dicas para uma reunião de sucesso

Mais produtividade: 7 dicas para uma reunião de sucesso

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Muito provavelmente você já esteve em alguma reunião sem foco que durou mais do que deveria, não é mesmo? Situações como essa são muito comuns entre escritórios de advocacia e empresas que não colocam em prática algumas dicas para uma reunião de sucesso.

Checar o celular de minuto em minuto, mudar várias vezes de posição na cadeira, se distrair com qualquer barulho e sair do encontro mais perdido do que entrou. Esses são os efeitos colaterais imediatos de reuniões pouco estratégicas. Mas o que queremos mesmo apontar no conteúdo de hoje é o quanto reuniões mal planejadas e mal executadas prejudicam a produtividade individual e coletiva. Você já parou para pensar em quantas atividades importantes poderiam ser feitas no tempo de uma reunião mal sucedida?

Ao contrário do que possa parecer, fazer reuniões pode, sim, tornar o trabalho mais produtivo. Para isso, é preciso adotar alguns critérios na hora de marcar e participar de reuniões, tanto as internas quanto as com clientes e parceiros. Por isso, hoje vamos compartilhar com você as dicas que usamos aqui na Aurum e recomendamos para você colocar em prática no seu escritório.

7 dicas para uma reunião de sucesso e uma rotina mais produtiva

1. Essa reunião poderia ser um telefonema, email ou mensagem?

Se fazer essa pergunta antes de marcar uma reunião pode poupar um tempo precioso da sua rotina. Pensar no objetivo do encontro ajuda a perceber a utilidade dele. Além de tomar o seu tempo e das pessoas envolvidas no assunto que você quer tratar, reuniões custam dinheiro. São os cafés tomados, o valor por hora de cada pessoa, o tempo que poderia estar sendo investido em ações que gerem lucro para o negócio. Tudo isso pode (e deve!) ser considerado.

Então, ficamos combinados assim: antes de propor uma reunião, você vai imaginar como seria resolver essa questão por email, um rápido telefonema ou mensagem no Whatsapp. Muito provavelmente se o encontro for para definir ou alinhar ações pontuais e envolver apenas duas pessoas, ele pode virar um email. Para a gente essa estratégia funciona bastante. 😉

2. Convide para reuniões apenas quem precisa participar delas

Pode parecer meio óbvio, mas na correria do dia a dia esses detalhes acabam passando batido. E, quando você vê, está com a sala de reunião cheia de gente. No entanto, mais da metade não contribui com ideias ou poderia estar focada em uma atividade mais lucrativa para o escritório (conheça as falhas na gestão de escritório de advocacia que fazem você perder dinheiro).

Então, antes de enviar um convite de reunião pelo seu Astrea, Google Calendar ou outra ferramenta de agenda, pense no que cada uma das pessoas da lista de convidados pode ou não contribuir para o encontro. É uma ação simples que melhora (e muito!) o foco e a produtividade da equipe. Experiência própria!

Aqui na Aurum, nós passamos a aproveitar muito melhor os recursos humanos e a atividade intelectual das pessoas quando entendemos o valor (e não estamos falando só de R$) que o tempo bem aproveitado tem. Por isso, buscamos envolver em reuniões de brainstorm, alinhamento e cocriação apenas quem acreditamos que entrega mais valor estando ali do que fazendo outras atividades.

3. Prepare a reunião com certa antecedência

Nós já falamos algumas vezes aqui no blog que planejamento estratégico é etapa fundamental para o sucesso de qualquer ação. Você achou que com reuniões seria diferente? Pois tirar alguns minutos para planejar o encontro é muito importante para não dar aquela sensação de “desgoverno” e falta de liderança que acontece algumas vezes.

Portanto, se você for fazer uma reunião de cocriação ou brainstorm, por exemplo, prepare as dinâmicas com antecedência. Se a reunião é para deliberar assuntos, faça a pauta anteriormente e compartilhe com os envolvidos para que eles cheguem ao encontro mais preparados. Já se o encontro é para prospectar algum cliente, vá sabendo as perguntas que quer fazer e as recomendações que precisa repassar à pessoa. Além de ser muito importante para a produtividade, esse comportamento denota profissionalismo!

Este tópico está entre as dicas para uma reunião de sucesso porque aprendemos a fazer isso errando e, em alguns casos, promovendo e indo a reuniões mais longas e menos focadas do que poderiam ser. Então, aprenda com os nossos erros e planeje suas reuniões. Fazer isso vai ser muito útil, inclusive, para colocar a próxima dica em prática. 😉

4. Defina horários de início e fim e os respeite

Entre as dicas para uma reunião de sucesso, essa pode ser a mais importante para garantir o foco durante o encontro. Um conselho bacana sobre isso é compartilhar essa informação com todos os participantes já nos primeiros minutos para que eles ajudem a controlar o tempo.

Essa é uma maneira de dividir a responsabilidade, respeitar o tempo estabelecido e motivar as pessoas a fazer o que precisa ser feito, definir o que precisa ser definido e discutir o que precisa ser discutido. Outra ideia interessante, para tornar a prática dessa dica mais fácil, é ter um relógio na sala de reuniões. Assim, ninguém vai precisar usar o celular para ver as horas. O que nos leva à próxima dica…

5. Evite usar o celular durante reuniões e recomende aos participantes que façam o mesmo

Pouca coisa é mais chata do que falar em uma reunião para pessoas que deveriam estar atentas mas estão, na verdade, usando o celular. Foco é uma questão importantíssima para uma reunião de sucesso!

Portanto, antes de iniciar um encontro profissional, verifique se o celular está no silencioso e, a menos que você esteja aguardando uma ligação importante, guarde o aparelho na bolsa ou na pasta. Evite deixar o celular no bolso ou em um local facilmente acessível, principalmente se você possui vícios de comportamento e fica, de tempos em tempos, abrindo a área de notificações do celular para saber se tem alguma novidade. Inclusive, se o seu celular tiver o modo “não perturbe”, é uma boa opção utilizá-lo nesses momentos.

A dica extra deste tópico é: quanto mais importante for a reunião, mais distante você deve se manter do celular. E, se houver necessidade, vale deixar isso claro nos avisos gerais que precedem o encontro. Afinal, reuniões focadas duram menos tempo, são mais assertivas e poupam mais dinheiro. 😉

6. Saia da reunião com atividades e prazos definidos

Se tem uma coisa quase tão chata do que falar para quem não está ouvindo é fazer uma reunião para marcar outra reunião. Sendo assim, para evitar que isso aconteça, destaque as atividades que surgirem a partir do encontro e defina prazos para elas.

Se os resultados das ações precisarem de alinhamento ou apresentações, já deixe a próxima reunião marcada a partir do prazo que foi definido. Assim, as demandas não se perdem entre os outros trabalhos e acaba com aquela sensação de “vamos marcar a próxima reunião em breve”, que costuma aparecer no ambiente corporativo. Ansiedade também atrapalha o foco!

7. Não prolongue reuniões sem necessidade

Tempo é um item em falta na vida da maioria dos advogados e sócios de escritórios de advocacia. Portanto, leve o seu tempo e o tempo da sua equipe a sério! Não prolongue reuniões. Se o objetivo foi cumprido antes da hora prevista, encerre.

Outro comportamento contraproducente que é muito comum é a obrigatoriedade implícita da fala de todos os participantes. Esse tipo de atitude só prolonga reuniões e destoam o foco do assunto central. Você já deve ter presenciado uma situação típica, que é uma pessoa repetir, com outras palavras, o que outra acabou de falar. Para evitar momentos como esse, não force a sua participação e nem a de seus colaboradores. A produtividade agradece! 😉

Conclusão

Se você acompanha o nosso blog há algum tempo e leu a parte 1 e parte 2 do artigo “Gestão horizontal: como fazemos“, deve saber que a cultura da Aurum valoriza reuniões. Por aqui nós temos várias cerimônias e encontros para deliberar questões, alinhar a comunicação, cocriar e definir estratégias. Fazer isso com foco e produtividade só é possível seguindo essas dicas para uma reunião de sucesso! Esperamos ter contribuído para uma rotina de reuniões mais produtiva para você e para o seu escritório.

Se você gosta de leituras como essa, recomendamos alguns conteúdos aqui do blog que podem te interessar:

Agora é a sua vez! Você gostou das dicas para uma reunião de sucesso? Tem alguma sugestão ou história para compartilhar com nossos leitores? Comente aqui embaixo, vamos adorar saber. 😉

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Muito prazer, nós somos a Aurum! Desenvolvemos softwares jurídicos há mais de 20 anos e entregamos produtos de qualidade para aperfeiçoar a gestão e elevar a produtividade dos advogados. Temos dois softwares no mercado: o Astrea, criado para atender as necessidades dos advogados autônomos, pequenos e médios escritórios; e o Themis, focado em grandes bancas e departamentos jurídicos.

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