Auditoria jurídica: o que é, como é feito o processo e quando fazer

Auditoria Jurídica trata-se de um exame cuidadoso e sistemático das atividades internas e legais desenvolvidas pelas empresas, cujo objetivo é averiguar se estão de acordo com a lei, mostrando em quais pontos estão mais vulneráveis de sofrerem ações judiciais – seja na esfera trabalhista, tributária ou contratual. 

Diferente de anos atrás, quando o departamento jurídico era acionado apenas quando o problema já havia se instalado, hoje, em organizações modernas, as auditorias passaram a desempenhar papel fundamental e preventivo, sendo considerada uma das mais importantes ferramentas de gestão empresarial.

Quer entender melhor como é realizada, como implementá-la e seus benefícios? Contaremos tudo, boa leitura! 

O que é Auditoria Jurídica?

A Auditoria Jurídica é um processo de análise e revisão de todos os ramos do Direito relacionados à uma empresa: societário, contratual, tributário, trabalhista, ambiental e questões relativas às áreas reguladas, que busca identificar pontos vulneráveis das organizações e as possíveis formas de solucioná-los.

Para que serve a Auditoria Jurídica?

A Auditoria jurídica visa promover tomada de decisões mais precisas e seguras por meio de embasamento jurídico, além de mais disciplina para a cultura organizacional, padronização de procedimentos, transparência para as negociações e controle sobre os acordos firmados pela organização.

Ou seja, com o apoio da Auditoria Jurídica é possível ter a tranquilidade de que todas as ações – sejam elas internas ou externas – estejam sendo realizadas conforme normas e legislações que regem o setor de atuação do negócio. 

Quem pode fazer uma Auditoria Jurídica? 

Conforme determina o artigo 3ª do Estatuto da OAB, o processo deve ser realizado por advogados especializados. 

Para isso, é necessário que estes profissionais possuam conhecimento em direito empresarial, civil, tributário, trabalhista e financeiro, além de questões administrativas, éticas e políticas internas.

Dessa forma, se mostrarão preparados para avaliar e revisar os procedimentos e métodos de trabalho adotados pela empresa, verificando: 

• Situações empregatícias;
• Relação da empresa com os colaboradores;
• Histórico de reclamações trabalhistas;
• Controle médico e de saúde ocupacional;
• Procedimentos de segurança;
• Recolhimentos empresariais;
• Revisão de bases de cálculo, benefícios fiscais, pagamentos de impostos, tributos e taxas;
• E avaliação do balanço patrimonial, por exemplo. 

Quais as diferenças entre Auditoria Interna e Externa?

Ambas contam com a análise de procedimentos e inadequações com a finalidade de apontar melhorias, mas são realizadas por profissionais diferentes. 

Interna 

Realizada por pessoas que são vinculadas à empresa, geralmente os próprios colaboradores e funcionários da organização. Seu objetivo é verificar os processos internos, avaliar o nível de segurança e a eficiência e eficácia do controle administrativo do negócio. 

Externa 

Esta, por sua vez, é realizada por profissionais como auditores e advogados especializados – sendo este último caso, conhecido como Auditoria Jurídica. Seu objetivo é o mesmo, com a diferença de que o auditor não tem qualquer relação com a empresa nem risco de sofrer conflito de interesses.

Quais as diferenças entre Auditoria Jurídica e Auditoria de Contratos?

A Auditoria de Contratos é similar a uma Auditoria Jurídica, mas limitada, não se estendendo para outros setores da empresa.

Ao auditar contratos especificamente, busca-se analisar a adequação legal desses instrumentos para verificar se as condições firmadas estão se cumprindo na prática. Para tanto, passasse pelas seguintes etapas:

• Definição de quais contratos serão auditados;
• Definição de quais itens (como prazos e obrigações)
• Construção de um cronograma com prazo de conclusão e objetivo principal (como número de contratos auditados, por exemplo)
• Participação dos envolvidos para que todos estejam cientes;
• Análise para mapeamento de riscos e oportunidades;
• Entrega de relatório e acompanhamento, onde todos os aprendizados são registrados e compartilhados, para posteriormente serem revisitados em uma futura auditoria. 

Como é feito o processo de Auditoria Jurídica? 

Durante uma Auditoria, são analisados todos os procedimentos internos, corporativos e legais, além de oferecer soluções mostrando quais são as melhores estratégias que a empresa deverá adotar para reduzir certos custos e garantir maior segurança jurídica. 

Tudo isso é entregue em um relatório final com um plano de ação para os gestores realizarem melhorias em cada um de seus departamentos. 

Vale ressaltar que a Auditoria é realizada em conformidade com o estabelecido pelas normas brasileiras. Isso significa que, ao contratar um auditor para avaliar a empresa, ele terá diretrizes comuns a cumprir e as etapas serão semelhantes às que mostraremos a seguir. Veja o passo a passo. 

Preparação da empresa 

Os colaboradores precisam estar cientes do processo para que nesse tempo a Auditoria não atrapalhe suas rotinas. Por isso um planejamento anual das atividades da organização, indicando os setores que serão auditados e os motivos dessa averiguação se faz necessário. 

Dessa forma, os responsáveis de cada departamento da empresa conseguem aprovar o exame, sugerindo datas de início e término. 

Planejamento e reconhecimento 

A segunda etapa é de reconhecimento e planejamento por parte do auditor. De início, ele obtém um entendimento preliminar das operações, coleta informações sobre o negócio, consulta manuais da empresa e de associações comerciais, além de outros documentos. 

Depois, planeja todas as atividades que serão realizadas em cada departamento. Sendo assim, podemos dizer que essa fase serve para: 

• Identificar os principais gargalos do negócio, bem como os específicos de cada departamento;
• Definir a forma de análise, com etapas, critérios e objetivos e prazo para conclusão. 

Reunião e início da Auditoria 

Depois de detalhar todas as atividades que serão realizadas e os responsáveis por cada uma delas, realiza-se uma reunião com os gestores de cada departamento, na qual serão transmitidas as principais informações para discussão: 

• Data da auditoria; 
• Processo e tarefas que o auditor irá analisar; 
• A equipe responsável por cada departamento auditado e o pessoal que pode fornecer documentos e informações; 
• Prazo de execução de cada atividade.

Assim, o gestor conseguirá deixar tudo pronto para o recebimento do auditor e os funcionários poderão fornecer os documentos e informações que serão auditados.

Execução 

Nesta fase, deve-se averiguar como o trabalho é desenvolvido na empresa e se ela cumpre com as normas da legislação corretamente, por isso, de modo geral, os responsáveis pela Auditoria Jurídica têm as seguintes atribuições:

• Realizar visitas a cada departamento, dentro dos prazos estabelecidos; 
• Realizar entrevistas com os funcionários de cada departamento, a fim de verificar informações, condições de trabalho, adequação com políticas internas; 
• Observar as atividades desenvolvidas no departamento; 
• Coletar informações, documentos, históricos, registros necessários, referentes à atividade do departamento; 
• Verificar as condições e o ambiente de trabalho, atendendo-se, inclusive, a questões de saúde ocupacional e equipamentos de segurança que se fizerem necessários;
• Verificar a adequação das atividades do departamento com a lei e com as políticas internas da empresa; 
• Realizar reuniões periódicas com os gestores e funcionários para esclarecimentos de dúvidas e alinhamento de informações.

Esta fase demanda um conhecimento aprofundado sobre a legislação e as adequações necessárias. Só este conhecimento permite a análise minuciosa das tarefas e a identificação de eventuais falhas e inconsistências.

Análise dos resultados e entrega do relatório final 

Com a checagem de todos os documentos da instituição, bem como processos, procedimentos, atribuições, condutas, entre outros itens que fazem parte do expediente empresarial, inicia-se a fase de análise, tanto sob um aspecto individual (departamento), quanto coletivo (empresa).

• Caso a Auditoria seja positiva:  o auditor monta um relatório ou parecer jurídico que deve ser entregue não somente ao responsável pela empresa, como também a todos os gestores e diretores de departamentos. Nele, aponta-se a regularidade e recomenda a manutenção das atividades daquela forma. 

• Caso sejam constatados erros no processo: o auditor aponta os problemas, informa os motivos pelos quais eles estão acontecendo e oferece resoluções – resoluções essas que, em sua maioria, são para reduzir gastos desnecessários e tornar todo o processo empresarial mais seguro juridicamente.

Avaliação das soluções e acompanhamento 

A última fase consiste na realização de uma nova Auditoria, onde todas as etapas são feitas novamente como forma de averiguar, na prática, se as soluções foram aplicadas e quais os resultados que elas trouxeram.

Assim, um novo relatório é realizado, do qual poderão surgir inclusive, novas medidas e sugestões preventivas para a empresa.

Quando uma empresa precisa de uma Auditoria Jurídica?

Dependendo da área de atuação, as empresas são legalmente obrigadas a realizarem Auditorias Jurídicas semestrais ou anuais. 

Por outro lado, o processo é indicado para todas que buscam melhorias nos procedimentos e prevenção de erros e fraudes, como já mencionamos, podendo ser realizada frequentemente. 

Lembrando que a Auditoria também pode ser solicitada para a conferência de credibilidade ao comprovar os dados apresentados pela contabilidade em casos de venda da empresa. Nessa situação, são examinados os registros e as movimentações feitas dentro da organização.

Sendo assim, podemos dizer que ela é indicada quando:

• O gestor e/ou empresário querem prevenir erros e fraudes, avaliando a eficiência dos controles internos e se a execução das atividades está alinhada com o planejamento. 
• Quando houver necessidade ou interesse de melhorar os procedimentos, conhecer melhor os processos e controles e investir no desenvolvimento do negócio. 
• Nos casos em que houver necessidade de comprovar informações, números contábeis e a credibilidade da empresa para investidores, instituições e/ou terceiros eventualmente interessados no negócio. Neste tipo de situação, a auditoria avalia tanto os processos quanto os registros e movimentações realizadas.

Quais os benefícios de uma Auditoria jurídica?

Ótimo instrumento para empresas que desejam crescer no mercado, entre seus benefícios podemos citar: 

Garantia de conformidade com a lei 

Que pode envolver desde a realização dos registros necessários em órgãos competentes, assinatura de documentos legais, pagamento de taxas e impostos, pagamento de encargos trabalhistas e previdenciários, regularização ambiental, entre outros.

Prevenção de gastos 

Ao analisar departamentos como o jurídico, o financeiro e o de recursos humanos, podem ser encontradas estratégias que evitem processos judiciais e, consequentemente, gastos futuros com custas processuais e condenações.

Prevenção de falhas 

Ao encontrar a origem dos problemas atuais que a organização enfrenta, o auditor consegue sugerir estratégias eficazes para prevenir falhas futuras nas atividades de cada departamento.

Além disso, como também se analisa questões que envolvem procedimentos internos, política da empresa, condutas éticas e morais, muitas oportunidades de melhorias são sinalizadas.

Tomadas de decisões mais precisas 

A partir do parecer final do auditor responsável, permite-se que os gestores executem um plano de ação e prevenção, totalmente baseado em dados reais e atuais sobre a empresa. 

Ainda que a Auditoria Jurídica não sirva como uma garantia de sucesso, a partir do parecer final do auditor responsável, os gestores podem executar um plano de ação e prevenção, totalmente baseado em dados reais e atuais sobre a empresa, possibilitando que as decisões sejam tomadas de forma mais segura e precisa. 

Conclusão

Como vimos, são inúmeros os benefícios de realizar frequentes Auditorias Jurídicas e é por isso que se trata de um serviço indicado para todo tipo de empresa, independente do seu porte ou ramo de atuação. 

O gestor deve recorrer a ela sempre que sentir necessidade de colocar o seu negócio em segurança e de direcionar suas práticas para o sentido do cumprimento da lei. 

É através dela que as empresas conseguem desenvolver suas  práticas de governança corporativa e garantir a transparência necessária para atrair investimentos, melhorar a sua imagem e captar novos clientes.

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