O que é controladoria jurídica e como implementá-la?

Controladoria jurídica é o setor responsável pelas atividades burocráticas e administrativas de um escritório de advocacia e departamento jurídico. Cuida do monitoramento de prazos e metas, obtenção de documentos, delegação e acompanhamento de tarefas e estatísticas relevantes para análises e projeções futuras. 

Oferecer um serviço de excelência só é possível através de uma boa gestão. Mas além do conhecimento técnico, um escritório ou departamento jurídico depende do monitoramento de prazos, cadastramento de processos, digitalização de bancos de dados e muitas outras demandas administrativas para alcançar esse objetivo. 

Acontece que a maioria dos cursos de Direito não preparam os alunos para tais atividades, fazendo muitos empreendedores optarem pela criação de uma área que se responsabilize por essa gestão, no caso, a controladoria jurídica.

Oferecendo uma visão “360º” da empresa e sendo um verdadeiro aliado para toda a equipe de advogados, este setor é crucial, mas sua implementação ainda gera dúvidas. 

Esclareça todas neste artigo! 😊

O que é controladoria jurídica? 

Controladoria jurídica é o setor responsável pelas atividades burocráticas e administrativas de um escritório de advocacia e departamento jurídico.

Com isso, o advogado pode dedicar-se inteiramente aos aspectos técnicos de seu trabalho aumentando a qualidade e produtividade.

O que é controller jurídico?

Controller jurídico é o profissional que controla as diversas atividades do escritório de advocacia e departamento jurídico, garantindo melhores resultados, maior produtividade e redução de sobrecarga dos advogados. 

É o controller quem executa todas as tarefas ligadas à gestão, sejam elas de suporte técnico ou relacionadas à produção jurídica.

Principais atribuições do controller jurídico

Muitas tarefas, ainda que essenciais, consomem muito tempo e energia dos advogados. Por isso, o principal objetivo desse setor é tê-las sobre o seu cuidado, promovendo mais qualidade, segurança, organização e resultados. 

Dentre essas tarefas, podemos citar: 

• Gerenciamento de equipe; 
• Delegação, acompanhamento, orientação e fiscalização de atividades; 
• Realização de treinamento para os colaboradores;
• Acompanhamento processual;
• Agendamento de audiências;
• Arquivamento de petições;
• Realização de protocolos (físicos ou digitais); 
• Emissão de guias de pagamento;
• Realização de levantamento de alvarás;
• Lançamento, armazenamento e acompanhamento de dados e documentos;
• Adoção de bases de parametrização e uniformização para que todos os procedimentos se mantenham padronizados;
• Ajustes de honorários;
• Avaliação de desempenho e elaboração de relatórios jurídicos;
• Reconhecimento de gargalos;
• Definição de metas de crescimento. 

Qual o papel da controladoria jurídica em uma empresa? 

O papel da controladoria jurídica é o de controle, gestão e otimização de tempo para o melhor desempenho da equipe. Sendo um setor estratégico, ele tem como objetivo auxiliar todo o escritório ou departamento a manter processos e atividades organizadas, evitando falhas, desentendimentos e perda de produtividade. 

Tudo isso através de: 

Gestão de informação 

O setor de controladoria jurídica garante uma administração eficiente de todas as informações.

Padronização de processos

A padronização de processos e dados que realizam contribui para que todas as equipes atuem de modo alinhado.

Compliance

A implementação de políticas internas e compliance depende da controladoria jurídica, realizando treinamentos e elaborando manuais a serem seguidos pelos colaboradores.

Automação de tarefas

As atividades mais repetitivas ficam a cargo desse setor e os advogados passam a focar nas atividades inerentes à advocacia, melhorando suas performances e relacionamento com os clientes. 

Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho, ou KPIs (do inglês, Key Performance Indicators), são uma forma de medir e avaliar processos considerados “chave” em empresas. A controladoria jurídica mensura e analisa esses dados oferecendo relatórios periódicos e informações relevantes. 

Prevenção de riscos

Mais uma importante função da controladoria jurídica é garantir a segurança operacional, por meio de auditorias, evitando falhas operacionais. 

Logo, a controladoria é indispensável para alcançar um nível elevado de qualidade nos serviços prestados. 

Quem pode ser controller jurídico?

Para ser um controller jurídico, é importante que o profissional tenha um embasamento técnico que comprove seu conhecimento das rotinas e desafios de um advogado. No entanto, a formação jurídica não é uma regra, sendo também indicado para pessoas com formação em outras áreas.

De todo modo, advogados que buscam ser um bom controller precisam recorrer a especialização em gestão e controladoria e aprimoramento em certas habilidades. Listamos algumas essenciais abaixo. 

Formação jurídica é um diferencial 

Profissionais com formação nas áreas de administração, ciências contábeis ou economia costumam se sair bem, mas conhecimentos sólidos de rotinas administrativas e de aspectos técnicos do funcionamento de um escritório de advocacia são indicados. 

Afinal, aqueles que têm experiência em prática jurídica certamente levarão vantagem quando se trata de atividade de suporte à produção técnica. 

Organização e visão sistêmica é recomendável 

Por lidar com diversos documentos, relatórios e pessoas, necessita-se ter muita organização, adotando padrões para as atividades realizadas e mantendo todos os colaboradores focados em suas atividades.

Também é preciso exigir qualidade de todos os trabalhos entregues, garantindo que não haja falhas e que todos os prazos sejam cumpridos, uma vez que sua missão é a de controlar, efetivamente, todos os serviços jurídicos do departamento. 

Vale lembrar que o setor de controladoria serve também para definir metas para as equipes, monitorar a produtividade dos funcionários e realizar ajustes sempre visando o melhor para o departamento (ou escritório) e seus envolvidos.

Boa comunicação e conhecimentos em gestão 

Esse profissional precisa saber gerenciar processos e pessoas, uma vez que instrui funcionários do setor administrativo, advogado e até estagiários, se tornando  responsável pela atuação de diversos colaboradores.

E como sabemos que um gestor ruim pode influenciar negativamente na performance de seus liderados, é fundamental que saiba manter bons relacionamentos, bem como, realize cursos voltados para a gestão. 

Ser adepto à tecnologia 

Essa área exige muita atenção, dedicação e organização. Para gerar ainda mais impactos positivos, o uso de softwares jurídicos que apoiem esses profissionais é altamente indicado. 

Possuir um sistema que conte com um banco de dados completo e atualizado, com os aplicativos necessários e rapidamente acessíveis a todos os colaboradores, é a chave quando falamos de uma controladoria jurídica eficiente. 

Sendo assim, são características recomendadas para um controlador jurídico: 

• Conhecer a estrutura do judiciário; 
• Conhecer regras operacionais de processos judiciais; 
• Ter vivência em escritórios de advocacia; 
• Ter conhecimento em administração e organização;
• Conhecimento em softwares jurídicos. 

São condições subjetivas para desempenhar o papel de controlador jurídico:

• Organização;
• Proatividade; 
• Autonomia;
• Ser um bom líder servidor; 
• Ser detalhista, mas mantendo uma visão sistêmica; 
• Ter talento para administração de pessoas e procedimentos.

Como implementar a controladoria jurídica?

Para implementar a controladoria jurídica, é necessário um estudo aprofundado e um planejamento prévio. É imprescindível que haja uma criteriosa análise de todas as operações internas do escritório ou departamento. 

No geral, para o início da implementação, o setor poderá ser composto pelo controller jurídico, que é o gestor que exerce funções de liderança, um assistente de suporte técnico, um analista de dados e um profissional responsável pela qualidade. 

E, como pudemos ver, as atividades realizadas pela controladoria jurídica requerem o processamento e a análise de grandes volumes de dados. Assim, enfatizamos que ferramentas de inteligência artificial podem e devem apoiar tais profissionais. 

Como um software jurídico apoia na controladoria jurídica

A ascensão da tecnologia está transformando o Direito muito rapidamente, e como qualquer outro negócio, os escritórios e departamentos precisam acompanhar as mudanças para se tornarem competitivos e estratégicos. 

Portanto, é importante ter em mente que a controladoria jurídica está intimamente ligada ao uso de tecnologia. E, para isso, deve-se contar com um software de gestão jurídica.

Um bom sistema de automação é fundamental para que a controladoria consiga lidar com um volume tão denso de informações e com um nível tão preciso de organização. 

A fim de otimizar os processos internos e proporcionar uma gestão inteligente para as rotinas legais, o Astrea e o Themis são bons exemplos de plataformas que oferecem a melhor e mais completa solução da área. 

O Astrea é voltado para escritórios de advocacia e advogados autônomos. Utilizado por mais de 60 mil profissionais no país, ele automatiza os processos rotineiros da área jurídica, de forma a eliminar as ações manuais e repetitivas e facilitar seu acompanhamento.

Já o Themis é dedicado exclusivamente para grandes bancas e departamentos jurídicos. Atuando no mercado há mais de 25 anos, atende clientes como Lojas Americanas, Rádio e Televisão Record e Lojas Riachuelo, e também escritórios renomados, como BM&A advogados e Robortella Advogados.

Themis, o melhor software para grandes bancas e departamentos jurídicos 

Se os escritórios já lidam com alto volume de demandas, as grandes bancas e departamentos sofrem mais ainda com isso, sendo o Themis um aliado inevitável.

Que tal entender como ele funciona?

A partir do momento que se cadastra um potencial cliente na ferramenta é possível obter um histórico de atendimento, além de anexar documentos, delegar tarefas, gerar boletos de honorários, criar relatórios e disponibilizar uma área para que este cliente consiga acompanhar seu processo gratuitamente quando ele quiser. 

Ainda oferece suporte via chat, tutoriais de utilização em vídeos, consultoria on-line especializada e vídeos para que se consiga usufruir de todas as suas funcionalidades. 

Inclusive, vale a pena conferir este webinar para ver na prática como o Themis pode ser útil na controladoria jurídica: 

Ainda com dúvidas? Agende uma demonstração. Ela acontece por videoconferência e tem duração de 30 minutos.  

Conclusão 

Diante da globalização, a tecnologia avança modificando nossa forma de viver, trabalhar e consumir, afetando mercados de diversos nichos. Por que a advocacia seria inerente a tudo isso? É preciso se atualizar! 

Assim como controladoria jurídica já é considerada como uma área estratégica nas empresas e vem se apoiando com uso de softwares jurídicos para entregar os melhores resultados, outros setores da empresa também podem se beneficiar com o uso da tecnologia. 

O resultado será percebido através de advogados e advogadas mais engajados, clientes mais satisfeitos, setor financeiro saudável, e consequentemente, mais lucratividade e crescimento. 

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