Você comete algum desses erros na gestão do seu escritório de advocacia?

Seu escritório de advocacia vai pegar fogo se você se ausentar?

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Um dos grandes desafios na gestão de escritório de advocacia é manter uma rotina ágil e produtiva sem deixar de atender os compromissos externos. Entre várias reuniões, eventos, idas ao fórum, viagens a trabalho e horas de deslocamento, o tempo é a moeda de troca mais valiosa. Afinal, você ainda precisa administrar seu negócio, liderar sua equipe, acompanhar processos, atender clientes, responder emails, redigir peças e desempenhar outras atividades.
Felizmente a tecnologia tem avançado bastante no setor jurídico. Hoje em dia é possível contar com soluções que antes eram inimagináveis. Fazer a gestão de escritório de advocacia à distância, por exemplo, deixou de ser um desejo para se tornar uma possibilidade real e acessível. Mas será que os líderes dos escritórios confiam nessa opção? E você, confia? Vamos descobrir agora!
Quando você precisa viajar ou passar muito tempo fora do escritório, qual sensação é mais comum: a de segurança, pois você sabe que sua equipe vai dar conta do recado; ou a de desgovernança, porque você acredita que a sua presença é fundamental para o trabalho fluir sem impedimentos? Sabendo da importância da mobilidade e acreditando no poder de uma boa liderança, destacamos os principais motivos que podem levar você a acreditar que o escritório vai pegar fogo sem a sua presença. Confira!

3 causas que afastam você de uma gestão de escritório de advocacia mais eficiente e dinâmica

1 – Pouco ou nenhum controle das atividades desenvolvidas no escritório

Quando você vai se ausentar do escritório, sua maior preocupação é não conseguir acompanhar a situação das atividades? Esse tipo de pensamento é muito comum em quem desempenha algum papel de liderança na gestão de escritório de advocacia. Mas comum é diferente de bom! Por isso, é importante dar uma atenção especial a essa questão.
A falta de divisão clara das atividades da equipe e a ausência de um método de gestão de tarefas eficiente são motivos que podem causar e potencializar a sensação de descontrole. E para que a produtividade não se torne refém da sua presença, é fundamental que todas as pessoas da equipe utilizem a mesma ferramenta para acompanhar as tarefas e seja possível acessá-la à distância, pela internet.
Nós abordamos melhor o tema no artigo sobre como a tecnologia para advogados facilita a gestão da equipe e das atividades. Se você tem curiosidade pelo assunto ou percebe que precisa melhorar nesse aspecto, vale a pena conhecer as dicas!

2 – É difícil delegar tarefas

Essa questão é bastante relacionada ao primeiro tópico dessa lista. Afinal, se não houver um método funcional de acompanhamento de atividades, delegar tarefas se torna um problema, principalmente à distância.
O cenário ideal para que o trabalho remoto ofereça tranquilidade para a gestão de escritório de advocacia é ter um fluxo de atividades transparente. Assim, o gestor fica sabendo, a todo momento, o que a equipe está fazendo, consegue delegar tarefas com mais assertividade e garantir que todas estejam prontas no prazo.
Apesar de serem mais práticos do que as ligações, o email e o Whatsapp são recursos úteis para momentos de urgência. Mas dificultam o registro do que foi solicitado e realizado, principalmente se essa demanda é feita individualmente.
Quando deixa de acontecer de maneira isolada, esse tipo de situação coloca em risco o controle de atividades do escritório e dificulta o alinhamento da equipe. Se você quiser saber mais sobre como manter o controle das atividades e a produtividade do escritório enquanto estiver em atividades externas, recomendamos o texto “Como ser mais produtivo com um aplicativo para advogados“. 😉

3 – As informações estão dispersas ou em arquivos físicos

Como você guarda documentos, anotações, histórico de clientes e outras informações? Usar arquivos físicos, agendas em papel e cadernos de controle pode não apenas interferir na sua mobilidade como prejudicar o acesso desse material a outras pessoas da sua equipe. Como assim? Nós explicamos.
Já imaginou se você tem uma reunião importante e precisa levar o caderno de registro do escritório para consultar informações sobre algum caso ou processo? Se, neste momento, o estagiário precisar redigir uma peça sobre o mesmo caso e quiser consultar algum dado, ele vai ter seu trabalho prejudicado, certo?
Outra situação que pode acontecer é você levar um arquivo para casa, esquecer de retorná-lo ao escritório e acabar perdendo tempo ou dificultando o trabalho de outra pessoa. Ou, ainda, ter que viajar para atender um cliente, precisar levar vários documentos e, por desorganização ou distração, acabar deixando o mais importante no escritório. É desagradável até de imaginar, né?
Acredite, esse tipo de situação acontece nos melhores escritórios e com os melhores profissionais. A advogada Mariana Gonçalves, do canal Minutos de Direito no Youtube, já passou por isso. Em uma entrevista para o nosso Guia para encantar clientes, ela contou como os registros físicos atrapalharam o atendimento e dificultaram a mobilidade da gestão de escritório. Mariana falou também sobre o que fez para solucionar essa questão (clique aqui para baixar o ebook gratuitamente).

Conclusão

Se ao ler esse texto você ficou em dúvida quanto a ser ou não possível manter a qualidade na gestão de escritório de advocacia mesmo sem estar fisicamente presente, não se despere. Como nós sempre falamos por aqui, identificar o problema é o primeiro passo para a solução.
Além dos conteúdos complementares que recomendamos neste artigo, estamos desenvolvendo novos materiais para ajudar você a ter uma gestão de excelência sem que, para isso, precise estar “preso” à sua mesa de trabalho. Fique de olho aqui no nosso blog e assine nossa newsletter para não perder nenhum conteúdo. 🙂
Agora é a sua vez! Você já passou por alguma das situações que narramos aqui na sua gestão de escritório de advocacia? Tem alguma dica ou história para compartilhar com os outros leitores do blog sobre o assunto? Continue o assunto deixando o seu comentário aqui embaixo! 😉

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