O que são Indicadores Jurídicos, os mais usados no setor e como analisá-los

Indicadores Jurídicos são métricas usadas para qualificar performance e eficiência sobre as atividades desempenhadas por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Normalmente, esses indicadores são traduzidos em metas ou parâmetros na forma de números ou percentuais e acompanhados através de uma disposição gráfica, sendo essenciais para que se realize uma gestão eficiente. 

Com indicadores jurídicos pré-determinados e acompanhados rotineiramente, os departamentos se tornam mais aptos a controlarem seus processos, metas e a produtividade da equipe de advogados. 

Vale destacar o grande impacto que esses indicadores também causam em outros setores e para os clientes, contribuindo diretamente para o sucesso do negócio.

A questão é saber quais são as métricas mais importantes para não desperdiçar tempo e esforços. Neste artigo, você irá descobrir quais são as mais indicadas, porque são relevantes, como acompanhá-las e mais.

O que são indicadores jurídicos?

Os indicadores jurídicos são métricas que medem qualquer atividade, dando um cenário de como está o desempenho da grande banca ou departamento jurídico como um todo. 

Eles ajudam a compreender os motivos pelos quais as metas não estão sendo alcançadas, detectam falhas recorrentes e oportunidades valiosas de melhoria. Também são excelentes ferramentas para monitorar o desempenho do time de advogados e a satisfação dos clientes. 

Por que indicadores jurídicos são importantes? 

Simples! É porque todas as empresas devem se orientar por dados, afinal, o que não é medido não pode ser gerenciado. E, é justamente esse o papel dos indicadores jurídicos dentro dos departamentos: medir as atividades e resultados para manter tudo sob controle, garantir crescimento e comprovar o caráter estratégico do setor.

Com os indicadores certos é possível saber: 

• Se os investimentos deram ou veem dando retorno; 
• Se os esforços de gestão estão sendo eficazes; 
• Se houve problemas em cada fase do processo;
• Se há falhas recorrentes; 
• Se as metas e objetivos estão perto ou distante de serem alcançados. 

Qual é o cenário dos departamentos sem os indicadores jurídicos? 

Os indicadores são capazes de transformar a rotina de trabalho em informações e relatórios que são determinantes para a tomada de decisões. 

Mas, infelizmente, ainda é comum encontrarmos departamentos jurídicos onde várias atividades importantes são executadas todos os dias, mas nenhuma é convertida em dados estruturados que possam ser transformados em informações precisas. 

No lugar de avaliações criteriosas, ocorre o cumprimento de uma atividade – em geral, um prazo atrelado a um processo ou demanda administrativa – e passa-se para o próximo. 

Ou seja, o foco, na maioria das vezes, é na execução da tarefa e não na estratégia e planejamento. Assim, as demandas são executadas de forma mecânica, dificultando o crescimento, tanto do departamento quanto de seus clientes.

Resultado? Departamentos jurídicos com acúmulo de tarefas por falta de planejamento, estagnados com gargalos que se repetem mês a mês. 

Qual é o cenário dos departamentos jurídicos modernos?

Dentro dos departamentos mais modernos do País, encontram-se equipes multidisciplinares.

Isso porque, na mesma medida em que os advogados e gestores estão se interessando pela modernização das questões do Direito como atualização do CPC, proteção de dados (LGPD) e novas diretrizes da Reforma Trabalhista, também estão se aprimorando sobre aspectos dos Negócios com conhecimentos sobre indicadores de desempenho e financeiro, marketing e tecnologia. 

Naturalmente, isso se reflete em departamentos jurídicos com equipes que oferecem diferentes habilidades, o que vem os ajudando muito a crescer no mercado Já falamos, inclusive, das novas atribuições que se esperam do setor neste artigo: Gestão de departamento jurídico: como fazer e otimizar para fins estratégicos, vale conferir! 

Além disso, mais do que nunca, os departamentos sabem que são decisivos numa empresa, podendo atuar em muitas frentes. Assim como também sabem que têm muito a ganhar com isso, se puderem provar o seu valor, e é aqui que entram os dados. 

Para medir e acompanhar seus esforços, os departamentos mais modernos vêm contando com métricas e análises rotineiras. Assim, aqueles que não estão acompanhando essa evolução e entendendo a importância dos indicadores jurídicos e da tecnologia na rotina, estão ficando para trás. 

Indicadores para departamentos jurídicos: quais os benefícios? 

Os negócios jurídicos que já adotam as métricas estão colhendo os frutos. Pois, como já mencionamos, ao escolher os indicadores certos é possível coletar dados vitais que trazem muitos benefícios a médio e longo prazo.

Abaixo, listamos os principais.   

Identificam gargalos e permitem ações de melhoria 

É impossível saber quais ações devem ser melhoradas sem o uso de indicadores. Ao mapear tudo, o gestor consegue identificar onde a performance está abaixo do esperado e  as falhas mais recorrentes, podendo corrigir tais desvios. 

Ajudam a estabelecer prioridades 

Com os dados, o gestor jurídico tem visibilidade sobre os pontos fortes e fracos de cada atividade, podendo considerar as ações prioritárias para que as melhorias sejam realizadas. 

Auxiliam na tomada de decisões estratégicas 

Por meio da análise de ações anteriores que deram certo ou errado, o gestor pode escolher por qual caminho seguir de uma maneira mais precisa, segura e estratégica, o que envolve perdas e ganhos financeiros.  

A seguir, damos exemplos de indicadores mais relevantes para o setor e a importância de cada um. 

Exemplos de indicadores jurídicos 

Antes, é preciso saber que as métricas devem ser divididas entre três grupos: indicadores de estratégia, indicadores financeiros e indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs (em inglês Key Performance Indicators).

Listamos abaixo os mais usados na área da advocacia.  

Indicadores estratégicos 

Os indicadores de estratégia auxiliam o gestor a avaliar e entender se as metas serão alcançadas, englobando tudo que influencia na lucratividade do negócio. 

Contratos 

• Total de contratos ativos: Este indicador dá uma visão gerencial de toda a demanda de contratos da empresa. 

• Valor médio dos contratos: Ideal para determinar um valor médio de cada contrato. 

• Valor total dos contratos: Ideal para especificar quanto valem, juntos, todos os contratos. 

• Média de novos contratos ao mês: Este indicador permite visualizar o volume de contratos gerados por mês, garantindo previsibilidade ao departamento jurídico. 

• Contratos por status: Indicador ideal para avaliar entre os contratos administrados pelo departamento jurídico, quantos estão ativos, encerrados ou vencidos. 

• Contratos a vencer: Com ele, o jurídico consegue identificar quantos contratos estão por vencer, por mês, até o fim do ano.

• Contratos por advogado: Este indicador não apenas garante que o trabalho seja distribuído de forma sustentável, como também fornece maior visibilidade em toda a empresa sobre quem está gerenciando o quê.

Processos 

• Volume de processos: Ideal para saber a demanda contenciosa do departamento jurídico. É possível detalhar este dado por natureza, área, filiais e advogados, por exemplo. 

• Número de processos ativos: Este indicador serve para avaliar se a capacidade do departamento está sendo bem aproveitada. Muitos processos e poucos advogados é sinônimo de equipe sobrecarregada. Poucos processos e muitos advogados é sinônimo de pouca lucratividade. 

• Evolução dos processos: Este serve para  identificar quantos processos estão na etapa de entrada, saída ou saldo final. 

• Custos de processos: Ideal para a saúde financeira do negócio, esse cálculo do percentual de lucro sobre o faturamento ajuda o gestor a saber as melhores medidas para aumentar os resultados.

• Turnover: Ideal para departamentos jurídicos com alta demanda trabalhista, este indicador mostra um percentual de quantos processos trabalhistas a empresa gera a cada demissão. 

• Provisão: Com o indicador de provisão o departamento apresenta uma previsão de perda financeira remota, possível e provável.

• Volume de requisições: Este indicador proporciona uma visão ampla de toda a demanda de requisições que a empresa faz ao setor. 

• Requisições por período: A requisição por período demonstra a evolução da quantidade de requisições feitas ao departamento jurídico ao longo do ano.

Indicadores financeiros 

Os indicadores financeiros focam na saúde financeira do negócio. 

• Despesa por tipo ou assunto: Essa métrica tem como objetivo demonstrar gastos exagerados, aumentos imprevistos e gastos não justificados dentro do orçamento. Para isso, essas despesas são classificadas por “tipo de demanda” ou “assunto” nas rotinas da área, como gastos com contencioso, gastos com o envio e assinatura de contratos e gastos com custas judiciais. 

• Despesa por orçamento: Indicadores como esse servem como referência para entender quanto deve custar certos serviços e acompanhar a evolução da precificação ao longo do tempo. Também é uma ferramenta útil para garantir que o departamento estime seus custos com precisão sem extrapolar o total do orçamento previsto. 

Indicadores de desempenho 

Os indicadores de desempenho avaliam a rotina interna do departamento.

• Horas trabalhadas: Com as horas trabalhadas, o tipo de atividade realizada, os responsáveis e envolvidos, é possível identificar quem são os profissionais mais e menos produtivos do time. 

• Cumprimento de prazos: Ter esse indicador é uma maneira de avaliar os motivos que levam à perda de prazos processuais, que pode trazer danos irreparáveis para o cliente e para o departamento. 

• Produtividade: A produtividade é um indicativo do quanto a empresa consegue produzir da melhor forma possível. Com esse indicador também é possível medir o quanto o time está engajado. 

• Satisfação dos clientes: Aqui estamos falando do número e assunto de reclamações apresentadas e nível de satisfação dos clientes, afinal, é dessa forma que se mantém no mercado. 

Como vimos, são muitas as sugestões de indicadores para departamentos jurídicos, podendo defini-los dessa forma: 

• Os indicadores de desempenho ou KPIs, são fundamentais para manter o time motivado;
• Os financeiros são vitais para a manutenção e longevidade do negócio;
• Os estratégicos ajudam a comprovar à alta cúpula empresarial o caráter estratégico do setor, uma vez que se alinha a objetivos, propósito e expectativas corporativas. 

Portanto, é preciso acompanhar todos a partir de agora, correto? Errado! Dependendo dos objetivos e do planejamento estratégico do departamento, alguns indicadores podem ser mais interessantes do que outros. A seguir, damos as orientações necessárias para defini-los. 

Como definir indicadores para o meu departamento jurídico?

É papel do gestor escolher os que mais se adequam às atividades do seu departamento. Para chegar nesse ponto de definição, é preciso levar três pontos em consideração: o escopo do negócio, os objetivos atuais e a estratégia principal. Entenda: 

Escopo do negócio 

Saber bem os principais riscos jurídicos e operacionais do departamento é essencial para definir as métricas. Nessa etapa inicial o gestor deverá listar quais os pontos fortes e quais são aqueles que precisam ser melhorados. Ou seja, conhecer bem o departamento jurídico é o primeiro passo. 

Objetivos atuais

Os indicadores precisam estar alinhados com os objetivos do negócio. Se a empresa tiver uma meta de receita específica, por exemplo, os indicadores deverão ser métricas que possam influenciar a meta de receita. Portanto, ter os objetivos bem definidos é indispensável.  

Dificuldades em definir metas e prioridades? Leia também: 6 passos de como planejar metas na advocacia e obter resultados

Estratégia em curso ou futura

É necessário definir qual estratégia está sendo adotada ou está prevista. Baseada na resposta é que os indicadores deverão ser escolhidos, pois será a partir deles que se saberá se foram tomadas boas ou más decisões e se a estratégica precisará ser revista. 

Assim, com escopo do negócio, os objetivos e estratégia definidos, é hora de considerar: 

• Quais indicadores estão diretamente relacionados a esses objetivos; 
• Quais dados serão necessários para medir o progresso destes indicadores; 
• Por quanto tempo esses dados serão medidos;
• Quem será responsável por monitorar estes indicadores; 
• Com que frequência acontecerá esse monitoramento; 
• Qual o meio será usado para realizar o acompanhamento e análise desses indicadores. 

Feita essa análise, será importante entender onde ficarão localizados os dados e, claro, apostar em tecnologia jurídica para monitorá-los. Atualmente, existem muitas soluções no mercado auxiliando a gestão de dados e métricas do setor. A seguir, daremos um bom exemplo. 

Softwares jurídicos para controle e análise de indicadores

Ao ler este conteúdo até aqui você pode ter ficado com a impressão de que é muito difícil definir e acompanhar todos os indicadores de desempenho que precisa no dia a dia. De fato, é uma tarefa que gera muito esforço e, que, dificilmente seria possível ser feita sem a ajuda da tecnologia. 

Felizmente, os softwares jurídicos disponíveis  no mercado conseguem aprimorar o fluxo de trabalho e tornar resultados e processos mais ágeis para todos. Eles permitem avaliar a atuação de todos os níveis da empresa e oferecem indicadores que ajudam os gestores a tomar decisões mais técnicas e rápidas. 

O Themis é um bom exemplo de um software confiável e pensado exclusivamente para a rotina dos departamentos jurídicos, sendo a solução ideal para mensurar desempenhos, gerenciar tarefas e alcançar resultados. 

Como o Themis funciona? 

Todo o trabalho de coleta de dados e análise é automatizado através do Business Intelligence e de Inteligência Artificial, duas das principais features do Themis. 

Assim é possível coletar, compilar e analisar indicadores de desempenho e métricas do setor ou mesmo os hábitos e comportamentos dos clientes e, também, do seu time de advogados com facilidade. 

Nestes dois artigos explicamos melhor como as duas tecnologias atuam: 

• Business Intelligence: veja o que é, a importância dos dados e relação com a advocacia.
• Como a Inteligência Artificial pode aumentar a eficiência do seu departamento jurídico?

Como apresentar resultados usando o Themis?

Com a avaliação das métricas, o desafio de demonstrar o valor financeiro agregado pelo departamento ao negócio é facilitado. Assim, com os indicadores definidos, é possível gerar relatórios jurídicos que mostrem às partes interessadas todo o trabalho da equipe de advogados durante determinado período. 

Para tanto, o Themis conta com dashboards interativos, oferecendo relatórios completos e visuais por meio de gráficos personalizados. Dessa forma, apenas as informações relevantes são apresentadas e de maneira que todos os dados fiquem bem dispostos e de fácil compreensão. 

Por que escolher o Themis? 

O Themis é um software jurídico que já está no mercado há mais de 25 anos oferecendo: 

• Gestão de processos e prazos completa e eficiente;
• Informações antecipadas sobre processos; 
• Gráficos personalizados de acordo com metas; 
• Indicadores para mitigar riscos e aumentar a produtividade;
• Integração facilitada com as outras áreas da empresa; 
• Controle total de todo o fluxo de trabalho;
• E muito mais! 

Todas essas funcionalidades permitem que o departamento atue com decisões embasadas em dados, com mais previsibilidade de quanto dinheiro entra e sai e com menos riscos. 

Com o Themis também fica mais fácil acompanhar as atividades de todos os profissionais e como está o andamento de cada área. Assim, muito mais que um software que auxilia no acompanhamento de indicadores jurídicos, ele é um verdadeiro aliado em todos os processos que envolvem um departamento. 

Após a contratação do Themis, o que acontece? 

Toda e qualquer mudança exige certo tempo e treinamentos. Por isso, nessa fase de implementação de automação e, claro, de indicadores jurídicos no dia a dia, os demoshows serão frequentes para que não reste dúvidas de como extrair o melhor do software Themis no que diz respeito à uma boa gestão e rotina de trabalho da equipe. 

Assim, após este período de adaptação e com os dados e métricas identificados, será hora de monitorar os resultados e manter os olhos bem abertos para as falhas da atuação do departamento que podem vir à tona. 

É justamente aqui que essas informações se fazem imprescindíveis: elas ajudarão o gestor a entender o que está errado e dar as ferramentas para que os gargalos possam ser corrigidos. 

Durante todo o processo, vale incentivar o time a orientar o seu olhar para essas informações. Afinal, de nada adianta contar com todo esse aparato se os advogados não usarem o melhor do Themis para melhorarem suas entregas. 

Aqui, vale conscientizar todos os colaboradores de modo a mostrar como os indicadores jurídicos vão ajudá-los a performar mais rápido e melhor, usando os dados e métricas como aliados. 

Todo esse esforço levará o departamento jurídico e seus clientes ainda mais longe e garantirá ótimos resultados para ambos. 

Conclusão 

Como vimos, é fundamental que os departamentos jurídicos apliquem as métricas em sua rotina. Os dados e a prática de análise são essenciais para suprir as necessidades que se tem de fornecer serviços mais precisos e mostrar o seu valor. 

Assim, aplicando um sistema eficiente que permita gerar e acompanhar os indicadores jurídicos certos, como o Themis, só terão a ganhar, visto que uma solução inovadora é capaz de afetar toda uma rotina e gestão, garantindo permanência no mercado e escalabilidade. 

Mais conhecimento para você

• Gestão de contencioso: o que é, exemplos e como fazer de forma eficiente 
• Monitoramento de processos judiciais: como fazer de maneira eficiente
• Relatórios jurídicos: função, exemplos e como gerar
• Themis para departamentos jurídicos: cases de sucesso e vantagens 
• Indicadores de desempenho: como usar para escritórios de advocacia
• Legal Analytics: conceito, para que serve e como usar em grandes bancas e departamentos jurídicos

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