Workflow jurídico: como criar para otimizar seu escritório ou departamento jurídico

O workflow jurídico é um processo automatizado que reúne informações e etapas da execução de um projeto, neste caso, de escritórios ou departamentos. Com ele, é possível visualizar quem está encarregado de uma tarefa, seja individual ou em grupo, otimizando a interação e os resultados dos processos. 

Existe uma busca crescente por um melhor aproveitamento do tempo durante a jornada de trabalho. As empresas procuram melhorar o fluxo sem perder a qualidade nas etapas, e na advocacia não é diferente. 

O contato próximo com nossos clientes nos fez entender o quanto a rotina de advogados e advogadas é bastante atribulada. Sendo assim, sabemos que manter o engajamento do time, a organização e o controle do departamento jurídico pode se tornar um desafio. 

Por isso, para quem busca otimizar rotinas, diminuir a sobrecarga da equipe e garantir mais qualidade e previsibilidade no ambiente organizacional, o workflow jurídico é peça-chave. Neste artigo você vai descobrir como aplicá-lo. 

O que é um workflow jurídico? 

Na tradução entendemos workflow como “fluxo de trabalho”, assim, pensando no contexto da advocacia, workflow jurídico trata-se de uma série de passos previamente definidos para automatizar cada etapa que envolve o fluxo de trabalho de um time de advogados, servindo como um panorama geral de tudo o que está sendo realizado. 

Ter acesso a esse panorama é o que possibilita a tomada de decisões por parte dos gestores e, claro, o controle sobre as ações realizadas.  

Ou seja, um workflow jurídico nada mais é que um processo automatizado que estabelece a ordem das etapas de um projeto, elencando os profissionais responsáveis por cada uma, tornando-se imprescindível para negócios que lidam com um alto volume de processos. 

Como funciona o workflow jurídico na prática? 

Se antes os profissionais não sabiam quais processos estavam em curso e o que deveriam fazer, com o workflow jurídico a tarefa chegará de forma automática e com a descrição do que deverá ser feito, através de um sistema automatizado – como os softwares jurídicos. 

Basicamente, este workflow, se bem documentado e estruturado, terá duas fases: 

• A horizontal, que incluirá a sequência cronológica e os requisitos da atividade; 
• A vertical, com as medidas de controle e monitoramento. 

Seguindo esse método de organização automatizado, o trabalho se torna menos burocrático, simplificando a vida dos gestores e seus colaboradores. No entanto, para ser aplicado, ele exige planejamento, estratégia e uma escolha sábia de qual sistema aderir. 

O papel do legal operation na criação de workflows jurídicos  

Em resumo, legal operation, termo que imaginamos que já deva ter visto por aí, é uma área de gestão jurídica que vem sendo implementada em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos mais modernos.

Entre outras demandas, o legal ops -– como também é conhecido – tem como responsabilidade buscar tecnologias que otimizem o trabalho de todos os colaboradores. 

Por isso, é justamente este setor que será encarregado de implantar uma ferramenta de automação que seja usada, posteriormente, para garantir um eficiente workflow jurídico. 

Afinal, foi-se o tempo em que os profissionais copiavam manualmente os contratos resultando em falta de padronização e cláusulas ausentes – e este é apenas um exemplo! 

Com os anos, se percebeu que fluxos de trabalho laboriosos são propensos a erros e levam os negócios jurídicos a pagar um preço alto não apenas em termos de multas, mas também no que diz respeito à reputação e confiança dos clientes. 

E este foi um dos motivos que desencadearam a necessidade de um cargo como o legal ops. 

Aliás, já que você está neste conteúdo buscando por inovações e melhorias para o seu negócio, recomendamos também a leitura do artigo: Legal Operations: o que é e porque é peça-chave para escritórios e departamentos jurídicos. Quem sabe não é esta especialidade que está faltando para compor o seu departamento? 

Mas antes, vamos nos atentar aos benefícios de implementar um workflow jurídico. 

Qual a importância do workflow para os departamentos jurídicos?  

O workflow jurídico possibilita que exista um aperfeiçoamento constante no controle dos processos dos departamentos – que por sua vez, estão sempre lidando com um alto volume de demandas. Mas as vantagens vão além e listamos as principais. 

5 benefícios do workflow jurídico 

Evita a sobrecarga 

Os serviços jurídicos envolvem uma infinidade de procedimentos. Contudo, pequenas atividades, como envio de e-mails e controle de intimações, por exemplo, tomam muito tempo do advogado – já sobrecarregado por outras tarefas.  

Tempo este que poderia ser usado para desenvolver teses ou análises para ganhos de causas e estreitamento de laços com clientes, ou até mesmo, para descanso. 

Afinal, não é a quantidade que precisa ser sempre considerada, e sim a qualidade dos serviços, bem como, o bem-estar e engajamento do time de profissionais envolvidos, que após um workflow de tarefas bem definido e apoio se sistemas de automação, se sentem mais aliviados e trabalham melhor. 

Promove maior produtividade 

O workflow jurídico impacta a produtividade do departamento jurídico de forma positiva, uma vez que evidencia gargalos e economiza o tempo gasto em atividades repetitivas. 

Com automatização, o advogado pode melhorar a sua performance diariamente, usando o seu tempo para outras atividades – como as mencionadas acima – , o que a longo prazo traz ótimos resultados. 

Garante mais segurança 

Além da redução de tarefas manuais, burocráticas e/ou repetitivas, a automatização dos processos garante mais agilidade e evita erros humanos, garantindo mais segurança nos processos.  

Redução significativa de custos 

Sabendo exatamente quem está executando cada tarefa e de que modo, é mais fácil identificar gargalos, e solucioná-los significa economizar recursos futuros que poderiam custar caro – financeiramente e à nível de reputação.

Além disso, esse aprimoramento constante representa redução de erros, e quanto mais preciso for o trabalho, menor serão as refações. Logo, a médio prazo, o workflow jurídico se torna um investimento com retorno garantido. 

Ajuda a manter departamentos jurídicos atualizados e competitivos

A tecnologia, aliada a mindsets (mentalidade) inovadores, é o que mantém os negócios competitivos. Quem não estuda e pratica o que o Direito 4.0 nos trouxe de melhor, fica pra trás.  

E se tem uma tecnologia que apoia as ações dos gestores e advogados é a inteligência artificial através de softwares jurídicos como o Themis, que é um aliado na hora de acompanhar e organizar demandas. 

A automatização dos fluxos de trabalho através de sistemas como esse é o que garante agilidade ao processo e valor competitivo às empresas. Mas falaremos mais disso depois. Antes, vamos entender por onde começar a organizar um workflow de tarefas.  

Como criar um workflow jurídico? 

Para criar um fluxo de trabalho que funcione é necessário: 

• Identificar os recursos envolvidos (colaboradores, documentos, informações e ferramenta de automação que serão necessários); 
• Listar as tarefas e o objetivo que se pretende alcançar com o fluxo desenhado; 
• Determinar os responsáveis por cada tarefa e atribuir papéis. 

Concluída esta fase de mapeamento e compreensão das atividades de cada um, é hora da maior aliada dos advogados atualmente entrar em cena: a tecnologia! 

Qual ferramenta usar para implementar? 

Para pôr em prática um workflow jurídico eficiente é fundamental utilizar um bom software jurídico, que permitirá organizar o fluxo de trabalho dos advogados e advogadas. 

O Themis, por exemplo, permite visualizar o workflow individual e da equipe, além de oferecer a interação entre os envolvidos dentro da ferramenta.  Isso porque o sistema oferece: 

Fluxo de aprovação de tarefas internas: 

De acordo com a regra do departamento. Exemplo: Aprovação de despesa e de valores pelo gestor. 

Fluxo de assinatura de documentos:  

De acordo com as fases e necessidades, como início ou novos aditivos, por exemplo. 

Integração com escritórios externos: 

Acesso facilitado de usuários externos permitidos, assim profissionais e escritórios terceirizados passam a visualizar sem complicações os processos de sua responsabilidade. 

Além de toda automação que envolve essa operação, o Themis oferece um painel de controle aos gestores e à equipe de controladoria, permitindo que assumam uma posição muito mais estratégica no monitoramento das rotinas. 

O sistema oferece acesso rápido a indicadores e dashboards, facilitando a visualização da gestão da carteira com precisão, além de reportar dados que auxiliam nas tomadas de decisões estratégias e planejamentos. 

Este conjunto de fatores posiciona a operação do departamento jurídico para um patamar muito mais profissional e moderno. 

Informação importante! 

A maior dificuldade para a implementação de um workflow jurídico automatizado é fazer com que os profissionais envolvidos efetivamente deixem de conduzir as tarefas como fazem, para adotar o novo modelo automatizado. 

Portanto, é essencial que um treinamento e onboarding (processo de adaptação e integração) do time seja feito, principalmente para que informações importantes e documentos sejam inseridos no sistema, garantindo que o workflow seja executado de maneira consistente. 

Ao contratar o Themis, nossa equipe dará ao departamento jurídico todo o apoio na implantação do sistema, identificando suas necessidades e conduzindo treinamentos para o melhor uso do software para apoiar em todo o período. 😉 

Agende uma demonstração e saiba mais com a nossa equipe especializada. 

Conclusão 

Como vimos, o workflow jurídico é um programa de fluxo de trabalho que permite às empresas de vários segmentos, inclusive advocacia, controlar as etapas do trabalho e, consequentemente, ter um maior controle de processos no sistema jurídico. 

Para tanto, o uso de softwares jurídicos é recomendado. Dessa forma garante-se mais segurança, controle, assertividade e otimização de tempo. Pra que sobrecarregar, se podemos automatizar? Fica a questão! 

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