Legal Analytics: para que serve e como usar em grandes bancas e departamentos jurídicos

Legal Analytics é a aplicação de dados à prática jurídica através de tecnologias como o business intelligence e da inteligência artificial. Tal expertise auxilia o desenvolvimento de estratégias processuais e tomadas de decisões precisas. 

Com o mundo digital uma série de hábitos e comportamentos mudaram. O setor jurídico não ficou de fora, exigindo que advogadas e advogados se atualizem constantemente para acompanhar esta nova era. 

Nela, novos conceitos foram incorporados, tais como Advocacia 5.0 e tantas novas tecnologias como Legal Business Intelligence, Inteligência Artificial e Legal Analytics.

Mas se engana quem acredita que se trata apenas de termos passageiros. Ambos são solidamente embasados em ferramentas que se tornaram parte essencial do cotidiano gerando um ganho de eficiência sem precedentes. 

Neste artigo, você entenderá mais do assunto e a importância de incluir dados precisos nas tomadas de decisões do escritório ou departamento jurídico. Acompanhe! 

O que é Legal Analytics? 

Antes as decisões de um negócio eram tomadas apenas com base na experiência dos gestores, hoje, com o uso de ferramentas que mostram dados valiosos auxiliando nas ações, isso mudou. No Direito, tal prática recebeu o nome de Legal Analytics, que, em resumo, trata-se da análise de dados aplicada na advocacia. 

Nela, uma ferramenta coleta um compilado de informações consideradas padrão dentro de determinados processos da área para a formulação de estratégias mais efetivas e que gerem maiores resultados.

Qual a diferença entre Business Intelligence, Legal Business Intelligence e Legal Analytics?

Uma vez que dados se tornaram um dos ativos mais importantes dos negócios, é imprescindível entender os conceitos desenvolvidos em torno deles na esfera jurídica, então vamos lá. 

Business Intelligence (inteligência dos negócios em português) é um conjunto de medidas que depende de soluções tecnológicas para compilar, organizar e facilitar a análise de dados estrategicamente. Um exemplo são os softwares de gestão. 

O Legal Business Intelligence trata-se do mesmo conjunto de medidas do BI mas voltado exclusivamente para a área da advocacia. Como exemplo podemos citar os softwares jurídicos que oferecem acompanhamento de demandas contenciosas e consultivas, análise de processos a partir de vários pontos de vista, além de análise interativa de prazos internos e externos e outras atividades inerentes à área. 

Sendo assim, o Legal Analytics e o Legal Business Intelligence são termos interligados. Ambos representam a aplicação dos dados e do Business Intelligence no Direito.  

Definição de dados e sua importância 

Antes de nos aprofundarmos sobre Legal Analytics, vamos entender o que são esses dados que tanto mencionamos. Eles podem estar relacionados a faturamento, despesas, pagamentos e custos operacionais, até a gestão de informações com dados relacionados aos clientes e seus processos. 

Quando são transformados em informações, possibilitam uma visão ampla do negócio, servindo para identificar tendências e detectar falhas para a aplicação de medidas preventivas. 

Como é feita a análise de dados?

Normalmente, a análise de dados segue uma sequência com as seguintes etapas: definição, coleta, organização e análise, tomada de decisão e monitoramento.  

Definição 

Nessa primeira etapa é considerado que tipo de dados seria preciso para responder a algumas perguntas-chave do negócio. Ou seja, aqui é onde é feita uma análise diagnóstica do cenário atual para entender o que de fato precisa ser medido e quais serão esses indicadores. 

Coleta 

A etapa de coleta de dados é o segundo passo, sendo essencial para traçar um panorama geral. Nessa etapa as informações são analisadas de forma abrangente pelos responsáveis da tarefa para identificar alguns fatores como produtividade, oportunidades, riscos e os gargalos, por exemplo.

Organização e análise 

Depois de coletados, nesta etapa é onde os dados são organizados, podendo ser apresentados em relatórios jurídicos, gráficos ou planilhas eletrônicas. A partir daí, se inicia a análise. 

Tomada de decisão 

Depois de explorar as possibilidades que os dados trazem é hora de colocar as estratégias necessárias em ação. 

Monitoramento

Após executar as ações, vem a etapa de monitoramento para determinar se essas escolhas estão sendo efetivas ou não, em busca de novos insights e da correção daquelas que não trouxeram os resultados esperados.

Assim, para ter mais precisão em todos os processos, entra o auxílio dos softwares que seguem os passos citados na velocidade em que o mundo dos negócios exige. 

Para que serve o Legal Analytics? 

A função do Legal Analytics é classificar um grande número de dados que servem de munição para gestores e advogados com insights precisos. Dentre eles estão documentos, decisões judiciais, leis e dados de gerenciamento interno.

Como mencionado, a análise dessas informações permite descobrir padrões e tendências para tomar decisões mais estratégicas e seguras. Além de contribuir para atrair e fidelizar clientes, aumentar a transparência, reduzir os riscos processuais e garantir a aplicação correta da legislação. 

Assim, podemos entender que, quando usado da maneira certa, o Legal Analytics promove uma enorme vantagem competitiva à grande banca ou ao departamento jurídico.

Essa nova forma de enxergar os dados, inclusive, já faz parte de milhares de negócios jurídicos que adotam a cultura de data driven. 

Legal Analytics e Data Driven 

O termo data driven quer dizer orientado por dados. Assim, um setor jurídico data driven é aquele que se utiliza da captação de dados, que está diretamente ligado ao Legal Analytics, à medida que atua com a finalidade de executar a melhoria da gestão guiada pelas informações reunidas.

Logo, podemos definir que estamos diante de escritórios e departamentos que seguem três premissas básicas:

• Dados são o ponto de partida; 
• Os dados, quando organizados de acordo com critérios específicos, se tornam informações valiosas;
• O conhecimento é construído por essas informações contextualizadas que geram subsídios para a otimização de processos e tomadas de decisão. 

Assim, com a cultura data driven apoiada ao uso de um sistema de Legal Analytics, é possível: 

• Reduzir o tempo para obter informações e desenvolver estratégias; 
• Aumentar os insights que ajudam na tomada de decisões; 
• Reduzir os custos nas operações; 
• Aumentar a receita; 
• Padronizar as análises; 
• Eliminar erros na transmissão de informações; 
• Reduzir o tempo gasto em tarefas burocráticas.

Ou seja, os negócios jurídicos que já implementaram o Legal Analytics estão atuando de maneira bem mais rentável. A seguir falamos mais dos benefícios dessa tecnologia. 

Quais os benefícios de aplicar o Legal Analytics?

São vários, mas vamos destacar àqueles que veem mudando a forma de advogar. 

Tomadas de decisão 

Com as métricas, tendências e demais informações que o Legal Analytics fornece, pode-se medir a eficiência, identificar desafios e oportunidades. Dessa forma, todas as ações passam a ser embasadas em dados e, quanto mais dados corretos colher, maior serão as chances de tomadas de decisões precisas.

Produtividade 

Com registros mais acessíveis, o tempo de coleta e organização das informações é menor, e consequentemente, a produtividade aumenta. Assim, aquele tempo em que o time aplicava preenchendo planilhas extensas passa a ser usado para atendimentos e entregas melhores. 

Prova de valor 

As grandes bancas e os departamentos jurídicos precisam estar sempre em constante desenvolvimento, refinando estratégias e oferecendo qualidade nas entregas, ao mesmo tempo em que são cobrados por redução nos custos. Para tanto, o Legal Analytics é uma excelente ferramenta para demonstrar todo o trabalho desenvolvido às partes interessadas.  

Prevenção de perdas

Dados auxiliam na identificação de problemas, que podem gerar perdas em diversos aspectos. A partir do momento em que a falha é percebida, fica mais fácil pôr em prática as ações necessárias para a sua correção, prevenindo o agravamento da situação e perdas financeiras. 

Neste vídeo, o CEO da Fastcase e Professor de Direito, Ed Walters, conta como a análise de dados aplicada ao Direito está revolucionando o universo jurídico, cita outros benefícios e dá uma palhinha do que podemos esperar no futuro. Infelizmente, só há legendas em inglês, mas fica a indicação. 

Como implementar o Legal Analytics?

É hora de saber como implementar este processo e otimizar a gestão! Organizamos as etapas em passos práticos para facilitar a adesão. 

Passo 1: Organize o escopo do negócio

Nessa etapa inicial o gestor deverá listar quais os pontos fortes e quais são aqueles que precisam ser melhorados. Ou seja, conhecer bem o negócio jurídico é o primeiro passo, bem como, seus principais objetivos. 

Passo 2: Identifique os dados que deseja monitorar e avaliar

Após traçar um panorama realista do negócio, é hora de escolher quais dados serão coletados e acompanhados (de rotina e estratégicos). Desta forma, não correrá o risco de se perder diante da enorme quantidade de informações. 

Neste artigo citamos os dados mais relevantes para os departamentos jurídicos, vale conferir: O que são Indicadores Jurídicos, os mais usados no setor e como analisá-los

Passo 3: Comece a estabelecer uma cultura de dados 

É importante que os advogados entendam o que é, quais os benefícios e por qual motivo a empresa passará por essa implantação. Nessa etapa vale compartilhar artigos sobre o uso dessa tecnologia e investir e incentivar cursos que envolvam Direito e Tecnologia. 

Passo 4: Invista em um software especializado 

O auxílio de uma ferramenta inteligente e especializada será essencial nesse processo de coleta, controle e análise dos dados. Após a escolha, também será preciso investir em treinamentos para a equipe extrair o melhor do software escolhido. 

Passo 5: Analise os dados em um projeto piloto

É recomendável que se separe um grupo de processos para validar a estratégia de Legal Analytics antes de aplicá-la a todas as áreas do departamento. 

Passo 6: Mantenha um acompanhamento constante

Acompanhar e avaliar a precisão dos dados fornecidos pelo Legal Analytics através de relatórios jurídicos devem fazer parte da estratégia de análise de dados.

Gostou das dicas? Vale destacar a importância de se escolher a ferramenta que mais se adapta ao perfil da instituição e que oferece o melhor suporte tecnológico. Para isso, pesquise as soluções do mercado e leve em consideração o tempo de atuação, as features estabelecidas e principalmente a reputação do software.  

Qual o melhor software para começar?

Até aqui já ficou claro porque Legal Analytics se tornou indispensável na prática jurídica na era digital e que acompanhar um alto volume de dados e gerar relatórios mensais sem a ajuda da tecnologia é quase impossível e pouco seguro.

Por esse motivo, é fundamental que os advogados tenham acesso a ferramentas confiáveis. Para ajudar na escolha do software ideal, separamos 5 dicas: 

1. Avalie como um software pode contribuir no seu atendimento 

Pouco adianta contratar um software com milhares de funcionalidades se muitas delas não atenderem às necessidades exigidas, portanto, defina bem o que faz questão e o que é dispensável antes de começar a pesquisa. A partir disso, comece a avaliar as opções disponíveis.

2. Investigue aspectos de tecnologia, inovação e mobilidade

Se informar da tecnologia que existe por trás do software que deseja contratar é muito importante para ter noção de como vai ser tratada a segurança dos seus dados.

3. Saiba reconhecer qualidade em um software jurídico

Para ser considerado o melhor software jurídico, o sistema precisa ser eficiente, fácil de usar e com uma boa reputação. 

Por isso, no momento da escolha, vale consultar os conteúdos educativos que a empresa que desenvolve a ferramenta disponibiliza. Também é aconselhável levar em conta a opinião de outros clientes, separar um tempo para ler os reviews e casos de sucesso e checar as avaliações nas redes sociais. 

4. Avalie o suporte oferecido

Além de oferecer recursos para a gestão completa, o melhor software jurídico precisa prezar pela experiência de uso. Afinal, é normal surgirem dúvidas e questionamentos e contar com um bom atendimento e suporte é essencial nesses momentos.

5. Comece pelo Themis

Com mais de 25 anos de experiência e mais de 500 clientes atendidos, o Themis é um software confiável desenvolvido exclusivamente para a rotina de grandes bancas e departamentos jurídicos.  

Para conhecer mais sobre ele e suas funcionalidades, indicamos este artigo: Veja como o Themis pode auxiliar departamentos jurídicos e exemplos de sucesso

Conclusão 

O alto nível de informações valiosas e atualizadas sobre processos, mercado, rotina e clientes faz do Legal Analytics uma aplicação que tem muito a oferecer.

Enquanto a empresa vai colhendo os frutos com insights e tomada de decisão mais eficientes oferecidos com o auxílio dessa tecnologia, o foco em atividades como atendimento ao cliente, prospecção e ações estratégicas passam a ganhar mais atenção. 

Portanto, se é uma prioridade ter todas as decisões do negócio transformadas por meio de dados reais, vale a pena investir nessa aplicação o quanto antes. 

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