Como o escritório Gaiofato e Galvão encarou desafios de 2020 com a ajuda do Themis

Sabemos que advogar envolve vários desafios diários, mas o ano de 2020 veio para elevar esse nível e por a prova a capacidade que muitos profissionais têm em se reinventar. Um ano que exigiu muita adaptação a mudanças, também trouxe muitos conhecimentos e ensinamentos. E é sobre isso que vamos falar.     

Hoje, vamos compartilhar os principais aprendizados do advogado Alexandre Gaiofato, sócio do escritório Gaiofato e Galvão e cliente do software jurídico Themis desde 2008. Em um bate papo bem aberto com o nosso diretor comercial, Fernando Liberato, ele contou como encarou os principais desafios de 2020 e como a tecnologia o auxiliou nesse período.

Apesar do Gaiofato e Galvão ser um escritório full service, tem como foco o mercado corporativo, atuando, sobretudo, com empresas de médio porte. Com mais de 25 anos de atuação no mercado jurídico, e já tendo vivenciado muitos acontecimentos, Alexandre contou que sempre defendeu o uso da tecnologia para auxiliar na atuação jurídica. Ele conta também que foi só no ano de 2020 que essa integração entre as áreas ganhou maior destaque. 

Confira agora o que rolou nessa conversa e como Alexandre conseguiu superar os novos desafios e levar os aprendizados para a prática. Temos certeza que você vai tirar ótimas ideias para o seu escritório!

Saiba como o escritório modernizou sua gestão em 2020

Em 2020 o home office na advocacia se tornou um caminho inevitável até para escritórios e departamentos jurídicos que nunca haviam cogitado aderir a este modelo de trabalho. Como foi essa questão para vocês da Gaiofato e Galvão?

Alexandre Gaiofato: Aqui na Gaiofato e Galvão foi um processo tranquilo, pois nós já tínhamos um projeto de reformatação do nosso modelo de trabalho, mas que pelo tempo escasso, ainda estava em um processo gradual de implementação. 

Com a chegada do isolamento social, nós tivemos a oportunidade de realmente pôr em prática o home office e hoje já decidimos que iremos adotar o modelo híbrido [em que parte do trabalho é exercido em ambiente doméstico, parte no escritório] daqui em diante . Nesse novo modelo, o escritório passa a ser uma opção do colaborador, não mais uma obrigação.

Acredito que essa mobilidade possibilita maiores momentos de descompressão e, consequentemente, traz mais qualidade de vida para a equipe, fazendo com que os advogados lidem melhor com a pressão do dia a dia.

Assim como aconteceu em alguns setores da economia neste ano, muitos escritórios de advocacia sofreram com uma considerável baixa na procura de novos clientes. Outros, por outro lado, viram o volume de trabalho aumentar consideravelmente. Como foi, e tem sido, para o escritório a questão do volume de trabalho?

Alexandre Gaiofato: Para nós o volume aumentou muito, a ponto de precisarmos contratar novos advogados para conseguirmos suprir as demandas. 

Logo no início da pandemia, uma das minhas maiores preocupações foi em como poderíamos tornar o escritório essencial para os nossos clientes. Por sermos um escritório  com foco de atuação no mercado corporativo, sobretudo empresas de médio porte, identificamos que muitas dessas empresas precisariam do nosso apoio com as novas demandas jurídicas que surgiram logo no início do isolamento social. 

Muitos empresários não sabiam o que fazer com tantas Medidas Provisórias e nosso trabalho foi aconselhar e entender como cada mudança poderia impactar o negócio da melhor forma possível, impedindo que tomassem ações precipitadas pelo calor do momento, que poderiam ter um impacto negativo lá na frente. 

Dar esse respaldo para o empresário foi fundamental para que ele visse o escritório como essencial para o negócio dele e graças a isso, hoje, apesar de ainda estarmos passando por momentos delicados no país e no mundo, nosso escritório já está maior do que no início do ano, tanto em questão de faturamento quanto em equipe.  

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Manter um bom relacionamento com clientes é um fator determinante para o sucesso de qualquer negócio. Com o completo isolamento social, uma preocupação que deixou muitos advogados e advogadas em estado de alerta foi “como manter a proximidade com os clientes à distância?” Qual estratégia o escritório usou para lidar com isso?

Alexandre Gaiofato: Eu acredito que o ponto principal para um bom relacionamento, é o advogado ter uma atitude cada vez mais pró-ativa e sempre levar informações ao seu cliente. 

A estratégia que nós usamos aqui no escritório foi aumentar o diálogo com os nossos clientes e investir no nosso atendimento. No início da pandemia, vivemos um período de enorme dinamismo e incertezas no meio jurídico. Com o surgimento de várias MPs, nós preferimos adotar uma atitude pró-ativa e analisar como aquelas medidas poderiam ser utilizadas, de acordo com o cenário de cada um dos nossos clientes.   

Além disso, para deixar a comunicação mais dinâmica e ágil criamos grupos de clientes no WhatsApp para que as dúvidas pudessem ser esclarecidas de forma mais rápida, além das habituais reuniões por videoconferência para planejarmos as novas estratégias e implementá-las rapidamente.

Um dos impactos mais marcantes que o ano de 2020 causou, sem dúvida, foi a aceleração do uso da tecnologia. Quando você percebeu a necessidade de usar a tecnologia no seu dia a dia?

Alexandre Gaiofato: Desde muito cedo, eu sempre entendi que o advogado e, até o judiciário em si, só consegue crescer com tecnologia. Muito em função disso, eu comecei a utilizar o Themis em 2008, quando o assunto software jurídico ainda não era amplamente discutido como é hoje. Acredito que sem o apoio da tecnologia, um advogado jamais conseguiria atender mais casos e investir em um atendimento de qualidade para seus clientes. 

Infelizmente, ainda vejo muitos advogados que têm essa percepção de que a tecnologia é uma “vilã” e acabam saindo do mercado por não conseguirem se adaptar a ela. Para mim a tecnologia mudou completamente o mercado jurídico, fazendo com que os advogados tivessem que se reinventar. 

Hoje, vivemos em um cenário completamente diferente daquele que eu encontrei no mercado assim que entrei, há 25 anos. O advogado não é mais o único detentor da informação. E quando um cliente nos procura, já chega para nós com um certo conhecimento sobre o assunto, pois a tecnologia possibilitou isso. 

Por isso eu acredito que o advogado precisa entender que, nesse novo contexto, não faz mais sentido nos atermos só a tradução do “juridiquês”, mas também buscarmos conhecimento cultural, de negócios, e do mercado em geral, para conseguirmos entender o cenário dos nossos clientes e aconselhá-los da melhor forma. Só que, sem o auxílio da tecnologia para automatizar algumas tarefas, nunca teremos tempo para buscar esse tipo de conhecimento. 

Outro desafio marcante nesse novo contexto foi como manter a proximidade das relações da equipe mesmo estando fora do escritório. Muitas empresas e escritórios tiveram que criar novos hábitos e cerimônias para manter essa proximidade. Como foi esse processo de gestão da equipe à distância na GG?

Alexandre Gaiofato: Aqui no escritório nós implementamos um sistema de salas virtuais para simular o ambiente do escritório e tentar reduzir essa distância e para nós isso está dando muito certo. 

Essas salas foram separadas por áreas e, ao começar o expediente, cada advogado “entra” na sala da sua determinada área – assim como faria presencialmente – e quando é preciso falar com alguém de determinada área é só entrar na sala correspondente e começar a conversa. Essa estratégia deu uma dinâmica e proximidade no nosso dia a dia que eu, particularmente, nem esperava.   

E em meio a tantos desafios e reinvenções, qual foi o maior aprendizado que você teve em 2020?

Alexandre Gaiofato: Sem sombra de dúvidas o maior  aprendizado que tive em 2020 foi ter conseguido, por meio da tecnologia, tornar o escritório um ambiente mais democrático. 

Acredito que a tecnologia proporcionou que mais pessoas tivessem voz, fazendo com que a troca entre a equipe fosse cada vez maior e, consequentemente, trouxe muito mais inovação para o escritório. 

Antes, até por uma limitação física mesmo, eu só conseguia me reunir semanalmente com os meus sócios e alguns coordenadores nas reuniões e, hoje, ter a possibilidade de ter um ponto de vista de um estagiário, por exemplo, que enxerga aquela situação de um outro ponto de vista, é muito construtivo para mim.