A falta de pagamento costuma aparecer em épocas de crise econômica, como a que passamos atualmente. Com o poder de compra congelado e a alta dos preços de alimentos e produtos, as pessoas tendem a não conseguir honrar seus compromissos assumidos a longo prazo. Invariavelmente, a inadimplência em escritórios de advocacia também é uma realidade, e embora desagradável, não significa o fim dos tempos.

Há formas de evitar a inadimplência, controlar os recebíveis para evitar esquecimentos de pagamentos, e formas de lidar com clientes inadimplentes. A seguir, passarei algumas experiências minhas que utilizo para controlar a inadimplência em meu escritório, e que podem ser úteis a você também.

Como evitar inadimplência em escritórios de advocacia?

Acabar com o problema é ilusão. Simplesmente não tem como. Mas é possível, com alguns passos simples, evitar que a inadimplência em escritórios de advocacia se torne um problema sem solução.

1. Controle os prazos

Controlar os prazos e datas de pagamento é muito importante para o advogado entender o fluxo de recebíveis, qual a época em que há mais entradas no caixa, e quem deve pagar.

Várias vezes a inadimplência a em escritórios de advocacia acontece porque seu cliente se esqueceu da data de pagamento, especialmente se ele não foi muito organizado em sua rotina, ou estiver passando por um momento de estresse.

Uma suposição minha é de que o problema jurídico que você está resolvendo incomoda tanto o cliente, que ele acaba por isolar o advogado em seus pensamentos. Por isso, é importante sempre enviar um lembrete sobre o débito que ele tem. Deixe para fazer isso próximo ao vencimento, cerca de 5 a 3 dias antes, e faça no dia do vencimento, inclusive.

2. Entenda as possibilidades de seu cliente

Muitas vezes seu cliente tem uma necessidade em lhe contratar, mas o valor dos serviços pode não caber em seu orçamento.

Isso não é razão para perdê-lo, afinal de contas um cliente ativo e satisfeito é uma fonte importante de indicação, e novos serviços surgirão. Então, converse e entenda as possibilidades e necessidades que ele lhe traz, visando adequar a prestação de serviços ao valor a ser cobrado.

3. Parcelamento

O parcelamento é um meio interessante de evitar a inadimplência em escritórios de advocacia, pois facilita ao cliente o pagamento, adequando às reais possibilidades dele.

Para você é bom também, afinal há uma expectativa maior de contar com o pagamento, facilitando o planejamento. Além disso, todos os meses o cliente se recordará de você e, surgindo um problema jurídico, ele provavelmente irá lhe procurar por estar próximo.

4. Formas de pagamento

Diversificar a forma de pagamento é importante para garantir facilidade e comodidade para o cliente.

Eu não utilizo cartões de crédito/débito para receber, mas conheço advogados que utilizam aquelas pequenas máquinas de cartões que utilizam o celular como ponte. Às vezes o fato de ter que encarar o custo de uma TED/DOC, ou mesmo uma fila para depósito acaba desanimando e deixando a obrigação para depois.

Uma solução prática é a emissão de boletos para os clientes, uma possibilidade oferecida pelo software jurídico Astrea. Além de facilitar o trabalho para fazer a cobrança, é uma ótima solução para evitar inadimplência.

Como se organizar para controlar a inadimplência?

Sempre digo que organização é fundamental. Uma mesa de trabalho desorganizada não traduz eficiência, mas sim bagunça. Com os recebíveis não é diferente. Para implementar tudo o que foi dito até agora, entendo que é importante organizar um dia e período na semana para fazer a checagem daquilo que foi pago e o que não foi.

Assim, por mais que o seu escritório seja só você com você mesmo, como é meu caso, entenda que ele precisa ter um departamento financeiro. É necessário implementar rotinas e procedimentos pré-definidos e estabelecidos, mesmo com essa particularidade. 😉

Isso ajuda a controlar a sua inadimplência, ao permitir a checagem constante das obrigações do escritório. Defina um dia para que esse controle seja feito, e dê atenção exclusiva para esse momento. A distração pode deixar passar algum ponto importante, como numa elaboração de estratégia para um caso.

Existem softwares jurídicos, programas de computador e APPs que realizam muito bem esse controle financeiro e que dependem de alimentação exclusiva do usuário – no caso, você.

Anotar os vencimentos numa agenda, ou então em fichas financeiras, no papel mesmo, é outra forma que facilita (e muito) na hora de verificar quem deve, quanto deve e quando precisa pagar, agilizando o trabalho que o financeiro precisa executar.

O meio como será feito não é tão importante quanto organizar e agrupar essas informações de modo que você possa acessá-las sempre que precisar.

Como lidar com clientes inadimplentes?

O que eu mais noto em minha clientela é que grande parte do inadimplemento decorre da falta de organização e agendamento do meu cliente. Quando implantei uma forma de cobrança mensal, próxima dos vencimentos, o índice de inadimplência caiu para praticamente zero.

Contudo, ainda há casos em que os clientes enfrentam problemas transitórios, como um gasto inesperado no meio do mês, o que o impossibilita em cumprir com o compromisso assumido.

É importante entender essas situações e conversar com seu cliente, e quando necessário, estabelecer um novo fluxo de vencimento, readequar do valor da parcela, elastecer o prazo para pagamento, suprimir os juros e aplicar a correção.

São passos que visam auxiliar seu cliente a retomar o caminho daquilo que causou o abalo financeiro. Muitas vezes, também, já ajudei meus clientes a se reorganizar – isso me traz benefícios de que os pagamentos voltam a ser feitos como combinados.

Portanto, é sempre importante compreender e entender o que está acontecendo em relação ao cliente quando se é detectada inadimplência em escritórios de advocacia. Lembre-se: cada caso é um caso, e você deve tratar cada um da forma como a situação exigir.

Estratégias de gestão para lidar com situações de inadimplência

Gerir a inadimplência em escritórios de advocacia passa necessariamente pela definição de uma rotina financeira no escritório. Importante também dizer que essa rotina financeira está intimamente ligada à rotina administrativa, pois os contratos novos precisam ser faturados para entrar num cronograma de pagamentos.

É um trabalho um pouco chato para quem está conectado com a advocacia prática, com a construção de raciocínio diário e constante, mas se você trabalha sozinho, é imprescindível ter esse controle.

A importância da gestão financeira é a de analisar o crescimento e evolução do escritório. Nem sempre nossa percepção condiz com aquilo que os números nos informam. Já tive épocas em que achei que estava ganhando muito bem, e gastei bem, e quando percebi a situação não era a que eu imaginava, pois os números me provaram outra situação.

Controlar os prazos de pagamento (fluxo de pagamentos), disponibilizar formas e meios diversificados para que o cliente pague o débito, manter uma rotina de checagem e verificação das entradas do escritório são rotinas de gestão financeira que ajudam a evitar a inadimplência em escritórios de advocacia.

Conclusão

A viabilidade de um negócio se prova por sua saúde financeira. Como dito ao longo do texto, a percepção pura e simples não nos basta a entender como o fluxo financeiro do escritório vem se desenvolvendo atualmente.

É importante, para que o advogado tenha um planejamento de suas atividades, que a rotina financeira esteja organizada, pois é isto que lhe dará o controle sobre a inadimplência, evitando que a situação se torne calamitosa.

Sempre importante entender que lidamos com pessoas, que muitas vezes têm seus dramas e histórias pessoais. Na esmagadora maioria das vezes, elas não conseguem adimplir os pagamentos dos honorários por um problema que vivenciaram, ficam envergonhados e não entram em contato com o escritório.

Portanto, entender o momento é crucial para que a inadimplência em escritórios de advocacia não torne inviável o desenvolvimento da advocacia por comprometer a saúde financeira do empreendimento.

Mais conhecimento para você

Siga navegando pelo Portal da Aurum para conferir outros conteúdos sobre direito e advocacia. Indico os seguintes temas:

• Art 332 do Novo CPC: improcedência liminar do pedido
• O que é controle de constitucionalidade no Brasil
• Recursos trabalhistas: prazos e características
• O que é revisão da vida toda e como aplicar
• Como funciona o recurso extraordinário

E você? Tem alguma estratégia não listada acima? Compartilhe conosco suas experiências e dicas!