forem sendo realizadas.

Ambos possuem vantagens e desvantagens:

A conta de diligências:

Ter uma conta de diligências do escritório permite liquidar as diligências o quanto antes, evitando esquecimentos e falta de pagamento por parte dos clientes. A desvantagem é que você precisa ter controle de tudo o que foi pago para prestar contas ao cliente no final do mês e isso gera mais trabalho para o escritório.

O cliente paga as diligências:

A vantagem de repassar ao cliente o pagamento das diligências requisitadas é a imediata prestação de contas, pois havendo qualquer dúvida, você esclarece para o cliente antes que ele pague a diligência, evitando ter de gerar relatórios posteriormente. A desvantagem é um possível esquecimento do cliente, o que pode gerar mais cobranças para seu escritório.

A forma que mais vale a pena, no meu ponto de vista, é a segunda, na qual o cliente realiza os pagamentos. Para diminuir possíveis esquecimentos, o que você pode combinar é que enviará quinzenalmente as diligências que precisam ser pagas e o cliente se compromete a pagá-las tão logo as receba.

É preciso ter em mente que o serviço de correspondência precisa ser ágil. Portanto, o advogado realiza o trabalho em até 15 dias e já recebe, daí a importância do cumprimento dos prazos de pagamentos.

Organização é fundamental

Ter um roteiro dos passos para seguir é fundamental para evitar qualquer contratempo ao delegar tarefas para advogado correspondente.

A logística jurídica alivia a rotina do escritório e reduz custos, além de possibilitar a interação entre advogados de diversas comarcas, possibilitando a troca de experiências e a formação de parcerias. Então não tenha medo de contratar um advogado correspondente quando necessário.
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Você costuma delegar função para advogado correspondente? Compartilhe com a gente nos comentários a sua experiência com esse tipo de serviço!

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