Como o Themis pode auxiliar departamentos jurídicos e cases de sucesso

Os benefícios do Themis para departamentos jurídicos são inúmeros. Desenvolvido para otimizar a gestão da informação, a automação de tarefas e a administração de áreas e equipes, este software jurídico tornou-se uma ferramenta indispensável para melhorar o desempenho de departamentos jurídicos. 

Um dos desafios do departamento jurídico é figurar como uma área estratégica da empresa, e não ser encarado como um apagador de incêndios ou um gerador de custos. Mas para que este setor seja estratégico (e valorizado por isso), o trabalho precisa ser consultivo, pró-ativo e analítico.

Para tanto, só há uma forma de garantir eficiência: com o auxílio de um software jurídico. Portanto, se busca: 

• Ter um departamento jurídico mais estratégico e estruturado;
• Garantir uma rotina otimizada para a sua equipe; 
• Ser visto como um setor que é parte fundamental da corporação;
• Escolher o melhor software desenvolvido especialmente para departamentos jurídicos;

Este é o artigo certo! Nele buscamos esclarecer como o apoio de um software especializado é fundamental e porque o Themis é a melhor opção, tendo em vista o tamanho de algumas corporações, o número de processos e a complexidade que os envolvem. 

Boa leitura! 😊

O que é o software jurídico Themis?

O Themis é um software de gestão jurídica, robusto e web, que faz a gestão de processos, prazos, acordos e contratos, além de oferecer diversas funcionalidades específicas para grandes bancas e departamentos jurídicos, como faturamento, financeiro e controle de demandas.  

Com tantas modalidades, ele colabora para que as equipes atuem de forma estratégica, com menos risco e muito mais qualidade, eficiência e integração com outras áreas. 

Por que os departamentos jurídicos buscam o Themis?

A rotina de um departamento jurídico é diferente de um escritório de advocacia. 

Ambos têm muitas demandas, mas com complexidades diferentes. Assim, as principais dores que identificamos são: 

• Um departamento jurídico trabalha com muitas informações diferentes, espalhadas por diferentes escritórios e áreas da empresa e é difícil encontrá-las para tomadas de decisão mais rápidas e estratégicas;
• Muitos departamentos sabem que há dinheiro de ações judiciais disponíveis para retornar ao caixa da empresa, mas com o extenso volume de processos sem acompanhamento fácil, não conseguem identificar isso com facilidade  – e a empresa perde a chance de usar esse dinheiro no momento;
• Não contam com um processo estruturado para gestão de equipes e vivem com a sensação de não saber o que está acontecendo com o departamento  – o que gera ansiedade e impacta na produtividade dos profissionais;
• Sentem que não são valorizados na empresa e não têm autonomia, sendo considerados como uma área “chata”, que traz más notícias ou breca iniciativas por questões legais. 

Leia também: Gestão de departamento jurídico: como fazer e otimizar para fins estratégicos e encontre mais desafios do setor e novas atribuições. 

A seguir, veja departamentos que tiveram dores como essas sanadas. 

Quem usa o Themis e aprova? 

Há mais de 25 anos no meio jurídico e em constante evolução, o Themis já ajudou mais de 500 departamentos. Hoje, atende empresas como Lojas Americanas, Rádio e Televisão Record e Lojas Riachuelo, e também escritórios renomados, como BM&A advogados e Robortella Advogados.

Como o Themis ajuda esses departamentos jurídicos?

Gestão de processos e prazos 

Um departamento jurídico é capaz de gerenciar inúmeros processos, que podem estar distribuídos por todo o país. Isso traz uma grande complexidade de gestão, principalmente quando a parte operacional é realizada por escritórios terceirizados – como ocorre na maioria dos casos. 

Tentar fazer o controle através de uma planilha de Excel é arriscado e há chances de gerar problemas e atrasos, e é aí que entra o Themis. 

Este software é capaz de realizar a gestão centralizada do volume de processos, independentemente de sua localização e de qual escritório ou filial está responsável por ele, mantendo as informações todas consolidadas e organizadas, garantindo uma gestão de processos e prazos eficiente.

“Mas, como funciona isso?” Na prática, o gestor consegue ter uma visão geral de tudo o que está acontecendo, sem precisar cobrar pessoalmente cada colaborador. E com o prazo definido, é possível registrar as atividades no sistema e designar responsáveis para elas. A partir daí, o Themis passa a cobrar a execução das tarefas e enviar alertas de delegação, conclusão e atraso. 

Ele também permite obter as atualizações dos processos nos tribunais de forma automática, bem como o recebimento das publicações disponibilizadas nos Diários Oficiais do país. 

Através de uma IA implementada, é possível identificar de forma rápida quais andamentos e publicações são importantes, como por exemplo, um novo prazo. Com isso, a gestão de tempo e prioridades tornam-se ágeis.

Leia também: Quando abandonar planilhas e investir em um sistema de controle de processos judiciais?

Provisionamento de custos

O Themis ajuda advogados e advogadas a atuarem de forma proativa, possibilitando a análise da probabilidade de perdas e ganhos dos processos, gerando relatórios gerenciais e de contingências, que facilitam a realização de um provisionamento de custos eficiente.  

Dessa forma, o departamento jurídico pode sinalizar outras áreas da empresa, como financeira e contábil, para que estas destinem os devidos orçamentos. Com isso, contribui significativamente para a segurança econômica do negócio. 

Afinal, despesas não calculadas ou calculadas erroneamente podem causar grandes problemas e até levar empresas à falência  – nos casos em que o equilíbrio econômico já está gravemente comprometido.

Um software completo como o Themis ainda vai além, proporcionando que os advogados façam o provisionamento dos honorários advocatícios, permitindo a gestão financeira do próprio escritório ou departamento jurídico. 

Monitoramento de processos eficiente 

Ter acesso aos processos que estão em andamento com diferentes escritórios de advocacia é essencial, e a melhor maneira de fazer isso é contar com um sistema que possui tecnologia para fazer o push dos andamentos dos tribunais e que permite acessar processos via web.

O push de andamentos do Themis permite que o advogado do departamento jurídico acompanhe os andamentos dos processos na tela do sistema e programa que sejam exibidas notificações para facilitar a exibição.

Isso possibilita que o departamento esteja sempre a par da atualização processual e se antecipe ao escritório que o atende.

Indicadores de desempenho para tomar as melhores decisões

As funcionalidades da ferramenta permitem controlar o fluxo de trabalho da equipe, a fim de identificar o nível de produtividade, potenciais gargalos e oportunidades de melhoria. Assim, o gestor verifica os indicadores relevantes para o negócio e tem uma atuação focada em resultados.

A atuação estratégica proporcionada por essa solução tecnológica também favorece  o foco na aquisição e no relacionamento com a carteira de clientes. Sem a necessidade de empenhar tanto tempo às atividades rotineiras e burocráticas, é possível se dedicar a mais processos e à margem de lucro.

Mensurar através de indicadores e compartilhar as causas ganhas também pode ser um diferencial para o departamento jurídico na estratégia da corporação. Para ter essas informações, é preciso realizar um trabalho consultivo, e isso é possível dentro do Themis.

Gráficos personalizados

Contar com gráficos para mostrar com mais clareza o que entregam de valor para a empresa, realizar análises e definir estratégias para a atuação do seu departamento não é mais uma realidade distante. 

O Themis oferece relatórios e campos personalizados, e com eles fica muito mais fácil gerar gráficos de fácil entendimento que agilizam o processo de tomada de decisão e permitem que ações mais assertivas sejam tomadas. 

Integração com outras áreas da empresa

A falta de integração entre os departamentos abre portas para falhas simples, como pagamentos indevidos e solicitações equivocadas, e até erros mais graves, como quebras contratuais e ações judiciais.

Solicitações não atendidas no prazo, contratos e documentos que não são realizados conforme o previsto também podem gerar problemas. Com tudo isso, aumentam-se as probabilidades de conflitos e erros, o que, consequentemente, reflete no âmbito financeiro e no clima entre as pessoas. 

Mas como o Themis foi desenvolvido para centralizar as principais demandas dos departamentos e otimizar o tempo de busca por informações, emitindo os mais diversos relatórios em pouco cliques, ele permite a integração com vários setores.

Também atua como um canal de comunicação aberto e constante com toda a empresa, evitando falhas e mantendo os envolvidos à parte de suas solicitações. 

Além disso, o Themis possui uma inteligência de negócio que permite aos profissionais extraírem praticamente quaisquer informações do sistema em forma de relatórios. Essa característica enriquece os advogados do departamento jurídico com informações estratégicas para fornecer feedback para outras áreas, como financeira e diretoria. 

Gestão de contratos

Independentemente do porte da corporação, além dos processos jurídicos que o departamento deve gerir, parte da rotina é dedicada à gestão de contratos, que envolve desde a elaboração até o acompanhamento do mesmo.

Para facilitar todo esse trabalho, o Themis armazena os contratos junto a seus respectivos documentos, permite a vinculação de andamentos processuais e ainda a inserção de datas de vigência e vencimento para que a empresa não corra riscos de perder prazos.

Mais segurança e menos riscos 

O uso excessivo de papel no departamento jurídico, no caso de contratos, relatórios e processos, causa grande desorganização e um problema ainda maior: a vulnerabilidade da informação, que fica à mercê de riscos como roubos, incêndios e afins. 

O Themis transfere grande parte dessa documentação para o ambiente virtual, o que aumenta a segurança da informação – uma vez que esse ambiente tecnológico pode ser protegido por firewall, antivírus e backup – e contribui para a governança corporativa ao aumentar a conformidade com normas e exigências, tanto internas, quanto de clientes e órgãos reguladores.

Suporte especializado 

São muitas as funcionalidades do Themis, não é mesmo? E para garantir o bom funcionamento de todas, de modo que o departamento jurídico foque apenas na sua rotina, é necessário também contar com um suporte especializado. 

E é por isso que a Aurum fornece, além de um sistema aderente às particularidades e necessidades deste departamento, uma equipe técnica que pode apoiar em todo o processo. Desde a implantação ao uso do software, para que o departamento mantenha-se focado em suas atividades. 

Conclusão 

Vimos que mais do que digitalizar documentos e arquivos, a automação através do Themis para departamentos jurídicos oferece benefícios convertidos em vantagem competitiva. 

A ferramenta é completa e conta com todas as funcionalidades para você evoluir a produtividade da sua equipe, oferecer um excelente atendimento ao cliente, trabalhar com qualidade e sem micro-gerenciamento e manter a organização financeira em ordem.

Além das funcionalidades e dos benefícios que elas oferecem, o Themis é centrado no usuário, o que significa que o programa foi construído para ser usado sem complicações.

Por isso, muito mais do que um um visual moderno, o Themis oferece uma excelente experiência de uso e é o melhor software jurídico para o seu departamento jurídico ou grande banca. 

Vale usar e comprovar! Agende uma demonstração agora, ela acontece por videoconferência e tem duração de 30 minutos.

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Está a procura de uma boa automação jurídica para o seu departamento jurídico? Se surpreendeu com as funcionalidades do Themis ou já usa no seu dia a dia? Deixe seu comentário e conte sua experiência! 😉