{"id":8379,"date":"2017-12-15T16:23:52","date_gmt":"2017-12-15T18:23:52","guid":{"rendered":"https:\/\/aurum.com.br\/blog\/agenda-juridica-produtividade\/"},"modified":"2024-09-16T14:42:03","modified_gmt":"2024-09-16T17:42:03","slug":"agenda-juridica-produtividade","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.aurum.com.br\/blog\/agenda-juridica-produtividade\/","title":{"rendered":"7 motivos para repensar o uso da agenda jur\u00eddica e aumentar a produtividade"},"content":{"rendered":"
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Para muitos advogados, a agenda jur\u00eddica<\/strong> em papel \u00e9 um dos objetos mais preciosos de toda a sua rotina. Principalmente na fase de planejamento para o pr\u00f3ximo ano, esse caderninho t\u00e3o valioso passa a ser assunto em conversas no escrit\u00f3rio e at\u00e9 por aqui, na internet. Qual modelo comprar? Ainda vale a pena manter registros em papel? Que outras alternativas existem?<\/p>\n

N\u00f3s falamos diversas vezes sobre o quanto a tecnologia mudou a forma de fazer neg\u00f3cios. A advocacia n\u00e3o escapou desse cen\u00e1rio. Inclusive, o “raio modernizador” chegou tamb\u00e9m \u00e0s agendas e aos caderninhos de registro. E j\u00e1 faz algum tempo. Ainda assim, muitos advogados e escrit\u00f3rios n\u00e3o abrem m\u00e3o da cl\u00e1ssica combina\u00e7\u00e3o papel e caneta e seguem usando a agenda jur\u00eddica como principal registro de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

\u00c9 a\u00ed que, antes de mergulhar de vez em alguns motivos para que isso aconte\u00e7a, lan\u00e7amos uma provoca\u00e7\u00e3o: ser\u00e1 que o apego ao modelo anal\u00f3gico de organizar a rotina e reunir dados n\u00e3o se trata de uma resist\u00eancia ao novo e \u00e0 tecnologia?<\/strong> E, al\u00e9m: ser\u00e1 que essa resist\u00eancia n\u00e3o atrapalha mais do que ajuda? Para facilitar essa percep\u00e7\u00e3o, vamos primeiro explicar rapidamente os perfis de pessoas no uso de ferramentas de produtividade para advogados.<\/a><\/p>\n

Quem \u00e9 voc\u00ea no relacionamento com a tecnologia?<\/h3>\n

Tradicional<\/h4>\n

Pessoas com este perfil precisam escrever suas prioridades. E, na opini\u00e3o delas, o bloco de notas do celular n\u00e3o \u00e9 o melhor ambiente para isso. Pessoas tradicionais adoram agenda, caderno e planner (planejadores em papel). E, muito provavelmente, s\u00f3 aderem \u00e0s solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas se estiverem convencidas de que v\u00e3o ter alguma grande vantagem com isso.<\/p>\n

Misto<\/h4>\n

Este perfil predomina nos escrit\u00f3rios atualmente \u2013 pode observar! S\u00e3o aquelas pessoas que usam bloco de notas no celular ou no computador, aplicativos de listas, Google Calendar e ferramentas para controle de tarefas em geral, mas sempre levam seus cadernos de anota\u00e7\u00f5es para as reuni\u00f5es. Pessoas com esse perfil combinam o uso de solu\u00e7\u00f5es anal\u00f3gicas e digitais<\/a>.<\/p>\n

High Tech<\/h4>\n

Sabe aquela pessoa que resolve praticamente tudo pelo celular ou computador? Pessoas high techs n\u00e3o usam mais cadernos e fazem tudo o que \u00e9 poss\u00edvel de forma digital. Se elas j\u00e1 usaram agenda jur\u00eddica em papel, nem se lembram mais. Com o avan\u00e7o da tecnologia mobile, esse perfil tem ganhado cada vez mais espa\u00e7o na sociedade e nos escrit\u00f3rios de advocacia. Um exemplo \u00e9 o advogado home office<\/a>, que atua de casa ou de espa\u00e7os alternativos e utiliza a tecnologia para executar suas tarefas.<\/p>\n

7 motivos para abandonar a agenda jur\u00eddica em papel<\/h2>\n

Reconhecer seu perfil tecnol\u00f3gico \u00e9 o primeiro passo para compreender as raz\u00f5es que levam voc\u00ea a optar pela cl\u00e1ssica agenda para advogados ou por alternativas mais modernas e digitais.<\/p>\n

Agora que voc\u00ea se encontrou tecnologicamente, vamos apresentar os principais motivos para abra\u00e7ar as mudan\u00e7as nesse ano novo e parar de centralizar as informa\u00e7\u00f5es na sua agenda jur\u00eddica<\/strong>. Conforme voc\u00ea se sentir confort\u00e1vel, vai conseguir decidir com clareza se migra de vez para o digital ou se mant\u00e9m uma rotina no meio do caminho. Essa \u00faltima op\u00e7\u00e3o pode, sim, funcionar. Mas requer alguns cuidados (muito) importantes, que voc\u00ea vai entender melhor depois de ler a lista a seguir. \ud83d\ude09<\/p>\n

Motivo 1 – Falta de integra\u00e7\u00e3o com informa\u00e7\u00f5es importantes do escrit\u00f3rio<\/h3>\n

Se voc\u00ea usa a agenda jur\u00eddica como \u00fanica ou principal forma de registrar informa\u00e7\u00f5es de clientes, detalhes sobre processos e casos do escrit\u00f3rio e tra\u00e7ar estrat\u00e9gias, n\u00f3s precisamos ter uma conversa s\u00e9ria. Diferente das solu\u00e7\u00f5es digitais, como softwares jur\u00eddicos ou aplicativos mais gen\u00e9ricos de organiza\u00e7\u00e3o e produtividade, a agenda em papel n\u00e3o contextualiza as informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

“T\u00e1, mas por que isso \u00e9 um problema?”, voc\u00ea pode se perguntar. Em uma rotina intensa, em que tempo \u00e9 ouro e produtividade \u00e9 palavra de ordem, n\u00e3o ter os dados reunidos de forma contextualizada pode ser um atraso no dia a dia do escrit\u00f3rio. Afinal, \u00e9 bem prov\u00e1vel que cada tipo de registro esteja em um local diferente. E, at\u00e9 que voc\u00ea consiga acessar todas as informa\u00e7\u00f5es que precisa, vai ter que revirar arquivos, verificar planilhas e gastar alguns minutos folheando a agenda at\u00e9 encontrar.<\/p>\n

Quando isso acontece uma vez, tudo bem. Mas e quando a situa\u00e7\u00e3o se repete, as informa\u00e7\u00f5es ficam desorganizadas e atividades importantes, como reuni\u00f5es e atendimento ao cliente, ficam prejudicadas? Al\u00e9m dessas quest\u00f5es, existem outras que vamos abordar na sequ\u00eancia.<\/p>\n

Motivo 2 – Mobilidade prejudicada<\/h3>\n

Enquanto organiza\u00e7\u00e3o individual e at\u00e9 como uma maneira de levar mais criatividade para a rotina, as solu\u00e7\u00f5es mais l\u00fadicas e anal\u00f3gicas s\u00e3o muito bem-vindas (apresentamos duas \u00f3timas solu\u00e7\u00f5es aqui<\/a>).<\/p>\n

Mas \u00e9 preciso repensar sobre o quanto essa alternativa dificulta ou n\u00e3o a mobilidade no escrit\u00f3rio. O racioc\u00ednio \u00e9 simples: a maneira como eu fa\u00e7o meus registros s\u00e3o facilmente acess\u00edveis<\/strong> para as outras pessoas da equipe? Se eu ou outro colaborador se ausentar, o trabalho vai continuar fluindo normalmente? E na hora de decidir quem fica com a agenda jur\u00eddica ou caderno de registros quando surge uma viagem \u00e0 trabalho? E se, por distra\u00e7\u00e3o ou correria, voc\u00ea esquece seu caderno em casa?<\/p>\n

Al\u00e9m de dificultar o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es, manter registro apenas em papel dificulta saber o que est\u00e1 acontecendo no escrit\u00f3rio quando voc\u00ea n\u00e3o estiver fisicamente presente. N\u00f3s desenvolvemos um conte\u00fado completo a adapta\u00e7\u00e3o ao home office para advogados. Nele, a gente aborda com mais profundidade a quest\u00e3o da mobilidade. Vale a pena dar uma olhada para avan\u00e7ar na reflex\u00e3o. \ud83d\ude09<\/p>\n

Motivo 3 – Risco de se atrasar ou perder compromissos<\/h3>\n

Vai parecer at\u00e9 brincadeira. No entanto, por mais que seja uma abordagem descontra\u00edda, o assunto aqui \u00e9 s\u00e9rio! Afinal, estamos falando sobre produtividade<\/strong>, a palavra do s\u00e9culo. Mas\u2026 voc\u00ea j\u00e1 reparou que as agendas em papel n\u00e3o enviam notifica\u00e7\u00f5es para lembrar voc\u00ea dos seus compromissos, reuni\u00f5es, audi\u00eancias e outros eventos<\/strong>?<\/p>\n

Se voc\u00ea conta com o aux\u00edlio de uma secret\u00e1ria de advogado<\/a>, esse problema pode n\u00e3o estar muito claro. Afinal, ela sempre mant\u00e9m voc\u00ea informado sobre tudo o que aconteceu e vai acontecer, certo? Bom\u2026 a verdade \u00e9 que a agenda jur\u00eddica em papel tamb\u00e9m dificulta o trabalho da sua secret\u00e1ria<\/strong>.<\/p>\n

Ela poderia fazer o controle de eventos e compromissos internos e externos de forma online e integrada aos dados dos clientes, casos e processos. E voc\u00eas dois poderiam ter acesso \u00e0s mesmas informa\u00e7\u00f5es ao mesmo tempo, evitando liga\u00e7\u00f5es desnecess\u00e1rias e impedindo que voc\u00ea se atrase ou perca alguma reuni\u00e3o. Isso porque as agendas digitais e os sistemas para advogados que possuem integra\u00e7\u00e3o de dados avisam voc\u00ea em tempo real<\/strong>.<\/p>\n

Dessa forma, inclusive, al\u00e9m de garantir o cumprimento dos compromissos, o controle de prazos<\/a> fica ainda mais eficiente!<\/p>\n

Motivo 4 – Seu escrit\u00f3rio pode perder clientes<\/h3>\n

Conquistar novos clientes \u00e9 muito mais custoso do que manter os antigos<\/a>. Tamb\u00e9m por isso, o cuidado com o registro de informa\u00e7\u00f5es de contato, a manuten\u00e7\u00e3o de um hist\u00f3rico completo do atendimento e a riqueza de detalhes na coleta e no armazenamento das informa\u00e7\u00f5es \u00e9 t\u00e3o sensivelmente importante. E \u00e9 praticamente imposs\u00edvel fazer esse controle minucioso em uma agenda jur\u00eddica em papel.<\/p>\n

No entanto, essas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o valios\u00edssimas! S\u00e3o elas que v\u00e3o garantir um atendimento de qualidade<\/a> e um p\u00f3s-venda eficiente. E quando colocamos na balan\u00e7a, o tempo gasto com as anota\u00e7\u00f5es na agenda jur\u00eddica ou at\u00e9 mesmo em planilhas no Excel \u00e9 consideravelmente maior do que utilizar um software espec\u00edfico para escrit\u00f3rio de advocacia<\/a>.<\/p>\n

Dessa forma, vale a pena repensar se reunir contato de clientes, hist\u00f3ricos e outros dados em papel n\u00e3o est\u00e1 diminuindo a agilidade do atendimento, impedindo seu escrit\u00f3rio de atender mais pessoas e penalizando a qualidade do atendimento. Tudo isso potencializa os problemas de prospec\u00e7\u00e3o de novos clientes e na fideliza\u00e7\u00e3o dos j\u00e1 conquistados<\/strong>.<\/p>\n

Muitos escrit\u00f3rios e advogados, como a Mariana Gon\u00e7alves, do canal Minutos de Direito no Youtube utilizam um software jur\u00eddico na nuvem. Inclusive, ela tomou essa atitude depois de sofrer um tanto com os registros em caderno. Mariana contou toda essa hist\u00f3ria para a gente em uma entrevista para o nosso livro digital sobre atendimento ao cliente<\/a>. Se voc\u00ea ainda n\u00e3o leu, vale a pena baixar gratuitamente. \ud83d\ude09<\/p>\n

Baixe o guia para encantar clientes com um software jur\u00eddico<\/a><\/p>\n

Motivo 5 – Dificulta o trabalho em equipe<\/h3>\n

Se uma agenda jur\u00eddica em papel n\u00e3o envia notifica\u00e7\u00f5es, ela tamb\u00e9m n\u00e3o automatiza a delega\u00e7\u00e3o de tarefas, certo? Brincadeiras \u00e0 parte, os cadernos e os bloquinhos de papel limitam o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es apenas a quem det\u00e9m o objeto. Dessa forma, o escrit\u00f3rio e os colaboradores ficam dependentes da sua presen\u00e7a.<\/p>\n

J\u00e1 falamos sobre isso mais acima, mas, sempre que voc\u00ea esquecer ou perder sua agenda para advogado, um pequeno (talvez nem t\u00e3o pequeno assim) caos se instala no escrit\u00f3rio. Isso sem mencionar as quest\u00f5es de mobilidade, que tamb\u00e9m j\u00e1 falamos por aqui.<\/p>\n

Motivo 6 – Compromete a produtividade<\/h3>\n

Todos os motivos anteriores culminam, de alguma forma, na perda de foco e produtividade. Despender mais tempo do que o necess\u00e1rio para fazer qualquer atividade \u00e9 um dos principais motivos que fazem com que at\u00e9 as pessoas mais tradicionais se rendam \u00e0s solu\u00e7\u00f5es digitais. At\u00e9 porque a quest\u00e3o ultrapassa a vontade e esbarra no funcionamento do escrit\u00f3rio de maneira geral<\/a>.<\/p>\n

Dessa forma, a agenda jur\u00eddica vai ficando cada vez mais reservada \u00e0s quest\u00f5es de interesse pessoal e as planilhas v\u00e3o dando lugar a sistemas mais completos<\/a>, que re\u00fanem agenda, gest\u00e3o de processos e casos, gest\u00e3o de documentos e financeira e gest\u00e3o de clientes em uma mesma ferramenta. Rompendo com o que talvez seja o maior receio de muitas pessoas, atualmente, existem software jur\u00eddicos completos e f\u00e1ceis de usar<\/a>, o que facilita (e muito!) a transi\u00e7\u00e3o do papel para o ambiente digital.<\/p>\n

Motivo 7 – Resolve parcialmente a quest\u00e3o da organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n

O uso quase religioso da agenda jur\u00eddica \u00e9 muito comum entre advogados que valorizam a organiza\u00e7\u00e3o. Mas ser\u00e1 que essa \u00e9 a melhor maneira de fazer isso? N\u00f3s n\u00e3o podemos responder por voc\u00ea, mas questionamos sobre o quanto as solu\u00e7\u00f5es anal\u00f3gicas n\u00e3o deixam a desejar em alguns aspectos.<\/p>\n

Por exemplo: a agenda para advogados em papel n\u00e3o possui integra\u00e7\u00e3o com outras ferramentas. Enquanto as solu\u00e7\u00f5es digitais s\u00e3o capazes de substituir os cadernos e bloquinhos de forma mais completa, integrando outros tipos de solu\u00e7\u00e3o, como o Google Calendar.<\/p>\n

Outro ponto \u00e9 a gest\u00e3o da equipe, os compromissos compartilhados entre pessoas e o acompanhamento das atividades (tanto para voc\u00ea saber no que as outras pessoas est\u00e3o trabalhando quanto para elas saberem o andamento das suas tarefas). O alinhamento entre o time \u00e9 muito importante para a produtividade do escrit\u00f3rio. Por isso, encontrar uma forma de melhorar a comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 uma necessidade para que o escrit\u00f3rio se desenvolva de forma saud\u00e1vel.<\/p>\n

Estamos declarando o fim da agenda jur\u00eddica?<\/strong><\/h3>\n

N\u00e3o, esse n\u00e3o \u00e9 e nem nunca foi o objetivo deste conte\u00fado. A nossa proposta \u00e9 levantar questionamentos sobre a melhor maneira de usar a ferramenta e levar consci\u00eancia para a necessidade (urgente) de um melhor relacionamento com a tecnologia. Afinal de contas, o futuro da advocacia anda de m\u00e3os dadas com o avan\u00e7o tecnol\u00f3gico.<\/p>\n

Por\u00e9m, uma coisa n\u00e3o exclui a outra. A agenda para advogados pode ser um recurso interessante para o controle individual e at\u00e9 uma maneira mais l\u00fadica para quebrar um pouco a seriedade da rotina<\/strong>. No entanto, \u00e9 muito importante adicionar ao cotidiano, ainda que voc\u00ea trabalhe de forma aut\u00f4noma, um momento para espelhar as anota\u00e7\u00f5es e compromissos anotados na agenda para alguma solu\u00e7\u00e3o digital, de prefer\u00eancia na nuvem.<\/p>\n

Nesse sentido, um bom software jur\u00eddico<\/a> pode ser uma alternativa para melhorar sua organiza\u00e7\u00e3o, facilitar o trabalho em equipe e reunir v\u00e1rias ferramentas em uma \u00fanica solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Se voc\u00ea tiver interesse no assunto, vai gostar de conhecer o seguinte conte\u00fado:<\/strong><\/h4>\n