Melhore a sua gestão do tempo na advocacia autônoma

8 dicas para melhorar a sua gestão do tempo na advocacia autônoma

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Se tempo é dinheiro, gerir o tempo é administrar seu patrimônio, cuidar para que a bagunça não tome conta de sua rotina e acabe engolindo seus sonhos.

Como um mantra, eu costumava dizer às pessoas que “não tinha tempo” e tinha a sensação de que estava sempre “devendo” alguma atividade ou que algum prazo estava se esgotando. Com o tempo, passei a notar que eu me distraía muito enquanto estava no escritório, fosse com redes sociais, ligações sem objetividade, afazeres nada relacionados ao que eu realmente precisava. E aí o que era simples se acumulava.

Como eu sempre trabalhei como advogado autônomo, sempre fiz, eu mesmo, a minha gestão de tempo. Enquanto havia poucas tarefas que precisavam ser executadas, tudo fluía bem. Até que eu consegui mais clientes e quando o volume de serviços cresceu, eu me perdi. Foi aí que eu precisei mudar meus hábitos.

Pensando nisso, hoje vou passar 8 dicas, baseadas em artigos que li e em experiências próprias, de como me organizei para uma boa gestão do tempo na advocacia autônoma. Vamos lá?

Como otimizar a sua gestão do tempo na advocacia autônoma?

1. Conheça o seu escritório

É importante entender que trabalhar sozinho não significa poder assistir ao jogo do Real Madrid na quarta-feira, às 15h45 (embora dê uma vontade irresistível, confesso). Mas também não significa não poder. Opa, espera aí, André! Como assim!? Take it easy, pequeno Padawan.

O ambiente da advocacia autônoma permite flexibilização, só que isso não pode ser confundido com liberdade absoluta. Afinal de contas, você tem compromissos consigo mesmo e demandas de seu escritório que você precisa administrar. Neste contexto, é importante entender como o seu escritório funciona e a partir daí traçar uma rotina organizada.

2. Gerencie você mesmo

No ambiente da advocacia autônoma, você é o seu próprio gestor ou “patrão”, como dizem alguns advogados. Para ser um bom gestor de si próprio é preciso entender que você é responsável por uma equipe de pessoas, mesmo que essa equipe seja só você, como é o meu caso. Podemos dizer que o advogado autônomo é um funcionário multitarefas: é secretário, estagiário, advogado, financeiro, contas a pagar e receber. E esse mesmo funcionário ainda assume a posição de ser o gestor dessa equipe.

Com tantas funções que precisam ser realizadas para manter o escritório nos eixos, a gestão do tempo na advocacia autônoma põe ordem na casa ao estabelecer um conjunto de rotinas harmônicas entre si.

Como num conjunto de engrenagens e peças que faz o relógio funcionar, o advogado autônomo precisa entender que ele, por ser o gestor de si próprio, possui diferentes responsabilidades, cada uma igualmente importante para o seu escritório.

Em razão da pluralidade de tarefas que o advogado autônomo precisa cumprir, não dá pra ficar saindo no meio do expediente se houver tarefas pendentes. E não pense só nas petições e documentos! Contas a pagar e receber, atendimento ou prospecção de clientes, organização dos documentos e marketing pessoal são apenas algumas das demandas quando você é um advogado autônomo.

Por isso, é importante entender e conhecer o seu escritório. Afinal, pouco adianta criar uma rotina que não tenha nada a ver com sua estrutura e os serviços que você entrega.

3. Administre as suas pendências

Problemas pequenos, fáceis e rápidos de se resolver, quando são adiados demais geralmente acabam se tornando grandes problemas. A petição de juntada que não foi providenciada no início do prazo pode se tornar um problema muito relevante nas últimas horas, seja porque o sistema está fora do ar ou porque o computador deu problema.

Administrar as pendências pode ser fundamental para a sua gestão do tempo na advocacia autônoma. Afinal, é muito mais rápido concluir uma tarefa simples quando se tem tempo, do que permitir que ela se torne uma demanda urgente e paralise toda sua estrutura.

Portanto, sugiro separar um tempo no seu dia a dia para as tarefas simples, que não exigem raciocínio extenso e que são rápidas de resolver. Assim, você elimina vários problemas pequenos e fica livre pra pensar nos grandes.

Saiba mais sobre juntada de petição aqui no blog da Aurum.

4. Estabeleça uma rotina

Conhecendo o seu ambiente, sua demanda e o serviço que você entrega, é possível estabelecer os dias nos quais seu escritório irá funcionar, o horário de abertura e encerramento das atividades e o horário de almoço.

É importante conhecer o ambiente antes de fixar um horário de funcionamento geral, porque se você pratica a advocacia criminal, certamente ninguém escolhe o dia e hora para ser preso. Já se você pratica a advocacia cível de jurisdição voluntária, é perfeitamente possível agendar seus clientes e horários. Por isso não dá pra criar uma fórmula padrão para todo mundo e sair replicando. Cada negócio jurídico possui um DNA específico.

No meu escritório, por exemplo, depois de entender meu nicho, fixei o horário de funcionamento de segunda a sexta-feira, das 09:00 às 18:30, com horário de almoço das 12:00 às 14:00. A partir de então, passei a marcar horário para tudo: atendimento presencial, telefonemas, verificação de Whatsapp e e-mails, entre outras atividades. Toda minha rotina se baseia em blocos de tempo.

Por incrível que pareça, essa modificação na minha rotina de trabalho me proporcionou tranquilidade e a possibilidade de colocar em prática projetos que eu não conseguia, como montar um post para uma rede social, ligar para os clientes para conversar e até reservar tempo para meus afazeres pessoais.

Antes, como eu não tinha uma rotina pré-estabelecida, eu sempre decidia no dia anterior o horário que eu chegaria no escritório. Quando chegava, ligava o computador e ia sequenciando o que eu precisava fazer.

Se minha esposa ou um amigo pedissem um favor, eu parava o que estava fazendo no escritório, irritado por conta das demandas acumuladas, e ia fazer o que haviam me pedido.

Só que, como afirmei no início, essa prática passou a não ser sustentável e logo me vi atolado de afazeres simples e rápidos de serem resolvidos, mas que em razão de tê-los ignorado no momento oportuno, passaram a se tornar urgências. Isso atrapalhava todo o restante, inclusive meu humor.

5. Foque no que é importante

Você já teve a sensação de passar um tempão trabalhando e, chegando no fim do dia, ver que não produziu quase nada? Se sim, então estamos juntos nessa.

Eu passava longos períodos no escritório cuidando dos meus casos e problemas, mas quando chegava no final do dia, parecia que não tinha rendido nada. Não era produtivo.

Notei que no decorrer da tarefa eu pegava o celular constantemente. Inclusive, parava de pensar no que eu estava trabalhando no momento para pegar o celular ou para checar os meus e-mails. Faltava foco.

Uma boa gestão do tempo na advocacia autônoma possibilita criar mecanismos para evitar distrações e focar naquilo que precisa, de fato, ser concluído, sem que você pare o tempo todo. Interromper a atividade demanda tempo para reconectar com o que você estava fazendo e, além do tempo gasto com a interrupção, você perde alguns minutos para lembrar o que estava fazendo.

6. Organize as suas tarefas

Além da falta de foco, a falta de organização contribui para a improdutividade. Não basta focar no que você precisa fazer. É preciso que as atividades e tarefas estejam organizadas da forma que melhor funciona para você.

Dizer que você se organiza na bagunça é mentira, porque só o fato de precisar procurar na pilha em que está o documento já é improdutivo e contraria a gestão do tempo na advocacia autônoma.

Para organizar as ideias existem inúmeros aplicativos para advogados e softwares jurídicos disponíveis no mercado, e cada um tem um diferencial. Não importa como você faça, o importante mesmo é se organizar para manter o foco em busca da melhor gestão do tempo na advocacia autônoma.

Quer ficar expert nesse assunto? Se inscreva no portal O Futuro da Advocacia! São várias trilhas temáticas com emails, vídeos e artigos gratuitos! 😉

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7. Priorize atividades

Ter tempo é uma questão de prioridade. Ao estabelecer sua rotina e organizar suas tarefas, tente priorizar o que é importante, baseado no ambiente e no cotidiano do seu escritório. Logo a mágica passa a acontecer. Como as tarefas estarão devidamente priorizadas e alocadas, não haverá mais “falta de tempo”, mas sim outras prioridades.

Sempre queremos ter mais tempo para dedicar aos nossos clientes, tarefas e à nossa vida pessoal. Isso é possível com uma boa gestão do tempo na advocacia autônoma. Quando você estabelece o que é prioritário, de acordo com suas características pessoais e profissionais, basta seguir a receita todos os dias.

8. Discipline a mente e o corpo

Disciplina é a chave para o sucesso de todas as dicas anteriores. Não adianta estabelecer todos os passos, elaborar planilhas, utilizar aplicativos, métodos e formas se você não for uma pessoa disciplinada.

Siga à risca aquilo que você mesmo planejou e leve a sério a sua organização, como você esperaria que seus colaboradores levassem se atuasse com uma grande equipe. Lembre-se, você é seu próprio gestor, mas também seu próprio empregado!

Conclusão

Portanto, uma boa gestão do tempo na advocacia combina organização das tarefas a serem realizadas com a prioridade de cada uma. Também é importante lembrar sempre que cada atividade deve ser adequada ao tempo que levará para ser concluída. Distribua suas tarefas dentro do horário de funcionamento do escritório e defina um horário limite para tentar terminá-las.

O exercício de diferentes funções é parte indissociável da rotina do advogado autônomo, mas deve ser realizado dentro do seu tempo e com organização. Eu tinha o hábito de querer terminar um trabalho iniciado, mas isso acabou me prejudicando porque acumulava muitas pequenas tarefas enquanto estava realizando a outra, maior. Uma boa solução foi quebrar aquilo que demanda mais esforço em pequenas atividades. Assim, se preciso interromper uma tarefa para fazer outra coisa, não perco a linha do que estava fazendo nem deixo acumular as demandas menores.

Como na advocacia autônoma nós administramos o nosso próprio tempo, é comum, e frequentemente irresistível, dar uma escapada. Então, sim, é possível fazer pequenas pausas durante o expediente. Basta que você organize suas tarefas, de modo que consiga cumprir o que precisa naquele dia.

Se você quiser saber mais sobre como coloco essas atitudes em prática, confira esta entrevista especial sobre os desafios da advocacia aqui no blog da Aurum.

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Gostou das dicas do André Kageyama? Então conte para a gente nos comentários como você se organiza no seu escritório!

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