Themis para grandes bancas: case Gaiofato e Galvão

O trabalho híbrido, hoje padrão em grande parte dos escritórios de advocacia, começou a ganhar espaço de forma acelerada em 2020, quando a advocacia precisou se reorganizar rapidamente. 

Alexandre Gaiofato, sócio do Gaiofato e Galvão, escritório full service com foco em empresas de médio porte no mercado corporativo e cliente Themis desde 2008, conversou com Fernando Liberato, atual CRO da Vela Latam, sobre como essa mudança foi conduzida e o que ficou como aprendizado permanente, além da resposta a um momento específico.

Confira em detalhes como o Themis apoiou o processo de transição do escritório e os resultados obtidos com o software.

Como o escritório modernizou sua gestão

Em 2020, o home office na advocacia se tornou um caminho praticamente inevitável. Como foi essa questão para vocês?

“O processo foi tranquilo, porque já tínhamos um projeto de reformatação em andamento”, conta Alexandre Gaiofato. Com o isolamento, o escritório implementou o modelo híbrido, que deixou de ser obrigação e passou a ser opção do colaborador. Segundo ele, essa mobilidade trouxe “maiores momentos de descompressão”, melhorou a qualidade de vida da equipe, além de ajudar os profissionais a lidar melhor com a pressão do dia a dia.

Como foi a questão do volume de trabalho durante a pandemia?

O volume aumentou de forma significativa, o que exigiu a contratação de novos advogados. Gaiofato identificou que empresas de médio porte precisavam de apoio para o departamento jurídico diante das novas Medidas Provisórias, e o trabalho passou a ser “aconselhar e entender como cada mudança poderia impactar o negócio”. O resultado foi crescimento em faturamento e em equipe.

Como mantiveram proximidade com os clientes em isolamento completo?

A proximidade foi mantida com atitude proativa e mais diálogo, sempre levando informações para o cliente. As estratégias incluíram análise de Medidas Provisórias conforme o cenário de cada caso, criação de grupos de WhatsApp para dúvidas rápidas e reuniões por videoconferência para planejamento estratégico.

Quando você percebeu a necessidade de usar tecnologia no dia a dia do escritório?

“Desde muito cedo, eu sempre entendi que o advogado e, até o judiciário em si, só consegue crescer com tecnologia. Muito em função disso, eu comecei a utilizar o Themis em 2008, quando o assunto software jurídico ainda não era amplamente discutido como é hoje”, conta Gaiofato. 

“Sem o apoio da tecnologia, um advogado jamais conseguiria atender mais casos e investir em atendimento de qualidade”, afirma. Ele é direto sobre quem resiste: advogados que veem tecnologia como “vilã” tendem a sair do mercado, porque “a tecnologia mudou completamente o mercado jurídico”. 

O cliente de hoje já chega “com um certo conhecimento sobre o assunto”, o que exige do advogado conhecimento cultural, de negócios e de mercado, algo que só é possível se a tecnologia estiver automatizando as tarefas operacionais.

Como mantiveram a proximidade da equipe em trabalho remoto?

O escritório trabalhou com salas virtuais organizadas por área, simulando o ambiente físico do escritório: cada advogado “entra” na sala da sua área ao iniciar o expediente, o que mantém conversas dinâmicas ao longo do dia. Segundo Gaiofato, essa estratégia trouxe mais dinâmica e proximidade do que o esperado.

Qual foi o maior aprendizado desse período?

“Sem sombra de dúvidas, o maior aprendizado que tive foi conseguir, por meio da tecnologia, tornar o escritório um ambiente mais democrático.” Antes, as reuniões contavam só com sócios e coordenadores, mas a tecnologia passou a dar voz a estagiários e outros colaboradores, o que gerou mais troca e mais inovação interna.

Por que isso importa para grandes bancas

O case do Gaiofato e Galvão mostra um padrão que se repete em escritórios full-service de porte médio e grande: o software jurídico não resolve só o controle de processos, mas também sustenta a gestão da equipe e do relacionamento com o cliente quando há mudanças no cenário da operação. 

Isso vale tanto para uma crise pontual quanto para situações que se tornam permanentes.

Perguntas frequentes sobre o Themis para escritórios de advocacia (FAQ)

O Themis serve só para grandes bancas ou também para escritórios menores?

O Themis foi desenhado para escritórios e departamentos jurídicos com volume relevante de processos e equipe, o que inclui grandes bancas, mas não se limita a elas. Escritórios full-service de porte médio, como o Gaiofato e Galvão, também usam o Themis desde antes de crescerem para o porte atual.

O que muda na gestão de uma banca full-service com o Themis?

A gestão passa a depender menos de presença física e conferência manual, e mais de dados centralizados, como o andamento de processos, indicadores de produtividade da equipe e comunicação organizada por área ou responsável.

O Themis funciona para gestão híbrida ou remota, não só presencial?

Sim. O case do Gaiofato e Galvão mostra exatamente isso: a gestão de equipe e de processos continuou funcionando em modelo híbrido porque as informações já estavam centralizadas na ferramenta, não em arquivos físicos ou dependentes de presença no escritório.

O Themis substitui as ferramentas de comunicação que a equipe já usa, como WhatsApp ou videoconferência?

Não. O Themis centraliza dados e processos, porém ferramentas de comunicação continuam tendo seu papel, como mostra o próprio case ao usar WhatsApp para dúvidas rápidas e videoconferência para reuniões estratégicas.

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