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Qual é o real poder da informação?

Ter acesso à informação certa, na hora certa, é um diferencial competitivo para qualquer negócio, principalmente jurídico. Seja através de uma consulta pública, ou até mesmo através dos próprios sistemas utilizados pela empresa, a informação deve estar acessível para embasar a tomada de decisões.

Mas, até que ponto a informação em excesso é produtiva? Esse é um questionamento muito comum, em uma era onde qualquer pessoa pode acessá-la, pois as informações estão disponíveis em todos os cantos. Como julgar a veracidade das informações, e mais, como organizar o volume de informações para selecionar o que é relevante? A resposta é: tecnologia.

Convido o leitor, profissional do direito, para trazer essa discussão para nossa realidade. No mundo jurídico, nós podemos dividir o controle da informação em duas vertentes:

A primeira, já bem explorada, é a informação como sua aliada para gerenciamento de seus processos. Neste caso, me refiro à importância de possuirmos todos os dados referentes aos processos para geração de relatórios, controle do dia-a-dia do escritório e atendimento eficaz aos clientes.

Entendo que atualmente o escritório que ainda não possui gestão eletrônica dos processos, não sobreviverá no novo mercado da advocacia.

Exemplos de ganho com a utilização correta destas informações processuais:

  • Aumento na produtividade

Ao invés de envolver 10 pessoas para realizar uma tarefa (relatório, idas a fóruns) envolve-se uma.

  • Rapidez no atendimento aos clientes

Com todas as informações organizadas é possível prestar atendimento ao cliente de forma rápida e precisa.

  • Redução de custos

Com o devido controle de todos os gastos processuais é possível reembolsar dos clientes todos os custos do processo.

  • Acesso à informação

Independente de sua presença no escritório ou não, você terá total controle de todas as atividades do seu escritório.

A segunda, ainda pouco explorada, trata-se do uso da informação como fator decisivo na definição de um planejamento estratégico do escritório, mais voltado para marketing e negócios. É muito difícil encontrar escritórios dispostos a aproveitar da grande base de dados formada pelos seus processos a favor da captação de novos clientes.

Em uma realidade onde a grande maioria dos negócios jurídicos já faz uso de software para gerir seus processos, nos moldes que abordamos acima, destacam-se os que vão além e utilizam essa informação para iniciativas como:

  • Conversão de negócios

Se todo possível caso/processo for devidamente registrado (independente de aceitar o caso ou não) é possível identificar os motivos e focar em ações para aumentar a taxa de conversão de novos clientes e/ou novos negócios nos clientes atuais. O mapeamento das possíveis oportunidades de negócios perdido mune o escritório com informações para possíveis melhorias e ajustes em abordagem, preço, público-alvo etc.

  • Percentual de êxito

Pouco se mostra ao mercado sobre as vitórias dos escritórios. Que tal qualificar e quantificar os casos e apresentar num portfólio o resultado que o escritório pode oferecer por natureza de ação e/ou outros critérios.

  • Taxa de acordo extrajudicial

No caso de clientes que procuram acordos extrajudiciais, que tal produzir e comparar com o mercado o seu número e tempo gasto para fechamento de acordos. Que tal ainda demonstrar a economia estimada com tal ato.

  • Aumento da lucratividade

Por que não parar para analisar qual a forma de pagamento que obtém um lucro maior? Para esta analise se faz necessário ter registrado todo o esforço gasto nos processos, cruzar com os valores recebidos e ainda contemplar a possível ociosidade de profissionais. Identificar clientes mais lucrativos para dedicar mais energia também é um fator crucial no aumento de lucratividade.

Enfim, concluímos que é possível, através de um sistema que permita a gestão de todas estas informações, trazer a realidade de empresas de outros setores para os escritórios de
advocacia. Diferencia-se o escritório que vai além da gestão do processo e encara como um negócio, que precisa de informações estratégicas para marketing, negócios, vendas e
consequentemente aumento na rentabilidade.

O maior desafio é a mudança cultural, a tecnologia atual nos dá os poderes necessários para analisar uma massa bruta de informação em tempo real. Agora nos resta decidir o que fazer com esta análise.

Texto: Fernando Liberato – Gerente regional – Aurum Software RJ

O que a tecnologia faz por você?

Artigo escrito por Gustavo Rocha, Diretor da Consultoria GestaoAdvBr

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A tecnologia para muitos ainda é um tabu. Para outros é grego. Para outros, ainda algo que sequer passa pela cabeça de chegar perto.

As questões mais frequentes para que pensem assim é não terem sidos ensinados na tecnologia quando mais jovens, ter tido traumas em que a tecnologia lhes subtraiu posições de trabalho, tecnologia seria muito complexa e por aí vai.

Em fato, o conhecimento sobre tecnologia está difundido, contudo, para alguns ainda não chegou esta informação.

A tecnologia tem sido ao longo dos anos um auxiliar forte em todos os ramos de atuação profissional. Através da tecnologia, podemos curar mais, fazer mais trabalhos em menor tempo, gerir mais informação, etc. O grande problema disto tudo é que quanto mais evoluímos em tecnologia, mais temos que aprender.

Daí o porque de duas premissas básicas:

1. O que a tecnologia pode/faz por mim?

2. Como penso acerca do que aprendi ontem.

As duas premissas que coloco são fundamentais para compreender a evolução que estamos vivenciando.

O que a tecnologia faz/pode fazer por mim? – Pergunto eu. Pode fazer muito, se você deixar que isto ocorra.

Como assim?

Primeiro lugar temos que perceber que a tecnologia é um meio e não um fim. A não ser que você seja programador, você utiliza a tecnologia como uma ferramenta e não com um objetivo final.

Exemplo prático: Você lança em um sistema de gerenciamento do escritório várias informações sobre processos, andamento atual, faz upload das petições ao sistema, etc. Se você pensar que este lançamento é o objetivo, realmente a tecnologia será um fardo, será chata, será incompreensível da sua utilidade. Neste exemplo, você deve compreender que o objetivo dos lançamentos não são o sistema em si, mas o cliente. É para o cliente que emitimos relatórios, buscamos a informação e podemos integrar todo escritório como um só, demonstrando toda organização e gerando satisfação ao cliente.

Não pense pequeno em tecnologia. Observe que o mais importante continua e sempre será as pessoas, o cliente, a sociedade. A tecnologia é somente um meio de auxiliar este objetivo.

Igualmente é fundamental pensar em como você está pensando no que aprendeu ontem.

Como assim?

Se você está aprendendo algo e pensa que tudo que aprendeu é o suficiente para o resto da vida, você está indo contra o mundo de hoje.

Não apenas a tecnologia, mas o mundo como um todo exige que estejamos em constante aprendizado, nos reciclando diariamente. Hoje podemos fazer um pão batendo os ingredientes na mão, usando uma batedeira ou ainda colocando os ingredientes numa máquina, que faz tudo sozinho. Se você continua fazendo a mão, pode levar mais tempo, e tempo, hoje, é muito mais que dinheiro, é vida.

Se deixar uma máquina fazer o pão, posso assistir TV, ficar no computador, namorar, etc, enquanto o pão fica pronto sozinho. Não tem o gostinho de pão de mãe, mas também é gostoso.

Se usarmos a tecnologia com desprendimento, com razão e objetividade, querendo o objetivo final e não a tecnologia em si, ela pode e é muito útil para uma vida com mais qualidade de vida.

Racionalize a tecnologia no seu dia a dia. Você terá mais tempo e será muito mais feliz com seus reais objetivos de vida!