O que é controladoria jurídica e como implementá-la?

Controladoria jurídica é o setor responsável pelas atividades burocráticas e administrativas de um escritório de advocacia ou departamento jurídico, como monitoramento de prazos e metas, obtenção de documentos, delegação e acompanhamento de tarefas, e análise de estatísticas para projeções futuras.

Oferecer um serviço de excelência só é possível com boa gestão. Além do conhecimento técnico, um escritório ou departamento jurídico depende do monitoramento de prazos, do cadastramento de processos, da digitalização de bancos de dados e de várias outras demandas administrativas para alcançar esse objetivo.

A controladoria jurídica traz uma visão completa da empresa, sendo uma aliada para toda a equipe, como veremos neste artigo.

O que é controladoria jurídica? 

A controladoria jurídica é o setor responsável por controlar, organizar e executar as funções administrativas de um escritório de advocacia e departamento jurídico. Com isso, os demais profissionais podem se dedicar aos aspectos técnicos do trabalho.

Quem é o controller jurídico?

O controller jurídico é o profissional que administra as diversas atividades burocráticas do escritório de advocacia ou departamento jurídico, garantindo melhores resultados, maior produtividade e qualidade, além da redução de sobrecarga dos advogados.

É o controller quem executa as tarefas ligadas à gestão, sejam elas de suporte técnico ou relacionadas à produção jurídica. Entre suas principais atribuições estão: 

• Gerenciamento de equipe;
• Delegação, acompanhamento, orientação e fiscalização de atividades;
• Realização de treinamento para os colaboradores;
• Acompanhamento processual;
• Agendamento de audiências;
• Arquivamento de petições;
• Realização de protocolos (físicos ou digitais);
• Emissão de guias de pagamento;
• Levantamento de alvarás;
• Lançamento, armazenamento e acompanhamento de dados e documentos;
• Adoção de bases de parametrização e uniformização de procedimentos;
• Ajustes de honorários;
• Avaliação de desempenho e elaboração de relatórios jurídicos;
• Identificação de gargalos e proposição de melhorias;
• Definição de metas de crescimento.

Quem pode ser controller jurídico?

É importante que o controller jurídico tenha embasamento técnico com conhecimento sólido das rotinas administrativas, do funcionamento e dos desafios do Direito. A formação jurídica não é uma regra e a função pode ser executada por pessoas com formação em outras áreas, como administração, ciências contábeis ou economia. 

De todo modo, quem deseja se tornar controller precisa investir em especialização em gestão e controladoria, além de desenvolver habilidades como estas:

Por lidar com diversos documentos, relatórios e pessoas, é preciso muita organização para adotar padrões para as atividades e manter todos os colaboradores focados. Também é necessário exigir qualidade de todas as entregas, garantindo que prazos sejam cumpridos, já que a missão do setor é controlar, efetivamente, os serviços jurídicos do departamento.

O controller também precisa saber gerenciar metas, processos e pessoas, já que instrui funcionários do setor administrativo, advogados e estagiários. Como um gestor ruim pode prejudicar a performance de sua equipe, é fundamental manter bons relacionamentos e investir em cursos voltados para gestão.

Por fim, ser adepto à tecnologia também importa, já que essa área exige atenção, dedicação e organização, e o uso de softwares jurídicos é altamente indicado. Ter um sistema com banco de dados completo, atualizado e rapidamente acessível a todos os colaboradores é a chave para uma controladoria jurídica eficiente.

Qual o papel da controladoria jurídica em uma empresa? 

Qual o papel da controladoria jurídica em uma empresa?

O papel da controladoria jurídica é gerenciar, administrar e otimizar o tempo e esforço da equipe. Como setor estratégico, ajuda toda a operação a manter processos e atividades organizados, evitando falhas e perda de produtividade. Confira as seis frentes principais:

Logo, a controladoria jurídica é indispensável para alcançar um nível elevado de qualidade nos serviços prestados.

Controladoria jurídica é o mesmo que legal operations?

Não exatamente, embora as duas áreas se sobreponham em parte. Uma pesquisa da FGV sobre legal operations no Brasil, com 91 organizações consultadas, mostra que a adoção de legal ops acelerou entre 2020 e 2024, num contexto de alta judicialização. Em 2024, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estimava cerca de 84 milhões de processos em tramitação no país.

A própria pesquisa reforça que legal operations não é sinônimo de controladoria jurídica. Enquanto a controladoria concentra atividades operacionais e administrativas do dia a dia, legal operations tende a cobrir também frentes mais estratégicas, como inteligência de dados e desenvolvimento de negócio, com equipes que somam formação em Direito, administração, economia, engenharia e ciência de dados. 

Na prática, a controladoria jurídica costuma ser uma das bases sobre as quais uma estrutura de legal operations mais madura se apoia.

Como implementar a controladoria jurídica?

Como implementar a controladoria jurídica?

Implementar a controladoria jurídica exige um estudo aprofundado, assim como planejamento prévio, com uma análise criteriosa de todas as operações internas do escritório ou departamento. Para executar, é possível trabalhar com estas seis etapas:

1. Diagnóstico das operações atuais: mapear prazos, processos, ferramentas e gargalos existentes antes de mudar qualquer coisa.
2. Definição de escopo e equipe: decidir quais atividades ficam com a controladoria e montar a equipe inicial. Em geral, basta um controller jurídico com função de liderança, um assistente de suporte técnico, um analista de dados e um responsável pela qualidade para começar.
3. Padronização de processos e fluxos: criar parâmetros e modelos únicos para tarefas recorrentes, evitando que cada pessoa execute a mesma atividade de um jeito diferente, o que impacta na qualidade e produtividade da operação.
4. Escolha de um software de gestão jurídica: selecionar uma ferramenta que suporte o volume de dados e a automação necessária para o porte do escritório ou departamento e permita a realização de atividades em escala.
5. Definição de indicadores (KPIs): estabelecer métricas claras de prazo, produtividade e qualidade para acompanhar a evolução do setor.
6. Acompanhamento e ajuste contínuo: revisar processos e indicadores periodicamente, já que a controladoria cresce junto com a operação.

Como as atividades da controladoria jurídica envolvem processar e analisar grandes volumes de dados, ferramentas de inteligência artificial podem e devem apoiar esses profissionais.

Como um software jurídico apoia na controladoria jurídica

A tecnologia está transformando o Direito rapidamente, e escritórios e departamentos precisam acompanhar essa mudança para se tornarem mais competitivos e estratégicos, gerando melhores resultados para a empresa e seus clientes.

A controladoria jurídica está intimamente ligada ao uso de tecnologia. Um bom software de gestão jurídica é fundamental para que o setor consiga lidar com um volume denso de informações e com um nível preciso de organização.

O Themis é a solução da Aurum dedicada a grandes bancas e departamentos jurídicos, com uma estrutura pensada para volumes maiores de dados, equipe e processos. 

A partir do cadastro de clientes e processos, é possível obter um histórico de atendimento, anexar documentos, delegar tarefas, acompanhar o provisionamento, criar relatórios e disponibilizar uma área para que o cliente acompanhe seu processo quando quiser.

O Themis oferece suporte via chat, uma Central de Ajuda completa e em constante expansão, além de tutoriais em vídeo e treinamentos com profissionais especializados. Agende uma demonstração on-line gratuita e entenda como ele se adequa à sua gestão. 

Perguntas frequentes sobre controladoria jurídica (FAQ)

Escritórios pequenos também precisam de controladoria jurídica?

O tamanho da estrutura varia, mas mesmo escritórios menores costumam se beneficiar de alguma rotina de controladoria, nem que seja um profissional acumulando essa função com outras. O ganho de produtividade e organização tende a compensar o investimento, mesmo em escala reduzida.

Quanto tempo leva para implementar a controladoria jurídica em um escritório ou departamento?

Não há um prazo único: depende do tamanho da operação, da maturidade dos processos já existentes e de quanto a equipe está disposta a mudar rotinas. Um diagnóstico inicial bem-feito tende a reduzir retrabalho e acelerar as etapas seguintes.

Tenha uma visão completa com a controladoria jurídica

A controladoria jurídica já é considerada uma área estratégica nas empresas, apoiada cada vez mais no uso de softwares jurídicos para entregar melhores resultados. O crescimento recente da adoção de legal operations no Brasil, mostrado pela pesquisa da FGV, reforça essa tendência.

A gestão jurídica deixou de ser só suporte administrativo e passou a ser vista como parte da estratégia do negócio, gerando valor real para a operação.

E neste cenário, softwares como o Themis não substituem o trabalho do controller jurídico, mas dão a ele mais tempo para atuar de forma estratégica, ao automatizar tarefas repetitivas como controle de prazos, geração de relatórios e organização de documentos.

O resultado tende a aparecer em advogados e advogadas mais engajados, clientes mais satisfeitos, um setor financeiro mais saudável e, consequentemente, mais lucratividade e crescimento para o escritório ou departamento.ais satisfeitos, setor financeiro saudável, e consequentemente, mais lucratividade e crescimento. 

Mais conhecimento para você

• Como um departamento jurídico recuperou milhões de reais com o Themis
• Controle de processos judiciais: quando abandonar e investir em um sistema de automação?
• ERP Jurídico: como funciona, benefícios e se vale a pena investir
• Gestão de contratos na advocacia: o que é, suas etapas e vantagens
• Inteligência Artificial: Como pode aumentar a eficiência do seu departamento jurídico?
• Legal ops: o que é, atividades, oportunidades e como começar

Gostou do conteúdo? Compartilhe com a gente nos comentários!