Nos últimos anos, a advocacia tem se beneficiado cada vez mais da tecnologia. O uso de softwares e aplicativos de produtividade passou a ser tão presente nos escritórios quanto o Vade Mecum.

Da mesma forma que a rotina corrida impulsionou a busca por alternativas para facilitar e agilizar o cumprimento das tarefas, também se tornou um complicador quando a questão é tempo para conhecer e experimentar novas ferramentas. Por isso, acertar na escolha das melhores é quase uma urgência. Afinal, aderir a um novo aplicativo ou software requer tempo de aprendizado e treinamento da equipe.

Nós sabemos disso e queremos ajudar você a responder em quais ferramentas realmente vale a pena investir tempo e dinheiro. Por isso, vamos analisar as mais utilizadas atualmente por profissionais de diversas áreas. Será que elas se adaptam bem à rotina da advocacia? Vem com a gente descobrir! 😉

Quais ferramentas valem o investimento?

Trello

O Trello é um sistema de quadro virtual para gerenciamento de tarefas. Ele segue o método “kanban”, muito popular em empresas de tecnologia. A ferramenta permite a criação de quadros organizados em colunas. 

Em termos práticos, os quadros possuem “cartões”, ou “cards”, onde são registradas as tarefas e podem ser movimentados para as colunas que correspondem à etapa da atividade. 

Benefícios para a advocacia

O Trello permite ao usuário criar uma relação mais visual com as atividades. Além disso, contribui para a organização da rotina. Afinal, permite ao gestor ou líder e à própria equipe atribuir responsáveis para cada tarefa. É possível designar mais de um responsável às atividades, o que facilita o trabalho em equipe.

A ferramenta também possibilita a definição de prazo para a conclusão das tarefas e sinaliza quando o prazo está sendo respeitado, está perto de ser finalizado ou quando está atrasado. 

Outro recurso útil do Trello é a possibilidade de fazer upload de arquivos e adicionar links aos “cartões”. Existe ainda a possibilidade de habilitar a ferramenta para mandar atualização nas tarefas por email. 

Desvantagens da ferramenta

Obviamente, o desenvolvimento do Trello não foi focado no dia a dia da advocacia. Por isso, assim como qualquer software ou ferramenta de uso muito abrangente, deixa de atender algumas necessidades de setores específicos.

Uma delas é a possibilidade de relacionar as atualizações da Justiça, como andamentos processuais e intimações, às atividades. Também não possui integração com o calendário do Google ou da Apple – o que significa que, sempre que alguma atividade tiver relação com uma audiência, ou quando um prazo requerer alguma ação externa ou que envolva pessoas de fora do escritório, será necessário registrar a demanda via email e/ou calendário.

Para o gestor ou líder que deseja concentrar as informações em um só lugar, esse pode ser um incômodo a ser considerado. O tempo que se leva espelhando as ações do Trello na agenda, no email ou em outra ferramenta pode fazer com que o ganho final em produtividade seja menor.

Além disso, basta que alguém esqueça de alimentar os “cartões” com alguma informação relevante, ou de movimentá-los para a coluna certa, para que se perca a visão real do que está acontecendo no escritório. Além de ser ruim para o gestor, que perde o controle das demandas, é ruim também para os outros membros da equipe que podem precisar de alguma informação que não foi registrada. 

Essas e outras limitações impedem que o Trello seja usado como a única ferramenta para organizar a delegação, a execução e o acompanhamento de tarefas em escritórios de advocacia. 

Outro ponto de atenção é para o tamanho da equipe que vai utilizar a ferramenta. Quanto mais pessoas usarem o Trello ao mesmo tempo, mais aumentam os riscos de erros. Além, é claro, de ser mais complicado manter um controle efetivo das demandas.

Alternativa

Existem várias outras ferramentas baseadas no kanban disponíveis, opções gratuitas e pagas. No entanto, apesar de o foco da análise ser o Trello, que é a mais popular da categoria, as limitações de outras similares acabam sendo bem parecidas.

Por isso, nossa sugestão para organizar, delegar e acompanhar as atividades é contar com um bom software jurídico. O Astrea, desenvolvido pela Aurum, é uma excelente opção e nós vamos explicar por que! 

Além de ter sido desenvolvido especialmente para advogados e escritórios de advocacia, o software conta com todas as funcionalidades para uma gestão de atividades completa, prática e integrada. 

Validado pelos clientes como o melhor software jurídico, permite que você faça listas de atividades, demande e acompanhe tarefas e trabalhe em equipe com mais tranquilidade. Assim, seu escritório mantém um modelo de trabalho mais colaborativo e sem microgerenciamento.

A gestão de atividades no sistema é bem visual, o que simplifica e facilita o acompanhamento diário. E como o software foi criado para acompanhar a rotina da profissão, a delegação de tarefas conta com o cuidado necessário para garantir o cumprimento de todos os prazos. 

O Astrea permite a criação de tarefas a partir das atualizações do processo, de algum prazo processual ou diretamente na agenda (com possibilidade de integrar às agendas Outlook, Google e Apple!). Quem vai executar a demanda recebe notificação por email ou dentro do próprio sistema. E quem delega recebe as atualizações da situação daquela tarefa – se ela foi concluída ou está atrasada, por exemplo.

Outro recurso interessante do Astrea é a possibilidade de criar listas padrão para as tarefas que se repetem e poder utilizá-las sempre que for necessário, sem precisar recriá-las. Além dessas vantagens, tem a Inteligência Artificial que classifica automaticamente as publicações em prazo ou audiência – assim você pula essa etapa e pode ir direto para a delegação de atividades!

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Dropbox e Google Drive

O Google Drive e o Dropbox são serviços de hospedagem de arquivos em nuvem. A diferença do Google Drive para o Dropbox é a possibilidade de criar arquivos usando outros serviços da Google, como Planilhas e Docs, dentro do Google Drive.

Benefícios para a advocacia

Tanto o Dropbox quanto o Google Drive permitem aos advogados armazenar provas, documentos, andamentos e outros arquivos importantes. 

Normalmente o espaço gratuito disponibilizado pelas ferramentas, de 2GB a 5GB, atende bem advogados autônomos e pequenos escritórios.

Outro ponto positivo desse tipo de serviço é a possibilidade de criar seu próprio modelo de nomeação e organização de arquivos. Isso facilita o encontro dos materiais por você e pela sua equipe. 

Mas a grande vantagem desse tipo de armazenamento é a possibilidade de inserir e consultar arquivos de qualquer lugar, a qualquer hora. 

Desvantagens das ferramentas

Se a ideia é criar um ambiente de colaboração entre a equipe, o Dropbox ou Google Drive podem oferecer alguns riscos. Isso porque todas as pessoas com acesso às pastas ou arquivos podem movimentá-los ou excluí-los.

O Google Drive tem a vantagem de permitir ao dono do arquivo limitar algumas ações de terceiros. Mas caso você trabalhe com muitas pessoas, fazer essa triagem pode consumir algum tempo. Afinal, será preciso definir, caso a caso, quem pode ter acesso a determinada informação, quem pode apenas visualizar ou quem tem autorização para editar. Dependendo de como você usa esse recurso, pode também ser uma dificuldade a mais para uma atuação mais participativa e horizontal.

Outra desvantagem é que os dados não se relacionam entre si. Cada arquivo é destinado a uma pasta e qualquer relação entre os documentos, casos e processos deve ser feita manualmente. 

Além disso, se alguém esquecer de “subir” um documento importante pode atrapalhar uma atividade e até atrasar o andamento de algum caso.

Outra limitação, nesse caso para escritórios maiores, é a possível necessidade de contratar mais espaço na ferramenta. 

Quando vista de forma isolada essa questão pode não ser percebida como um problema. Mas pensando na relação custo-benefício e até no Retorno Sobre Investimento, é importante ponderar se vale a pena arcar com os custos, já que a ferramenta facilita apenas algumas das muitas demandas de um negócio jurídico.

E se você planeja crescer seu escritório de advocacia, é igualmente importante pontuar essa questão. Afinal, para evitar uma migração de método onerosa no futuro, pode ser mais interessante iniciar uma organização mais sustentável desde já.

Alternativa

Você já deve imaginar que a nossa sugestão é o uso contínuo de um software jurídico web. A suposição está correta e pode fazer muito sentido para o seu momento na advocacia. Quer ver só? 🙂

Um software para escritório de advocacia como o Astrea, por exemplo, permite o upload de provas, documentos e outros arquivos. Todos esses dados podem ser armazenados no caso ou processo, facilitando a organização e o acesso por todos da equipe.

Outra vantagem é que todas as informações armazenadas no Astrea estão associadas ao cliente, ao caso ou ao processo. 

E para quem não quer deixar de utilizar o Google Drive por conta do Google Docs na hora de redigir peças jurídicas, por exemplo, vale dizer que o Astrea possui integração com a ferramenta e alguns modelos de documentos jurídicos para facilitar o dia a dia de trabalho.

As etiquetas customizáveis facilitam a organização e permitem que o escritório crie fluxos de trabalho e segmentações próprias.

Mas a grande vantagem de uma ferramenta completa como essa, se comparada ao Dropbox e ao Google Drive, é poder concentrar todos os dados dos casos, processo e clientes num mesmo lugar de forma acessível, contextualizada e fácil de usar. E, claro, receber andamentos processuais automaticamente, sem precisar gerar um documento para daí armazenar na sua conta na nuvem.

Outro benefício que merece destaque é a tranquilidade de investir em uma ferramenta completa que permite ao escritório crescer sem precisar trocar de método de organização com alguma frequência.

Nós sabemos que engajar a equipe no uso de novas ferramentas pode desprender alguma energia e acabar não agradando a todos os colabores. 

A vantagem dessa alternativa é que, quanto mais as pessoas que trabalham no escritório usarem o software jurídico para solucionar as demandas, menos ferramentas vão precisar utilizar. 😉

Ao longo do tempo, percebi que muitas funcionalidades do Pipedrive, o Slack, o Trello e o gerenciador de tarefas do Google acabaram sendo absorvidas pelo Astrea.”

Essa fala é do advogado André Kageyama. Batemos um papo com ele sobre como Astrea o ajuda a superar os desafios da advocacia aqui para o Portal. Vale a pena dar uma olhada no conteúdo completo para saber como ele substituiu várias ferramentas por um software jurídico completo. 😉

Conta Azul ou Asaas

Conta Azul e Asaas são sistemas para a gestão financeira online. 

Benefícios para a advocacia

Os sistemas são muito utilizados pelo setor de contabilidade das empresas, inclusive nos escritórios de advocacia. Muitos advogados responsáveis pela parte financeira de seus negócios também são usuários potenciais dos serviços.

Para quem ainda recebe honorários majoritariamente via transferência bancária ou em dinheiro, esses serviços são uma forma de profissionalizar essa área no escritório. Isso porque permitem o pagamento via boleto ou cartão de crédito. 

Essa mudança aparentemente simples despessoaliza a cobrança, além de evitar possíveis constrangimentos e a temida inadimplência. 

São mais seguros do que planilhas de fluxo de caixa e, por serem comercializados para diversos tipos de empresa, desobrigam o escritório de terceirizar essa parte do trabalho.

Desvantagens das ferramentas

A principal desvantagem, principalmente para pequenos escritórios ou negócios em crescimento, é o ROI. 

Como o sistema é focado apenas em gestão financeira, o valor pode não ser o mais atrativo. Afinal, muito provavelmente não vai ser a única ferramenta contratada pelo escritório.

Por não terem sido desenvolvidos pensando na rotina financeira de um escritório de advocacia, nem o Conta Azul nem o Asaas são integrados às outras informações, como timesheets, contrato de honorários, tarefas, entre outros. 

Alternativa

Com um software jurídico completo você pode fazer a gestão financeira do escritório de forma mais econômica e em menos tempo. 

Por ser um sistema completo, o Astrea facilita a manutenção do fluxo de caixa, além de emitir faturas, boletos, relatórios e timesheets. 

A emissão de boletos merece um destaque à parte, pois é uma facilidade para o escritório e também para o cliente, que recebe o boleto via email. 

Explicando o fluxo de forma prática: assim que o pagamento do boleto é concluído, o Astrea envia um alerta. O valor pago cai automaticamente na conta bancária cadastrada no software. Dessa forma, você evita inadimplência e fica ciente de todas as movimentações financeiras do seu negócio.

Você pode saber mais sobre como evitar a inadimplência com a emissão de boletos no Astrea no artigo que desenvolvemos sobre o tema. 🙂 

Planilhas do Google ou Excel

Amplamente usado por empresas e escritórios de advocacia, as ferramentas permitem operações financeiras e de gestão. As planilhas são constituídas por células organizadas em linhas e colunas.

Benefícios para a advocacia

Planilhas costumam ser a primeira ferramenta de gestão em escritórios de advocacia e também na advocacia autônoma. Isso acontece porque são recursos bastante acessíveis. A criação de planilhas é livre e pode ser moldada às necessidades do escritório. 

Elas permitem um acompanhamento mínimo na evolução de casos e processos, servem como registro para dar satisfação aos clientes e também podem ser utilizadas para acompanhar o que acontece no escritório. 

Costumam ser mais eficientes para escritórios com poucos processos, equipe reduzida ou poucos clientes. No próximo tópico vamos explicar por que. 😉 

Desvantagens das ferramentas

Equipes multidisciplinares, autônomas e com mais de três pessoas podem ter bastante dificuldade de trabalhar em planilhas a longo prazo. O incômodo começa a surgir pelas limitações desse tipo de ferramenta. 

Digamos que você faz o registro dos feedbacks que dá aos clientes em planilhas e que na sua equipe trabalham mais duas pessoas. Como você vai registrar esses contatos em uma única célula? De que forma vai manter um histórico de contato? Você vai apagar o retorno anterior, criar novas células, adicionar comentários ao documento? 

Quanto maior for a equipe e a medida em que o volume de informações tratadas pelo escritório cresce, mais difícil é manter um controle aceitável e realmente produtivo apenas com o uso de planilhas. 

Isso sem contar do risco que se corre de alguém deletar uma linha do documento e perder informações importantes sobre algum caso, processo ou cliente. Situações como essa são mais comuns do que imaginamos e podem ser definitivas para a continuidade ou não de um contrato importante.

Além disso, a solução não é escalável. Pode servir para controles ou serviços pontuais, mas é muito arriscada e, como já mencionamos, limitada para ser o único meio de gestão de um escritório. 

Ainda que você opte por usar várias planilhas simultaneamente, vale pensar no quanto essa opção de fato contribui para a sua produtividade e de seus colaboradores. Será que o  tempo que se gasta alimentando planilhas não poderia ser revertido em estratégias para casos, atendimento de qualidade ou aquisição de novos clientes?

Alternativa

Substituir planilhas por um sistema para advogados costuma ser a ordem natural dos escritórios de advocacia. Isso porque as teorias que comentamos acima acabam se confirmando. 

A advogada Mariana Gonçalves é um desses exemplos e, no vídeo abaixo, conta por que migrou das planilhas para o Astrea.

As automações no recebimento e tratamento de casos e processos, a possibilidade de ter um trabalho em equipe mais fluido e organizado, a segurança de não perder informações importantes e a facilidade de consultar todos os dados rapidamente são algumas das vantagens de utilizar um software jurídico.

Além disso, o software jurídico é, ao mesmo tempo, gestor de processos e casos, gerenciador de equipe e clientes, gestor de tarefas e financeiro. 😉

O que é o Astrea?

Citamos várias vezes o Astrea como a solução mais adequada para otimizar as atividades da advocacia. Mas, afinal de contas, o que é a ferramenta?

O Astrea é um software para escritórios de advocacia e advogados autônomos desenvolvido pela Aurum. Feito com as melhores tecnologias e fácil de usar, possui todas as funcionalidades para uma gestão jurídica completa e produtiva. 

É usado por mais de 50.000 advogados e advogadas e já automatizou mais de 1 milhão de processos. 

Outros benefícios do Astrea

• Armazena e relaciona, em uma única ferramenta, todas as informações sobre prazos, processos, compromissos, tarefas, clientes e o financeiro do escritório;
• Conta com inteligência artificial para tornar o trabalho mais prático, intuitivo e automatizado;
• Conta com treinamentos e consultorias para potencializar os resultados dos escritórios e engajar a equipe no sistema;
• É muitas ferramentas em uma, valorizando o investimento;
• Facilita a interação e a condução do trabalho entre líder e liderado, com menos fricção e micro-gerenciamento, mais liberdade e segurança;
• Facilita a comunicação com clientes, possibilitando acesso a algumas informações e a emissão de relatórios.

Essas são algumas das vantagens do Astrea. No entanto, se ainda estiver fora da sua realidade investir em um software jurídico, você pode começar a usar o Astrea gratuitamente durante 1 ano, e conhecer a tranquilidade de uma rotina produtiva de verdade.

Você terá acesso também ao App Astrea, um benefício gratuito para completar a sua experiência com o software jurídico líder do mercado, indicado principalmente para os momentos mais corridos da sua rotina. 

Conclusão

Engajar a equipe em novas ferramentas é um desafio e tanto para os líderes e também para os liderados.

Afinal, para que os softwares e aplicativos sejam realmente úteis e necessários na rotina do escritório eles precisam solucionar problemas complexos de forma simples. Esperamos que este texto tenha ajudado você a avaliar as possibilidades e a tomar decisões com mais segurança.

Aproveita e conta pra gente: quais são os critérios que você leva em consideração na hora de selecionar as ferramentas para seu escritório?