Saiba como fazer o controle de escritórios de advocacia

4 passos essenciais para o controle de escritórios de advocacia

Comentar
Recomendar
Para manter o controle de escritórios de advocacia é preciso levar em consideração alguns critérios. O primeiro é o tipo de liderança que se exerce ou deseja exercer, depois vem a importância de atribuir responsáveis para cada atividade seguido da preocupação em garantir que a equipe compreenda o que foi demandado. Outro ponto muito importante é a necessidade de automatizar a gestão de atividades para tornar o trabalho mais produtivo.

Com isso em mente, lançamos a pergunta: como vai o controle de atividades do seu escritório? Se ao pensar na resposta o que vem à sua mente é sobrecarga de trabalho e responsabilidade no líder, desalinhamento da equipe e uma sensação de “é preciso dar um jeito nisso!”, nós precisamos levar esse papo adiante. Ou, se as coisas vão de vento em popa por aí, mas você acredita que sempre dá para melhorar, vem mergulhar com a gente nesse tema!

Por saber que existem diferentes liderança e, consequentemente, maneiras distintas de lidar com a delegação e o acompanhamento de atividades, apostamos na explicação prática para que você encontre o melhor caminho para o controle do seu escritório de advocacia. Para facilitar a compreensão, dividimos o conteúdo em quatro partes. Confira! 🙂

Como melhorar o controle de escritórios de advocacia em 4 etapas

1. Identifique seu estilo de liderança

No cotidiano de empresas e escritórios, liderança é a competência de unir e engajar a equipe em torno de um objetivo comum. Quem faz isso é o líder, pessoa que garante que o trabalho da equipe esteja alinhado às metas e ao propósito da empresa ou do escritório.

Cada pessoa tem a sua forma de liderar. Umas priorizam prazos e entregas enquanto outras são mais apegadas à forma de executar as tarefas, por exemplo. Para facilitar a identificação dos perfis e entender melhor como funcionam essas lideranças distintas, foram estabelecidos quatro modelos principais de liderança: autocrático, democrático, liberal e visionário.

Antes de resumir cada um deles, vale ressaltar que os perfis de liderança não são estáticos. Normalmente, um líder possui comportamentos de diferentes estilos, mas costuma se identificar mais com um. Continue lendo para saber mais sobre os tipos de liderança!

Autocrático

O líder autocrático é também conhecido como líder autoritário. É ele quem fixa as diretrizes, com pouca ou nenhuma participação da equipe. A determinação dos prazos e a maneira de conduzir as tarefas também são definidas por ele.

Pessoas com esse perfil delegam individualmente cada atividade e costumam acompanhar seu cumprimento de perto, abrindo pouco espaço para questionamentos. Líderes autocráticos costumam estar constantemente sobrecarregados de trabalho. E quando se trata celebrar vitórias, eles valorizam mais as ações individuais do que o ganho coletivo. O mesmo acontece no momento das críticas.

Democrático

O líder democrático valoriza o debate em grupo e age como um facilitador em reuniões e atividades. Normalmente, pessoas com esse perfil de liderança permitem que a equipe proponha maneiras de conduzir as atividades e alcançar os objetivos. O líder democrático se coloca à disposição e dá alternativas para solucionar problemas.

Sob esse perfil de liderança, a equipe tem liberdade para dividir as atividades e escolher seus pares. Afinal, o líder se comporta como parte do time e não como uma figura destacada. Na hora de dar feedback e comemorar conquistas, o líder democrático costuma ser objetivo e se atentar apenas aos fatos em suas críticas e elogios.

Liberal

A liderança liberal é marcada pela liberdade nos momentos de decisão em grupo ou individuais. O líder liberal costuma participar minimamente dos debates e das definições de estratégia.

Nem sempre pessoas que praticam esse tipo de liderança compartilham suas experiências e aprendizados com a equipe. E quando o fazem, normalmente é a partir da solicitação do time. A divisão de tarefas também é feita pela equipe.

O líder liberal não costuma se envolver em avaliações e nem propõe ajustes no curso dos acontecimentos. Feedbacks e comentários só são feitos quando solicitados – caso contrário, o time permanece sem saber o que se passa na cabeça do líder. Pessoas que se enquadram na liderança liberal costumam se preocupar mais com o atingimento das metas e o cumprimento dos resultados do que com o processo de trabalho.

Visionário

O líder visionário é aquele que enxerga oportunidades e tem uma postura otimista frente à equipe e às metas. Normalmente, a pessoa que desenvolve esse perfil tem um quê de empreendedor e está sempre em busca de pesquisar e analisar o comportamento das pessoas sobre seus produtos e serviços.

Na hora de delegar e cobrar tarefas, o líder visionário reconhece a importância dos colaboradores e sabe como cada um contribui para o sucesso do escritório. Por isso, busca motivar o time constantemente.

Software juridico Astrea
Mais de 7.000 advogados já controlam sua rotina jurídica com o Software Jurídico Astrea
experimente sem compromisso

2. Destaque responsáveis para as atividades

Agora que você entende melhor o seu perfil de liderança, é hora de colocar esse conhecimento em prática! Designar responsáveis é mais do que delegar tarefas. Na verdade, é um passo antes disso.

Uma dica que usamos aqui na Aurum e pode ser útil para o controle de escritórios de advocacia, é mapear as atividades que cada pessoa desempenha e os resultados que se deseja alcançar com cada uma delas. Nesse momento, é interessante destacar o que é rotina e o que são atividades eventuais.

Para que essa dinâmica funcione e de fato melhore a organização e o senso de controle do seu escritório, é importante que todos os colaboradores saibam quais são suas responsabilidades. Assim, você consegue ter uma visão macro das ações do escritório e delegar atividades de forma muito mais assertiva.

Além disso, esse tipo de organização facilita o autogerenciamento dos membros da equipe e aumenta o senso de responsabilidade e comprometimento com o trabalho. Afinal, existe um alinhamento de expectativas e todos sabem minimamente o que fazer no dia a dia! 😉

3. Eduque sua equipe para entender o status de cada tarefa

Para você conseguir manter o controle de escritório de advocacia sem precisar dedicar todo o seu tempo disponível para isso, é fundamental que todos estejam alinhados sobre a situação de cada atividade.

O entendimento do que é um prazo, principalmente para um escritório de advocacia, é o primeiro conceito que deve ser definido com precisão para todos os colaboradores. Vale a pena diferenciar também o que são tarefas e eventos – enquanto eventos têm data, horário e local para acontecer, tarefas são atividades do cotidiano, que podem ser executadas no momento mais oportuno para você e/ou para a sua equipe.

Com isso em mente, vem o entendimento do que é tarefa delegada, finalizada, recebida, atrasada ou urgente. O que significa cada uma dessas etapas para o seu escritório? O que define a delegação ou a finalização de uma tarefa? Conseguir mapear e transmitir esses critérios para a sua equipe faz toda a diferença na hora de cobrar um prazo, por exemplo.

No tópico a seguir, vamos falar melhor sobre a importância de automatizar a gestão de atividades para aumentar o controle dos escritórios de advocacia. No entanto, vale ressaltar sobre a importância de usar no escritório os mesmos termos do sistema que você usa. Assim, a comunicação se mantém coerente e não dá margem para dúvidas. 😉

4. Automatize a gestão das atividades do escritório

Todos os passos anteriores são muito importantes para melhorar o controle de escritórios de advocacia. No entanto, existe uma forma de potencializar isso e, consequentemente, desenvolver um trabalho mais focado e produtivo. Nesse sentido, automatizar a gestão de tarefas é o toque final capaz de promover ótimos resultados para o trabalho do líder e de toda a equipe.

Principalmente quando você conta com um software desenvolvido exclusivamente para a rotina da advocacia, a delegação e o controle de atividades dentro do escritório passa a demandar muito menos esforço e se torna mais eficiente. Afinal, sistemas como o Astrea contam com todas as ferramentas necessárias para facilitar o trabalho em equipe e dar ao gestor total controle sobre o que acontece.

Com um software jurídico completo e preparado para a realidade dos escritórios, é possível delegar tarefas com rapidez e saber o status de cada uma delas sem precisar interromper o seu trabalho ou do seu colaborador. A central de alertas garante que quem recebe a tarefa saiba o que precisa ser feito. Avisos também são enviados sempre que uma tarefa é finalizada ou está atrasada.

Um bom sistema para advogados também registra todos os eventos, tarefas e compromissos na agenda virtual, facilitando ainda mais a organização da rotina. Para líderes com um perfil maior de controladoria, existe a opção de visualizar a agenda dos usuários do sistema para checar a viabilidade de demandar mais atividades ou marcar novas reuniões, por exemplo. Ah! E a restrição de acesso às informações sigilosas ou sensíveis aos prazos também é uma alternativa muito útil para o controle dos escritórios.

Outra possibilidade de automação que um software jurídico oferece é delegar e receber tarefas pelo aplicativo do celular. Assim, mesmo quando você estiver no Fórum ou a caminho de uma reunião, vai conseguir se manter atualizado de tudo o que acontece no escritório.

A grande vantagem de um sistema completo é poder reunir todas as funções fundamentais para o controle de escritórios de advocacia em uma única ferramenta. Além da gestão das atividades, o software jurídico ideal reúne funcionalidades para aperfeiçoar a gestão de casos e processos, o atendimento ao cliente e o controle financeiro. Nós explicamos detalhadamente como isso é possível no guia para escolher o melhor software jurídico. Se você ainda não viu, vale a pena dar uma olhada antes de contratar ou mudar a sua ferramenta. 🙂
Saiba como escolher o melhor software jurídico

Conclusão

A nossa intenção com este conteúdo não foi, de forma alguma, esgotar o assunto. Muito pelo contrário, o nosso objetivo aqui é apontar os passos fundamentais para você melhorar o controle do seu escritório de advocacia.

E, a partir daí, aumentar a produtividade sua e da sua equipe, manter o foco no que realmente importa e usar melhor o tempo em atividades que levam mais dinheiro para o seu negócio jurídico, como a prospecção e o atendimento ao cliente.

Agora é a sua vez! Como você faz o controle do seu escritório? Tem alguma dica ou história para compartilhar com nossos leitores? Comente aqui embaixo!
😉

Comentar
Recomendar
Vamos continuar a conversa?

 

    Nenhum comentário
    Você está aqui