6 Vantagens de Usar um Software de Gestão de Escritórios de Advocacia

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6 soluções que um software jurídico traz para gestão de escritórios de advocacia

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Nós já falamos aqui sobre como a gestão de escritórios de advocacia é algo crucial para o bom funcionamento do seu negócio. Demanda tempo e organização e, à medida que o seu escritório cresce, mais complicado se torna cumprir essa função. Principalmente porque a maioria dos advogados não chega no mercado preparado para lidar com esse tipo de atividade.

Mas calma que o cenário não precisa ser de caos e descontrole! O avanço da tecnologia voltada para essa área criou muitas possibilidades de resolver problemas de gestão de escritórios de advocacia de forma prática, visando mais controle e tranquilidade na rotina do advogado e do escritório.

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Se você fizer uma pesquisa rápida na internet, vai encontrar dezenas de aplicativos e sites que têm como objetivo tornar a gestão do seu escritório mais tranquila. Mas, então, como escolher? O que queremos propor aqui é que você troque essas várias ferramentas por uma só: um software jurídico.

Ao invés de uma lista de apps, logins e senhas, ele reúne em um lugar só funcionalidades essenciais para acompanhar o crescimento do seu escritório e da forma mais automatizada possível. Parece bem mais fácil, né? 😉 Para saber mais sobre o assunto, continue lendo esse artigo com nossas dicas.

Gerenciamento inteligente de processos e casos

Você lembra do primeiro processo pelo qual foi responsável, lá no início da carreira? Escrever uma petição inicial, acompanhar andamentos no site do tribunal, registrar em documentos informações importantes. As primeiras vezes que você realiza alguma dessas tarefas pode não parecer um problema fazer tudo manualmente. Mas à medida que o volume de processos e casos aumenta, isso causa um impacto negativo na gestão de escritórios de advocacia – afinal você perde um tempo valioso da sua jornada de trabalho em atividades repetitivas.

Uma das formas de resolver isso com um software jurídico é através da busca automática de processos e casos. É só digitar o número do processo, selecionar o tribunal e pronto: seu processo está cadastrado com todas as informações que você precisa. Simples!

Ah, e pode deixar de lado a rotina de olhar todos os dias os sites de diversos tribunais. Essa tecnologia na advocacia te avisa de todos os andamentos do seu processo, sem que você precise verificar isso a todo momento.

Redação de peças jurídicas

Além desta parte mais mecânica da rotina do advogado, outra atividade que toma bastante tempo é a redação de peças jurídicas. Nós já falamos aqui que modelos prontos da internet podem não ser a melhor saída.

O que você pode fazer com um software jurídico é criar os seus próprios modelos (nosso parceiro Fernando Cascaes deu dicas incríveis sobre isso nesse ebook!) e salvá-los para usar sempre que quiser. Assim, qualquer colaborador pode acessar e entregar essas peças com mais agilidade – o que é um grande ganho para a gestão de escritórios de advocacia. 😉

Documentos organizados em um único lugar

Se você é apaixonado por tecnologia para escritórios de advocacia (como a gente!), imagino que já tenha abandonado as pastas físicas e as pilhas de documentos encaixotadas em arquivos. É possível que, a princípio, você tenha migrado tudo isso para as planilhas online. Acertamos?

Contudo, com o crescimento do seu escritório, fica mais difícil manter isso organizado e de fácil acesso para qualquer colaborador do escritório. Um software jurídico resolve esse problema armazenando todos os seus documentos de forma organizada, com acesso controlado para colaboradores – você decide quem pode acessar determinadas áreas e informações dentro do software. Eles ainda podem ser vinculados aos seus processos, casos e clientes e etiquetados de acordo com as categorias que você quiser criar. O advogado Leonardo Lanzini contou sua experiência com esta última função em um webinar que você pode conferir aqui.

Gestão de projetos e equipe

Gerir pessoalmente um escritório com poucos colaboradores pode parecer simples, mas quanto mais pessoas são envolvidas nas rotinas do seu negócio, isso pode se tornar um problema para a gestão de escritórios de advocacia. Imagine ter que parar o que você está fazendo cada vez que precisar verificar como anda alguma tarefa que foi designada a outros colaboradores – seja mandando uma mensagem, email ou indo até eles.

Um software jurídico permite que você visualize quem está fazendo o que, em qual parte do processo eles estão e se têm algum impedimento. Dessa forma, além de saber tudo que seus colaboradores estão fazendo sem ter que sair da sua cadeira, ainda torna o processo de designar tarefas mais prático.

Armazenamento de dados e histórico de clientes

A relação advogado-cliente é fundamental para o sucesso do escritório. Afinal, você não quer só que cheguem clientes novos, mas também manter por perto os que já atendeu. Para isso acontecer, o follow-up é essencial. Mas, como tudo que é bom para a gestão de escritórios de advocacia, isso toma tempo.

O software jurídico ajuda você nessa etapa armazenando em um só lugar todos os dados do seu cliente e o histórico do caso. Assim, sempre que for necessário retomar contato com um cliente, tudo que você precisa saber está a alguns cliques de distância.

Mas como a gente sabe que os clientes podem ser um pouco ansiosos e ficam até impacientes para saber dos andamentos. Dar esse feedback para eles constantemente não é o ideal para sua rotina, então existem softwares que permitem que você libere um acesso restrito às informações que ele precisa para ele consultar quando quiser. Ou, mais prático ainda, permite enviar um email automaticamente para seu cliente toda vez que houver algum andamento no processo. Assim, ele fica tranquilo e você com mais tempo livre. 😉

Agenda sincronizada com o Google

Reuniões, follow-up com clientes, idas a tribunais e cartórios, audiências. A rotina do advogado é cheia de compromissos além das suas tarefas diárias e perder o prazo de qualquer uma delas pode ter consequências ruins para ele e para o escritório – afinal, algumas delas envolvem prazos judiciais e acarretam até em perda de dinheiro!

Ter uma agenda dentro do seu software jurídico sincronizada com o Google é essencial para manter todas as informações e compromissos em um só lugar, com alertas na área de trabalho. Assim não tem riscos de você perder datas importantes.

Conclusão

Deu pra notar que a gestão de escritórios de advocacia demanda tempo e dedicação, né? Mas isso não precisa ser um problema. Com organização e a ajuda do melhor software jurídico é possível tornar essa função cada vez mais fácil e adaptada à sua rotina. Saiba mais no nosso infográfico.

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Agora conta pra gente como você faz a gestão de escritório de advocacia? Já usa algum software para solucionar esses problemas? Tem dicas para compartilhar? Vem trocar uma ideia com a gente e com outros leitores aqui nos comentários 🙂

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