Como fazer o monitoramento de processos judiciais de maneira eficiente?

O monitoramento de processos judiciais é parte fundamental da advocacia. Com essa atividade são observadas todas as movimentações para que nenhum prazo seja perdido, podendo ser feito tanto através de registros em planilhas, ou de forma automatizada e mais eficiente, por meio de softwares jurídicos. 

As consequências negativas de não pensar nessa etapa do trabalho como um gargalo ou um facilitador sempre aparecem e talvez tenha sido esta a sua motivação para chegar neste artigo. 

Afinal, a forma de monitorar os processos judiciais diz muito sobre a produtividade e lucratividade de uma grande banca ou departamento jurídico. 

Portanto, se você busca:

• Entender e avaliar as diferenças do acompanhamento manual e automatizado; 
• Tornar essa tarefa rotineira mais eficiente e segurança;
• Garantir a satisfação dos seus clientes;
• Facilitar o seu dia a dia e de colegas; 

Continue a leitura! 😊

Qual a importância do monitoramento de processos?

A rotina das grandes bancas e departamentos jurídicos é repleta de processos judiciais. É através do acompanhamento de prazos para petições e andamentos das causas que os advogados e advogadas atuam na defesa dos interesses dos seus clientes. 

No entanto, além da competência e responsabilidade para monitorar tais processos, sabe-se que o desenvolvimento de todas as demandas depende também do sistema judicial brasileiro que ainda sofre com uma certa lentidão. 

Por isso que o monitoramento dos processos judiciais é tão importante e deve ser feito de maneira segura e descomplicada. Assim, há maiores chances de evitar derrotas de causas e outras consequências negativas.

Impactos negativos por falhas de monitoramento 

O número de processos que os departamentos jurídicos atende é grande, logo, realizar um controle eficiente é essencial, e quando isso não ocorre pode ocasionar: 

• Falta de controle da equipe;
• Informações e documentos importantes perdidos;
• Falhas de comunicação;
• Prazos não cumpridos; 
• Clientes insatisfeitos e difamadores;
• Perda de lucratividade;
• Estagnação financeira; 
• Imagem do departamento prejudicada. 

Problemas como esses são comuns, especialmente entre os escritórios mais antigos e avessos ao uso de tecnologia. 

E, infelizmente, enquanto a estrutura dessas grandes bancas e departamentos jurídicos for presa aos conceitos do passado, sofrerão com a perda de competitividade no mercado. 

Mas então, como realizar um monitoramento de processos judiciais eficiente? Vamos ver algumas dicas a seguir. 

Como monitorar processos judiciais?

Utilize planilhas 

Monitorar os processos em planilhas é uma solução quando trata-se de um baixo volume de processos e para curto prazo. 

Essa alternativa exige que os dados sejam atualizados de forma manual e que o advogado entre em cada site do tribunal – do qual possui processo – para conferir movimentações e acrescentá-las à planilha. 

E como as informações nessas ferramentas precisam ser lançadas manualmente, pode haver um comprometimento de tempo ou até a necessidade de contratar secretários ou estagiários para realizá-las. 

Outra desvantagem é que além da possibilidade de algum dado ou movimentação ser perdida por falha humana, esse modelo de acompanhamento de processos apresenta um alto risco de perda.  

Isso acontece porque alguns departamentos ainda não contam com uma solução de armazenamento em nuvem. Assim, caso ocorra um acidente, que pode ser desde uma queda de energia até  roubo com o computador no qual o arquivo está salvo, as informações referentes aos seus processos podem ser perdidas. 

Para te ajudar, nós desenvolvemos um modelo de planilha de controle de processos e atividades. Basta fazer o download gratuitamente e seguir as instruções! 

Coloque na agenda 

Tanto as agendas físicas quanto as digitais são boas alternativas para não esquecer as atividades que precisam ser feitas, tais como: audiências, sessões de julgamento, reuniões, atendimentos, eventos e os prazos dos tribunais. 

A vantagem do Google Agenda, por exemplo, se dá pela sua integração com os celulares sem a necessidade de baixar o aplicativo, podendo ser conferido e usado a qualquer hora do dia. No entanto, qualquer alteração precisa ser feita manualmente, assim como as planilhas, o que exige tempo e atenção redobrada. 

Use ferramentas online de apoio

Para os departamentos jurídicos e escritórios de advocacia mais atualizados, ferramentas como o Evernote e o Trello são de grande ajuda. 

Enquanto o Evernote funciona como um bloco de notas digital, onde é possível preenchê-lo com textos, listas, imagens, tabelas, links e afins, o Trello funciona como um quadro para processos, quase como post-its digitais, só que mais completo, com checklists e possibilidade de estipulação de prazos. 

Estabeleça uma rotina para o controle dos processos judiciais 

A criação de rotinas fixas para o controle dos processos judiciais permite que o gestor e o time de advogados tenha controle macro de todas as atividades no que diz respeito a prazos, detalhamento de ações, fase do processo, órgão, instância e afins. 

Portanto, a dica é contar com um cronograma de atividades, reservando momentos para lidar exclusivamente com essa tarefa essencial.

Mas muito além de se criar uma rotina organizada e usar planilhas complicadas, ter a tecnologia como aliada é o melhor caminho para otimizar tempo e garantir mais segurança e o cumprimento de prazos. 

Faça uso da tecnologia

Utilizar a tecnologia é mais do que necessário, visto que contar com um software jurídico pode facilitar, e muito, a otimizar rotinas de monitoramento. 

Além de garantir o controle de processos automatizado, um software jurídico contribui para a maior segurança e controle das informações, produtividade na rotina e até melhor atendimento ao cliente. 

Isso porque, com os softwares, as informações ficam reunidas em um só lugar, basta apenas cadastrar o número dos processos. Assim, as próprias plataformas fazem a busca automática dos dados, cruzam informações e têm acesso à jurisprudência realizada a partir de diversos filtros.

Portanto, se automatizar atividades repetitivas, como o preenchimento de planilhas para monitoramento, faz com que o seu departamento ou escritório ganhe mais tempo, por que não investir e utilizar esse tempo para focar em atendimentos mais completos, estratégias e prospecção, não é mesmo?

Defina métricas de produtividade 

O acompanhamento de processo judicial tende a se restringir a datas e prazos, ganhos e perdas. Por isso, é preciso criar métricas para medir também a produtividade da equipe de advogados. 

Para isso, indica-se levar em consideração quantos processos foram cumpridos por dia, quantos foram entregues antes do prazo, os atrasos e o tempo usado para cada tarefa, por exemplo. 

Com alguns softwares jurídicos esse acompanhamento mais detalhado é possível. O Themis, por exemplo, software desenvolvido exclusivamente para departamentos e grandes bancas, oferece relatórios jurídicos e gráficos personalizados que permitem controlar o fluxo de trabalho da equipe.

Dessa forma, é possível identificar o nível de produtividade, potenciais gargalos e oportunidades de melhoria essenciais para garantir crescimento. 

Themis no acompanhamento e monitoramento de processos judiciais

Há mais de 25 anos no meio jurídico e em constante evolução, o Themis já ajudou mais de 500 departamentos. Hoje, atende empresas como Lojas Americanas, Rádio e Televisão Record e Lojas Riachuelo, e escritórios renomados, como BM&A advogados e Robortella Advogados.

E o que ele vem fazendo por eles durante esses anos? Com várias funcionalidades pensadas especialmente para esse nicho, o Themis antecipa informações e documentos sobre os processos para que o time de advogados tome decisões estratégicas com mais agilidade e segurança. 

Com ele, os advogados e advogadas só precisam cadastrar os nomes que desejam acompanhar, e assim são reunidas todas as movimentações processuais e o histórico no acesso do cliente. 

Isso porque o Themis rastreia os tribunais e oferece informações como número do processo, data de distribuição, comarca, natureza da ação, tribunal, tipo de distribuição e muitas outras, garantindo o acompanhamento do ciclo de vida completo de cada demanda, de forma periódica e automática. 

Ainda é possível ser notificado via e-mail a cada nova movimentação e criar prazos e lembretes em cada processo cadastrado. Ele também permite adicionar informações manualmente, caso seja necessário. 

Contudo, essa forma de realizar o monitoramento de processos destaca-se pela eficiência e segurança, economizando tempo dos profissionais, o que colabora para a lucratividade de grandes escritórios. 

Conclusão 

Quando os departamentos jurídicos enfrentam problemas financeiros, imagina-se que há algo de errado em relação à qualidade do serviço prestado. 

Nos limitamos, em muitos casos, a considerar que esse é um problema que se resume ao conhecimento jurídico dos profissionais e dificilmente cogitamos que tenha a ver com as rotinas de trabalho. No entanto, mais do que investir em bons profissionais, vimos neste artigo que é preciso investir em tecnologia. 

Afinal, não adianta ter um alto volume de processos. Mil deles significam apenas ter mil processos para lidar, por isso, chega um momento em que é totalmente inviável monitorá-los de forma manual e ainda qualidade. 

Ou seja, é preciso aceitar que vivemos em um mundo moderno e digital no qual a sustentação é desafiadora sem a adoção de ferramentas como o Themis, um verdadeiro aliado quando o assunto é advogar com excelência. 

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Aumente a produtividade e a lucratividade do trabalho da sua equipe com a ajuda do Themis e volte aqui neste artigo para contar sua experiência. Se ficou com alguma dúvida, também deixe nos comentários! 😉