Como a Viégas Advocacia se organiza no Astrea com o método GTD

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Lidar com prazos, audiências, casos, processos, compromissos e reuniões de trabalho é algo rotineiro na área da advocacia. Para que nenhuma informação ou atividade importante se perca no grande volume de demandas diárias, é preciso escolher o melhor método de organização para você, sua empresa e seus colaboradores.
O escritório Viégas Advocacia & Consultoria aderiu ao método GTD (abreviação de Getting Things Done) de organização desde o início da empresa, em 2014. O GTD consiste em transformar tarefas em ações, destinando-as de forma precisa para que as atividades não fiquem acumuladas, se transformando em um motivo para procrastinação. No mesmo ano, aderiram também ao Astrea e decidiram unir as duas ferramentas.
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Nós batemos um papo com Geazi Viégas, líder do escritório, para entender como o método GTD está ajudando na gestão do seu negócio e de que forma o Astrea e suas funcionalidades possibilitam e facilitam esse processo. Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo!
Como era a rotina de organização da Viégas Advocacia e Consultoria antes da implementação do Astrea?
Geazi: O legal do nosso escritório é que não teve o antes. A partir do momento que eu criei o escritório a gente já começou a utilizar o Astrea.
Antes de eu me tornar advogado, eu havia estagiado em outros escritórios de advocacia. Acontece que lá já existia essa cultura de centralizar em sistemas. Quando eu saí e resolvi abrir meu escritório, decidi que ia fazer igual os grandes escritórios e procurar um sistema que me possibilitasse ter todas as informações em um lugar só, mas que eu conseguisse gerenciá-las a partir dele.
Como o método GTD entrou na organização da Viégas Advocacia e Consultoria?
Geazi: Eu conhecia o método muito antes de usar o sistema, porque já fazia na minha agenda pessoal. Eu anotava todos os meus compromissos e no final da semana fazia uma triagem neles. Quando vi que o Astrea me possibilitava fazer mais ou menos do mesmo jeito, eu decidi testar! Comecei utilizando aquelas listas que vocês têm de atividades e iniciei a implementação do GTD.
Contamos hoje com seis listas, como caixa de entrada, “um dia eu vou fazer”, prazos, audiências e atividades administrativas. No final da tarde eu faço a triagem das informações e vou destinando as tarefas para os lugares corretos.
Como foi o começo da implementação do Astrea dentro da Viégas Advocacia e Consultoria?
Geazi: Como eu já estava acostumado a trabalhar com sistemas e, também pela minha curiosidade, não tive muita dificuldade. Claro que no começo você tem que saber mexer em todo ele, então você vai lá pro suporte que o Astrea dá e passa horas vasculhando e aprendendo a usar o sistema.
Esse é o bacana, porque vocês têm, além do sistema, o suporte e os tutoriais que ensinam como fazer. Aí eu pude arregaçar as mangas e ir para a prática. Nesse momento inicial a nossa dificuldade foi levantar as informações dos nossos clientes e inserir no sistema. Mas como começamos com o Astrea desde o início, não foi tão difícil.
Em que momento você percebeu que o Método GTD estava dando certo?
Geazi: O principal benefício que eu tive nessa questão é que eu já não tinha mais aquele sentimento de que havia deixado alguma coisa para trás. A partir do momento que comecei a descarregar todas as minhas informações na Caixa de Entrada do Astrea, pude me dedicar mais aos meus casos e tinha certeza de que se tivesse alguma atividade que eu precisava fazer, estava lá naquela lista. Era só olhar e fazer! Tirei da minha mente, botei numa lista e comecei a me dedicar nos meus trabalhos. Isso aumentou a produtividade. Ao invés de fazermos dois ou três casos por dia, hoje a gente faz por volta de cinco, seis. Nossas atividades estão bem triadas e a gente consegue se dedicar bastante.
Como vocês utilizam as principais ferramentas do Astrea para aplicar o Método GTD?
Geazi: A agenda nós utilizamos a do Astrea. Antes de estarmos efetivamente utilizando o sistema, eu usava a do Google, então nós migramos. A agenda passou a ser o principal meio de sabermos o que temos para fazer.
Outra ferramenta que o Astrea nos dá são as etiquetas. Eu particularmente gosto muito delas, foi uma ideia muito legal que vocês criaram para nós. Porque deu a possibilidade de monitorar todos os casos e processos do jeito que a gente quer. Eu posso criar quantas eu quiser e do jeito que eu quiser! Em questão de relatório e planejamento do escritório é uma maravilha, ajuda bastante. Hoje a gente usa para tudo que você pode imaginar. Se eu quero saber quantos processos têm de dano moral, recorremos às etiquetas. Conseguimos saber cada tipo de processo que temos no escritório.
Por que você indica o método GTD com o Astrea?
O GTD já é um método muito antigo de organização e é comprovado que funciona. O Astrea possibilita fazer o serviço melhor ainda. O GTD precisa de uma ferramenta para funcionar. Se o Astrea é o sistema do escritório e o GTD se aplica em qualquer sistema, então é só unir os dois e ter tudo em um lugar só.
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Avaliação geral do sistema, de 0 a 5, segundo Geazi Viégas
O sistema: ★★★★☆
Design desktop: ★★★★☆
Design mobile: ★★★★☆
Funcionalidades: ★★★★☆
Atendimento e suporte ★★★★★

Onde encontrar o advogado Geazi Viégas

Email: viegas@viegas.adv.br
Linkedin

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