Você deve saber mais do que ninguém que a aquisição de clientes é um desafio recorrente nos escritórios de advocacia. Existem diversas formas de executar a prospecção, como o uso de boas estratégias de marketing jurídico, a participação em eventos e o networking. Além das relações interpessoais, outras ferramentas podem auxiliar nesse sentido, como a utilização de um bom software jurídico.

Hoje, vamos compartilhar a experiência da advogada Leatrice Bez, cliente do software para advogados Astrea desde janeiro de 2018. Em uma entrevista para o nosso Portal, ela contou como o sistema auxilia na aquisição de clientes e facilita a rotina do escritório.

Leatrice Bez atua no escritório Franco Advogados, com foco em Direito Empresarial. Sediado em São Paulo, possui unidades em Florianópolis, Porto Alegre, Brasília e Rio de Janeiro. É formada em Direito pela Universidade do Sul de Santa Catarina, pós-graduanda em Direito Corporativo e Compliance, além de membro da comissão de Direito Marítimo e Portuário da OAB/SC.

Como a advogada Leatrice Bez faz aquisição de clientes com o Astrea

O seu escritório põe em prática ações de aquisição de clientes?

Leatrice: Sim, mas nem sempre foi assim. Na formação acadêmica, o advogado aprende a ser técnico e não aprende como gerenciar um escritório. Você se forma e aqueles que pretendem seguir a advocacia logo querem abrir um escritório sem ter a mínima noção de que precisa possuir um plano de negócio. Eu me enquadro na estatística da grande maioria, mas aos poucos fui mudando, me atualizando, fiz cursos e muita leitura de gestão.

Embora o estatuto da OAB não permita a mercantilização da advocacia, é preciso ter um olhar de empresário, mas claro, dentro dos limites estabelecidos. Você não pode captar clientes “da maneira clássica”, mas pode prospectar. Não pode fazer propaganda, como outdoors, distribuir flyers etc, mas pode fazer marketing jurídico através de palestras, divulgação de artigos e até mesmo em redes sociais – sempre considerando que você não vende produto, mas sim presta serviços e existe um regramento para isso.

Como você prospecta clientes para seu escritório atualmente?

Leatrice: A prospecção de clientes se dá através de networking e saída do escritório. É preciso se relacionar e firmar parcerias. É preciso ser visto.

Nosso escritório trabalha o marketing através de redes sociais, palestras, elaboração de artigos, entrevistas. Possuímos uma organização interna através de um cronograma e todos os meses um advogado elabora um artigo e divulgamos. É tudo uma construção interligada. Então não espere o cliente bater na sua porta. Até vai existir [alguns desses], mas não no patamar que certamente você deseja.

Como o escritório diversifica os produtos e serviços?

Leatrice: Nós temos um número x de processos judiciais e um número y de casos extrajudiciais. Nosso escritório não atua somente com contencioso, mas também com elaboração de contratos, societário, tributário, trabalhista preventivo e outras áreas voltadas ao direito empresarial. Além disso, também prestamos consultoria.

O Astrea facilita a aquisição de clientes no escritório? De que maneira?

Leatrice: Sim, sem dúvida. O sistema permite uma agenda de contatos com todos os dados possíveis de clientes e prováveis clientes. Além da agenda de contatos, tem a fila de atendimentos que podem ser transformados em clientes dentro do sistema sem perder nenhum dado. Além disso, essa rede organizada facilita o convite para palestras e eventos.

O número de clientes no escritório aumentou desde a contratação do Astrea?

Leatrice: Antes tínhamos todos os processos cadastrados no Dropbox por números de pastas, depois migramos tudo isso para o Astrea. Apesar de não saber informar os números exatos, sei que, realmente, a gente conseguiu atrair mais clientes e trabalhar de forma muito mais organizada depois da contratação do Astrea.

Você já usou outros sistemas antes do Astrea?

Leatrice: Sim e não. Adquiri um sistema antes do Astrea porque estava consciente da necessidade de ter uma automação do método de organização do escritório. Precisava desapegar dos papéis, dos post-its e do caderno de receita e despesas.

O problema é que o nosso escritório não alimentava [o sistema] com dados e não nos livramos dos documentos físicos. Não só isso, o sistema anterior não era tão intuitivo e juntamente com o apego aos documentos físicos ficamos por um ano no outro sistema, sem utilizá-lo.

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O Astrea auxilia no crescimento do seu escritório? Como?

Leatrice: Com o Astrea ganhamos tempo em diversos pontos, principalmente no retorno e satisfação ao cliente, tendo em vista que numa ligação de um cliente questionando sobre andamento do processo, qualquer um dos usuários poderá facilmente resolver a questão.

Além disso, a gestão financeira, faturamento, timesheet e demais ferramentas facilitam e demonstram uma organização e segurança ao cliente. Existe uma ferramenta que você pode adicionar o cliente para acompanhamento do processo. É sensacional!

Como o sistema se adequa a rotina da sua equipe?

Leatrice: Há mais ou menos dois anos, através de um trabalho em comum com um escritório de São Paulo, foi gerando uma afinidade e aumentando a parceria. O escritório de São Paulo possuía, na época, uma unidade em Porto Alegre. Sempre tive muito claro que para ter sucesso não se caminha sozinho, pois é preciso que o advogado partilhe conhecimento e forme parcerias.

De lá para cá, já juntos, nos unimos a um escritório em Brasília para atuação nos Tribunais Superiores e a outro no Rio de Janeiro que atua na inovação, propriedade intelectual e marcas e patentes.

Cada unidade possui sua própria gestão, mas quase todos já estão com a Aurum. SP e POA, que são os maiores, estão com o Themis. O Rio e a nossa unidade em Florianópolis estão com o Astrea. Aqui em Florianópolis somos em cinco usuários no sistema: a secretária, o estagiário, a advogada trabalhista, a advogada tributária e eu, que fico mais com o societário e a gestão.

Como você fazia os registros dos clientes e processos antes do Astrea?

Leatrice: Nós utilizávamos cadernos, planilhas, Dropbox e o Google Drive. Era tudo muito dividido. Usamos o que tinha ao alcance e o maior problema nisso tudo era a falta de cobrança de honorários. Não tínhamos uma agenda automatizada que nos enviasse um aviso sobre cobrança. Já chegamos a passar meses até nos darmos conta e muitas vezes nem cobrávamos.

A equipe do escritório tinha o hábito de registrar informações de pessoas em prospecção?

Leatrice: Não tínhamos nem o hábito de prospectar, com toda sinceridade. Era uma falsa ideia de prospecção. A gente ia se enganando e achando que estava tudo bem. Definitivamente, não tenho dúvidas de que o escritório precisa ter essa gestão de atendimento ou mesmo de contatos para fazer o networking e planejar onde quer ser visto. Antes registrávamos máscaras no Dropbox para os clientes mas não realizávamos históricos completos.

E como era feito o atendimento aos clientes?

Leatrice: A secretária anotava fisicamente na agenda e enviava um WhatsApp para que a advogada tivesse conhecimento. Naquela época ainda éramos apenas em duas advogadas. Era tudo muito manual.

E hoje em dia, como funciona o atendimento no escritório?

Leatrice: O módulo atendimento é novo no sistema. Mas antes, utilizávamos anotações dos atendimentos nos históricos da pasta do cliente, o que também era bom, mas agora ficou redondinho. O atendimento fica separado, mas vinculado a pasta do cliente.

O retorno ao cliente ficou mais recorrente e mais fácil, trazendo naturalmente uma maior satisfação tanto dos colaboradores como dos clientes. Não podemos esquecer que o “boca a boca” ainda é um grande marketing associado a todas as outras formas de prospecção.

Nada me deixa mais feliz do que um cliente que veio por indicação de outro, aumentando ainda mais a responsabilidade de dar a ele além do que veio procurar. É fornecer excelência ao atendimento. Não é fácil manter esse padrão, mas com um apoio, reuniões periódicas e o exemplo de cima, além da perseverança, não se torna impossível.

Como você imagina que estaria a sua rotina sem um software jurídico?

Leatrice: Sabe quando você muda radicalmente e não consegue mais visualizar como era antes? É mais ou menos isso. Embora nossas lutas e dificuldades não devam ser esquecidas para que possamos valorizar nossas conquistas, meu pensamento é direcionado sempre para frente.

Visualizo uma conduta maior, com o pé no chão e um passo por vez. Não tenho hora, nem dia para trabalhar porque gosto muito do que faço. Até em viagem de férias, o “note” vai embaixo do braço e o Astrea não me larga.

Agora mesmo, estou a trabalho em São Paulo e a secretária está subindo documentos, tarefas e agendamentos no Astrea. Recebo instantaneamente pelo aplicativo e já vou gerenciando.

Como o Astrea facilita seu dia a dia no escritório?

Leatrice: O Astrea me permite sair do escritório fisicamente, levando comigo o acompanhamento dos compromissos. Não depende de servidor instalado em máquina, possibilitando aquela espera no cartório, no fórum ou até mesmo em home office para o adiantamento de todas as tarefas.

Qual dica de prospecção de clientes você pode compartilhar com nossos leitores?

Leatrice: Antes de tudo, é preciso se espelhar nas grandes biografias e nomes que deram certo. Todas as pessoas de sucesso e referência no mundo possuem histórias lindas de lutas. Não pense que ao abrir um escritório ou até mesmo trabalhar como associado, parceiro ou sócio, será tudo uma maravilha o tempo todo.

É preciso abstrair as milhões de opiniões ao nosso redor que vão nos desestimular e focar no propósito, saber o que se quer, ter um plano de negócio bem elaborado, ter ciência da disponibilidade financeira do momento e planejar onde quer chegar. Muitas vezes vamos nos deparar com as contas sem ter a receita na mesma proporção de ter clientes cobrando incansavelmente.

A minha sugestão é, por mais chato que seja: lembre-se que você estudou muitas matérias que não tinha afinidade, mas que eram necessárias para passar pelo processo e chegar ao diploma. Da mesma forma ocorre no nosso dia a dia, pois em escritório pequeno ou médio, muitas vezes o próprio advogado é quem faz o operacional, o agendamento, a prospecção e ainda a gestão.

Além disso, é preciso ter em mente que o cliente lhe procurou para resolver o problema dele. Tudo bem você relatar casos de sucesso em casos análogos, mas claro, sempre preservando a relação ética de sigilo cliente-advogado. Ouça o seu cliente com muita atenção, pois o nosso trabalho, de uma forma generalizada, consiste em buscar solução. Mas superar a expectativa do cliente é muito gratificante.

Avaliação geral do sistema, de 0 a 5, segundo Leatrice Bez

O sistema: ★★★★☆
Design: ★★★★☆
Funcionalidades: ★★★★☆
Atendimento e Suporte: ★★★★★
Custo/Benefício: ★★★★★

Onde encontrar Leatrice Bez:

Site: www.francoadv.com
E-mail: leatrice.bez@francoadv.com
Telefone: (48) 3307-3537 / 3307-3561

Gostou da entrevista com a Leatrice Bez? Então experimente o Astrea gratuitamente e melhore o seu processo de aquisição de clientes e a produtividade do seu escritório!