Como ter previsibilidade sem comprometer o prazo processual

Como ter previsibilidade das atividades e não comprometer o prazo processual

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Em outras profissões, prazo é a data para a finalização de um projeto ou para a entrega de alguma tarefa. Já para a advocacia, o prazo processual vai muito além e engloba questões fundamentais para garantir o direito dos clientes do escritório. Afinal, nesse contexto, um prazo é o intervalo de tempo em que um ato processual pode ser praticado.

Normalmente, quem define os prazos nas empresas são os gestores e líderes, certo? Na advocacia, os “donos” dos prazos processuais são os juízes – dos chamados prazos judiciais –, ou a própria lei, que fixa os prazos legais. Dar atenção a essas simples definições é o suficiente para perceber que os prazos processuais guiam a dinâmica dos escritórios. É em torno deles que, normalmente, a equipe se movimenta.

E é justamente por sua importância que esse assunto mereceu um conteúdo inteiro só para ele no nosso blog. Então, se você quer saber como dar ainda mais segurança para seus prazos e descobrir como ter previsibilidade nas suas atividades para não comprometer nenhum deles, é só continuar a leitura!

A prática do prazo processual nos escritórios de advocacia

Contagem de prazo processual no novo CPC

Antes, o Código de Processo Civil de 1973 (CPC/73) estabelecia que a contagem dos prazos processuais se daria em dias corridos e não sofreria interrupção em razão de feriados e fins de semana.

Já o novo CPC, em vigor desde 2015, fixou que os prazos devem ser contados em dias úteis. Ou seja, a contagem de prazos pelo novo CPC desconsidera sábados, domingos e outras datas em que não há expediente forense.

O prazo processual e a reforma trabalhista

Acompanhando o Novo CPC, a reforma trabalhista, aprovada em Julho de 2017, também passou a contar os prazos processuais em dias úteis, com exclusão do dia do começo e inclusão do dia do vencimento.

Antes, assegurado pelo artigo 775 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os prazos processuais deviam ser contados de forma contínua com inclusão do dia do começo e exclusão do dia final.

O impacto das mudanças na rotina dos escritórios


Podem parecer ajustes simples, mas assim que as mudanças se tornaram obrigatórias, cada uma a seu tempo, a rotina de muitos escritórios também sofreu alterações significativas.

Ainda que sejam incentivos para que os advogados não trabalhem em dias “não úteis”, passou a existir margem para confusões com a contagem dos prazos processuais. Além disso, ainda há um forte debate sobre a possibilidade de as novas configurações atrapalharem a celeridade da justiça.

Como 15 dias úteis são muito diferentes de 15 dias corridos, mais do que nunca passou ser necessário se ater ao calendário nacional para não se equivocar e acabar colocando algum prazo em risco. Além disso, a organização da equipe e a delegação de tarefas ganhou uma atenção extra dentro dos escritórios. E é sobre isso que vamos falar a partir de agora!

Previsibilidade: mais segurança no cumprimento do prazo processual

O sonho dos líderes de escritórios de advocacia é conseguir manter uma rotina organizada, produtiva e sempre atenta ao cumprimento dos prazos. Se esse é também o seu desejo, a previsibilidade de atividades é a palavra que você estava procurando para resumir essa vontade – ou seria necessidade?

Conseguir prever as ações dá mais ferramentas de controle para o gestor, permite a ele uma visão panorâmica das atividades do escritório, além de possibilitar tomadas de decisão mais assertivas.

Para os advogados e colaboradores, a previsibilidade torna o trabalho mais autônomo e independente, reduzindo a necessidade de microgerenciamento e oferecendo um melhor aproveitamento do tempo. Sem falar que, tudo isso junto, garante o cumprimento de cada prazo processual de forma ágil e organizada.

Sabendo disso, decidimos compartilhar com você 5 alternativas simples e práticas para ter previsibilidade nas atividades do escritório! Assim, você consegue ter mais segurança no cumprimento do prazo processual e se adaptar às novas configurações com mais facilidade. 😉

1. Registre todas as ideias e informações

Tirar as ideias, pensamentos e demandas da cabeça e registrá-los em um local facilmente acessível é o primeiro passo para esquematizar a rotina em atividades – tanto as suas quanto as que você precisa delegar. Portanto, não confie só na memória e nem guarde informações importantes apenas para você.

Teve uma ideia sobre um caso? Lembrou de uma atividade que o estagiário precisa executar para um prazo processual? Está no meio de um compromisso mas não pode esquecer de revisar uma peça jurídica mais tarde? Conversou com o cliente por telefone e ele passou informações relevantes para o processo? Anote tudo e concentre essas informações em uma mesma ferramenta. Assim, você vai ter mais controle do que precisa ser feito e não corre o risco de perder algum dado importante.

Agenda jurídica, planilhas no Google Drive, aplicativo de notas no celular, software jurídico, entre outros. Experimente e escolha a melhor solução para transformar em hábito! Em entrevista para um ebook, o advogado Thiago Possiede e a advogada Mariana Gonçalves falaram sobre a importância de registrar todas as informações em um sistema para oferecer um atendimento de excelência.

Mas, em se tratando de prazo processual, podemos ir além. É fundamental que você registre as atividades que precisam ser feitas, destaque responsáveis para elas e a data que elas precisam ser concluídas. Essa é uma forma poderosa de manter o controle do escritório e evitar sobrecarga mental. 😉

2. Faça lista de tarefas

Só quem é entusiasta das listas entende o prazer de riscar as tarefas feitas! As listas são grandes facilitadoras da organização. Então, assim que você receber um prazo processual, “quebre” todas as atividades relativas ao cumprimento dele em listas. Feito isso, distribua essas listas por equipes ou responsáveis e fixe a data de entrega para cada demanda.

Aqui na Aurum, por exemplo, todos os times se reúnem no início da semana para definir as entregas dos próximos dias. Cada pessoa sai com as suas atividades “quebradas” em listas e com a data de entrega prevista. Já pensou em adotar uma dinâmica do tipo no seu escritório? 😉

Ah, e não esqueça de registrar essas informações em um local de fácil acesso para você e para a sua equipe! Comunicação alinhada também é um fator muito importante, tanto para facilitar a autonomia no trabalho quanto para criar um processo que de fato facilite a previsibilidade das atividades do escritório.

3. Use a agenda de forma inteligente

Para não perder o controle dos prazos processuais e nem precisar se ligar no 220V para conseguir cobrar as entregas da equipe e ainda dar conta do próprio trabalho, temos uma sugestão bem simples. Se você ainda não aderiu a nenhuma ferramenta, uma dica é registrar as datas de entrega na sua agenda virtual, criar alertas para lembrar a todos e convidar as pessoas envolvidas para que elas se mantenham sempre em dia com suas atividades.

Se você usa agenda jurídica em papel, é importante criar o hábito de espelhar suas atividades na sua agenda virtual ou no seu aplicativo de produtividade. Assim, registrando seus compromissos e prazos, você consegue ter uma visão realista do tempo que tem para executar cada ação.

Não sei se você sabe, mas o Google permite que você compartilhe a sua e acesse a agenda compartilhada de outras pessoas. Essa é uma alternativa bacana para marcar compromissos com outras pessoas e também para saber que ações estão previstas para a semana ou para o mês, por exemplo.

4. Automatize o que for possível

Até agora, demos dicas de processos e ações simples que podem facilitar a previsibilidade das suas atividades e garantir o cumprimento de cada prazo processual do seu escritório. Menos porque somos verdadeiros fãs de tecnologia e mais pela praticidade que elas oferecem é que sugerimos fortemente que você automatize o que for possível. Lista de tarefas, agenda, histórico de atividades e vários outros.

Tomar essa atitude é o passo mais largo que você pode dar rumo à previsibilidade de atividades e um controle de prazo processual mais eficiente. Afinal, a tecnologia facilita a criação de relatórios e democratiza o acesso à informação, o que torna a ação de prever as atividades e mensurar a produtividade menos subjetiva e mais prática. Hoje em dia existem soluções tecnológicas para praticamente tudo. Então, dedique um tempo para encontrar a melhor ou as melhores para a realidade do seu escritório.

Atualmente, os melhores softwares jurídicos unem todas essas facilidades em único lugar, de maneira organizada e interligada aos processos, clientes, casos, timesheets, e outros dados fundamentais da rotina jurídica. Pensando numa gestão de prazos mais eficientes, existem também sistemas que foram baseados em gestores de tarefas e facilitam (mesmo!) a delegação e o acompanhamento de atividades.

Quando falamos em automatizar, estamos falando da previsibilidade mas não deixamos de nos ater a possibilidade de crescimento que esse tipo de ação oferece ao escritório. Na sessão “software jurídico” aqui do blog você pode descobrir mais informações sobre esse aspecto. 😉

5. Aprenda com a rotina e implemente melhorias contínuas

Se o foco do seu escritório é processo, os prazos nunca vão parar de chegar. Então, não entre em pânico! O interessante da rotina é poder evoluir e melhorar os processos gradualmente, a cada novo ciclo de atividades.

O Jefferson Kubota, gerente de produto aqui da Aurum, já publicou um artigo aqui no blog falando sobre os benefícios da reunião de retrospectiva para o amadurecimento da equipe e a manutenção de um fluxo melhorias constantes.

No entanto, vale dedicarmos mais algumas linhas para relembrar a importância de avaliar o resultado de cada processo de trabalho implementado no escritório. É dessa forma que, junto à sua equipe, você consegue descobrir o que está funcionando, o que não deu muito certo e entender se, de fato, vocês estão se aproximando cada vez mais da previsibilidade das atividades e do cumprimento de prazos processuais com menos estresse e mais foco.

Quanto mais você e sua equipe se abrem para esse tipo de avaliação, mais conhecimento vocês vão adquirindo sobre a própria rotina e sobre as atividades que desenvolvem no escritório. 😉


Agora é a sua vez! A dinâmica no seu escritório mudou depois do novo CPC ou da reforma trabalhista? Você consegue ter previsibilidade de prazo processual? Comenta aqui embaixo a sua opinião sobre o assunto!
😉

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